Vairāki aspekti, kas jāievēro, saņemot/izrakstot un apmaksājot/saņemot apmaksu priekšapmaksas jeb avansa rēķiniem.
“Esmu ievērojusi, ka cilvēki domā – ja rēķinu apmaksājām, tad viss kārtībā, neatkarīgi no tā, vai tas notika pirms vai pēc darījuma. Taču grāmatvedim ir svarīgs dokuments. Lai varētu veikt avansa maksājumu, ir nepieciešams dokuments, un to sauc par avansa jeb priekšapmaksas rēķinu. Parasti to veido, pamatojoties uz līguma nosacījumiem, vai arī pastāv kāda uzņēmumā noteikta kārtība,” stāsta Ita Bekerte, Mg.oec., LNKA sertificēta nodokļu konsultante.
Avansa (priekšapmaksas) rēķins:
- neapliecina darījumu
“Avansa rēķins nav darījumu apliecinošs, bet gan tikai informatīvs dokuments – aicinājums veikt maksājumu,” skaidro I. Bekerte.
- ir pamatojuma dokuments maksājumam
- PVN rēķins, ja rēķina autors ir PVN maksātājs
“Ja puse ir PVN maksātājs, tad PVN uzskaitē avansa rēķins gan ir obligāts (neraugoties uz to, ka nav darījumu apliecinošs dokuments). Mēs nevaram atskaitīt priekšnodokli bez šī dokumenta,” apliecina I. Bekerte.
Tāpat saņemtais avansa maksājums rada pienākumu deklarēt avansa maksājumu PVN deklarācijā un aprēķināt PVN. “Tad, kad mēs esam izrakstījuši avansa rēķinu un saņemam maksājumu, PVN likuma izpratnē darījums jau ir noticis – tajā PVN periodā, kad esam saņēmuši naudu. Tad rodas pienākums aprēķināt nodokli un samaksāt budžetā. Savukārt brīdī, kad mēs maksājam avansa maksājumu, un avansa rēķins kalpo kā PVN rēķins, likums ļauj atskaitīt priekšnodokli, taču tas nav obligāti jādara uzreiz – to var darīt arī vēlāk, pie gala dokumenta saņemšanas,” klāsta I. Bekerte.
- nav pienākuma apmaksāt
“Avansa rēķins nerada saistības, līdz ar to nav pienākuma norēķināties, jo vēl nav darījuma/parāda,” saka eksperte.
- tiek izrakstīts maksātājam vai nu pamatojoties uz līguma nosacījumiem vai uz vienošanos
- apmaksa notiek pirms darījuma
“Varētu šķist, ka avansa rēķins ir nevērtīgs dokuments, jo tas nav jāiegrāmato. Nevērtīgs tas nav – kā jau minēju, tas ir nepieciešams PVN uzskaitei. Savukārt iegrāmatošanai tas nav derīgs, jo nav darījuma, iegrāmatošana notiek tad, ka maksājam (vai saņemam) avansa maksājumu. Mēs iegrāmatojam saņemto avansu kā naudas līdzekļus – parādu pret pircēju. Kontu plānā izveidojami īpaši konti, kur norādīti parādi par saņemtajiem avansiem. Savukārt, ja avansu maksājam paši, tas uzrādāms debitoru pusē kā parāds (par pakalpojumiem), pie krājumiem par samaksātajiem avansiem (par precēm), vai arī pie ilgtermiņa ieguldījumiem, ja tas ir avanss par pamatlīdzekli,“ norāda I. Bekerte.
Atsevišķas grāmatvedības datorprogrammas gan neļauj veikt apmaksu, ja tai pretī nav dokuments, ko apmaksāt. Taču šādā gadījumā avansa rēķinu iespējams iereģistrēt programmā vienkārši apmaksas nolūkiem. Tas nebūs grāmatojums, bet dokuments, ko izmantot apmaksai, skaidro eksperte.
Plašāka informācija par avansa maksājumu norēķiniem “Bilances Akadēmijas” e-veikalā pieejamajā I. Bekertes e-seminārā “Avansa maksājumi un avansa norēķini”.
