Iekšējās kontroles sistēma ir vitāli svarīgs elements ārpakalpojumu grāmatvedības uzņēmumā. Tai jābūt izstrādātai atbilstoši Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma prasībām, aktualizētai. Par to, kam tieši jābūt iekļautam iekšējās kontroles sistēmā, stāsta Baiba Grandāne, Bac. iur., Latvijas Nodokļu konsultantu asociācijas biedre, sertificēta nodokļu konsultante darba pieredzi VID Nodokļu kontroles pārvaldē, SIA Konsultāciju birojs METODE valdes locekle.

Kam jābūt iekļautam iekšējās kontroles sistēmā?

• Savas un savu klientu darbības riska novērtējums. Tā ir kārtība, kādā tiek novērtēts, dokumentēts un pārskatīts ar klientu, tā rezidences (reģistrācijas) valsti, klienta saimniecisko vai personisko darbību, izmantotajiem pakalpojumiem un produktiem un to piegādes kanāliem (iekšzemes, ES vai trešās valstis) un veiktajiem darījumiem saistītais risks. Kārtība paredz, ka vispirms jānovērtē pašam sevi, piešķirot savai darbībai noteiktu skaitu riska punktu, pēc tam - savus klientus.

"Jāatceras, ka iekšējās kontroles sistēma jārealizē ne tikai attiecībā pret klientiem, bet arī pašiem pret sevi - pašnovērtējums arī jāveic. Atkarībā no riska novērtējuma izriet, cik bieži un regulāri un kādā veidā jāuzrauga savu klientu darbība. Jo riska līmenis augstāks, jo uzraudzībai jābūt intensīvākai, regulārākai," skaidro B. Grandāne.

• Klienta izpēte. Klienta izpēte sākas ar tā identifikāciju, dokumentu pieprasīšanu, lai saprastu, kādi ir klienta patiesie labuma guvēji, vadītāji, ar kādiem mērķiem klients pērk grāmatveža pakalpojumu. Atsevišķa izpēte veicama par politiski nozīmīgām personām.
• Klienta darījumu uzraudzība. Šeit jāpēta klienta saimniecisko darbību kontekstā ar to, kādus darījumus tie slēdz, kādā veidā veic norēķinus un saņem tos, attiecīgi izdarot secinājumus, vai pastāv paaugstināts risks un ir jāveic padziļināta izpēte vai varbūt jāziņo par kādiem klienta darījumiem kā aizdomīgiem.

"Kopš pastāv aktīva VID kontrole, ārpakalpojumu grāmatveži ir sapratuši, ka tiem faktiski jārīkojas kā VID tematisko pārbaužu veicējiem, jo VID uzskata, ka ārpakalpojumu grāmatvedim teju vai jāpilda dienesta funkcijas - jāanalizē klientu dokumentu saturs, norēķini, jāskatās uz darba algu apmēriem un tamlīdzīgi, un jebkādu aizdomu gadījumā jāziņo dienestam. Grāmatveža nerīkošanās tiek traktēta nevis kā neizpratne vai atšķirīgs novērtējums, bet kā tīša neziņošana - likuma pārkāpums, par ko var piemērot soda sankcijas," saka eksperte.

• Aizdomīgu darījumu atklāšanas kārtība un kārtība, kādā uzņēmums atturas no aizdomīgu darījumu veikšanas.

"Ja pie mums atnācis klients un mums nav pilnīgas pārliecības par to, kādiem mērķiem viņam mūsu pakalpojumi nepieciešami, tad ir jāatturas no šādu darījumu veikšanas, un atturoties, tas noteikti jāpaziņo VID," atgādina B. Grandāne.

• Atbildīgās personas reputācijas izvērtējuma kārtība. Kārtība, kā tiek izvērtēta uzņēmuma atbildīgās personas reputācija, jāparedz pārbaudāmie kritēriji (piemēram, vai nav sodīts par ekonomiskiem noziegumiem).
• Kārtība, kādā tiek ziņots par aizdomīgiem darījumiem Finanšu izlūkošanas dienestam. Jāņem vērā, ka no 2021. gada 1. oktobra stāsies spēkā jauna ziņošanas sistēma Finanšu izlūkošanas dienestam. Tajā būs jāreģistrējas un caur šo pašu sistēmu būs jāsniedz ziņojumi arī VID.
• Kārtība, kādā tiek ziņots par aizdomīgiem darījumiem Valsts ieņēmumu dienestam. Likuma "Par nodokļiem un nodevām" 22.2. panta regulējums, MK noteikumi Nr. 162.
• Kārtība, kādā Finanšu izlūkošanas dienestam iesniedz sliekšņa deklarāciju (deklarāciju kritēriji - darījumi skaidrā naudā virs 7000 eiro, u.c.).
• Dokumentu uzglabāšanas un iznīcināšanas kārtība un termiņi (klienta izpētes un veikto darījumu uzraudzības gaitā iegūtie dokumenti). Patlaban noteikts, ka šādi dokumenti jāuzglabā 5 gadus.
• Darbinieku apmācība, tiesības, pienākumi un atbildība. Jāņem vērā, ka no 2022. gada 1. janvāra darbinieki būs jāapmāca arī pārzināt personas datu aizsardzības prasības.
• Kārtība, kādā tiek nodrošināta anonīma iekšējā ziņošana par likuma prasību pārkāpumiem un šādu ziņojumu izvērtēšana, ja, ņemot vērā uzņēmuma darbinieku skaitu, šāda ziņošana ir iespējama.
• Prasības neatkarīgas audita funkcijas nodrošināšanai. Ārpakalpojumu grāmatvežiem neatkarīgs audits nav obligāts.
• Kārtība, kā tiek aktualizēta (pārskatīta, grozīta, uzlabota) iekšējās kontroles sistēma (atbilstoši grozījumiem normatīvajā regulējumā vai uzņēmuma darbībā, klientu bāzē, utml.)
• Pielikumi. Veidlapas, kas jāsagatavo, lai nodrošinātu iekšējās kontroles sistēmas prasību ievērošanu (jādokumentē klienta identifikācijas, pārbaužu u.c. procesi - klientu anketas, risku novērtējumi utt.). "Šī dokumentācija ir svarīgākais, kam jābūt jūsu rīcībā, gadījumā, ja VID pārbaudīs, kā jūs ievērojat likumu un kā ikdienā realizējat savu iekšējās kontroles sistēmu," norāda B. Grandāne.

B. Grandānes vadīto Bilances Akadēmijas e-semināra "Ārpakalpojuma grāmatvežu licencēšana" videoierakstu iespējams iegādāties PLZ e-veikalā.