Daudzi grāmatveži nekad nav pieredzējuši vai jau ir aizmirsuši laiku, kad vēl nebija pieejama internetbanka. Maksājumu uzdevumus un bankas kontu pārskatu izdrukātā veidā varēja saņemt bankā, un tad tos ar roku vajadzēja ievadīt un apstrādāt grāmatvedības sistēmā. Mūsdienās šāds apstrādes process šķiet kā laika izšķērdēšana.

Par laimi, bankas Latvijā salīdzinoši agri kļuva digitālas, ieviešot internetbanku un citus elektroniskus komunikācijas kanālus. 2002. gadā Latvijas Komercbanku asociācija kopā ar bankām, grāmatvedības sistēmu izstrādātājiem un likumdevēju vienojās par kopīga standarta izveidi elektroniskai datu apmaiņai starp banku un grāmatvedības sistēmu. Tika izveidots nacionālais FiDAViSta formāts, kas aprakstīja veidu, kā bankas elektroniski apmainīsies ar maksājumu uzdevumu un bankas konta izraksta informāciju. Šī inovācija palīdzēja uzņēmumiem ietaupīt gan laiku, gan resursus. Arī grāmatvežu darbs tika atvieglots, jo vairs nevajadzēja doties uz banku, visu nepieciešamo informāciju varēja iegūt ar dažu klikšķu palīdzību, izvairoties no pārrakstīšanās kļūdām.

Pēc eiro ieviešanas bankas ieviesa jaunu Eiropas Savienības atbalstītu banku datu apmaiņas formātu ISO 20022 XML, kas aizvietoja nacionālo FiDAViSta formātu. Grāmatvedības procesos gan tas nekādas būtiskas izmaiņas neizraisīja, jo pēc būtības mainījās tikai valoda, kādā «sarunājas» banka ar grāmatvedības un citām sistēmām. Kaut arī formāts ir vienots un standartizēts, katra banka to var interpretēt nedaudz citādi, līdz ar to var rasties atšķirības ieviešanā. Ieviešot jebkuru standartu, būtiski ir ievērot ieviešanas vadlīnijas, lai izvairītos no pārpratumiem dažādas interpretācijas dēļ.

Lai runātu par e–rēķiniem, vispirms būtiski ir saprast, kas tad e–rēķins īsti ir.

Aptaujājot grāmatvežus, varam secināt, ka izpratne par to, kas ir un kas nav e–rēķins, ir ļoti dažāda.

Ir grāmatveži, ka uzskata, ka rēķins sagatavots PDF vai Microsoft Word failā un nosūtīts e–pastā ir e–rēķins. Citi uzskata, ka pat ieskenēts papīra rēķins vai tā digitāla fotogrāfija ir e–rēķins. Taisnība nav ne vieniem, ne otriem.

E–rēķins ir strukturēts elektronisks dokuments, kas ir izveidots un apstrādājams mašīnlasāmā veidā.

Viens no visbiežāk izmantotajiem formātiem e–rēķiniem ir XML (eXtensible Markup Language) formāts. Šajā formātā tiek aprakstīts e–rēķina saturs tā, lai, to automatizēti varētu apstrādāt IT sistēmas. Lai to vieglāk būtu izskaidrot IT nespeciālistiem, varam izmantot analoģiju ar bankas konta izrak­stu. Internetbankā iegūtais bankas konta izraksts pēc savas formas ir tāds pats kā e–rēķins. Arī tas ir veidots XML formātā, tikai tiek izmantots cits standarts, kas apraksta tā saturu.

E–rēķinu aprakstīšanai XML formātā ir dažādi standarti un sintakses. Eiropas Elektronisko rēķinu standarts nosaka e–rēķina pamatelementus (rēķinā ietveramo informāciju) un kopējo sintakšu sarakstu. Kopš 18. aprīļa valsts tiešās pārvaldes iestādēm publiskajos iepirkumos jāspēj pieņemt elektroniskos rēķinus. To nosaka Eiropas Savienības (ES) direktīva 2014/55/ES. Līdz ar to 2019. gada 9. aprīļa Ministru kabineta noteikumos Nr. 154 «Piemērojamais elektroniskā rēķina standarts un tā pamatelementu izmantošanas specifikācija un aprites kārtība» ir noteikts, ka «pasūtītājs, sabiedrisko pakalpojumu sniedzējs, kā arī publiskais partneris vai tā pārstāvis pieņem elektroniskā veidā sagatavoto un izsniegto rēķinu, kas atbilst piemērojamajam elektroniskā rēķina standartam», turklāt e–rēķinu sintakšu saraksts tiek noteikts — «piemērojamais elektroniskā rēķina standarts šo noteikumu izpratnē ir dokumentu kopums, uz kuru atsauce publicēta Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī un ko veido Latvijas nacionālā standarta statusā adaptētais Eiropas Savienības standarts LVS EN 16931–1:2017 «Elektroniskie rēķini. 1. daļa. Elektronisko rēķinu pamatelementu semantisko datu modelis» un ar to saistītā tehniskā specifikācija LVS CEN/TS 16931–2:2017 «Elektroniskie rēķini. 2. daļa: Standartam EN 16931–1 atbilstošo sintakšu saraksts»».¹

E-rēķini Latvijā

Ar e–rēķinu ieviešanu Latvijā veicas lēni, tomēr ir laba starta pozīcija. Jau darbojas vairākas e–rēķinu apmaiņas platformas, kas nodrošina pilnu pasūtījumu un e–rēķinu apmaiņu. Paraugoties uz 2017. gada datiem, redzams, ka Latvija kopā ar Lietuvu ir starp retajām Austrumeiropas valstīm, kurās e–rēķinus lieto vairāk nekā 15% uzņēmumu. Šajā ziņā esam aptuveni vienā līmenī ar lielāko daļu Rietumeiropas un zaudējam tikai Ziemeļvalstīm un Igaunijai, kur ar e–rēķiniem apmainās vairāk nekā 40% uzņēmumu.

Grāmatvedību reglamentējošajā likumdošanā Latvijā nav definīcijas e–rēķinam, bet ir atsauce uz Elektronisko dokumentu likumu un MK noteikumi Nr. 473 «Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām», kuros definēti elektronisko dokumentu formātu, piemēram, teksta formāti, PDF, XML u.c. XML ir viens no pieļaujamajiem elektronisko dokumentu formātiem.

Atzīmju veikšana dokumentā

Daudzas grāmatvedības pro­grammas piedāvā iespēju eksportēt un importēt dokumentus XML formātā. Tas nozīmē, ka partneris šādā formātā nosūtītos dokumentus var ieimportēt savā programmā un ātri un ērti apstrādāt.

Lai saprastu XML, palīdzēs izpratne par datu atzīmēšanas jēdzienu. Cilvēki jau gadsimtiem ilgi veido dokumentus un tikpat ilgi dokumentos veic atzīmēšanu. Piemēram, skolotāji visu laiku veic atzīmes audzēkņu darbos. Viņi norāda, lai skolēni pārvieto rindkopas, pārveido teikumus, izlabo pārrak­stīšanās kļūdas un tā tālāk. Atzīmju veikšana dokumentā ir veids, kā varam definēt dokumentā esošās informācijas struktūru, nozīmi un vizuālo izskatu.

Datorizētajā datu apstrādē «atzīmēšana» arī ir kļuvusi par iezīmēšanu — procesu, kurā izmanto kodus jeb tagus (ko dēvē arī par atzīmēm vai marķieriem), lai definētu datu struktūru, vizuālo izskatu, un — XML gadījumā — nozīmi.

XML dokumenti satur datus, kas ir ietverti tagos, kas nosaka datu struktūru un nozīmi. Kas īsti ir šie dati? Tagus ievieto leņķiekavās (< >), kurās tiek ierakstītas noteiktas dokumenta vērtības, piemēram, <datums> nozīmē, ka vērtība, kas tiks ierakstīta šajos tagos, būs datuma formātā. Arī atskaites EDS tiek iesniegtas XML.

XML ļauj izveidot jebkādu tagu, kāds nepieciešams, lai aprakstītu datus un šo datu struktūru. Var izmantot vienu sistēmu, lai ģenerētu datus un tos atzīmētu ar XML tagiem, bet pēc tam šos datus apstrādātu dažnedažādās citās sistēmās neatkarīgi no aparatūras platformas vai operētājsistēmas. Šī pārnesamība ir iemesls, kāpēc XML kļuvusi par vienu no vispopulārākajām tehnoloģijām datu apmaiņas vajadzībām.

XML dokumentu apmaiņa

Pareizi veidots XML fails atbilst ļoti stingru noteikumu prasībām, kas attiecas uz XML darbību. Ja fails neatbilst šiem noteikumiem, XML pārtrauc darboties. Ir jāatceras, ka XML datus programmu un sistēmu starpā var koplietot tikai tad, ja šie dati ir pareizi veidoti.

Katra grāmatvedības programma XML struktūru veido tādu, kādu vēlas, un tas nozīmē, ka otra pro­gramma to pilnvērtīgi apstrādāt var tikai pēc papildu apstrādes (tagu salīdzināšanas un atpazīšanas). XML dokumentu apmaiņai tiek izmantotas vairāku uzņēmumu veidotās elektronisko datu apmaiņas sistēmas, kurās dokumenti tiek ieimportēti un apstrādāti nodošanai citai grāmatvedības programmai. Kā notiek datu apmaiņa? Parasti ļoti ērti un ātri: grāmatvedības programmā tiek atlasīti dokumenti, kuri jānosūta uz elektronisko datu apmaiņas sistēmu, jānospiež poga, un dati tiek automātiski importēti apmaiņas sistēmā. Tur šos dokumentus vēlreiz pārbauda (vai viss ir pareizi) un atkal nospiež pogu, lai pateiktu darījuma partnerim, ka dokumenti ir sagatavoti un izmantojami. Partnera firmas grāmatvedis savā grāmatvedības programmā dokumentus ieimportē ar vienas pogas piespiešanu. Ērti šādu apmaiņas rīku izmantot tad, ja ir daudz pavadzīmju, kurās ir daudz ierakstu. Dati importēšanas brīdī tiek sasaistīti, un atliek tikai pārbaudīt datu pareizību, bet nav vairs jātērē laiks, ievadot katru ieraksta rindu.

Kā jau minēts, katra grāmatvedības programma izstrādā savu XML dokumentu formātu, kas nozīmē, ka tikai noteiktas programmas var veikt datu apmaiņu. Vienotais XML standarts savukārt garantēs, ka programmas ieviesīs XML dokumentus pēc vienotas shēmas, kas nozīmē, ka otra programma datus atpazīs.

Ļoti gaidām izmaiņas grāmatvedības likumā, kas noteiktu gan e–rēķinu oficiālo standartu Latvijā, gan tā pielietojumu, gan aprites kārtību.

Par oficiālo standartu Latvijā plānots Eiropas Savienībā un starptautiski atzīts e–rēķinu standarts — ISO/IEC 19845 (UBL 2.1). Vienots standarts Latvijā ļaus visām iesaistītajām pusēm, gan rēķinu izrakstītājiem, gan saņēmējiem, gan apstrādātājiem, gan uzraugošajām iestādēm, runāt vienā valodā un veidot sistēmas, kas e–rēķinus spēj apstrādāt. Jau tagad elektroniski sagatavoti dokumenti var kalpot kā attaisnojuma dokumenti grāmatvedībā, un arī e–rēķiniem būtu jābūt attaisnojuma dokumentiem, kas ievērojami samazinātu papīra dokumentu apriti un arhivēšanu.

Ieguvumi e-rēķinu izmantošanā

Līdzīgi kā internetbanka palīdz atvieglot grāmatvedības procesus, arī e–rēķinu apmaiņa ir inovācija, kas atvieglos gan grāmatvežu darbu, gan cels uzņēmumu efektivitāti. Ir vairāki būtiski ieguvumi e–rēķinu izmantošanai:

• Manuāla darba izskaušana, jo rēķina datu ievade grāmatvedības sistēmā notiek automātiski.
• Kļūdu riska samazināšana rēķinu apstrādē, jo rēķina informāciju vairs neievada grāmatvedis, bet to dara grāmatvedības sistēma.
• Milzīgs laika ietaupījums, jo sistēma e–rēķina datus nolasa simtiem tūkstošu reižu ātrāk, nekā to spēj ievadīt visātrāk strādājošais grāmatvedis.
• Izmaksu ietaupījums uz patērētā laika un citu resursu (drukas, papīra, sūtīšanas u.tml.) rēķina.
• Uzlabots naudas plūsmas un apmaksas ātrums, jo e–rēķinus var daudz ātrāk piegādāt un apstrādāt, arī apmaksa var notikt daudz ātrāk vai pat tikt automatizēta.

Šīs un vēl citas e–rēķinu priekšrocības grāmatvežiem samazinās manuālā darba apjomu, lai grāmatveži varētu fokusēties uz lietderīgākiem uzdevumiem.

E-rēķinu piegādes kanāli

Otrs būtisks jautājums — kā e–rēķini tiek sūtīti. Viens no ieguvumiem, ko var sniegt e–rēķini, ir zibenīga, droša, ērta piegāde adresātam. Lai to nodrošinātu, pastāv dažādi veidi, kā e–rēķinus var nosūtīt. Protams, tāpat kā bankas konta izrakstu, arī e–rēķinu var saglabāt failā un nosūtīt, piemēram, izmantojot e–pastu. Šis gan nav pats efektīvākais veids, jo nepieciešama cilvēka iesaiste, atverot e–pastu, saglabājot pielikumu failā, tad faila imports grāmatvedības sistēmā utt.

Kā viens no e–rēķinu piegādes kanāliem Latvijā tiks piedāvāta e–adrese. E–adrese kā valsts pārvaldē vienots risinājums ir ieviests, lai elektroniskā vidē nodrošinātu garantētu, drošu un ērtu oficiālo saziņu starp valsts iestādēm un privātpersonām, tai skaitā to nodrošinot vienotas sistēmas ietvaros. E–adreses risinājuma pirmā kārta veidota uz portāla www.latvija.lv klienta darba vietas un Dokumentu integrācijas vides bāzes.

E–adrese fiziskām personām un UR reģistros reģistrētiem tiesību subjektiem (privātpersonām) ir digitālā pastkastīte portālā www.latvija.lv, un tā nodrošina iespēju valsts iestādēm veidot ar privātpersonām saraksti elektroniski vienotā un drošā vidē.

Līdz nākamā gada vidum ir plānots pielāgot e–adresi, lai caur šo kanālu varētu nosūtīt arī e–rēķinus. Tas dos iespēju privātpersonām un juridiskām personām apmainīties ar e–rēķiniem ar valsts iestādēm. Šī iespēja varētu būt kā katalizators, kas palīdzētu popularizēt e–rēķinu apmaiņu arī starp juridiskām personām.

E–rēķinu apmaiņai var izmantot arī citus digitālus kanālus, piemēram, e–rēķinu apmaiņas sistēmas — Fitek, Omniva, Telema u.c.

Tagad ir īstais laiks grāmatvežiem sākt iepazīt pieejamos e–rēķinu risinājumus. Tas ne vien ļaus bez steigas izvēlēties rēķinu apmaiņas risinājumus, apgūt to iespējas un lietošanu, bet arī ietaupīt naudu un laiku, tādējādi sniedzot uzņēmumam priekšrocības konkurences cīņā. Nenoliedzami, grāmatveža profesija kļūst arvien sarežģītāka, bet labā ziņa ir tā, ka tādas inovācijas kā e–rēķini atbrīvo grāmatvežus no liekām rutīnas darbībām un ļauj tiem fokusēties uz svarīgākiem uzdevumiem.

1        https://likumi.lv/ta/id/306273