Skaidrojums par kases čeku uzglabāšanu grāmatvedībā

Degvielas iegādes kases čeki nav jāuzglabā kopā ar degvielas pārdevēja noformētu dokumentu (turpmāk – kopsavilkuma rēķins), kurā norādīta detalizēta informācija (degvielas iegādes datums, kases čeka numurs, laiks, vieta, cena, atlaides u.c.) par perioda laikā veiktajiem degvielas iegādes darījumiem, skaidro Valsts ieņēmumu dienests (VID).

Minētais attiecas gan uz kases čekiem, kas apliecina samaksu par degvielas iegādi, gan citiem gadījumiem, kad sadarbības partneriem perioda beigās izsniedz kopsavilkuma rēķinu par perioda laikā sniegtajiem pakalpojumiem (piemēram, taksometra pakalpojumiem u.c.).

Kopsavilkuma rēķins (rēķins-atskaite u.c.) ir ārējais attaisnojuma dokuments¹, pamatojoties uz kurā norādītajiem detalizētiem datiem uzņēmums grāmatvedības reģistros var iekļaut degvielas iegādes u.c. perioda laikā veiktos darījumus.

Kases čeks ir dokuments, kas pamato samaksas veikšanu par darījumu². Kases čeks uzskatāms par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu, kas apliecina uzņēmuma darbiniekam izsniegtas skaidras vai bezskaidras naudas izlietojumu.³

Iegādājoties degvielu⁴, pircējs par to var norēķināties:

• degvielas iegādes brīdī maksājot skaidrā naudā vai norēķinoties bezskaidrā naudā;
• degvielas iegādes brīdī norēķinoties bezskaidrā naudā, izmantojot uzņēmuma bankas norēķinu karti;
• degvielas iegādes brīdī maksājot ar uzņēmuma degvielas karti;
• bezskaidrā naudā līgumā noteiktā termiņā par laika periodā (parasti viens mēnesis) veiktajām degvielas uzpildēm, pamatojoties uz degvielas pārdevēja izsniegtu kopsavilkuma rēķinu.

Jebkurā gadījumā degvielas pārdevēja noformētajam kopsavilkuma rēķinam nav nepieciešams pievienot degvielas kases čekus, jo – ja to izmanto kā ārējo attaisnojuma dokumentu, pamatojoties uz kuru uzņēmums grāmatvedības reģistros iekļauj degvielas iegādes darījumus, degvielas čekos norādītā informācija jau būs norādīta kopsavilkuma rēķinā.

1. piemērs

SIA degvielas uzpildes stacijas saņemtajā kopsavilkuma rēķinā ir atspoguļota visa kases čekā norādītā informācija par iegādāto degvielu, tās piedevām un citiem satiksmes produktiem (saimniecisko darījumu). Tātad uzņēmums grāmatvedības reģistros iekļauj šos degvielas iegādes darījumus, pamatojoties uz attaisnojuma dokumentu (kopsavilkuma rēķinu), ko saņem no SIA degvielas uzpildes stacijas par iegādāto degvielu. Uzņēmums degvielas čekus var saglabāt vai iznīcināt uzņēmuma vadītāja apstiprinātajā kārtībā.

2. piemērs

Uzņēmums lieto degvielas pārdevēja izsniegtu karti juridiskajai personai, ar kuru norēķinās par degvielas uzpildi. Mēneša beigās uzņēmums saņem degvielas pārdevēja izrakstīto nodokļa rēķinu. Rēķins ir noformēts tā, lai to izmantotu grāmatvedības uzskaites vajadzībām kā attaisnojuma dokumentu. Rēķinā ir norādīti Grāmatvedības likumā minētie obligātie rekvizīti, kā arī detalizēta informācija par sniegto pakalpojumu (degvielas iegādes datums, čeka numurs, laiks, vieta, cena, atlaides u.c.).

Uzņēmumam šajā situācijā čeki par katru degvielas uzpildes reizi nav jāsaglabā, un degvielas pārdevēja katra mēneša izsniegtais kopsavilkuma rēķins par piegādāto degvielu vienlaikus ir kā attaisnojuma dokuments grāmatvedības uzskaites vajadzībām.

Gadījumi, kad kases čeki ir jāuzglabā

Ja uzņēmuma darbinieks par degvielu norēķinājies, maksājot skaidrā vai bezskaidrā naudā, ar uzņēmuma norēķinu karti vai uzņēmuma degvielas karti, kopsavilkuma rēķins būs tikai pārskats par perioda laikā veiktajiem degvielas iegādes darījumiem.

Ja saskaņā ar uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumentos⁵ noteikto kārtību ne tikai uzņēmuma darbiniekam izsniegto skaidro naudu, bet arī tiesības rīkoties ar uzņēmuma bankas norēķinu karti un degvielas karti atspoguļo kā darbiniekam izsniegto degvielas skaidrās vai bezskaidrās naudas avansu, degvielas čeki uzglabājami un iesniedzami kopā ar pārskatiem par skaidrās vai bezskaidrās naudas avansu izlietojumu uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

• ¹ Grāmatvedības likuma 11. pants.
• ² Ministru kabineta 2014 .gada 11.februāra noteikumu Nr.96 “Nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtība” 3. un 38. punkts.
• ³ Ministru kabineta 2021. gada 21. decembra noteikumu Nr. 877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi” 37. punkts.
• ⁴ Ministru kabineta 2005.gada 30.augusta noteikumu Nr. 662 “Akcīzes preču aprites kārtība” 116. punkts.
• ⁵ Grāmatvedības likuma 1. panta pirmās daļas 5. punkts un 31. pants, Ministru kabineta 2021. gada 21. decembra noteikumu Nr. 877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi” 8. nodaļa.