Jautājums: Kā SIA uzskaitīt un norakstīt iegādātu datorprogrammas licenci, ja to paredzēts lietot neierobežotu laiku, no tās gūstot ekonomisko labumu (piedalās pakalpojuma sniegšanā) un to ir iespējams pārdot pēc lietošanas beigām?

Lai sniegtu atbildi uz šo jautājumu, būtu jāredz konkrētās datorprogrammas licences līgums, jo tas var saturēt noteiktus nosacījumus datorprogrammas izmantošanā. Taču vispārīgu ieskatu datorprogrammu licenču iegrāmatošanā  sniegusi Sanita Meijere, Datorprogrammas autortiesību apvienības valdes locekle. Viņas rakstā aplūkoti principi, pēc kuriem vieglāk orientēties datorprogrammu licenču atbilstošā atspoguļošanā uzņēmuma grāmatvedībā. Sniedzam ieskatu raksta fragmentos.

Katrai organizācijā lietotajai materiālajai vai nemateriālajai vērtībai ir jābūt uzskaitītai organizācijas grāmatvedībā. Šis noteikums attiecas arī uz datorprogrammu licencēm. Turklāt, kamēr kāda organizācijas manta vai vērtība tiek lietota, organizācijā ir jābūt pieejamiem šīs mantas vai vērtības izcelsmes dokumentiem. Praksē nereti nākas saskarties ar situāciju, kad organizācija, atsaucoties uz vispārīgo prasību par dokumentu glabāšanas ilgumu – pieci gadi, vairs nespēj uzrādīt datorprogrammas licences izcelsmi apliecinošus dokumentus, kaut gan konkrētā datorprogramma organizācijā joprojām tiek lietota. Licences izcelsmi apliecinošais dokuments faktiski ir vienīgais ticamais pierādījums, ka datorprogrammas lietošanas tiesības ir iegūtas legālā veidā, līdz ar to, ja šāds dokuments vairs nav pieejams, organizācijai var iestāties atbilstošas juridiska rakstura negatīvas sekas.

Tāpat kā citām materiālām vai nemateriālām vērtībām, arī datorprogrammu licencēm organizācijas grāmatvedības politikā ir jāparedz to izmantošanas ilgums, kas var tikt definēts kā izmantošana uz nenoteiktu laika periodu. Tomēr praksē biežāk tiek izvēlēts noteikts laika periods atkarībā no datorprogrammas licences veida, piemēram, OEM (original equipment manufacturer) licencēm izmantošanas laiks būs vienāds ar paša datora vai citas iekārtas, kurā datorprogramma ir instalēta, izmantošanas laiku, bet pret vīrusu programmām parasti tas būs viens gads, savukārt biroja aplikācijām (piemēram, Microsoft Office vai specifiskākām datorprogrammām – ADOBE, AUTODESK) var noteikt izmantošanu līdz jaunas versijas iznākšanai vai uz nenoteiktu laiku. Visilgākais izmantošanas laiks parasti ir relatīvi dārgiem risinājumiem, individuāli izstrādātām datorprogrammām, pašas organizācijas radītām datorprogrammām. Tomēr starptautiskajā praksē pieņemts, ka izmantošanas laikam nevajadzētu pārsniegt divdesmit gadus. Ar mūsdienu straujo tehnoloģiju attīstību pat divdesmit gadi šķiet neiespējami ilgs laika periods.

Licenču iegrāmatošana

Atlikusī vērtība, kad noteiktais izmantošanas laiks ir pagājis, ir iespējama tikai OEM licencei, paredzot tās norakstīšanu vai tālāk pārdošanu kopā ar datoru, kurā OEM datorprogramma tika sākotnēji instalēta, un „kastīšu” licencei, kuru drīkst pārdot tālāk, kad organizācijai tās izmantošana vairs nav nepieciešama.

Licences amortizē to noteiktajā izmantošanas laikā. Ja tomēr datorprogrammas licencei ir paredzēts nenoteikts izmantošanas laiks, tad atbilstoši IAS 38. 107  (minēti Starptautiskie grāmatvedības standarti - redakcijas piezīme) šādu licenci nedrīkst amortizēt. Šādai datorprogrammas licencei tās lietderīgās izmantošanas laiks būtu jāpārskata katra pārskata perioda beigās, izvērtējot, vai joprojām ir pamats licences nenoteiktam izmantošanas laikam. Ja šāds pamats vairs nepastāv, tad nosaka konkrētu izmantošanas termiņu un licenci drīkst sākt amortizēt (IAS 38.109).

Datorprogrammas vai to licences iegrāmato to iegādes vērtībā, kas sastāv no cenas un papildu izdevumiem, kas nepieciešami, lai sāktu konkrēto datorprogrammu lietot (instalācijas datu nesēji, instalācijas izdevumi u.tml.). Ja ir ņemts aizņēmums iekārtas un OEM licences (kas kopā veido vienu veselu pamatlīdzekli) iegādei, tad arī par aizņēmumu maksājamie procenti var tikt attiecināti uz iegādes izmaksām, bet tikai par periodu pirms iekārtas izmantošanas sākuma.

Datorprogrammu licences, kas iegādātas kā OEM licences kopā ar datoru, tiek uzskaitītas organizācijas pamatlīdzekļos kā vienots veselums kopā ar pašu datoru. Šī ir būtiskākā atkāpe no klasiskā principa, ka datorprogrammas licence ir nemateriāls ilgtermiņa ieguldījums. Būtisks nosacījums ir tas, ka iekārtai un licencei ir jābūt vienā iegādes dokumentā. Atsevišķi ražotāji pat pieprasa, ka nedrīkst izdalīt cenas iekārtai un OEM licencei, visam jābūt vienai komplekta cenai, pretējā gadījumā tas var būt licences noteikumu pārkāpums. Principā šajā scenārijā OEM licence ir kā viena no datora komponentēm, pielīdzināma materiālai vērtībai.

Licence, iegādāta kā OEM licence, parasti ir apmēram uz pusi lētāka nekā atsevišķi iegādāta licence. Tomēr ir būtiski lietošanas ierobežojumi – šo licenci nedrīkst pārnest lietošanai citā iekārtā, licences lietošanas laiks ir vienāds ar tās iekārtas lietošanas laiku, ar kuru tā sākotnēji kopā tika iegādāta. OEM licence ir norakstāma kopā ar iekārtu, ar ko sākotnēji tika kopā iegādāta. OEM licence drīkst tikt pārdota kopā ar iekārtu, ar kuru tā sākotnēji tika iegādāta, kad organizācijai tās izmantošana vairs nav aktuāla.

Tomēr, lai arī dažādas datorprogrammu licences var tikt iegādātas kā OEM licences (operētājsistēmas, pretvīrusu programmas, Tildes Birojs, cita biroja programmatūra, piemēram, Microsoft Office), tikai operētājsistēma, bez kuras iekārta nespēj strādāt, tiek atzīta par iekārtas sastāvdaļu un līdz ar to pamatlīdzekli atbilstoši IAS 38, un detalizētāk to regulē IAS 16, kas tieši nosaka prasības pamatlīdzekļu pareizai uzskaitei. Līdzīgi kā operētājsistēmām tie paši nosacījumi ir arī datorprogrammu licencēm, kas iegādātas ar iekārtām dažādu pakalpojumu nodrošināšanai - rūpnīcām, auto servisiem u.tml. Būtisks nosacījums, protams, ir tas, ka bez šīs datorprogrammas iekārta nebūs  pilnvērtīgi lietojama. Pārējās OEM licences tiek iegrāmatotas kā nemateriālie aktīvi to iegādes vērtībā. IAS 38 nedod rekomendācijas, ko darīt situācijās, kad iegādes dokumentā nav uzrādīta atsevišķi licences iegādes vērtība. Praksē šādās situācijās parasti tiek izmantota atsevišķi pirktas licences cena kā izejas punkts. Pēc ASV grāmatvedības prakses, atlaides un OEM vispārzināmā cena arī ir jāņem vērā, pretējā gadījumā var izrādīties, ka pašas iekārtas vērtība ir tuvu nullei vai pat negatīva.

Nodokļu amortizācijas mērķiem iekārtas un OEM licences būtu jāiekļauj trešajā pamatlīdzekļu kategorijā, balstoties uz to iegādes vērtību.

Atsevišķi iegādātas datorprogrammu licences, t.s. “kastīšu” produkti un lielapjoma licenču līgumi ir uzskaitāmi ilgtermiņa ieguldījumos nemateriālajos aktīvos.

“Kastīšu” licences ir iegrāmatojamas to iegādes vērtībā. Kā jau iepriekš tika norādīts, kastīšu licencēm var būt atlikusī vērtība, un tās var pārdot tālāk, kad organizācijai to izmantošana vairs nav aktuāla. Latvijā parasti “kastīšu” licenču lietderīgais izmantošanas laiks variē no trīs līdz desmit gadiem. Tomēr organizācijās šis ir visretāk sastopamais licenču iegādes veids, jo šādi iegādātās licences ir visdārgākās. Tas tiek izmantots, ja konkrētās licences ir nepieciešamas mazā skaitā, parasti mazāk par piecām viena veida licencēm.

Organizācijās visplašāk sastopamais licenču iegādes veids ir lielapjoma licenču līgumi. Atkarībā no līguma veida pastāv nianses pareizā šādi iegūto licenču atspoguļošanā grāmatvedībā. Šīs licences tiek dēvētas par vārda licencēm (named liccenses) un tiek izsniegtas konkrētajai organizācijai. Licences līgums nosaka atļauto maksimālo lietotāju skaitu (atsevišķos gadījumos vienlaicīgo lietotāju skaitu) un citus būtisku nosacījumus, piemēram, cenu aizsardzību papildus pasūtījumiem noslēgtā līguma ietvaros, garantiju, norēķinu kārtību – priekšapmaksa, dalītais maksājums, abonēšana, īre ar izpirkumu termiņa beigās vai bez tā. Parasti organizācijai ir ierobežotas tiesības licences līgumu pārdot citai organizācijai, tam ir nepieciešams saņemt ražotāja atļauju. Tomēr licences lietošanas tiesības var tikt nodotas uzņēmumu grupas iekšienē, ja ir saistītie uzņēmumi un viena uzņēmuma īpašumā ir kapitāla daļas otrā uzņēmumā vismaz 50% apmērā. Protams, šis ir vispārīgs princips un var būt atšķirības nosacījumos atkarībā no katra datorprogrammu ražotāja licenču politikas.

Lielapjoma licenču līgumu darbības laiks

Praksē ir nācies saskarties ar jautājumiem par lielapjoma licenču līgumu darbības laiku, proti, vai licences drīkst izmantot divus vai trīs gadus atkarībā no līguma. Šo jautājumu izraisa, piemēram, Microsoft licenču iegāde Open License (divu gadu līgums) vai Open Value License (trīs gadu līgums). Būtiski ir atcerēties, ka ar šiem abiem līgumiem iegādātās licences organizācijas lietošanā ir bez termiņa ierobežojuma, proti, cik ilgi vien organizācija to paredzēs savā grāmatvedības politikā. Divu vai trīs gadu termiņš ir paredzēts tikai attiecībā uz papildu produktu iegādi esošā līguma ietvaros vai citu labumu, ko līgums paredz, izmantošanai.

Lielapjoma licenču līgumi, kuri pieļauj dalīto maksājumu, tiek iegrāmatoti bilancē ar mazāko iespējamo nākotnes maksājumu, kas maksājuma gadadienā var mainīties atkarībā no tā, cik reāli licences organizācija ir izmantojusi vai plāno izmantot konkrētajā periodā.

Lielapjoma licenču nomas līgumi (subscription) tiek uzskaitīti grāmatvedībā pēc operatīvā līzinga principa, izņēmums ir gadījumi, kad organizācija plāno izpirkt licences līguma termiņa beigās. Šajos gadījumos tiek piemērots finanšu līzinga uzskaites princips.

Pakalpojuma sniedzēju licenču līgumi (Service provider license agreement (SPLA)) netiek uzskatīti par klasiskiem nemateriālajiem aktīviem un tiek uzskaitīti katru maksājuma periodu kā izdevumi.

Attiecībā uz R&D (research and development – pētījumi un attīstība) uzskaiti grāmatvedībā – atbilstoši IAS 38. 54, pētījumu izdevumi ir jāklasificē kā izdevumi attiecīgajā periodā. Izstrādes izdevumi atbilstoši IAS 38.57 ir jākapitalizē un pēc izstrādātā risinājuma lietderības izvērtēšanas jāiegrāmato kā nemateriālie aktīvi. Tomēr risinājuma iegrāmatoto vērtību ir jāspēj pamatot.

Pašu izstrādātu datorprogrammu drīkst iegrāmatot tikai tad, kad iestājas šādi kritēriji (kas attiecas tieši tāpat arī uz gatavām iegādātām datorprogrammu licencēm):

• datorprogrammas izmantošana nākotnē sniegs organizācijai ekonomisko labumu, ņemot vērā pamatotus pieņēmumus par nosacījumiem, kādi eksistēs datorprogrammas/risinājuma izmantošanas laikā,
• datorprogrammas vai tās licences vērtība ir ticami izmērāma (IAS 38. 21; 38. 22).

Ja šie kritēriji netiek sasniegti, risinājuma izstrādē ieguldītie resursi ir jāiegrāmato kā izdevumi tajā periodā, kurā radušies. Arī vēlākā periodā attiecībā uz šādu risinājumu nedrīkst attiecināt izdevumus kā ieguldījumu nemateriālajos aktīvos (IAS 38. 71).

Ja nemateriālais aktīvs (licence/risinājums) tiek iegādāts atsevišķi vai kopā kā biznesa kombinācija, tiek uzskatīts, ka iepriekš minētie kritēriji iestājas automātiski (IAS 38.33).

IAS 38 paredz vēl papildu kritērijus, kas jāņem vērā, iegrāmatojot pašu izstrādātu programmatūras risinājumu.

 Noslēgumā jāuzsver - lai pareizi organizācijas grāmatvedībā atspoguļotu iegādātās datorprogrammu licences, ir svarīgi izvērtēt, kuram licenču tipam konkrētā licence pieder – OEM, “kastīšu” licences vai lielapjoma licenču līgums, ar nomu vai bez tās, ja ir noma – ar izpirkumu termiņa beigās vai bez izpirkuma.

Visu BILANCES 344. numurā publicēto rakstu abonenti var lasīt elektroniskajā arhīvā.