Elektronisko dokumentu regulējumu Latvijā nosaka Elektronisko dokumentu likums un Eiropas Parlamenta un Padomes 2014. gada 23. jūlija regula (ES) Nr. 910/2014 par elektronisko identifikāciju un uzticamības pakalpojumiem elektronisko darījumu veikšanai iekšējā tirgū un ar ko atceļ direktīvu 1999/93/EK. Elektroniskais dokuments ir jebkāds saturs, kas tiek glabāts elektroniskā formātā – teksta, skaņas, vizuāls vai audiovizuāls ieraksts.

Šī gada novembrī rīkotajā tiešsaistes konferencē „Justīcija 2023. Uzņēmuma digitalizācijas juridiskie aspekti” Māris Liguts, zvērinātu advokātu biroja Fort partneris, zvērināts advokāts skaidroja, ka elektronisks dokuments, kas ir parakstīts ar elektronisko parakstu, arī ir rakstveida dokuments. Ar drošu elektronisko parakstu parakstītam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā ar roku parakstītam dokumentam.

Elektroniskā dokumenta juridiskais spēks

Elektroniskā dokumenta oriģināla juridiskais spēks ir tikai elektroniskajā vidē. Pārsūtot vai pārkopējot elektronisko dokumentu, rodas vairāki elektroniskā dokumenta eksemplāri, un tie visi ir pielīdzināmi oriģinālam, jo satur visus oriģinālos rekvizītus. Neapliecināta elektroniskā dokumenta izdrukai ir informatīvs raksturs.

Dokumentā svarīgs ir ne tikai tā saturs (teksts), bet arī obligātie rekvizīti, kuru mērķis ir nodrošināt iespēju identificēt konkrētā dokumenta izdošanas laiku un dokumenta autoru.

Elektroniskā dokumenta obligātie rekvizīti ir:

• autora nosaukums;
• dokumenta datums;
• adresāts;
• paraksts (var būt izņēmuma gadījumi, kad derīgs bez paraksta).

Elektroniskam dokumentam ir juridiskais spēks, ja ir nodrošināta elektroniskā dokumenta integritāte jeb nemainība. „Ikdienā parakstām dokumentus ar elektronisko parakstu, nosūtam un uzskatām, ka dokuments ir autentisks, paļaujamies, ka persona, kura ir parakstījusi šo dokumentu, ir īstā persona, kurai pieder elektroniskais paraksts. Šādam dokumentam noteikti ir laika zīmogs, kas atspoguļo brīdi, kurā precīzi dokuments ir parakstīts,” skaidroja M. Liguts. „Ja šādā dokumentā notiek kādas izmaiņas, to sistēma konstatē automātiski. Kad atvērsiet nākamreiz šo dokumentu, redzēsiet, ka dokuments un elektroniskais paraksts ir zaudējis savu spēku.”

Tehniski elektronisko dokumentu ir iespējams labot, bet jebkuras izmaiņas elektroniskajā dokumentā padara to par spēkā neesošu. „Ja kaut kāda iemesla dēļ dokuments ir kļūdaini parakstīts, tad labāk ir atsevišķi parakstīt dokumentu, ar ko atceļ iepriekš parakstīto dokumentu, vai ietvert kļūdaini parakstīto dokumentu jaunā dokumentā, tādējādi neiejaucoties iepriekšējā dokumenta integritātē un saglabājot to, ka iepriekšējās dokuments ir bijis spēkā uz noteikto brīdi,” ieteica zvērināts advokāts. 

Kādi iespējami formāti

Iestādēm jānodrošina iespēja saņemt un apstrādāt elektronisko dokumentus vismaz zemāk minētajos formātos.

Ja valsts iestāde pieprasa šajā tabulā neminētu formātu, tad par to ir jāinformē arī tīmekļvietnē, lai varētu precīzi sagatavot dokumentu atbilstoši prasībām.

Elektroniskā dokumenta aprites veidi

Elektronisko dokumentu apritei izmanto:

• elektronisko pastu (apjoma ierobežojumi, līdz 10 MB);
• iestāžu pārziņā esošās speciālās tiešsaistes formas;
• atmiņas ierīces (USB, CD, citas);
• oficiālo elektronisko adrešu informācijas sistēmu.

Elektroniskajiem dokumentiem, kuri ir obligāti nododami Latvijas Nacionālajam arhīvam, ir jānodrošina droša glabāšana. Elektroniskajam dokumentam tas nozīmē, ka tie tiek glabāti serverī (regulāras rezerves kopijas) vai ārējos cietajos diskos, CD vai citos datu nesējos. Normatīvi nosaka, ka dokumentu glabāšanas laiks var sasniegt pat 90 gadus, kā tas ir situācijā ar personāla dokumentiem.

„Neatkarīgi no tā, kādā veidā pārsūtam elektroniskos dokumentus, ir jābūt visām spēkā esamības pazīmēm, t.i., tam jābūt integrētam, kuru neviens nav labojis, jāsatur visi obligātie rekvizīti, lai būtu spēkā elektroniskais dokuments,” norādīja M. Liguts.

Elektroniskā dokumenta izmantošana

Kur izmantojam elektroniskos dokumentus? Galvenokārt tā ir saziņa ar valsts un pašvaldības iestādēm: iesniegumi, izziņas, sūdzības, prasības pieteikumi u.c. Elektroniskos dokumentus izmanto arī tiesiskās attiecībās starp privāto tiesību subjektiem, noslēdzot līgumus, sarakstē sūtot iesniegumus, sūdzības, pretenzijas.

Juridiskās personas pilnvaras var parakstīt ar elektronisko parakstu un pilnvarot savus darbiniekus vai kādas citas personas. Jāņem vērā, kat pilnvaras, kuras sagatavo fiziskās personas, piemēram, pārstāvībai tiesā, nebūs spēkā esošas, ja nebūs izdotas kā notariālais akts. 

Elektroniskā dokumenta formā nevar sagatavot tos dokumentus, kuriem ir jābūt sagatavotiem notariāla akta formā vai parakstītiem zvērināta notāra klātbūtnē:

• pilnvara fiziskās personas pārstāvībai tiesā, izņemot pilnvaru zvērinātam advokātam;
• nostiprinājuma lūgums īpašnieka maiņai;
• publisks testaments.

Elektroniskā paraksta veidi

Ir trīs veidu elektroniskie paraksti. Vienkāršs elektroniskais paraksts ir elektroniski dati, kas pievienoti citiem elektroniskajiem datiem vai loģiski saistīti ar tiem. Tā ir vārda norādīšana e–pastā vai e–pasta adrese, ar kuru nav iespējams verificēt patieso sūtītāja identitāti. Vienkāršam elektroniskam parakstam ir viszemākais uzticamības līmenis. 

Otrs veids ir uzlabots elektroniskais paraksts. Tie ir elektroniski dati, kurus var kontrolēt vienīgi parakstītājs, kuri ir unikālā veidā saistīti ar parakstītāju un ļauj to identificēt, kā arī turpmākām izmaiņām datos jābūt atklājamām.

Trešais veids ir drošs jeb kvalificēts elektroniskais paraksts, kas radīts ar kvalificētu elektroniskā paraksta radīšanas ierīci, un tas ir saņēmis kvalificētu elektroniskā paraksta sertifikātu.

Kā var parakstīt dokumentus

Latvijā dokumentus iespējams parakstīt ar šādiem drošā elektroniskā paraksta rīkiem:

• personas apliecība (eID karte), kurā aktivizēts drošs elektroniskais paraksts;
• mobilā lietotne eParaksts mobile (eParakstsLV mobilā lietotne vai portāls eparaksts.lv);
• lietotnes SmartID, Dokobit.

Latvijā drošam jeb kvalificētam elektroniskajam parakstam ir divas funkcijas – tas ir unikāls personas identifikācijas apliecinājums, kā arī tas ir personas individuāls paraksts elektroniskajā vidē (datorā, viedtālrunī, informācijas sistēmās).

Ar drošu elektronisko parakstu var parakstīt jebkura formāta dokumentus. Latvijā dokumentus paraksta formātos – eDoc, PDF un ASIC–E (vienotais Eiropas Savienības (ES) standarts). „Ikdienā pārsvarā parakstāmies eDoc formātā,” atzina zvērināts advokāts. „eDoc ir Latvijā pieņemts elektroniski parakstītu dokumentu standarts.”

Ja dokuments ir adresēts citas ES dalībvalsts iedzīvotājam vai organizācijai, tad ieteicams izmantot ASIC–E formātu. Tas nodrošina, ka tehniski visas puses var redzēt parakstu un to nolasīt.

Elektroniskā paraksta divas sastāvdaļas

Elektroniskais paraksts sastāv no divām daļām – Latvijas Valsts radio un televīzijas centra (LVRTC) izdota elektroniskā paraksta sertifikāta un elektroniskā laika zīmoga.

Elektroniskā paraksta sertifikāts ir elektronisks apliecinājums, kas saista elektroniskā paraksta validācijas (validācija – elektroniskā paraksta vai zīmoga verifikācija un apstiprināšana, ka tas ir derīgs) datus ar fizisku personu.

Elektroniskā paraksta sertifikāts ir iestrādāts elektroniskajās identitātes kartēs. Elektroniskais paraksts ir spēkā, ja tajā brīdī, kad dokuments parakstīts, tam ir spēkā esošs sertifikāts (skat. Senāta Civillietu departamenta lēmumu lietā Nr. SKC–424/2023). Līdz ar to, beidzoties izsniegtā, droša elektroniskā paraksta derīguma termiņam, parakstītais dokuments nezaudē savu juridisko spēku (skat. Senāta Civillietu departamenta lēmumu lietā Nr. SKC–424/2023).

LVRTC tiesā pauda savu eksperta viedokli, ka nav iespējams ar spēkā neesošu elektronisko parakstu parakstīt jebkādu dokumentu, jo sistēma neļaus šādam parakstam pievienot laika zīmogu.

Elektroniskais laika zīmogs ir dati, kas apliecina, ka dokuments ir sagatavots konkrētā laikā. Eiropas Parlamenta un Padomes 2014. gada 23. jūlija regulā (ES) Nr. 910/2014 par elektronisko identifikāciju un uzticamības pakalpojumiem elektronisko darījumu veikšanai iekšējā tirgū un ar ko atceļ direktīvu 1999/93/EK ir ietverta prezumpcija par elektroniskajā laika zīmogā norādītā datuma un laika precizitāti un to datu integritāti, ar kuriem ir saistīts minētais datums un laiks.

Kvalificēts laika zīmogs:

• saista datumu un laiku ar datiem tā, lai nepieļautu iespēju veikt datos neatklājamas izmaiņas;
• balstīts uz precīzu laika avotu;
• kvalificētā uzticamības pakalpojumu sniedzēja parakstīts vai apzīmogots.

Elektroniskā paraksta izmantošana

Kur var izmantot elektronisko parakstu? „Likums paredz, ka pusēm par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu (izņemot drošo elektronisko parakstu) ir jāvienojas rakstveidā. Pamatā elektroniskais dokuments uzskatāms par parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts un laika zīmogs, bet puses var rakstveidā vienoties par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu, kas nav drošs elektroniskais paraksts. Šajā gadījumā puses var vienoties papīra formātā (parakstoties ar roku) vai dokumentu, parakstot ar drošu elektronisko parakstu, ka tiek izmantotas noteiktas sistēmas vai elektroniskās pasta adreses, lai atzītu, ka dokuments ir parakstīts ar elektronisko parakstu,” teica M. Liguts. „Ikdienā drošākais un populārākais veids ir parakstīt dokumentu ar elektronisko drošo parakstu, jo ir garantēts, ka ir ievērota integritāte un ka dokuments ir spēkā esošs.”

Līgumu nevar parakstīt dažādos veidos – viena puse papīra formā un otra puse – elektroniski. „Ja parakstāt dokumentus, ir jāparaksta vai nu papīra, vai elektroniskā formātā. Tas vienā veidā ir jādara abām pusēm, lai nodrošinātu, ka dokuments ir spēkā esošs un izmantojams tiesās vai citās tiesiskajās attiecībās,” akcentēja zvērināts advokāts.

Piešķir tikai fiziskajai personai

„Bieži ir dzirdēts, ka cilvēki domā, ka elektroniskais paraksts tiek piešķirts arī juridiskajām personām. Tā nav taisnība. Elektroniskais paraksts tiek piešķirts tikai fiziskajai personai,” uzsvēra M. Liguts. „Ja juridiskās personas pārstāvis paraksta dokumentu elektroniski, tad elektroniskais paraksts būs juridiskās personas pārstāvim – fiziskajai personai. Spēkā ir visi tie paši principi, ko ievēro, parakstot dokumentus papīra formātā – pārbauda, vai personai ir attiecīgs pilnvarojums, vai tas izriet no statūtiem jeb ir izdota atsevišķa pilnvara.”

„Pastāv arī uzskats, ka elektroniski parakstīts dokuments ir šifrēts un neviens netiek tam klāt. Arī tā nav taisnība,” turpināja zvērināts advokāts. „Iespējams, atsevišķi ir jāizmanto šifrēšanas pro­grammas, kas nodrošina datu drošību, jo jebkurš, kurš saņem elektronisku dokumentu parakstītu ar elektronisko parakstu, ieejot attiecīgi portālā eparaksts.lv vai izmantojot citas programmas, var šo dokumentu atvērt un redzēt tā saturu.”

Aizstāj zīmoga nospiedumu

Ir nācies dzirdēt, ka joprojām uz elektroniskiem dokumentiem tiek pieprasīti zīmogi, taču elektroniskais paraksts aizstāj zīmoga nospiedumu, jo tas nodrošina, ka ar elektronisko parakstu varam redzēt, kura persona ir parakstījusi konkrēto dokumentu, un elektroniskais laika zīmogs palīdz konstatēt to, kurā brīdī ir sagatavots dokuments. Elektroniskais paraksts elektroniskajā vidē ir līdzvērtīgs līdzeklis pašrocīgajam parakstam papīra dokumentos, ar tādām pašām tiesiskām sekām. 

Elektroniskais paraksts izmantojams personas identitātes apliecināšanai elektroniskā vidē, piemēram:

• piekļuvei iedzīvotāja profilam portālā latvija.lv;
• identitātes apliecināšanai e–pakalpojumos (piemēram, portālā latvija.lv, VID EDS, lmt.lv u.c.);
• piekļuvei informācijas resursiem (piekļuvi datoram ar paroli un lietotājvārdu aizstājot ar e–paraksta viedkartes PIN koda ievadi).

Elektroniskā paraksta pārbaude

Tiesiskās attiecībās, lai zinātu, ka elektroniskais paraksts ir spēkā, ir nepieciešams to pārbaudīt, pārliecināties par tā integritāti, kā arī – vai personai, kas parakstījusi dokumentu, ir spēkā elektroniskais paraksts. Pamatnoteikums: elektroniskajam dokumentam jābūt ticamam un pie nepieciešamības arī pārbaudāmam.

Elektroniski parakstītu dokumentu var apskatīt un pārliecināties par droša elektroniskā paraksta derīgumu, izmantojot:

• „pārbaudīt dokumentu” portālā eParaksts.lv;
• bezmaksas programmu eParakstītājs3.0;
• mobilo lietotni eParakstsLV.

Pārbaudot elektroniski parakstītu dokumentu (validējot dokumenta derīgumu), ir:

• jāpārliecinās, ka tas tiešām ir parakstīts ar drošu (kvalificētu) elektronisko parakstu;
• jāpārbauda parakstītāja identitāte;
• jāpārliecinās, ka dokuments nav mainīts kopš tā parakstīšanas brīža;
• jāuzzina precīzs parakstīšanas laiks.

Ja dokumentu ir parakstījis Jānis Bērziņš, bet dokuments neatspoguļo personas kodu, kā var pierādīt, ka tieši konkrētais Jānis Bērziņš ir parakstījis dokumentu?

Atbilde

Spēkā esamības apliecinājums

Pārbaudot elektroniski parakstītu dokumentu (validējot dokumenta derīgumu), zaļais ķeksītis, atverot dokumentu, apliecina elektroniskā paraksta spēkā esamību (derīgumu) un norāda, ka:

• dokuments parakstīts ar drošu elektronisko parakstu;
• satur laika zīmogu;
• dokumentā nav veiktas izmaiņas.

Izsaukuma zīme aicina pievērst uzmanību elektroniskajam parakstam un norāda, ka dokuments, visticamāk, nav parakstīts ar drošu elektronisko parakstu, vai elektroniskais paraksts nesatur laika zīmogu. Sarkans krustiņš nozīmē, ka elektroniskais paraksts nav derīgs un dokumenta saturs pēc parakstīšanas, iespējams, ir mainīts.

Lai pārbaudītu elektroniski parakstītu dokumentu, kas saņemts no citām ES valstīm, var izmantot Eiropas Komisijas tīmekļvietni: https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/DSS/webapp-demo/validation.

Uzticamības sarakstā ir iekļauti ES dalībvalstīs atzītie sertifikācijas pakalpojumu sniedzēji. Šajā sarakstā ir uzskaitīti sertificētie pakalpojumu sniedzēji 31 valstī, kuru pakalpojumi ir atzīti ES dalībvalstīs.

Kopsavilkums

n Ar drošu elektronisko parakstu parakstītam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā ar roku parakstītam dokumentam.

n Jebkuras izmaiņas elektroniskajā dokumentā padara to par spēkā neesošu.

n Elektroniskā dokumenta oriģināla juridiskais spēks ir tikai elektroniskajā vidē.

n Elektroniskā vidē parakstīts dokuments ir drošāks pret viltojumiem un viegli ir pierādīt tā parakstīšanas brīdi.

n Drošam jeb kvalificētam elektroniskajam parakstam ir divas funkcijas: identifikācijas apliecinājums un personas individuāls paraksts elektroniskajā vidē.

n eParaksts ir spēkā, ja tajā brīdī, kad dokuments parakstīts, tam ir spēkā esošs sertifikāts. Tā termiņš ir pieci gadi.

Inese Helmane

Publicēts žurnāla “Bilances Juridiskie Padomi” 2023. gada decembra (126.) numurā.

BJP NUMURU E-ARHĪVS