Kā veicama krājumu uzskaite valsts iestādēs?

Veicot finanšu revīzijas, Valsts kontrole bieži saskaras ar dažādām kļūdām krājumu uzskaitē un norakstīšanā, žurnāla "Bilance" 361./362. numurā atgādina Valsts kontroles Pirmā revīzijas departamenta Pirmā sektora vadītāja Sandra Zunde.

Ministru kabineta noteikumi Nr. 1486 „Kārtība, kādā budžeta iestādes kārto grāmatvedības uzskaiti” nosaka, ka apgrozāmie līdzekļi ir aktīvi, kurus budžeta iestāde plāno izmantot gada laikā vai kuru apmaksa paredzēta gada laikā no bilances datuma. Apgrozāmo līdzekļu sastāvā uzskaita arī aktīvus, ja vienas aktīva vienības sākotnējās atzīšanas vērtība ir mazāka par normatīvajos aktos budžeta izdevumu klasifikāciju jomā noteikto vērtību, kas ir 213 eiro par vienību.

Veicot revīzijas, esot redzēti arī pozitīvi piemēri, kā tiek organizēta krājumu uzskaite iestādēs, raksta S. Zunde. Krājumos uzskaita inventāru, saimniecības materiālus, kancelejas piederumus, mašīnu un iekārtu rezerves daļas un citus krājumus, kuri paredzēti iestādes darbības nodrošināšanai, un kuri nav paredzēti pārdošanai.

Kārtējā remonta un iestāžu uzturēšanas materiāli

Valsts iestādes regulāri veic dažādus remontdarbus, lai uzturētu savus un to rīcībā esošus īpašumus. Piemēram, profesionālās vidusskolas, tehnikumi vai arodskolas remontē gan mācību telpas, gan audzēkņu viesnīcas. Parasti tie ir kārtējie remonti, kurus veic pašu darbinieki, vai uz noteiktu darbu nolīgti speciālisti. Revīzijās konstatē, ka pirms remontmateriālu iegādes nav apzināts nepieciešamo materiālu daudzums un veids un nav sagatavota tāme par to iegādi. Piemēram, ja tiek remontēta viena noteikta telpa, tad pareizi ir, ka pirms materiālu iegādes, iestādes vadītāja norīkota persona vai personu grupa veic telpas apsekošanu un izlemj, kas ir konkrētajā telpā ir darāms un kādi materiāli ir nepieciešami. Tiek sagatavota nepieciešamo remontmateriālu tāme, saskaņota ar atbildīgo personu un tikai tad notiek materiālu iegāde. Šāds process palīdz gan grāmatvedībai uzskaites vešanai, gan iestādes vadītājam nodrošināt iekšējo kontroli un novērst krāpniecības risku.

Grāmatvedība atbilstoši MK noteikumos Nr. 1031 „Noteikumi par budžetu izdevumu klasifikāciju atbilstoši ekonomiskajām kategorijām” noteiktajam, veicot iegādi norāda klasifikāciju atbilstoši ekonomiskajām kategorijām kodā (turpmāk- EKK) 2350 „Kārtējā remonta un iestāžu uzturēšanas materiāli”, kurā tiek uzskaiti izdevumi par visiem materiāliem un precēm, kas nepieciešamas, lai uzturētu un remontētu ēkas (izņemot materiālus ēku un būvju kapitālajam remontam), elektriskās un mehāniskās sistēmas, transportlīdzekļus, aparatūru, datortehniku, kopēšanas tehniku, sakaru līdzekļus (izdevumus par krāsām un citiem remontmateriāliem, rezerves daļām, izdevumus saimniecības vajadzībām, izdevumus par ēku, pagalmu, ielu un ietvju apkopšanā izmantojamiem materiāliem un priekšmetiem, izdevumus par sociālo iestāžu, kultūras iestāžu un citu iestāžu kontingenta sanitāri higiēniskajai apkopšanai izmantojamiem materiāliem), ieskaitot ar pirkumu piegādi saistītos izdevumus.

To grāmato kontā "2114 Saimniecības materiāli un kancelejas piederumi", kurā atbilstoši Ministru kabineta noteikumu  Nr.1486 „Kārtība, kādā budžeta iestādes kārto grāmatvedības uzskaiti” prasībām uzskaita ikdienas vajadzībām lietojamos saimniecības materiālus (elektrospuldzes, ziepes, sukas, veļas pulverus un citus saimniecības materiālus), biroja un kancelejas piederumus, būvmateriālus kārtējam un kapitālajam remontam (piemēram, ķieģeļus, šīferi, cementu).

Pēc remonta tiek sagatavots akts par paveikto darbu un izlietotajiem materiāliem, kuru saskaņo starp iestādes atbildīgajiem darbiniekiem un darbu veicēju. Šāds akts ir attaisnojuma dokuments grāmatvedībai izslēgt no krājumu uzskaites izlietotos materiālus uz izdevumiem, kā arī ir garantija par darbu kvalitāti un savlaicīgu izpildi.

Pilnu rakstu iespējams lasīt žurnāla "Bilance" jūlija (361./362.) numurā.