0,00 EUR

Grozs ir tukšs.

0,00 EUR

Grozs ir tukšs.

JAUTĀJUMI UN ATBILDESKas jāņem vērā, mainot grāmatvedības programmu?
JAUTĀJUMI UN ATBILDES

Kas jāņem vērā, mainot grāmatvedības programmu?

Jautājums: Kas jāņem vērā, mainot grāmatvedības programmu? Uz jautājumu atbild Anda Ziemele, sertificēta grāmatvede. Ja uzņēmuma vadība nolēmusi mainīt grāmatvedības programmu — rudens ir īstais laiks, jo grāmatvedis līdz jauna taksācijas gada sākumam paspēs apgūt jauno programmu. Kāpēc tiek mainīta programma? Pirms programmas maiņas ieteicams rūpīgi apsvērt vairākus jautājumus — kāpēc tiek mainīta programma, ko vadība vēlas panākt ar jaunas programmas ieviešanu (labākas finanšu un vadības atskaites, papildus funkcionalitāte, lētākas gada izmaksas programmas uzturēšanai, utml.). Ja programmas maiņas iemesls ir lētākas programmas uzturēšanas izmaksas, jāatceras, ka programmas ieviešana arī prasa līdzekļus – datu pārnešana no vienas programmas uz citu, grāmatveža…

Lai turpinātu lasīt šo rakstu,
nepieciešams iegādāties abonementu

12 € / mēnesī *

Pirmās 30 dienas tikai par 1€

ABONĒT

* Atjaunojas automātiski, vari pārtraukt jebkurā brīdī!

 Jau ir BilancePLZ abonements?
Pieslēdzies
.
Pierakstīties
Paziņot par
0 Komentāri
Iekļautās atsauksmes
Skatīt visus komentārus
Jautājums: Kas jāņem vērā, mainot grāmatvedības programmu? Uz jautājumu atbild Anda Ziemele, sertificēta grāmatvede. Ja uzņēmuma vadība nolēmusi mainīt grāmatvedības programmu — rudens ir īstais laiks, jo grāmatvedis līdz jauna taksācijas gada sākumam paspēs apgūt jauno programmu. Kāpēc tiek mainīta programma? Pirms programmas maiņas ieteicams rūpīgi apsvērt vairākus jautājumus — kāpēc tiek mainīta programma, ko vadība vēlas panākt ar jaunas programmas ieviešanu (labākas finanšu un vadības atskaites, papildus funkcionalitāte, lētākas gada izmaksas programmas uzturēšanai, utml.). Ja programmas maiņas iemesls ir lētākas programmas uzturēšanas izmaksas, jāatceras, ka programmas ieviešana arī prasa līdzekļus – datu pārnešana no vienas programmas uz citu, grāmatveža apmācība darbam ar jauno programmu. Datu drošībai, atskaišu precizitātei pirmos mēnešus grāmatvedim lietderīgi datus vadīt paralēli abās programmās, lai redzētu vai sakrīt finanšu rādītāji un tikai pārliecinoties, ka rezultāts ir pareizs, var pārtraukt datu vadīšanu iepriekšējā programmā. Tā kā gada pārskata sastādīšanas brīdis ir tuvu, lietderīgi taksācijas gadu noslēgt programmā, kurā jau ir ievadīta lielākā daļa finanšu datu. Ja grāmatvedis paralēli strādās abās programmās, būs tikai taisnīgi viņam piemaksāt par papildus darbu visu to laiku, kas nozīmē, ka vismaz pirmajā gadā izmaksas būs pat vēl lielākas. Ja iemesls – labākas finanšu un vadības atskaites vai papildus funkcionalitāte, vadībai jāpārliecinās – vai tiešām esošajā grāmatvedības sistēmā atbilstošas atskaites nav iespējas iegūt vai pielāgot esošo funkcionalitāti. Varbūt grāmatvedis vienkārši neprot pilnvērtīgi darboties programmā. Vadībai nevajag kautrēties, bet jautāt programmas izplatītājiem vai izstrādātājiem, vai tehniskajam atbalstam par programmas funkcionālajām iespējām. Tas attiecas gan uz pašlaik izmantojamo, gan jauniegādājamo programmu. Bieži visas nepieciešamās atbildes var iegūt, lasot programmas Rokasgrāmatu. Jāatceras: neviena grāmatvedības programma neveic grāmatvedības uzskaiti! To dara grāmatvedis! Lai cik komplicēta būtu programma, bez kvalificēta grāmatveža tā ir un paliek tikai ļoti liels un sarežģīts kalkulators. Kārtīga, pārskatāma grāmatvedība ir atkarīga nevis no programmas, bet gan no grāmatveža kvalifikācijas. Un, jo sarežģītāka programma, jo prasmīgākam grāmatvedim uzņēmumā jāstrādā. Reizēm uz programmas maiņu vadību pierunā grāmatvedis sakot, ka cita programma ir vieglāk apgūstama, ērtāk lietojama utml. Ja uzņēmuma grāmatvedis vairākus gadus nostrādājot ar programmu, to nav īsti apguvis tāpēc, ka vienkārši īsti neprot strādāt ar datoru – programmas nomaiņa nebūs lietderīga. Nevajag paļauties uz to, ka grāmatvedis ar laiku iemācīsies strādāt gan ar datoru, gan apgūs jauno programmu. Tas radīs tikai liekas rūpes un raizes uzņēmuma vadībai – nebūs savlaicīgi sagatavotas atskaites, grāmatvedis nepratīs atrast un izlabot pieļautās kļūdas. Vienmēr tiks vainota grāmatvedības programma, kaut gan tā dara tikai to, ko lietotājs tai liek darīt! Šādā gadījumā labāk apmaksāt grāmatvedim labus kursus, kuros viņu apmācīs darba, ar esošo programmu. Programmas izvēle Tātad, ja nolemts programmu mainīt, jo tai tomēr nav atbilstošas funkcionalitātes, jāzina, cik daudz naudas vadība ir gatava maksāt – tas atvieglo programmas izvēli. Piemēram, ja uzņēmums nav gatavs maksāt vairāk par  200 latiem, tad Latvijas tirgus piedāvā tikai dažas programmas. Ja uzņēmums gatavs maksāt līdz 1000 latiem, tirgus piedāvājums jau ir plašāks. Programmas, kas maksā vairāk par 1000 latiem, parasti prasa papildu ieviešanu; tas nozīmē, ka uzņēmums ar programmas ieviesēju vienojas par programmā nepieciešamajām iespējām, kuras tiek izstrādātas speciāli uzņēmumam. Ja uzņēmuma darbība ir ļoti specifiska, ieteicams painteresēties, vai tirgū nav pieejama speciālā programmatūra, kas izstrādāta tieši konkrētai specifikai. Ja programmas maiņas iemesls ir ierobežoti uzņēmuma finansiālie apstākļi, krass apgrozījuma samazinājums, ieteicams izvērtēt iespēju pāriet uz bezmaksas grāmatvedības programmu, kas pieejamas Latvijas tirgū. Pirms tam ieteicams painteresēties vai esošajai programmai nav cita programmas versija, kas prasītu mazāku līdzekļu ieguldījumu tās uzturēšanai. Ieteicams programmas izvēlē iesaistīt grāmatvedi, ja viņa viedoklim vadība uzticas, jo labs grāmatvedis pārzina uzņēmuma grāmatvedības specifiku un zinās, kāda funkcionalitāte programmai ir nepieciešama. Ja tiks iegādāta pavisam cita programma, ja vien iespējams, tā jāpārbauda darbībā, tātad – jāinstalē izmēģinājuma versija, kurā var ievadīt datus un ar to pastrādāt, lai redzētu programmas funkcionalitāti un saprastu, vai programma nodrošina visu vajadzīgo. Mēdz būt, ka programmai nav izmēģinājuma versijas, bet izstrādātājs vai izplatītājs piedāvā iespēju ierasties uz programmas demonstrāciju. To noteikti vajag izmantot. Nevajag kautrēties izjautāt par visu, kas interesē. Labi, ja par programmu var ievākt informāciju no grāmatvežiem, kas ar programmu jau strādā. Ja programmas izstrādātāji piedāvā instalēt izmēģinājuma versiju, ieteicams noskaidrot, vai tad, ja programma pilnībā apmierinās un uzņēmums būs gatavs to iegādāties, pēc pilnās programmas instalēšanas saglabāsies izmēģinājuma versijā ievadītie dati. Svarīgi ir noskaidrot, vai programma ir nopērkama, instalējama un tūliņ lietojama vai tai ir ieviešanas periods. Ja programma ir uzreiz instalējama un gatava darbam, tas, protams, krietni ietaupīs uzņēmuma līdzekļus. Ja programmu nepieciešams ieviest – tas būs ļoti dārgs process un prasīs lielus materiālos ieguldījumus. Kāda ir atšķirība starp programmu veidiem? Programmās, kurām praktiski nav nepieciešams ieviešanas periods – instalē datorā un strādā – parasti ir viss, kas uzņēmuma grāmatvedības uzskaitei nepieciešams, bet tās netiek pielāgota katram lietotājam individuāli. Programmas, kas ir jāievieš, tiek programmētas speciāli klientam, atbilstoši viņa vēlmēm. Tas nozīmē, ka no programmas pirkšanas līdz brīdim, kad ar to reāli varēs sākt strādāt, var paiet divi trīs mēneši. Šādā situācijā ir ļoti labi jāpārzina uzņēmuma darbības specifika un izmantotās grāmatvedības metodes, lai varētu dot precīzus norādījumus programmas izstrādē. Pretējā gadījumā programma neattaisnos uz to liktās cerības. Iegādājoties šādu produktu, jāņem vērā, ka kopumā grāmatvedības programmas izmaksas būs augstas – tās veidos pamatprodukta cena un vēl izstrādes, kā arī apmācības izmaksas. Izstrādes izmaksas var pārsniegt pamatprodukta cenu pat piecas reizes. Ir jāņem vērā, ka bez papildu izstrādes, programmas pielāgošanas uzņēmuma vajadzībām produkts bieži vien nav pat izmantojams darbam. Serviss un pievienotā vērtība Programmas maiņas brīdī ļoti svarīgi noskaidrot, kāds servisu tiek garantēts. Piemēram, vai programmas izstrādātājs vai izplatītājs piedāvā programmas tehnisko atbalstu, vai tas ir bezmaksas vai maksas pakalpojums. Jānoskaidro, vai pastāv turpmākā apkalpošanas maksa, cik tā liela un kādus labumus tā sniedz. Noteikti jānoskaidro, vai programma turpinās attīstīties un kā notiks programmas atjaunināšana. Nu jau katru gadu mainās Latvijas likumdošanā noteikto veidlapu un deklarāciju formas, tāpēc ir svarīgi zināt, vai programmas izstrādātājs vai izplatītājs šādas izmaiņas sagatavo un nodod lietotājiem, kā arī – cik šāds pakalpojums maksā. Jāpainteresējas par citu iespējamo programmas pievienoto vērtību, piemēram, semināri, apmācība, vai tie ir maksas vai bezmaksas. Datora iespējas Nevajag aizmirst par datora konfigurācijas parametriem, lai izvēlētā programma varētu ātri darboties. Ir prātīgi noskaidrot, vai nav ierobežojumu uz citu programmatūru, kas var būt instalēta datorā. Piemēram, ja uzņēmums lieto operētājsistēmu Linux vai Open Office, jānoskaidro, vai konkrētā grāmatvedības programma tādā vidē darbojas. Mēdz būt ierobežojumi antivīrusu programmu izmantošanā. Arī tas ir jāuzzina pirms programmas izvēles. Programmas izvēlē - svarīgas visas nianses Visas šīs nianses ir ļoti svarīgas programmas izvēlē, sevišķi, ja maiņas iemesls ir materiālie apstākļi! Jo var gadīties, ka jaunās programmas darbināšanai nepieciešams iegādāties jaunu un jaudīgu datoru un tās, pilnīgi noteikti, nebūs mazas papildus izmaksas. Visbeidzot, kad uzņēmuma vadība ir apsvērusi visus pieminētos nosacījumus un izvēlējusies grāmatvedības programmu, ir jāņem vērā, ka paies laiks, līdz grāmatvedis apgūs programmu pilnībā, tāpēc nevajag krist panikā, ja kaut kas neizdodas pirmajā dienā. Veiksmīgu programmas izvēli!

BilancePLZ ir specializēts portāls, kas sniedz visaktuālāko informāciju par jaunumiem grāmatvedībā, nodokļos, likumdošanā un personāla jautājumos no praktizējošiem grāmatvežiem, revidentiem un citiem augstas klases finanšu ekspertiem.

Sazinieties ar mums:       [email protected]         67606110       Sekojiet mums:   Facebook
Izdevniecība   SIA "Lietišķās informācijas dienests", LR UR Reģ. Nr.: 40003129738, Graudu iela 68, Rīga LV-1058