Valsts kontrole ikgadēji veic finanšu revīzijas ministriju un centrālo valsts iestāžu gada pārskatos. Finanšu revīziju mērķis ir ļaut revidentam sniegt atzinumu par gada pārskatu – vai tas lietotājam sniedz skaidru un patiesu priekšstatu. Tomēr Valsts kontroles likumā noteiktais mandāts ir stipri plašāks nekā privātā sektora revidentam, tāpat arī publiskā sektora gada pārskata lietotāja ekspektācijas ir vērstas uz citiem jautājumiem. Par būtiskākajām kļūdām un trūkumiem no budžeta finansēto iestāžu uzskaitē raksta Lelde Dimante, Valsts kontroles padomes locekle, Revīzijas un metodoloģijas departamenta direktore. Tā kā raksts aktualitāti nav zaudējis, atgādināsim svarīgāko.
Saeima Valsts kontroles likumā ir noteikusi, ka, veicot revīzijas, tai ir jānovērtē, vai rīcība ar valsts līdzekļiem ir tiesiska, pareiza, ekonomiska un efektīva. Daļu no šiem jautājumiem Valsts kontrole izvērtē, veicot finanšu revīzijas.
Arī sabiedrību primāri interesē nevis līdzekļu uzskaites pareizība, bet gan līdzekļu izlietojuma atbilstība. Savā pieredzē esmu novērojusi, ka uzskaites pareizība ir fundamentāla efektīvai pārvaldībai. Turpmāk analizēšu pēc revīzijām 2013. gada pārskatos konstatētās tipiskākās kļūdas, kas konstatētas vairākās revīzijās un kas ne vienmēr rada būtiskas kļūdas gada pārskatā, bet, iegūstot sistēmiskas pazīmes, var radīt problēmas.
Ilgtermiņa ieguldījumu uzskaite
Diezgan ierasts, ka revīzijās konstatējam nekustamo īpašumu inventarizācijas neveikšanu. Kopumā inventarizācija ir samērīgs ieguldījums pret rezultātu, it īpaši, ja tā regulāri tiek nodrošināta atbilstoši prasībām.
Līdzīgi varam novērot procesus katrs savā dzīvē. Piemēram, ja neregulāri pārskatām garderobi, tajā piecos, desmit, piecpadsmit gados uzkrājas ļoti daudz dažādu drēbju - gan lietojamas, kuras īsti neapzināmies, gan nelietojamas, kas lieki aizņem vietu. Jo retāk veicam „sava skapja inventarizāciju”, jo vairāk laika tā prasa, jo regulārāk to darām, jo ieguldītais laiks ir samērīgāks pret rezultātu.
Viens gan ir skaidrs, ka, bāžot galvu smiltīs un izliekoties, ka problēma nepastāv, nekas nenotiks un tā netiks atrisināta.
Jāatzīst, ka bieži vien problēmas ir samilzušas un skaidra un patiesa rezultāta iegūšanai nepieciešams lielāks resursu ieguldījums, kā tas būtu atbilstošu procesu nodrošināšanas gadījumā.
Revīzijās iesakām sākt ar plāna sastādīšanu – kā nonākt pie patiesa nekustamo īpašumu apjoma grāmatvedības uzskaitē?
Jāapzinās, ka plāns nevar būt pilnīgs un procesā tas ir jāpārskata un jākoriģē atbilstoši situācijai. Tāpēc jāatceras vienkārši vadības pamatprincipi:
- Novērtēt situāciju un apzināt problēmas.
- Sastādīt rīcības plānu.
- Rīkoties.
- Uzraudzīt rīcības progresu.
- Pieņemt lēmumu par koriģējošiem vai papildu pasākumiem.
- Īstenot plānu.
- Novērtēt tā izpildi.
- Un - pats galvenais - turpmāk regulāri nodrošināt inventarizāciju, kuras mērķis ir sniegt patiesu uzskaites informāciju.
Ko tas faktiski nozīmē? Jāsāk ar datu pieprasīšanu no valsts reģistriem:
- Zemes un būvju datus:
nekustamā īpašuma valsts kadastra informācijas sistēmā reģistrēta kadastra objekta īpašnieks vai, ja tāda nav, — tiesiskais valdītājs, reizi kalendāra gadā rakstveidā var pieprasīt un bez maksas normatīvajos aktos noteiktajā apjomā saņemt aktuālos kadastra datus par visiem saviem nekustamajiem īpašumiem vienlaikus (Nekustamā īpašuma valsts kadastra likuma 85. panta pirmā daļa).
- Mežu datus:
meža īpašnieks vai tiesiskais valdītājs var pieprasīt un saņemt no Meža valsts reģistra visu informāciju, kas attiecas uz viņa īpašumā vai tiesiskā valdījumā esošo mežu. Par savā īpašumā vai tiesiskā valdījumā esošo mežu īpašnieks vai tiesiskais valdītājs Meža valsts reģistra informāciju ir tiesīgs saņemt bez maksas, ja tā sagatavota kā standarta inventarizācijas aktualizēto datu izdruka *.pdf formātā un nosūtīta uz informācijas pieprasījumā vai iesniegumā norādīto e-pastu (Meža likuma 30. pants).
- Datus par derīgo izrakteņu atradnēm:
Latvijas vides, ģeoloģijas un meteoroloģijas centrs uztur Latvijas derīgo izrakteņu atradņu reģistru un katru gadu sastāda Derīgo izrakteņu krājumu bilanci. Derīgo izrakteņu krājumu bilancē dati tiek strukturēti gan pēc derīgā izrakteņa veida, gan arī pēc administratīvi teritoriālās piederības (bilance pieejama centra mājaslapā www.meteo.lv)..
Saņemtos datus salīdzinām ar uzskaitē esošajiem datiem, tāpat pieliekam klāt to informāciju, kas, iespējams, nav reģistros, bet ir zināma, piemēram, parki pašvaldības teritorijā.
Jāielāgo, ka reģistri saņem un uzkrāj to informāciju, ko snieguši īpašnieki. Tā ir īpašnieka atbildība iesniegt reģistros informāciju, lai tā atbilstu patiesībai. Zināms arī, ka ne visi izturas pret šo pienākumu atbildīgi. Šis arī var būt viens no iemesliem, kas ietekmēs informācijas salīdzināmību un sakārtošanu, tomēr tas ir paveicams.
Jau izprotot atšķirības un pārzinot problēmas, kuras lielāko daļu noteikti apzinās atbildīgie darbinieki, var izstrādāt detalizētu plānu, kurā paredzam kādu īpašumu datus, ar kādām darbībām sakārtosim, kas būs atbildīgs par veiktajām darbībām, kādus resursus tam vajag, kādos termiņos to iespējams izdarīt.
Budžeta iestādei līdz ilgtermiņa ieguldījuma novērtēšanai vai vērtības apstiprināšanai jānodrošina aktīvu uzskaite daudzuma vienībās (Ministru kabineta 15.12.2009. noteikumu Nr. 1486 „Kārtība, kādā budžeta iestādes kārto grāmatvedības uzskaiti” 18.1 punkts).
Tas nozīmē, ka līdz tam, kad būsim sakārtojuši savu uzskaiti, lai informāciju iekļautu gada pārskatā, atšķirības skaidrojam, noskaidrojam arī to, ko neesam izpratuši, un norādām gada pārskata lietotājam, kādā termiņā plānojam šo visu sakārtot.
Turpmāk jau atliek tikai rīkoties, pašu izplānoto īstenot un procesā uzraudzīt, lai pieņemtu korektīvus lēmumus, ja tādi nepieciešami.
Izdevumu atzīšana kārtējā gadā vai kapitalizācija
Izdevumu atzīšana kārtējā gadā vai kapitalizācija ir vadības vērtējums, un revīzijās tam pievēršam īpašu uzmanību. Finanšu revīzijās esam konstatējuši nepilnības saistībā ar ilgtermiņa ieguldījumu atzīšanu bilancē, jo ieguldījumu vērtība tiek nepamatoti palielināta, tajā iekļaujot nekapitalizējamas izmaksas, piemēram, normatīvo aktu analīzes, informācijas tehnoloģiju drošības pārbaudes un audita ziņojuma sagatavošanas izdevumus, kas atbilstoši normatīvo aktu prasībām būtu attiecināmi uz tā perioda izdevumiem, kurā tie ir radušies.
Tāpat uzmanība būtu jāpievērš rekonstrukcijas un remonta darbu izmaksu uzskaitei. Tā kā tās parasti nav iestāžu ikdienas funkcijas, uzrādot tādus darījumus grāmatvedības uzskaitē, var rasties kļūdas.
Tas, vai attiecīgās izmaksas ir kapitalizējamas, ir ikvienā gadījumā atsevišķi izvērtējams, un to var izdarīt grāmatveži, sadarbojoties ar speciālistiem, kas ir atbildīgi par procesu jeb „biznesu”. Tāpat atbildēt uz jautājumu, kā šis ieguldījums mainīs pamatlīdzekļa lietderīgās lietošanas laiku. Tomēr svarīgi šajos vērtējumos atcerēties, ka visas izmaksas, kas ļauj turpināt izmantot pamatlīdzekli un nepalielina tā lietošanas laiku vai nemaina tā īpašības, atzīstamas pārskata gada izdevumos.
Svarīgi šo informāciju saglabāt ne tikai atbildīgo speciālistu „atmiņās”, bet arī dokumentēt, lai, gadījumā ja kādam rodas jautājums, kāpēc tieši šādi un ne citādi lēmumi tika pieņemti, ir salīdzinoši viegli rast atbildes. Šādu lēmumu dokumentēšana ļauj arī nākotnē ievērot konsekvenci un līdzīgās situācijās pieņemt līdzīgus lēmumus.
Otra tipiskākā kļūda saistībā ar kapitalizējamiem izdevumiem ir lietderīgās lietošanas laika nepārskatīšana un atlikušās vērtības nepārrēķināšana. Bet lietderīgās lietošanas laika pagarināšanās ir viens no diviem iemesliem, kāpēc vispār izmaksas var tikt kapitalizētas. Diezgan bieži redzam arī kļūdas saistībā ar laiku, kad tiek uzsākts nolietojuma aprēķins, – tas nav brīdis, kad tiek pabeigta rekonstrukcija, bet gan laiks, kad pamatlīdzeklis nodots ekspluatācijā jeb uzsākta tā saimnieciska izmantošana, un pavisam pozitīvai informācijas plūsmai tam būtu jāsaskan ar vadības lēmumu par pamatlīdzekļa ekspluatācijas uzsākšanu.
Izmaksu lietderība, iegādājoties mobilos telefonus un datortehniku. Šis nu ir jautājums, ko, visticamāk, vērtēs Valsts kontroles revidenti. Attiecībā uz automašīnām lēmumus ir pieņēmusi valdība, taču mobilie telefoni, planšetdatori un datortehnika ir katras institūcijas vadītāja ziņā. Skaidrs, ka ātra un neatkarīga informācijas aprite šodien ir ļoti nozīmīga pamatotu lēmumu pieņemšanā, tomēr jāatceras, ka vadītājiem ir pienākums būt ne tikai mobiliem, bet arī to rīcībai ar publiskas personas mantu jābūt lietderīgai (Publiskas personas finanšu līdzekļu un mantas izšķērdēšanas novēršanas likums).
Lietderību parasti vērtē, skatot trīs faktorus, no kuriem viens ir ekonomija, respektīvi, vai attiecīgo rezultātu atbilstošā kvalitātē ir iespējams sasniegt ar mazāku finanšu ieguldījumu.
Viens no jautājumiem, kas rodas, skatoties uz mobilajām iekārtām, ir: kāpēc valsts pārvaldē, kurā faktiski visa informācija tiek apstrādāta Windows vidē, ir jāiegādājas Macintosh operētājsistēmu balstītas mobilās iekārtas, kuru saziņai ar darba e-pastu sistēmu un tajā saņemto dokumentu apstrādei ir jāpērk papildu programmatūra.
Tāpat ir grūti izprotams, kā iekārtas krāsa ietekmē rezultātu sasniegšanu, bet dažiem modeļiem tā ietekmē cenu.
Kā arī mani vienmēr ir pārsteigušas to darbinieku spējas, kuriem darba pienākumu izpildei nepieciešami, piemēram, divi mobilie tālruņa aparāti. Patiesi apbrīnojama spēja runāt, vienlaikus izmantojot vairākus telefonus?! Jo, ja tas nenotiek paralēli, tad īsti nav izprotama mērķu un ieguldījumu sasaiste.
Lai kādus lēmumus pieņemtu attiecībā uz mobilo iekārtu iegādi, jāatceras, ka jābūt izvērtējumam, ko parasti varēs sagatavot par informāciju tehnoloģijām atbildīgie speciālisti iestādē, saprazdami, kādas tehniskās specifikācijas ir nepieciešamas mobilajām iekārtām, lai tās ļautu efektīvi sazināties gan ar sadarbības partneriem, gan kolēģiem. Tas arī ļaus pieņemt lēmumu par izmaksu samērīgumu pret rezultātu nodrošināšanu.
Ieņēmumi no maksas pakalpojumiem un citi pašu ieņēmumi
Atsevišķos gadījumos sniegto maksas pakalpojumu cena neatbilst apstiprinātajam cenrādim. Tam var būt dažādi iemesli, tomēr tas būtu periodiski jāpārbauda pašai iestādei. Īpaši gadījumos, ja tiek sniegti daudz un dažādi pakalpojumi, par kuru cenrāžu izstrādi atbildīgas dažādas struktūrvienības. Informācijas aprites kārtība iestādē arī mazina šādu neprecizitāšu rašanos. Iestādē, iedibinot skaidru un atbilstošu informācijas apriti, noteikti kļūdas informācijas nesaņemšanas dēļ rodas retāk.
Maksas pakalpojumu cenas aprēķins arī bieži vien nav izsekojams – nav noteikti kritēriji izmaksu klasificēšanai tiešajās un netiešajās izmaksās atbilstoši pakalpojumu sniegšanas specifikai, nav iekļautas visas ar pakalpojumu sniegšanu saistītās izmaksas vai pat vispār netiek aprēķināta sniegto pakalpojumu pašizmaksa.
Pašizmaksas aprēķinam gan sarežģītākos procesos jāievieš vadības grāmatvedības uzskaite. Tomēr gadījumos, kad iestādes sniedz tikai atsevišķus maksas pakalpojumus, labi organizēta finanšu grāmatvedība, kurā informācija tiek klasificēta un uzkrāta arī vadības vajadzībām, var nodrošināt nepieciešamos datus.
Vienlaikus jāatzīst, ka bez finanšu informācijas, pašizmaksas aprēķinam ir nepieciešama arī darba laika uzskaites sistēma, kas ļauj izsekot, kādiem procesiem proporcionāli, cik daudz laika tiek patērēts. Šāda uzskaite gan var nebūt nepieciešama atsevišķos gadījumos, kad nepārprotami ir nodalāms tas laiks, kas saistīts ar pakalpojumu sniegšanu, piemēram, pakalpojumus pilnībā spēj nodrošināt tikai tam algoti atsevišķi darbinieki, un tas ir viņu vienīgais pienākums.
Dienesta transportlīdzekļu izmantošana
Ceļazīmes tiek noformētas formāli, līdz ar to nav iespējams pārliecināties, ka transportlīdzeklis (tajā skaitā nomātais, patapinātais vai citādi izmantotais) tiek izmantots tikai darba uzdevumu veikšanai. Ceļazīme ir dokuments, kas iestādē ļauj veidot sistēmu, kurā var izsekot izdevumu pamatotībai. Ceļazīmēs būtu jānorāda odometra rādītāji, uzsākot braucienu, piemēram, dienas vai nedēļas sākumā (par to pieņem lēmumu vadība), tāpat tajās norādāms brauciena maršruts, kas ir izsekojams, piemēram, Skanstes iela 50 – Smilšu iela 1, nevis – pa Rīgu; tāpat norādāms brauciena mērķis, piemēram, mūsu gadījumā norādām revīzijas lietas numuru, pēc kuras var izsekot, kāpēc darbinieki dodas uz noteiktām iestādēm. Ceļazīmēs, protams, arī jānorāda nobrauktā maršruta garums, piemēram, iepriekš norādīto maršrutu var veikt pa dažādiem ceļiem, bet tas ir no 5,1 km līdz 5,3 km. Tāpat kā inventarizāciju veikšana, arī ceļazīmju aizpildīšana, ja tiek veikta regulāri pēc katra brauciena, neprasa daudz laika, tā jāpadara par ieradumu.
Nepamatotu avansa maksājumu veikšana
Avansa maksājumu veikšana 2013. pārskata gadā bijusi daudz izplatītāka nekā iepriekšējā gadā – veikti līgumos neparedzēti avansa maksājumi, veikti avansa maksājumi, grozot jau iepriekš noslēgtu līgumu norēķinu kārtību, kas sākotnēji šādus avansa maksājumus neparedzēja, kā arī veikti nodokļu avansa maksājumi, lai gan atbilstoši nodokļus reglamentējošiem normatīvajiem aktiem tādi nav paredzēti. Šī ir bezatbildīga rīcība, kas norāda uz īstermiņa plānošanu un līdzekļu apgūšanu, nevis mērķu sasniegšanu. Šādai rīcībai var būt arī finanšu sekas, piemēram, esot problēmām darbu izpildē, pasūtītāja zaudējumi var būt ievērojami lielāki, ja veikti nesamērīgi avansa maksājumi. Tāpat ļoti dāsni avansu maksājumi rada naudas vērtības izmaksas. Mēs taču visi zinām patiesību, ka naudai šodien ir lielāka vērtība nekā rīt. Pie lieliem darījumiem šīs izmaksas var būt pietiekamas.
Katrā ziņā tos vadītājus, kuri pieņem lēmumus pārskaitīt nodokļus avansos par darba algu, aicinu arī tikpat atbildīgi rīkoties ar viņu personīgajiem līdzekļiem. Avansā pārskaitīt ne tikai darba devēja daļu, bet vismaz savu darba ņēmēja daļu arī iepriekšējā gada decembrī proporcionāli novirzīt valsts budžetā.
Šīs ir vienas no tipiskākajām kļūdām, kas atkārtojas jau vairākus gadus pēc kārtas.
Raksts lasāms žurnāla BILANCE 2015. gada februāra pirmajā numurā.
Ja VĒL neesat žurnāla BILANCE abonents, iesakām to ABONĒT ŠEIT.
Abonentiem ir iespēja elektroniski lasīt žurnāla arhīvu, arī pagājušā gada numurus.
Valsts kontrole ikgadēji veic finanšu revīzijas ministriju un centrālo valsts iestāžu gada pārskatos. Finanšu revīziju mērķis ir ļaut revidentam sniegt atzinumu par gada pārskatu – vai tas lietotājam sniedz skaidru un patiesu priekšstatu. Tomēr Valsts kontroles likumā noteiktais mandāts ir stipri plašāks nekā privātā sektora revidentam, tāpat arī publiskā sektora gada pārskata lietotāja ekspektācijas ir vērstas uz citiem jautājumiem. Par būtiskākajām kļūdām un trūkumiem no budžeta finansēto iestāžu uzskaitē raksta Lelde Dimante, Valsts kontroles padomes locekle, Revīzijas un metodoloģijas departamenta direktore. Tā kā raksts aktualitāti nav zaudējis, atgādināsim svarīgāko. Saeima Valsts kontroles likumā ir noteikusi, ka, veicot revīzijas, tai ir…