0,00 EUR

Grozs ir tukšs.

0,00 EUR

Grozs ir tukšs.

JAUTĀJUMI UN ATBILDESGRĀMATVEDĪBAAtskaite par komandējumā paveikto

Atskaite par komandējumā paveikto

Maija Grebenko, Mg.sci.oec., žurnāla Bilance galvenā redaktore

Jautājums: Vai darbiniekam obligāti rakstveidā jānoformē atskaite par komandējumā paveikto un iztērētajiem līdzekļiem? Atbildi sagatavoja Maija Grebenko, Mg.sci.oec., žurnāla Bilance galvenā redaktore Ka darbiniekam (vai citai nosūtītai personai) būtu jāraksta atskaite par padarīto komandējuma laikā (arī ar negatīvu rezultātu), šo jomu regulējošajos Ministru kabineta 2010.gada 12.oktobra noteikumos Nr.969 "Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem saistītie izdevumi" (turpmāk -MK noteikumi Nr. 969) tieši nav minēts. Tomēr tas nenozīmē, ka persona, atgriežoties no komandējuma, naudas izdevumus apliecinošus attaisnojuma dokumentus var iesniegt tieši grāmatvedim. Netieši pienākums sniegt atskaiti rakstveidā izriet no vairākiem minēto noteikumu punktiem, kur procesā jāiesaistās institūcijas vadītājam. Tas arī nozīmē, ka vadītājam…


Lai turpinātu lasīt šo rakstu,
nepieciešams iegādāties abonementu

E-BILANCE par 12 € / mēnesī



ABONĒT


Izmēģini 30 dienas tikai par 1€ vai pērc komplektu esošā abonementa papildināšanai

Jau ir E-BILANCE abonements?

Pieslēdzies

Pierakstīties
Paziņot par
0 Komentāri
Iekļautās atsauksmes
Skatīt visus komentārus

Maija GrebenkoJautājums: Vai darbiniekam obligāti rakstveidā jānoformē atskaite par komandējumā paveikto un iztērētajiem līdzekļiem?

Atbildi sagatavoja Maija Grebenko, Mg.sci.oec., žurnāla Bilance galvenā redaktore

Ka darbiniekam (vai citai nosūtītai personai) būtu jāraksta atskaite par padarīto komandējuma laikā (arī ar negatīvu rezultātu), šo jomu regulējošajos Ministru kabineta 2010.gada 12.oktobra noteikumos Nr.969 "Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem saistītie izdevumi" (turpmāk -MK noteikumi Nr. 969) tieši nav minēts. Tomēr tas nenozīmē, ka persona, atgriežoties no komandējuma, naudas izdevumus apliecinošus attaisnojuma dokumentus var iesniegt tieši grāmatvedim.

Netieši pienākums sniegt atskaiti rakstveidā izriet no vairākiem minēto noteikumu punktiem, kur procesā jāiesaistās institūcijas vadītājam. Tas arī nozīmē, ka vadītājam jāakceptē (rakstiski jāapliecina piekrišana) izdevumi, kas noteikumos izteikti vispārinātā izteiksmē.

Piemēram, vadītājs dod atļauju grāmatvedim apmaksāt ceļa (transporta) izdevumus (ja ir iesniegti attiecīgos izdevumus apliecinoši attaisnojuma dokumenti) šādos gadījumos:

  • pārbraukšanas izdevumus līdz komandējuma vietai un atpakaļ līdz pastāvīgajai darba (dienesta) vietai. Ar institūcijas vadītāja atļauju darbiniekam var atlīdzināt pārbraukšanas izdevumus no apdzīvotas vietas ārvalstīs, kura nav saistīta ar komandējumu, uz komandējuma vietu, ja šie izdevumi ir ekonomiski pamatoti un nav lielāki par pārbraukšanas izdevumiem no dzīvesvietas līdz komandējuma vietai;
  • pārbraukšanas izdevumus no vienas ārvalsts uz otru (ja darbinieks nosūtīts uz vairākām valstīm). Ar institūcijas vadītāja atļauju darbiniekam var atlīdzināt pārbraukšanas izdevumus no komandējuma vietas vienā ārvalstī uz apdzīvotu vietu, kura nav saistīta ar komandējumu, un no šīs apdzīvotās vietas uz nākamā komandējuma vietu, ja darbinieks ir nosūtīts vairākos komandējumos pēc kārtas un atgriešanās pastāvīgajā darba (dienesta) vietā starp diviem komandējumiem ir neizdevīga ekonomisku apstākļu dēļ;
  • par braukšanu ar kopējās lietošanas transportlīdzekļiem (arī taksometru) līdz lidostai, dzelzceļa stacijai, autoostai, kuģu piestātnei un no tām (arī no dzīvesvietas un atpakaļ), ieskaitot pasažieru apdrošināšanas obligātos maksājumus. Izdevumus par braucienu ar taksometru, ja tie ir bijuši pamatoti, var atlīdzināt ar institūcijas vadītāja atļauju (..) (8.2. punkts).

NB! MK noteikumu Nr. 969 grozījumi, kas stāsies spēkā 2020. gadā, paredz papildināt 8.2. punktu ar apakšpunktu 8.2.6. šādā redakcijā:

Atļauts atlīdzināt maksu par sēdvietas rezervēšanu transportā (ar institūcijas vadītāja vai viņa pilnvarotas personas atļauju) (..).

Šis precizējums bija nepieciešams, jo ir reāli gadījumi, kad konkrētam pasažierim ir nepieciešama konkrēta vieta, piemēram, ar kustības traucējumiem vai arī blakus pasažierim ir nepieciešama vieta asistentam.

Par pārbraukšanas izdevumu atlīdzināšanu minēts arī noteikumu 9. punktā:

Ja darbinieks ar institūcijas vadītāja atļauju savā pastāvīgajā darba (dienesta) vietā atgriežas no komandējuma vietas pēc komandējumam noteiktā laika vai uz komandējuma vietu dodas pirms komandējumam noteiktā laika (piemēram, pavada komandējuma vietā atpūtas, svētku dienas un (vai) atvaļinājuma dienas), viņam saskaņā ar šo noteikumu 8.2.1.apakšpunktu atlīdzina ceļa (transporta) izdevumus.

Šāds nosacījums ieviests noteikumos 2010. gadā, jo, izstrādājot noteikumu jauno versiju, tika ņemti vērā reālās dzīves gadījumi. Tas ļāva vadītājam apmaksāt ceļa izdevumus citā laikā, nekā bija norādīts rīkojumā par komandējumu (no…līdz…), ja šie izdevumi nebija lielāki, dodoties komandējumā laikus. Dienas nauda un kādi citi izdevumi par laiku ārpus komandējuma, protams, nav jāmaksā.

Īpašas prasības noteikumos ir formulētas attiecībā uz braukšanu sabiedriskajā transportā un tajā iegādātajām biļetēm:

  • komandējumā atļauts atlīdzināt braukšanas izdevumus attiecīgās valsts sabiedriskajā transportā (arī taksometros) par summu, kas nepārsniedz 30% no visām komandējuma dienām noteiktās dienas naudas kopsummas (ja ir iesniegti attiecīgos izdevumus apliecinoši attaisnojuma dokumenti). Atsevišķos gadījumos, ja par vietējā sabiedriskā transporta izdevumiem darbinieks nevar uzrādīt attaisnojuma dokumentus (biļete ir palikusi kontroles aparātā), izdevumus var atlīdzināt ar institūcijas vadītāja rakstisku atļauju (..) (8.9. punkts);
  • darba braucienā atlīdzina izdevumus par biļetēm vai braukšanas maksu sabiedriskajos transportlīdzekļos, kā arī ar taksometru, ja tā izmantošana ir bijusi pamatota (izdevumus par braucienu ar taksometru var atlīdzināt ar institūcijas vadītāja atļauju) (..) (41.1.3. apakšpunkts).

Noteikumu grozījumos aprakstītais ierobežojums tiks izteikts citādi: drīkstēs atlīdzināt braukšanas faktiskos izdevumus sabiedriskajā transportā (arī taksometros) Latvijas Republikas teritorijā pilnā apmērā (ja ir iesniegti attiecīgos izdevumus apliecinoši attaisnojuma dokumenti), ja tā izmantošana ir bijusi pamatota (8.10. punkts). Domājams, ka arī šos izdevumus atlīdzinās tikai pēc darbinieka iesnieguma (kaut kur taču ir jāfiksē braukšanas pamatotība), lai vadītājs izteiktu piekrišanu!

Īpaša uzmanība noteikumu 10. punktā pievērsta izdevumu atlīdzināšanai par viesnīcu pakalpojumu izmantošanu:

  • budžeta iestādes darbinieku komandējumiem paredzētā dienas nauda (darba braucienos — kompensācija par papildu izdevumiem) un izdevumi par viesnīcu (naktsmītni) nedrīkst pārsniegt šajos noteikumos un 1. pielikumā (tabulā) noteiktās izdevumu samaksas normas, izņemot gadījumu, ja komandējuma izdevumi netiek atlīdzināti no budžeta iestādei piešķirtajiem valsts budžeta līdzekļiem un citiem budžeta iestādes līdzekļiem;
  • pamatojoties uz darbinieka iesniegumu par neparedzētiem apstākļiem komandējuma laikā, ar institūcijas vadītāja atļauju viņam var atlīdzināt faktiskos izdevumus (piemēram, izdevumus par viesnīcu, transporta papildu izdevumus);
  • ja, plānojot komandējumu, ir zināms, ka viesnīcas izdevumi īpašu apstākļu dēļ pārsniegs šajos noteikumos noteiktās komandējuma izdevumu samaksas normas, ar institūcijas vadītāja atļauju darbiniekam var atlīdzināt faktiskos izdevumus par viesnīcu.

Ja, nosūtot darbinieku komandējumā, ir zināms, ka viņam ir nodrošināta bezmaksas uzturēšanās (konkrēti definēts, ka tiek nodrošināta viesnīca (naktsmītne) un ēdināšana trīs reizes dienā (tai skaitā no citas institūcijas finanšu palīdzības līdzekļiem)), ar institūcijas vadītāja atļauju par katru komandējuma dienu viņam izmaksā līdz 30% no dienas naudas (kompensācijas par papildu izdevumiem) normas (13. punkts).

Noteikumu grozījumos šis punkts precizēts un papildināts «vismaz trīs reizes dienā», kā arī ar to, ka šī uzturēšana varētu būt saskaņā ar Eiropas Savienības normatīvo aktu regulējumu. Savukārt norma būs viennozīmīgi attiecināma gan uz komandējumiem, gan uz darba braucieniem (30% no komandējuma (darba brauciena) dienas naudas (kompensācijas par papildu izdevumiem) normas.

Visi uzskaitītie gadījumi nozīmē to, ka vadītājs, saņemot no darbinieka paskaidrojumus un dokumentus, ir iepazinies ar lietas apstākļiem un uzskata, ka izdevumi ir lietderīgi. Lēmums par izdevumu atlīdzināšanu jāpieņem vadītājam, nevis grāmatvedim, proti, ir ieteicams atbildībā padalīties.

Kas jāizdara vadītājam, pirms kādu sūta komandējumā

Noteikumos ir atrunātas vērā ņemamas situācijas, ja institūcijas darbā ir paredzēta darbinieku nosūtīšana komandējumos. Tas nozīmē, ka uzņēmumā jābūt izstrādātam nolikumam, ar kuru tiek iepazīstināti darbinieki. Komandējumā nosūtāmā persona, visticamāk, nav grāmatvedis, bet gan speciālists pavisam citā jomā. Tātad īpaša uzmanība jāpievērš gan MK noteikumiem Nr. 969 (par izdevumu atlīdzināšanu), gan MK noteikumiem Nr. 585 (par grāmatvedības prasībām attaisnojuma dokumentu noformēšanā).

Vispirms, protams, vadītāja pienākums rīkojumā noteikt komandējuma ilgumu. Diemžēl ne vienmēr to ir iespējams noteikt precīzi. Tādēļ paredzētas dažas atkāpes, piemēram, 20.2. punktā:

Pildot darba (dienesta) pienākumus, kā arī no darbinieka neatkarīgu iemeslu dēļ (biļešu trūkums, lidmašīnas pacelšanās neiespējamība, transportlīdzekļa remonts, dabas katastrofas, streiks…), — dienas naudu vai kompensāciju par papildu izdevumiem izmaksā un citus izdevumus par dienām, kas pārsniedz noteikto komandējuma vai darba brauciena laiku, darbiniekam atlīdzina, ja institūcijas vadītājs pēc darbinieka atgriešanās pastāvīgajā darba (dienesta) vietā ir pamatoti pagarinājis komandējuma vai darba brauciena laiku (..).

Izdevumi komandējumā Latvijā

Pirmkārt, darbiniekam jāievēro: tajā apdzīvotajā vietā, kur viņš nosūtīts komandējumā, taksometru izmantot drīkst, ja tas bija pamatots (sk. iepriekš), bet uz minēto apdzīvoto vietu braukt ar taksometru — nedrīkst!

Savukārt, ja darbinieks nav uzrādījis dokumentu, kas apliecina viņa braukšanas izdevumus (ar autobusu, vilcienu, lidmašīnu, kuģi, prāmi), institūcijas vadītājs ir tiesīgs atļaut atlīdzināt braukšanas izdevumus atbilstoši minimālajai braukšanas cenai (tarifam).

Otrkārt, ja darbinieks komandējuma laikā katru dienu var atgriezties pastāvīgajā dzīvesvietā un tas ir ekonomiski pamatoti (tas ir lētāk, nekā apmaksāt nakšņošanu viesnīcā), institūcijas vadītājs var pieņemt lēmumu par dienas naudas atlīdzināšanu 50% apmērā no dienas naudas.

Ja darbinieks tiek komandēts tikai uz vienu dienu un var atgriezties pastāvīgajā dzīvesvietā (!), ievērojot normatīvajos aktos noteikto darba un atpūtas režīmu (Darba likuma 142. un 143. pants), dienas nauda netiek maksāta.

Ja darbinieks nav iesniedzis dokumentus, kas apliecina viesnīcas (naktsmītnes) izmantošanu, institūcijas vadītājs ir tiesīgs atļaut izmaksāt darbiniekam summu, kas nepārsniedz dienas naudas (kompensācijas par papildu izdevumiem) normu. Bet šis noteikums nav spēkā ārvalsts komandējumos.

Runājot par attaisnojuma dokumentu nepieciešamību, tajā skaitā naudas izdevumu apliecinošajiem dokumentiem, jāņem vērā, ka Latvijas likumu prasību izpildi nav iespējams nodrošināt ārvalstīs. Vienīgā iespēja, kuru institūcijas vadītājs var izmantot šādās situācijās, ir noteikumu 8.14. punkts:

Budžeta iestādes darbiniekiem atsevišķos gadījumos saskaņā ar institūcijas iekšējo kārtību atlīdzina izdevumus, par kuriem darbinieks nevar uzrādīt attaisnojuma dokumentus no sevis neatkarīgu apstākļu dēļ. Saskaņā ar institūcijas iekšējo kārtību iestādes vadītājs apstiprina to valstu sarakstu, kurās par pakalpojumiem netiek izsniegti čeki vai citi izdevumus apliecinoši dokumenti, jo nepastāv attiecīga infrastruktūra un normatīvi un, uz kurām nosūtot komandējumā darbinieku, pastāv risks, ka par pakalpojumiem netiks izsniegti attaisnojuma dokumenti.

Sakarā ar to, ka nepastāv oficiāla veidlapa, kas būtu jāizmanto atskaitei par komandējumu, institūcija drīkst patstāvīgi izstrādāt veidlapu un tās aizpildīšanas kārtību, lai grāmatvedības jautājumos kvalificētai trešajai personai būtu saprotamas komandējuma laikā veiktās darbības.

Raksts publicēts žurnāla BILANCE 2019. gada decembra numurā (Nr.456).