"Lai gan normatīvais regulējums pieļauj elektronisko dokumentu izmantošanu (ja uzņēmuma vadītājs nosaka to izmantošanas kārtību), vairumā gadījumu uzņēmumi attaisnojuma dokumentus joprojām drukā, uzglabā mapēs," novērojusi Dina Kucina, Valsts ieņēmumu dienesta Nodokļu pārvaldes Nodokļu un nodevu grāmatvedības metodikas daļas Metodikas nodaļas vadītāja. Par attaisnojuma dokumentu grāmatvedības kārtošanu elektroniski viņa informēja  9. decembrī, uzņēmumu "Jumis Pro" un "CostPocket" organizētā seminārā.

Paraksts

Kā zināms, ierakstus grāmatvedības reģistros atļauts veikt, tikai pamatojoties uz attaisnojuma dokumentiem. Obligātie attaisnojuma dokumenta rekvizīti noteikti likuma "Par grāmatvedību" 7. pantā un viens no tiem ir paraksts, kas elektroniska attaisnojuma dokumenta gadījumā būtu drošs elektroniskais paraksts vai elektroniskais paraksts, ja puses par to vienojušās rakstveidā (šāda vienošanās parakstāma uz papīra vai ar drošu elektronisko parakstu). Paraksts uz attaisnojuma dokumenta var nebūt uz tad, ja:

• darījumu pamato cits dokuments (piemēram, līgums)
• attaisnojuma dokuments ir apliecināts vadītāja noteiktā kārtībā
• bankas konta izraksts, kas apliecināts vadītāja noteiktā kārtībā
• bankas maksājuma uzdevums, kas apliecināts vadītāja noteiktā kārtībā

Dokumentu digitalizēšanas kārtība

Uzņēmumam ir tiesības papīra attaisnojuma dokumentus pārvērst elektroniskā formātā un iznīcināt papīra formas dokumentu. Šajā procesā ir jāievēro likumā noteiktie nosacījumi:

• oriģinālā dokumenta satura attēlojums un datu glabāšana vismaz 5 gadus
• satura lasīšana datora ekrānā, un, ja nepieciešams, atvasinājuma izdrukāšana
• aizsardzība pret neatļautu piekļūšanu, labojumiem, dzēšanu
• dokumenta pārvēršanas un oriģinālā dokumenta iznīcināšanas process tiek dokumentēts uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā

Normatīvajos aktos noteiktās tiesības pārvērst papīra attaisnojuma dokumentus elektroniskā formā ir attiecināmas arī uz naudas izmaksu apliecinošiem dokumentiem, ko pievieno avansa norēķiniem - kases čeki, VID reģistrētas kvītis, biļetes, ārvalstīs izsniegti samaksu apliecinoši dokumenti, kuros nav visi attaisnojuma dokumenta rekvizīti, kā arī izmaksu saraksti par fiziskajām personām izsniegtajām naudas summām par sēņu, ogu un ārstniecības augu nodošanu.

Uz elektroniski sagatavotajiem attaisnojuma dokumentiem attiecas tie paši arhivēšanas un uzglabāšanas nosacījumi, kas uz papīra dokumentiem - proti, glabāšanas laiks attaisnojuma dokumentiem par aprēķināto darba samaksu ir 10 gadi, bet pārējiem - ne mazāks kā 5 gadi.

Papildus prasības elektroniskiem attaisnojuma dokumentiem

Svarīgi atcerēties, ka gadījumā, ja grāmatvedības attaisnojuma dokumentu aprite notiek elektroniski, ir jāievēro šādas prasības:

• dokumentā ietvertie dati ir pieejami izmantošanai
• dati nav fiziski bojāti
• elektroniskais dokuments saglabāts tādā formā, kādā tas radīts, nosūtīts vai saņemts
• informācijas nesējā esošos dokumentus ar informācijas tehnoloģiju palīdzību var attēlot cilvēklasāmā formātā
• saglabātie dati ļauj noteikt elektroniskā dokumenta izcelsmi, gala mērķi, nosūtīšanas vai saņemšanas laiku

Tāpat dokumentu elektroniskai apritei ir ieteicams, lai ieraksti grāmatvedībā ir salīdzināmi, saprotami un pilnīgi (piemēram, pievienojot atsauci uz saistītiem dokumentiem, kā pieņemšanas-nodošanas aktiem, līgumiem, pasūtījumiem, muitas deklarācijām u.c.). Svarīgi ir arī tas, lai grāmatvedībā izmantotie apzīmējumi un saīsinājumi būtu atrunāti; grāmatvedības politika tiktu regulāri aktualizēta; nodrošināts, ka dažādās grāmatvedības programmās iespējams izveidot pārbaudei nepieciešamos pārskatus; grāmatvedības organizācijas dokumentus apstiprinājusi atbildīgā persona.