Valsts ieņēmumu dienests arvien biežāk grāmatvedības uzskaites pārbaudes veic attālināti. Par to, tieši kā šis process notiek, uzņēmumu “Jumis Pro” un “CostPocket” organizētā seminārā informēja Matīss Bičevskis, Valsts ieņēmumu dienesta (VID) Nodokļu nomaksas veicināšanas pārvaldes Uzņēmumu ienākuma nodokļa un muitas maksājumu daļas galvenais nodokļu inspektors.
Attālinātā pārbaude parasti sākas ar vēstuli, kurā VID informē nodokļu maksātāju, ka plānots veikt šādu pārbaudi, kā arī informē, par kādu laika periodu, kādiem darījumu partneriem, kāda apjoma un veida informācija būs nepieciešama. Papildus tiek norādīts arī, kuri VID darbinieki būs pārbaudes veicēji. Pēc tam šie pārbaudes veicēji telefoniski sazinās ar nodokļu maksātāju un noskaidro informāciju par nodokļu maksātāja grāmatvedības organizācijas kārtību, precizējot, kāda veida dokumenti tiek glabāti elektroniski un kāda veida dokumenti – papīra formā, kādas grāmatvedības uzskaites programmas tiek izmantotas datu uzglabāšanai (darījumu attaisnojuma dokumenti u.c.). Tiek izvērtēts, cik lielu informācijas apjomu nodokļu maksātājs uzglabā elektroniski – izlemjot, vai vispār vērts veikt attālināto pieslēgšanos. Ja slēdziens ir pozitīvs, ar nodokļu maksātāju tiek izrunāts, kādā veidā iespējams praktiski nodrošināt attālināto pieslēgšanos (VID vajadzībām nepieciešams nodrošināt tieši datu apskates un lejupielādes iespēju, taču ne apstrādes iespēju), izmantojot IP adresi un paroli (kura parasti tiek nosūtīta uz VID nodokļu inspektora e-pasta adresi vai caur mobilo telefonu).
Kā novērojis M. Bičevskis, elektroniskie dati tikai retos gadījumos tiekot uzglabāti grāmatvedības uzskaites sistēmās (parasti tur tiekot sagatavoti izejošie rēķini un tikai reizēm arī saglabāti ienākošie rēķini). Biežāk tie tiek uzglabāti datu nesējos vai virtuālajos serveros, taču šajā gadījumā problēmas sagādā tas, ka dati ne vienmēr tiek uzglabāti pārskatāmā veidā. Vēl viens veids, kā uzņēmumi uzglabā grāmatvedības informāciju, ir internetā pieejamajās finanšu uzskaites un vadības sistēmās, kas bieži pielāgotas ērtai rēķinu apskatei un apstrādei.
Pati pieslēgšanās notiek, izmantojot gan “Remote Desktop Connection” servisu, kas integrēts “Windows” vidē, gan internetā pieejamās bezmaksas programmas kā “TeamViewer” vai “TightVNC”. Šīs programmas atļauj ar VID resursdatoru pieslēgties pie nodokļu maksātāja datora un izmantot tajā atrodamās programmas un datus. Datu vākšanas procesa gaitā uz nodokļu maksātāja datora darbvirsmas tiek izveidota mape ar nosaukumu “Pārbaudes materiāli”, kurā tiek pārkopēti visi VID pārbaudei nepieciešamie attaisnojuma dokumenti.
“Liels pluss ir tas, ja nodokļu maksātājs, redzot, ko VID darbinieks meklē, līdzdarbojas, papildinot šos mapē ievietotos elektroniskos dokumentus, operatīvi elektroniskā veidā pārvēršot papīra formātā esošus dokumentus. Tādā veidā VID tiek sniegta pilna darījuma dokumentācija un tiek samazināts kļūdu, pārpratumu risks,” skaidroja M. Bičevskis.
Pārbaudes noslēgumā, kad iegūti visi nepieciešamie attaisnojuma dokumenti, VID darbinieks izmanto kādu no arhivēšanas programmām (“WinRar”, “7zip”, u.c.) un apstiprina iegūtos dokumentus ar unikālo šifrēšanas kodu (lai vajadzības gadījumā vēlāk varētu pierādīt, ka šie dokumenti iegūti tieši no konkrētā nodokļu maksātāja). Nākamais solis ir šo dokumentu pārnese uz VID resursdatoru un pēc tam nodokļu maksātājam tiek lūgts atslēgt piekļuves ceļu, lai to nevarētu nesankcionēti izmantot kāds cits no VID darbiniekiem (taču vajadzības gadījumā saikni varētu atkal atjaunot). VID izvērtē, vai iegūtā informācija ir pilnīga, un, ja tiek konstatēts, ka ne, VID var lūgt nodokļu maksātāju atkal atjaunot piekļuvi tā datoram. Kad visa nepieciešamā informācija ir iegūta, VID sagatavo slēdzienu par pārbaudē konstatēto un pabeidz pārbaudi.
Biežākās grūtības attālināto pārbaužu veikšanā sagādājot tas, ka ne visi darījumu dokumenti uzņēmumos ir uzglabāti elektroniskā veidā. Tāpat problēmas rada tas, ka katrā uzņēmumā dati tiek uzglabāti un arhivēti atšķirīgā veidā, kā arī tas, ka uzņēmumu darbinieki iepriekš ar attālinātajām pārbaudēm nav saskārušies, turklāt tieši nodokļu maksātājam jāspēj nodrošināt piekļuves ceļa izveide un stabils interneta savienojums, informēja M. Bičevskis.
