Valdībā pieņemti un oficiāli publicēti Finanšu ministrijas izstrādātie Ministru kabineta 2021. gada 14. septembra noteikumi Nr. 625 "Prasības kases ieņēmumu un kases izdevumu attaisnojuma dokumentiem un kases grāmatas kārtošanai", kas izdoti saskaņā ar jaunā Grāmatvedības likuma 14. panta ceturto daļu un stāsies spēkā reizē ar likumu - 2022. gada 1. janvārī.

Kā norādīts noteikumu projekta anotācijā, līdz attiecīgo noteikumu spēkā stāšanas dienai ir piemērojami pašlaik spēkā esoši saskaņā ar likumu “Par grāmatvedību” izdotie noteikumi, tai skaitā Ministru kabineta 2003. gada 21. oktobra noteikumi Nr. 584 "Kases aparātu uzskaites noteikumi" . Savukārt jaunajos noteikumos pārskatīts un pilnveidots līdz šim spēkā esošais un pašreiz MK noteikumos Nr. 584 ietvertais regulējums.

Atšķirībā no pašreizējiem noteikumiem, no nākamā gada uzņēmuma vadītājs pats varēs izvēlēties, kāds attaisnojuma dokuments tiks sagatavots - kases ieņēmumu vai izdevumu orderis, vai cits tam pielīdzināms dokuments, izsniedzot un saņemot skaidru naudu no uzņēmuma kases.

Tāpat noteikumos ir definēta persona, kas var pildīt kasiera pienākumus un kurš būs tiesīgs parakstīt kases izdevumu orderi.

Noteikumos vairs nav prasība, ka tas obligāti jādara arī atbildīgajam grāmatvedim. Tāpat uzņēmuma vadītājs varēs papildus kasierim neparakstīt kases ieņēmumu un izdevumu orderus naudas izsniegšanas un saņemšanas brīdī, tādējādi atvieglojot savu darbu. Atbildību par skaidras naudas saņemšanu un izsniegšanu šajā gadījumā uzņēmuma vadītājs ir uzticējis kasierim, slēdzot ar to rakstisku vienošanos.

Jaunums ir arī tas, ka elektroniski sagatavotā izdevumu orderī summu būs jānorāda tikai ar cipariem, kamēr papīra formā saglabāsies prasība to ierakstīt arī vārdiem.

Uzņēmuma vadītājam būs jānosaka prasības uzņēmuma skaidras naudas glabāšanas vietai (uzņēmums kasei) un viņš varēs pats izvēlēties, kur atradīsies uzņēmuma kase drošai naudas glabāšanai.

Noteikumos iekļautas arī pavisam jaunas normas, lai atvieglotu uzņēmuma darbību:

• attiecībā uz uzņēmuma iekšējiem naudas darījumiem, tas ir, ja skaidras naudas maksātājs vai saņēmējs ir uzņēmuma darbinieks un skaidrās naudas darījums ir izsekojams, noteikts atvieglojums, ka kases ieņēmumu un izdevumu orderī uzņēmuma darbinieka personas kodu var nenorādīt. Tāpat kasiera paraksts nav obligāts, ja uz attaisnojuma dokumenta (piemēram, izmaksu saraksta, iesnieguma, rēķina), kas kases izdevumu orderī norādīts kā izmaksas pamatojums un pievienots kases izdevumu orderim, ir uzņēmuma vadītāja vai viņa noteiktās personas parakstīts rīkojums vai cita veida apliecinājums skaidrās naudas izsniegšanai. Tātad, ja, piemēram, uz algas izmaksu saraksta ir uzņēmuma vadītāja paraksts, tad kasiera paraksts nav nepieciešams;
• ja kases ieņēmumu un izdevumu orderus sagatavo elektroniski, tad katram skaidrās naudas darījumam var piešķirt ne tikai kārtas numuru, bet arī unikālu identifikācijas numuru, ar kuru tas reģistrēts grāmatvedības datorprogrammā (grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūrā) un kurš norādīts kases ieņēmumu un izdevumu orderī. Šāda iespēja ir paredzēta, jo, ņemot vērā dažādu grāmatvedības datorprogrammu specifiku, ir iespējams izsekot skaidras naudas darījumiem ne tikai pēc piešķirtā kārtas numura, bet arī pēc unikālā identifikācijas numura.

Izmaiņas attiecībā uz kases grāmatu:

• uz kases grāmatu būs attiecināmas visas grāmatvedības reģistru kārtošanas un glabāšanas prasības kas noteiktas Grāmatvedības likumā. Arī kases grāmata būs jāglabā 10 gadus, kā tas noteikts visiem grāmatvedības reģistriem;

• ja kases grāmata tiek kārtota elektroniski, izmantojot grāmatvedības datorprogrammu, tad uzņēmuma kases ieņēmumus un kases izdevumus varēs reģistrēt vienā kases grāmatā, atsevišķi uzskaitot kases ieņēmumus un kases izdevumus euro un kases ieņēmumus un kases izdevumus ārvalstu valūtās pa to veidiem. Tātad uzņēmums varēs kārtot vienu kases grāmatu, kurā ir atsevišķi uzskaitīti ieņēmumu un izdevumi euro un atsevišķi citas ārvalstu valūtas. Papīra veidā sagatavotai kases grāmatai šāda iespēja nebūs paredzēta;

• uzņēmuma vadītājs, kurš ir tiesīgs pats kārtot grāmatvedību, varēs nepiemērot prasību par atsevišķa kases ieņēmumu un izdevumu ordera sagatavošanu, ja viņš izmanto grāmatvedības programmu, kura nodrošina prasības kases ieņēmumu un kases izdevumu attaisnojuma dokumentiem un kases grāmatas kārtošanai saskaņā ar šiem noteikumiem, un viņa rīcībā ir cits dokuments, kas apliecina naudas saņemšanu vai izsniegšanu. Piemēram, ja uzņēmuma vadītājs būs izmaksājis darba algu, kas pamatota ar izmaksu sarakstu, viņš varēs nesagatavot atsevišķu izdevumu orderi, tomēr nodrošinot šādas naudas darījuma izsekošanu grāmatvedības programmā;

• speciālas prasības par kases grāmatas sagatavošanu ir noteiktas tikai kases grāmatai, kas tiek gatavota papīra formā (manuāli);

• noteikts, kā kases grāmatā jāreģistrē arī ārkārtas gadījumos (piemēram, ja konstatēta zādzība) inventarizācijā konstatētais skaidrās naudas iztrūkums.