Kā uzskaitīt un pamatot pētniecības un attīstības izmaksas?

Pētniecība un attīstība (P&A) uzņēmumos ir vērsta uz zināšanu pilnveidošanu. Šo procesu rezultātā var rasties gan materiāli, gan nemateriāli aktīvi. Piemēram, izstrādājot jaunu produktu, var tikt radīts prototips – taustāms, fizisks elements. Par to, kas jāņem vērā, lai pareizi uzskaitītu P&A izmaksas, Bilances Akadēmijas seminārā informējusi Baiba Apine, zvērināta revidente, SIA Sandra Dzerele un Partneris partnere.

Grāmatvedības uzskaitē pētniecības un attīstības izmaksas var uzrādīt divējādi:

1. Kā nemateriālos aktīvus, ja tie atbilst kapitalizācijas kritērijiem un tiek iekļauti ilgtermiņa ieguldījumu sastāvā.
2. Kā pārskata perioda izmaksas, ja tās tiek tieši attiecinātas uz konkrēto pārskata gadu.

Svarīgi saprast, kādas izmaksas (saskaņā ar to ekonomisko būtību) vispār drīkst klasificēt kā pētniecības un attīstības izdevumus, norāda B. Apine.

Viens no galvenajiem aspektiem ir personāla atalgojums – ja uzņēmuma darbinieki strādā pie jaunu produktu vai tehnoloģiju izstrādes, attiecīgā darba laika izmaksas var tikt pieskaitītas P&A izmaksām. Taču tas nenozīmē, ka visu darbinieku algas automātiski var attiecināt uz šo sadaļu (ja vien darbinieks uzņēmumā nav pieņemts darbā tikai šim konkrētajam mērķim - parasti tā tas nenotiek). Precīzai uzskaitei nepieciešama detalizēta darba laika uzskaite, kurā atspoguļotas konkrētas stundas, kas veltītas P&A darbībām.

Papildus darba samaksai P&A izmaksās var ietvert arī:

• Pamatlīdzekļu amortizācijas izmaksas, ja tie tiek izmantoti pētniecības procesā. Svarīgi precīzi noteikt, kāda daļa no pamatlīdzekļa nolietojuma attiecināma uz P&A darbībām - izmaksas atkal jāaprēķina proporcionāli izmantotajam laikam.
• Izejvielas un citi produkti, kas tiek izmantoti P&A procesos.
• Ārpakalpojumu izmaksas, piemēram, ekspertu konsultācijas, laboratoriju pakalpojumi vai specifiski testi, kas nepieciešami jaunu tehnoloģiju attīstībai.
• Jebkura cita veida izmaksas, kas tieši iesaistītas aktivitātes veikšanā.

"Šīs izmaksas svarīgi ne tikai uzskaitīt ekselī, bet apstiprināt ar uzņēmuma iekšējo grāmatvedības attaisnojuma dokumentu, kurā parādīts, kāda veida aktivitātes tās ir, ar kādu mērķi tiek veiktas un kādas izmaksas to dēļ radušās," uzsver B. Apine.

Lai nodrošinātu skaidru un pārskatāmu šo izmaksu uzskaiti, praktiskākais veids ir izmantot grāmatvedības programmu ar piešķirtiem projekta kodiem, kas palīdz sekot līdzi dažādu P&A aktivitāšu izmaksām. Alternatīvi var veidot detalizētu Excel uzskaiti, kurā apkopotas visas ar P&A saistītās izmaksas.

Īpaša uzmanība jāpievērš ārpakalpojumiem. Ja uzņēmums pērk pakalpojumus no trešajām personām, līgumos jābūt nepārprotamai norādei, ka pakalpojumi tieši attiecas uz P&A aktivitātēm. Tāpat darbu pieņemšanas-nodošanas aktā jābūt konkrētai uzskaitei, kas ir iegādātie pakalpojumi. Bez šāda precizējuma būs sarežģīti pamatot, ka attiecīgās izmaksas patiešām kvalificējas P&A kategorijā.

Lai nodrošinātu pilnīgu caurspīdību un atbilstību grāmatvedības prasībām, uzņēmumam jāizstrādā iekšējais normatīvais dokuments (to var sagatavot reizi gadā), kurā skaidri definētas P&A aktivitātes, to mērķi un attiecīgās izmaksas. Šo dokumentu parasti apstiprina uzņēmuma vadītājs, kurš arī uzņemas atbildību par tā satura atbilstību realitātei.

Lasiet arī:

• Kā nodrošināt augstu grāmatvežu sniegto pakalpojumu kvalitāti
• Vai pavadzīmes budžeta iestādei arī jāsūta xml formātā?