Sniedzam Jums iespēju iepazīties ar rakstu “Kad kases čeku var izmantot par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu”, kas publicēts žurnālā Bilance (nr. 9 (285)).

Raksta autore: Arta Priede, Finanšu ministrijas  Nodokļu administrēšanas politikas departamenta Metodoloģijas un Grāmatvedības nodaļas vadītājas vietniece.

Kad kases čeku var izmantot par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu

Šā gada 27.martā Ministru kabineta sēdē  pieņēma grozījumus Ministru kabineta 2003.gada 21.oktobra noteikumos Nr.585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju”, kas š.g. 4.aprīlī publicēti laikrakstā „Latvijas Vēstnesis” Nr.54. un stājušies spēkā š.g.5.aprīlī. Pieņemtie grozījumi nemaina līdzšinējo kārtību, bet precizē Ministru kabineta noteikumu Nr.585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” (turpmāk – noteikumi 585) 8.¹ un 8.² punktus. Minētie grozījumi novērš šo normu interpretācijas iespējas, izsakot tās jaunā redakcijā, t.i. nosakot gadījumus, kad kases čeku var izmantot par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu.

Noteikumu 585 8.¹ punkta pirmais teikums nosaka, ka attaisnojuma dokumentam, kas sagatavots saistībā ar skaidrās vai bezskaidrās naudas avansa izlietojumu vai darbinieka izdevumu atlīdzināšanu, pievieno attiecīgos naudas izdevumus apliecinošos dokumentus.

Jāatzīmē, ka saskaņā ar likuma „Par grāmatvedību” 7.pantu grāmatvedības reģistros izdara ierakstus, kas pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem. Attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību un kurā ietverti šajā pantā noteiktie rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu.Par ārēju attaisnojuma dokumentu uzskatāms dokuments, kas sastādīts citā uzņēmumā, kā arī tāds dokuments, kas sastādīts pašu uzņēmumā iesniegšanai citam uzņēmumam. Visi pārējie attaisnojuma dokumenti uzskatāmi par uzņēmuma iekšējiem attaisnojuma dokumentiem.

Tādējādi attaisnojuma dokumentam var būt ārēja vai iekšēja izcelsme, kurus izmanto ierakstiem grāmatvedības ierakstiem.

Tāpat jāņem vērā, ka skaidras naudas uzskaiti uzņēmumā reglamentē likums „Par grāmatvedību” un Ministru kabineta 2003.gada 21.oktobra noteikumi Nr.584 „Kases operāciju uzskaites noteikumi”. Lai uzskaitītu un pamatotu kases operācijas, tiek izmantoti tādi grāmatvedības dokumenti kā kases ieņēmumu orderis un kases izdevumu orderis. Ja no uzņēmuma kases izsniedz darbiniekam (avansa norēķina personai) skaidru naudu saimnieciskās darbības nodrošināšanai, ir jānoformē kases izdevumu orderis. Savukārt, iesniedzot atskaiti par izlietotajiem naudas līdzekļiem, avansa norēķinam tiek pievienoti naudas izdevumu apliecinoši dokumenti, kas apliecina naudas izlietošanas faktu, piemēram, kases čeki vai biļetes. Tādējādi tieši un tikai uz kases čeka  vai biļetes pamata ieraksti grāmatvedības reģistros netiek izdarīti. Veicot bezskaidras naudas norēķinus ar maksājumu kartēm, par pamatu ierakstiem grāmatvedības reģistros vienlaikus tiek izmantots arī kredītiestādes konta izraksts.
Pēc būtības kases čeks saskaņā ar Ministru kabineta 2007.gada 20.februāra noteikumu Nr.133 “Noteikumi par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu tehniskajām prasībām” 18.punktā noteikto ir darījumu apliecinošs dokuments (apliecina darījuma reģistrēšanu kases aparātā vai kases sistēmā).

Jāatzīmē, ka kases čekā (pamatojoties uz MK noteikumiem Nr. 133) nav noteikta prasība norādīt tādus grāmatvedības attaisnojuma dokumentā obligāti norādāmos rekvizītus kā – pakalpojuma saņēmēja vai pircēja rekvizīti, kā arī paraksts.
Kases čeks apliecina samaksas izdarīšanu par veikto darījumu.

Jāatzīmē, ka tās personas, kuras kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmu piemērojot Ministru kabineta 2007.gada 20.marta noteikumus Nr.188 „Kārtība, kādā individuālie komersanti, individuālie uzņēmumi, zemnieku un zvejnieku saimniecības, citas fiziskās personas, kas veic saimniecisko darbību, kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā” ierakstus ieņēmumu un izdevumu žurnālā var izdarīt, pamatojoties uz kases čeku, ja tas satur visus attaisnojuma dokumentam noteiktos rekvizītus un informāciju, bez papildus sagatavotu kases izdevumu orderi.

Savukārt, Ministru kabineta 2007.gada 2.maija noteikumu Nr.282 „Nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtība” 56.punktā noteikta kārtība kā uzņēmumiem attiecīgi jārīkojas attiecībā uz attaisnojuma dokumenta saņemšanu vai papildu ierakstu izdarīšanu kases čekā, ja saņemtais kases čeks, neatbilst attaisnojuma dokumentam noteiktajām prasībām.

(56. Ja kases čekā vai šo noteikumu 70.3.apakšpunktā un 71.punktā minētajā kārtībā izsniegtajā dokumentā nav norādīti visi likumā “Par grāmatvedību” un likumā “Par pievienotās vērtības nodokli” noteiktie rekvizīti, lietotājs pēc darījuma partnera pieprasījuma izsniedz saskaņā ar minētajiem likumiem noformētu attaisnojuma dokumentu, kurā papildus citiem attiecīgajos likumos noteiktajiem rekvizītiem norāda kases čeka datumu un numuru, vai izdara papildu ierakstu kases čekā, norādot nepieciešamos rekvizītus un ierakstu veikušās personas uzvārdu un ierakstu apliecinot ar parakstu un spiedogu, kurā norādīts lietotāja nosaukums, nodokļu maksātāja reģistrācijas kods un juridiskā adrese. Kases čeku izmanto par pievienotās vērtības nodokļa rēķinu likumā “Par pievienotās vērtības nodokli” noteiktajā kārtībā).

MK noteikumi Nr.282 nosaka, ja izsniegtajā dokumentā (kases čekā) nav norādīti visi likumā “Par grāmatvedību” noteiktie rekvizīti, kases aparāta vai kases sistēmas kases čeka izsniedzējam pēc darījuma partnera pieprasījuma jāizsniedz attaisnojuma dokuments saskaņā ar likumā “Par grāmatvedību” noformētu, kurā papildus norāda kases čeka datumu un numuru, vai izdara papildu ierakstu kases čekā, norādot nepieciešamos rekvizītus un ierakstu veikušās personas uzvārdu un ierakstu apliecinot ar parakstu un spiedogu, kurā norādīts kases čeka izsniedzēja nosaukums, nodokļu maksātāja reģistrācijas numurs un juridiskā adrese.

Savukārt noteikumu 585 8.¹ punkta otrais teikums nosaka konkrētus gadījumus, kad saņemto kases čeku vai citu dokumentu, kas sagatavots atbilstoši normatīvajiem aktiem par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektroniskajām ierīcēm un iekārtām (turpmāk – kases čeks), var izmantot par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu. Un tie būtu šādi gadījumi:
8.¹ 1. ja kases čeks satur visus attaisnojuma dokumentam nepieciešamos rekvizītus un informāciju, izņemot rekvizītu – autora paraksts.
Tātad tas nozīmē, ja kases čekā ir visi  likumā “Par grāmatvedību” noteiktie rekvizīti un informācija, tad papildus kases čeku izsniedzējam šis kases čeks nav jāparaksta un šādu kases čeku var uzskatīt par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu, kuru pievieno klāt uzņēmuma sagatavotajam iekšējam attaisnojuma dokumentam.
8.¹ 2. ja kases čekā nav visi attaisnojuma dokumentam nepieciešamie rekvizīti un informācija, bet ir:
8.¹ 2.1. kases čeka izsniedzēja noformēts attaisnojuma dokuments (kvīts), kurā papildus likumā “Par grāmatvedību” noteiktajiem rekvizītiem un informācijai norādīts arī kases čeka datums un numurs;
8.¹ 2.2. papildu ieraksti ar kases čekā neietvertajiem attaisnojuma dokumentam nepieciešamajiem rekvizītiem un informāciju, kas apstiprināti ar kases čeka izsniedzēja parakstu, paraksta atšifrējumu, ja kases čekā tas nav norādīts, un spiedogu, kurā norādīts kases čeka izsniedzēja uzņēmuma nosaukums, nodokļu maksātāja reģistrācijas kods un juridiskā adrese.

Šajos divos noteiktajos gadījumos, kases čeks būs atbilstošs attaisnojuma dokumenta noteiktajām prasībām un to var izmantot par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu.
Taču noteikumos nr. 585 ir arī iekļauti, gadījumi, kad kases čeku var izmantot par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu, ņemot vērā citos likumos noteiktos atvieglojumus attiecībā uz kases čekiem. Un tie ir  šādi:
8.² 1. tādu kases čeku, kas uzskatāms par pievienotās vērtības nodokļa rēķinu atbilstoši pievienotās vērtības nodokli regulējošajiem normatīvajiem aktiem.

Jāatzīmē, ka attiecībā uz kases čeka atzīšanu par pievienotās vērtības nodokļa (turpmāk – PVN) rēķinu likuma „Par pievienotās vērtības nodokli” 8.panta astotā daļa noteic, ka par PVN rēķinu var izmantot dokumentu, kurā nav ietverta šā panta sestās daļas 2.punktā minētā informācija (t.i., preču vai pakalpojumu saņēmēja nosaukums (fiziskajai personai — vārds, uzvārds), juridiskā adrese (fiziskajai personai — deklarētā dzīvesvieta), kā arī Valsts ieņēmumu dienesta piešķirtais ar PVN apliekamās personas reģistrācijas numurs), ja kasesčeks  izsniegts par darījumu, kura vērtība bez PVN ir mazāka par 20 latiem.

Līdz ar to likuma „Par pievienotās vērtības nodokli” 8.panta astotās daļas norma pieļauj kases čeku, kurš nesatur informāciju par saimnieciskā darījuma dalībnieku (preču vai pakalpojumu saņēmēju), un kurš papildus nav apliecināts ar iztrūkstošo ierakstu, spiedogu un parakstu, izmantot par PVN  rēķinu bez papildu informācijas norādīšanas uz kases čeka.

Tas nozīmē, ka šādus ar ierakstu, spiedogu un parakstu neapliecinātus kases čekus, kuru vērtība bez PVN ir mazāka par 20 latiem, var pievienot kā naudas izdevumus apliecinošus dokumentus attaisnojuma dokumentam, kas sagatavots saistībā ar skaidrās un bezskaidrās naudas avansa izlietojumu vai ar darbinieka vai fiziskās personas, kas veic saimniecisko darbību, izdarīto naudas izdevumu atlīdzināšanu.

8.² 2. tādu kases čeku, kas izsniegts (saņemts) no kases sistēmas, specializētas ierīces vai iekārtas bez kasiera operatora līdzdalības un kurā nav ietverts preču vai pakalpojumu saņēmēja nosaukums (fiziskajai personai – vārds, uzvārds), juridiskā adrese (fiziskajai personai – deklarētās dzīvesvietas adrese) un reģistrācijas numurs, ja kases čeks izsniegts par darījumu, kura vērtība bez pievienotās vērtības nodokļa ir mazāka par 20 latiem.
Tātad šī norma nosaka, ka tādu kases čeku, kas izsniegts (saņemts) no kases sistēmas, specializētās ierīces vai iekārtas bez kasiera operatora līdzdalības (piemēram, kases čeks par autostāvvietas izmantošanu) un kurā nav ietverts šo preču vai pakalpojuma saņēmēja nosaukums, kā arī  juridiskā adrese un izpildās nosacījums, ka tas izsniegts par darījumu, kura vērtība bez PVN ir mazāka par 20 Ls ir tiesības izmantot kā naudas izdevumus apliecinošu dokumentu un to pievienot iekšējam attaisnojuma dokumentam uz kura pamata tiek veikti ieraksti grāmatvedības reģistros.

8.² 3.komandējuma vai darba brauciena laikā ārvalstī izsniegtu naudas izdevumus apliecinošu dokumentu, kurā nav visi attaisnojuma dokumentam nepieciešamie rekvizīti un informācija.
Tātad šīnorma, pieļauj, ka darbiniekam norēķinoties – iesniedzot atskaiti, piemēram, par izlietotajiem naudas līdzekļiem attiecīgajā ES valstī, avansa norēķinam (iekšējam attaisnojuma dokumentam) var pievienot tādus naudas izdevumus apliecinošus dokumentus (kases čekus), kurā nav visi Latvijā noteiktie attaisnojuma dokumenta rekvizīti un informācija.

Savukārt gadījumos, ja kases čekā nav visi attaisnojuma dokumentam nepieciešamie rekvizīti un informācija, kā arī neizpildās neviens no noteikumos Nr.585 noteiktajiem gadījumiem, kad kases čeku var izmantot par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu, tad šādu kases čeku nevar uzskatīt par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu un tas nav izmantojams kā attaisnojošs pamatojums izdevumiem, kas saistīti ar saimniecisko darbību. Jāatzīmē, ka izvērtējot, vai izdevumi ir saistīti ar saimniecisko darbību, ņem vērā konkrētā darījuma ekonomisko saturu un būtību, nevis tikai juridisko formu.

Turklāt likuma „Par uzņēmumu ienākuma nodokli” normas, gan arī likuma „Par iedzīvotāju ienākuma nodokli” normas paredz, ka ar ienākuma nodokli apliekamo ienākumu nevar samazināt par izdevumiem, kas nav saistīti ar saimniecisko darbību.

Atgādinām, ka plz.lv abonenti, kas izvēlējušies Bilances Zelta komplektu, saņem pieejas paroles  gan plz.lv, gan drukāto žurnālu Praktiskais Likumdošanas Ziņnesis, gan žurnālu  Bilance un papildu tematiskos pielikumus par grāmatvedības un likumdošanas jautājumiem, kā arī atlaides uz Bilances semināriem.
 Vairāk par žurnālu Bilance un arī Bilances Zelta komplektu Jūs varat uzzināt šeit.