Cik ilgi turpmāk glabāsim personāla dokumentus?

Dokumentu glabāšanas laiks ir visvairāk apspriestā tēma biroja darbinieku vidū, jo daudziem pārvaldes dokumentiem normatīvajos aktos nav noteikti glabāšanas termiņi. Protams, ir atsevišķi normatīvie akti, piemēram, likums "Par grāmatvedību", Civillikums, Ugunsdrošības noteikumi un citi, kuros ir skaidri noteikti dokumentu glabāšanas termiņi.

Savukārt personāla dokumentiem pēdējos četros gados ir bijušas vairākkārtējas izmaiņas, kaut arī to glabāšanas termiņš bija nemainīgs — 75 gadi vai pastāvīgs.

1. Arhīvu likums. Latvijas Vēstnesis, 35, 03.03.2010. https://likumi.lv/ta/id/205971/redakcijas-datums/2011/01/01 Pamatā 4. panta 4. punktā tika noteikts, ka dokumentus par personas darba vai dienesta gaitu un izglītojamās personas, tajā skaitā studējošā, lietas glabā 75 gadus.

2. 2017. gada 6. decembrī Arhīvu likumā tika veiktas izmaiņas un 4. panta 4. punkts jau skanēja šādi: "Ministru kabinets nosaka glabāšanas termiņus tiem personas darba vai dienesta gaitu apliecinošiem dokumentiem, kā arī izglītojamās personas, tai skaitā studējošā, lietā esošajiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība."

Radās neliels apjukums, jo kā lai organizācijas darbinieks, nebūdams arhīva speciālists, nosaka, kuriem dokumentiem ir arhīviska vērtība.

Šī neziņa turpinājās tikai gadu, jo 2018. gada 16. novembrī stājās spēkā jauni noteikumi:

3. Ministru kabineta 2018. gada 13. novembra noteikumi Nr. 690 "Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem". Latvijas Vēstnesis, 226, 15.11.2018. https://likumi.lv/ta/id/303052 (turpmāk — noteikumi).

Noteikumos atrunāts, cik ilgi un kādus personāla dokumentus glabāt. Kaut arī nav skaidrs, kāpēc digitalizācijas laikmetā ir jāglabā tik ilgi dokumenti. Jo personāla dokumenti būtu jāglabā, lai cilvēks, aizejot pensijā, varētu pierādīt savas darba gaitas, respektīvi, lai saņemtu pensiju. Te nu būtu jautājums noteikumu izstrādātājiem — ja jau Valsts ieņēmuma dienesta Elektroniskajā deklarēšanas sistēmā vairāk nekā 20 gadu tiek vadīti dati par darbinieku algām un nodokļiem, tad kāpēc jāglabā tik ilgi personas dokumenti? 

Minētais radīja administratīvo slogu gan institūcijām, gan privātpersonām. Un situācija bija tāda, ka, lai cik darbinieks nostrādātu (vai vienu dienu vai mēnesi, vai vairākus gadus), organizācijai personāla dokumenti jāglabā 75 gadi.

Mūsdienās, kad visi dati, nodokļi ir ievadīti Valsts ieņēmuma dienesta sistēmā, pēc autores domām, lieki glabāt personāla dokumentus tik daudz gadu!

Šajā gadā likumdevēji veica grozījumus noteikumos, kuri stājās spēkā 2021. gada 4. martā.

4. Ministru kabineta 2021. gada 25. februāra noteikumi Nr. 133 "Grozījumi Ministru kabineta 2018. gada 13. novembra noteikumos Nr. 690 "Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem"". Latvijas Vēstnesis, 43, 03.03.2021. https://likumi.lv/ta/id/321387.

Izvērtējot samazināto dokumentu 75 gadu glabāšanas termiņu, tas tika izmainīts attiecībā uz:

1. dokumentiem par darba un tiem pielīdzināmu tiesisko attiecību nodibināšanu;
2. grozīšanu un izbeigšanu, un to reģistriem;
3. darbinieku sarakstiem ar ieņemamā amata, amata un darbu aprakstiem;
4. uzņēmuma līgumiem, to grozījumiem un reģistriem;
5. kā arī atzinumiem par darbinieka nespēju veikt pienākumus veselības stāvokļa dēļ.

Tāpēc tika veiktas izmaiņas, kurās dokumentiem tiek noteikts glabāšanas termiņš 90 gadi kopš tajā minēto personu dzimšanas vai 75 gadi, ja personu dzimšanas datums nav zināms, vai arī lietā ir arhivēti dokumenti par vairākām personām, vai arī arhivēto dokumentu izņemšana no lietas prasa nesamērīgas pūles.

Šādas izmaiņas bija nepieciešamas, jo organizācijas glabā ievērojamu apjomu darba attiecību dokumentu par personām, kuras ir jau mirušas. Dokumenti sociālās apdrošināšanas stāža pierādīšanai, kas ir galvenais to glabāšanas iemesls, 90 gadu vecām personām vairs nav nepieciešami, jo sociālās apdrošināšanas stāžs ir pierādīts, valsts pensija — piešķirta. Autores skatījumā, arī 90 gadus kopš personas dzimšanas glabāt dokumentus ir nesamērīgi ilgi un nevajadzīgi, jo sociālās apdrošināšanas stāža pierādīšanai ir svarīgi tikai līdz 2001. gada 31. decembrim radītie dokumenti.

No vienas puses, izmaiņas tika veiktas, lai samazinātu gan finanšu, gan cilvēku resursus, uzglabājot dokumentus, bet, no otras puses, lielākā neskaidrība ir par to, kā tiks arhivēti dokumenti pēc dzimšanas gadiem.

Iepriekš bija vienkārši — 2020. gadā atbrīvoto darbinieku lietas tika saarhivētas kopā (uzskaites saraksts — dokumentu glabāšanas termiņš ilgtermiņa — 75 gadi). Lietas tika ieliktas arhīva mapē un varēja glabāt līdz 2096. gadam. Pēc jaunās sistēmas visas atbrīvoto darbinieku lietas jāsašķiro pēc dzimšanas gadiem.

Katra organizācija to veiks patstāvīgi, jo vadlīnijas nav izstrādātas.

Autores ieteikumus būtu organizācijas arhīvā veidot mapes ne par katru dzimšanas gadu, bet vienā mapē, piemēram, likt personāla dokumentus piecu vai desmit gadu ietvaros (viss atkarīgs, kāda ir personāla rotācija).

Katrai organizācijai pašai ir jāizvērtē gadu gradācija, jo, piemēram, 1970.–1980. dzimušo, iespējams, būs vairāk, un mapē var likt par pieciem vai trim gadiem.

Galvenais, lai uz arhīva mapes būtu skaidra norāde.

Katrā ziņā šis gads ir pārdomu laiks par veicamajām darbībām ar personāla dokumentiem.

Valsts piešķirto atbalstu Covid–19 dokumentu glabāšanas termiņš

Kā jau autore raksta sākumā minēja, ar dokumentu glabāšanas laiku ir vislielākā neskaidrība un jo sevišķi ar valsts piešķirto atbalstu Covid–19 krīzes laikā apgrozāmo līdzekļu uzskaites dokumentu glabāšanas termiņiem.

Pirmkārt, jāskatās, kas rakstīts ārējos normatīvajos aktos. Viens no tādiem ir Ministru kabineta 2020. gada 10. novembra noteikumi Nr. 676 "Noteikumi par atbalstu Covid–19 krīzes skartajiem uzņēmumiem apgrozāmo līdzekļu plūsmas nodrošināšanai". Latvijas Vēstnesis, 16.11.2020. https://likumi.lv/ta/id/318758, un konkrēti 21. punktā rakstīts:

Šie Latvijas noteikumi izstrādāti, ievērojot  Eiropas Savienības Komisijas 2020. gada 19. marta paziņojumu "Pagaidu regulējums valsts atbalsta pasākumiem, ar ko atbalsta ekonomiku pašreizējā Covid–19 uzliesmojuma situācijā":

• Dalībvalstīm ir jānodrošina detalizēta uzskaite par tāda atbalsta piešķiršanu, kuru paredz šis paziņojums. Šī uzskaite, kurā ir jāiekļauj visa informācija, kas vajadzīga, lai pārliecinātos, ka ir ievēroti visi vajadzīgie nosacījumi, ir jāuzglabā 10 gadus pēc atbalsta piešķiršanas un pēc pieprasījuma jāiesniedz Komisijai.
• Komisija var pieprasīt papildinformāciju par piešķirto atbalstu, lai pārbaudītu, vai ir ievēroti nosacījumi, kas paredzēti Komisijas lēmumā, ar kuru apstiprina atbalsta pasākumu.

Tātad VID un uzņēmums nodrošina informācijas un dokumentu glabāšanu 10 gadus no dienas, kad šo noteikumu ietvaros piešķirts atbalsts.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2021. gada maija (473.) numurā.