Kādas prasības jāievēro, sastādot inventarizācijas sarakstu?

Lai nodrošinātu grāmatvedības uzskaites un atskaites datu uzticamību, tiek veikta inventarizācija, nosakot uzņēmuma īpašuma vai lietojuma objektu apjomu dabā un salīdzinot ar debitoriem un kreditoriem prasījumu un saistību summas. Līdz inventarizācijas dienai jābūt pabeigtai visu attaisnojuma dokumentu (par materiāli lietišķo vērtību saņemšanu un nodošanu) apstrādei, izdarītiem attiecīgiem ierakstiem analītiskās uzskaites reģistros un aprēķinātiem atlikumiem. Inventarizācijas rezultātus ieraksta inventarizācijas sarakstos.

Inventarizācijas sarakstu sastāda, ievērojot šādas prasības (tās paredz Ministru kabineta noteikumu Nr.585 59.punkts):

• norāda sastādāmā dokumenta obligātos rekvizītus – Sabiedrības nosaukumu, dokumenta nosaukumu un numuru, sastādīšanas datumu, pamatojumu, ziņas par personām, kuras piedalās inventarizācijā, materiāli lietišķo vērtību uzskaites vienību nosaukumu un, ja tāds ir, tad uzskaites kodu (numuru), mērvienības, daudzumu un citus rekvizītus (cenas, summas), ņemot vērā inventarizējamā objekta veidu un Sabiedrības inventarizācijas instrukcijā noteikto kārtību;
• inventarizācijas sarakstu sastāda skaidri un saprotami, izmantojot datoru vai izdarot ierakstus ar roku iepriekš sagatavotā inventarizācijas saraksta veidlapā;
• inventarizācijas sarakstu paraksta visi inventarizācijas komisijas locekļi un materiāli atbildīgās personas. Ja kāds no inventarizācijas komisijas locekļiem nevar piedalīties inventarizācijā un ja to paredz uzņēmuma vadītāja apstiprinātā inventarizācijas instrukcija, inventarizācijas sarakstu var parakstīt tikai daļa no inventarizācijas komisijas locekļiem;
• ja inventarizāciju veic tādēļ, ka par materiāli atbildīgo personu ir norīkota cita persona, inventarizācijas sarakstu sastāda trijos eksemplāros. Persona, kura pieņem ķermeniskās lietas vai naudu, parakstās inventarizācijas sarakstā par to saņemšanu, bet persona, kura tās nodod, — par to nodošanu (izņemot situāciju, ja ārkārtas gadījuma dēļ inventarizācija tiek veikta bez šīs personas klātbūtnes);
• ja inventarizācijas sarakstā ierakstu labo, jāievēro noteikumi par grāmatvedības ierakstu labojumiem;
• visos inventarizācijas saraksta eksemplāros kļūdu labo šādi: svītro nepareizo ierakstu, izdara pareizo ierakstu un norāda, kas un kad labojis un kāpēc labots;
• labojumu paraksta visi inventarizācijas komisijas locekļi un atbildīgās personas;
• izdarot ierakstus ar roku iepriekš sagatavotā inventarizācijas saraksta veidlapā, nedrīkst atstāt neaizpildītas rindas. Inventarizācijas saraksta pēdējā lappusē neaizpildītās rindas pārsvītro.