Valsts kanceleja publicējusi ieteikumus darba organizācijas risinājumiem COVID-19 pandēmijas izraisītajā ārkārtas situācijā.

Kas ir attālinātais darbs?

Attālinātais darbs ir tāds darba izpildes veids, “kuru nodarbinātais varētu veikt darba devēja uzņēmuma (iestādes) ietvaros, pastāvīgi vai regulāri tiek veikts ārpus uzņēmuma (iestādes), tai skaitā darbs, ko veic, izmantojot informācijas un komunikācijas tehnoloģijas” (grozījumi Darba aizsardzības likumā (pieņemti 03.10.2019., stājas spēkā 01.07.2020).

Svarīgi, ka, veicot darbu attālināti, nodarbinātais ievēro darba aizsardzības, elektrodrošības, drošības tehnikas, darba higiēnas un ugunsdrošības, ēku lietošanas un citus noteikumus. Veicot darbu attālināti, nodarbinātais uzņemas atbildību, ka darba vieta un aprīkojums ir piemērots darba veikšanai. Ar Labklājības ministrijas ieteikumiem attiecībā uz darba drošību, nodarbinātajiem strādājot attālināti var iepazīties šeit.

Kā iestādei organizēt attālināto darbu, ņemot vērā ārkārtējo situāciju valstī?

Katra iestāde patstāvīgi izvērtē iespēju nodarbinātajiem nodrošināt darbu veikt attālināti. COVID-19 krīzē, kad īpaša riska grupa ir gados vecāki nodarbinātie, cilvēki ar hroniskām saslimšanām un/vai pazeminātu imunitāti, par viņiem jāpadomā prioritārā kārtībā. Tāpat, lai izpildītu norādes par sociālo distancēšanos, prioritāte attālinātā darba nodrošināšanai piešķirama nodarbinātajiem, kuriem ir bērni pirmsskolas un jaunākajā skolas vecumā un darbiniekiem, kuri, lai dotos uz darbu, izmanto sabiedrisko transportu, grūtniecēm.

Vienlaikus jāizvērtē, kuras ir iestādes darbībai kritiskās funkcijas, lai prioritāri pasargātu to veicēju veselību. Kritiskās funkcijas ir tās, bez kuru veikšanas iestāde nevar pastāvēt - nodrošināt minimālās pamatdarbības funkcijas. Daudzās iestādēs tās ir grāmatvedība, personāla vadība, informācijas tehnoloģijas. Otra kritisko funkciju grupa ir pakalpojumi iedzīvotājiem, tomēr, ja to apjoms samazinās, mazinās arī akūti nepieciešamo cilvēkresursu skaits.

Attālinātais darbs ir darbs – tas nozīmē pieejamību un sasniegtus darba rezultātus. Nodarbinātajiem, strādājot attālināti, ir jānodrošina attālināta piekļuve darba e-pastam; darba telefonam ir jābūt pāradresētam uz privāto telefonu, nodrošinot sasniedzamību; nodarbinātajiem nepieciešams atbilstošs tehniskais nodrošinājums un pieeja attiecīgām informācijas tehnoloģiju sistēmām.

Struktūrvienību vadītājiem jāizvērtē, kurus darbus nodarbinātie var veikt attālināti un kādi ir to veikšanai nepieciešamie resursi. Tad struktūrvienību ietvaros jāvienojas par šādiem jautājumiem:

• attālinātā darba veikšanas kalendārs (kurš nodarbinātais un kad strādās attālināti, vai būs “dežuranti” un kādi ir viņu pienākumi u.c.);
• darba uzdevumiem, sasniedzamajiem rezultātiem un atskaitīšanās kārtību;
• komunikācijas kanāliem.

Svarīgi, lai nodarbinātais, kurš veic darbu attālināti, ir pieejams vadītājam telefoniski un arī regulāri seko līdzi e-pasta sarakstei. Ir dažādi veidi, kā var organizēt pieteikšanos attālinātā darba veikšanai, piemēram:

• vienojoties mutiski vai rakstiski e-pastā;
• piesakot to informācijas sistēmā, piemēram, HOP;
• iesaistot personāla nodaļu vai vienojoties struktūrvienību ietvaros, bet svarīgi, lai pietiekami ātri iestādes vadībai ir iespējams gūt pārskatu par to, kuri nodarbinātie kurā periodā strādā attālināti.

Ko darīt, ja iestādei nav iespēju nodrošināt attālināto darbu darbiniekiem?

Ņemot vērā straujo COVID-19 izplatību, aicinām meklēt iespējas nodrošināt darbu attālināti, vismaz prioritāro grupu pārstāvjiem vai organizēt darbu dežūru režīmā.

Tomēr ne visām iestādēm un ne visiem nodarbinātajiem pašlaik ir iespējams veikt darbu attālināti, jo iestādes sistēmām ārēja pieslēgšana nav iespējama vai nav izveidota, tai skaitā arī drošības un informācijas ierobežotās pieejamības dēļ. Tādā gadījumā var uzdot veikt citus darbus, kuru izpildei nav nepieciešams pieslēgties sistēmām, meklēt iespēju nogādāt nodarbināto darba vietā drošā veidā (ar iestādes vai personīgo transportu), izveidot pieeju sistēmām, mainot to tehniskos parametrus u.c. Nodarbinātajam savukārt jāizturas atbildīgi un ar izpratni jāizvērtē situācija, nākot pretī iestādei un proaktīvi uzņemoties darbus, kuri varbūt nav viņa amata aprakstā.

Organizējot darbu dežūru režīmā, ieteicams, lai darbinieki kabinetos atrodas pa vienam vai diviem, nodrošinot sociālo distancēšanos.

Ja nodarbinātie strādā atvērtajos birojos, nepieciešams organizēt darbu tā, lai tiek saglabāta droša distance (vismaz 2 metri) starp nodarbinātajiem. Tāpēc aicinām pārskatīt iestādes darba laika organizāciju, ieviešot elastīgo darba laiku, lai izvairītos no liela nodarbināto skaita atrašanās iestādē vienlaicīgi un sabiedriskā transporta izmantošanas aktīvākajās dienas stundās.

Kā rīkoties iestādei, ja darbinieks atsakās ievērot noteikto karantīnu vai pašizolēšanos?

Ministru kabineta 2020. gada 12. marta rīkojums Nr. 103 "Par ārkārtējās situācijas izsludināšanu" uzskatāms par vispārīgo administratīvo aktu², ir saistošs visiem un jāpilda, arī šī rīkojuma 4.12. apakšpunkts, kas personām un kontaktpersonām, kuras atgriezušās no COVID-19 skartās valsts vai teritorijas, paredz noteiktus piesardzības pasākumus, tai skaitā:

• 14 dienu pašizolēšanos dzīvesvietā (mājas karantīna);
• nedoties uz darbu, sabiedriskām vietām, vietām, kur uzturas liels skaits cilvēku;
• iespēju robežās neizmantot sabiedrisko transportu.

Gadījumā, ja persona šo pienākumu nepilda un ierodas darba vietā:

• pastāv pamats atstādināt un ierosināt disciplinārlietu par ārkārtējās situācijas rīkojuma nepildīšanu. Šajā jautājumā atšķiras regulējums ierēdņiem un darba tiesiskajās attiecībās esošajiem nodarbinātajiem (darbiniekiem):

• var piemērot administratīvo atbildību vai kriminālatbildību;
• izpildes nodrošināšanai izmantojami arī Administratīvā procesa likumā paredzēti piespiedu līdzekļi – piespiedu izpilde un piespiedu nauda (minimālā piespiedu nauda ir 50 eiro, maksimālā piespiedu nauda fiziskajai personai ir 5000 eiro). Turklāt piespiedu naudu var uzlikt atkārtoti, līdz adresāts izpilda vai pārtrauc attiecīgo darbību (Administratīvā procesa likuma 370. panta otrā daļa)³.

Kā iestādei organizēt starpinstitūciju sanāksmes ārkārtējās situācijas laikā?

Iestādes ir aicinātas šobrīd neorganizēt klātienes starpinstitūciju sanāksmes, bet nepieciešamības gadījumā organizēt tās attālināti. Mūsdienu tehnoloģiskās iespējas piedāvā dažādus risinājumus, kurus iespējams izmantot, lai organizētu sanāksmes attālināti, piemēram, telekonferences un video konferences, izmantojot dažādus tehniskos rīkus (MS Office 365, Skype, WhatsApp, Zoom, Webex, Whereby, Slack, GoogleHangouts u.c.). Lai noskaidrotu jūsu iestādē pieejamos tehniskos risinājumus, aicinām konsultēties ar iestāžu tehniskā atbalsta personālu.Kā organizēt personāla atlasi ārkārtējās situācijas apstākļos?Personāla atlasi, tajā skaitā atklātus pretendentu konkursus ir iespējams nodrošināt attālināti, izmantojot informācijas un komunikācijas tehnoloģijas.Iestādes var veikt šādus pasākumus:

• aicināt pretendentus pieteikumu dokumentus iesniegt tikai elektroniski un elektroniski apliecināt to saņemšanu;
• CV validācijas (pārbaudes) procesā izmantot telefoninterviju;
• komisijas sēdes organizēt attālināti telefonkonferences vai videokonferences veidā;
• darba intervijas ar pretendentiem organizēt attālināti, izmantojot Skype, MS Teams interviju vai citu risinājumu.

Īstenojot konkursu telefonintervijas vai video intervijas veidā, aicinām iestādes rīkoties tā, kā tas tiktu darīts, intervijai noritot klātienē, un neieviest papildu darbības, kas sarežģītu intervijas norisi. Piemēram, nav nepieciešams ierakstīt telefoninterviju vai videointerviju, ja līdzīga prakse netiek ievērota, īstenojot intervijas klātienē. Iestādei, organizējot atlases attālināti, ir svarīgi nodrošināt skaidru komunikāciju ar pretendentu, piemēram, rakstisks uzaicinājums uz darba interviju, kurā ietverta informācija par to kā norisināsies intervija un noslēdzoties darba intervijai, iestāde var nosūtīt pateicības vēstuli par dalību intervijā.