Normatīvo aktu regulējums un grāmatvedības uzskaites vispārīgās prasības biedrībām un nodibinājumiem nedaudz atšķiras no grāmatvedības, kas jāveic komercuzņēmumos.

Valsts ieņēmumu dienesta (VID) Nodokļu pārvaldes Nodokļu un nodevu grāmatvedības metodikas daļas pārstāve Daina Kanale seminārā "NVO grāmatvedība un finanšu iespējas", kas tika organizēts Zemgales nevalstisko uzņēmumu (NVO) centra NVO fonda projekta "Kompleksi pasākumi iedzīvotāju pilsoniskās aktivitātes veicināšanai Zemgalē" ietvaros, skaidroja, kā jākārto biedrību un nodibinājumu grāmatvedība, jāveic ieraksti grāmatvedībā un jāiegrāmato attaisnojuma dokumenti.

Normatīvie akti

Svarīgākais normatīvais regulējums attiecībā uz grāmatvedības kārtošanu ir šāds:

• Grāmatvedības likums (spēkā no 2022. gada 1. janvāra);
• Ministru kabineta 2006. gada 3. oktobra noteikumi Nr. 808 "Noteikumi par biedrību, nodibinājumu un arodbiedrību gada pārskatiem" (spēkā līdz 2022. gada 1. jūlijam);
• Ministru kabineta 2021. gada 21. decembra noteikumi Nr. 877 "Grāmatvedības kārtošanas noteikumi" (aizstāj noteikumus Nr. 585), tie paskaidro atsevišķu grāmatvedības likuma normu piemērošanu;
• Ministru kabineta 2021. gada 14. septembra noteikumi Nr. 625 "Prasības kases ieņēmumu un kases izdevumu attaisnojuma dokumentiem un kases grāmatas kārtošanai" (ar šiem noteikumiem ir aizstāti noteikumi Nr. 584).

Patlaban NVO grāmatvedība ir jākārto atbilstoši Ministru kabineta noteikumiem Nr. 808.

NVO sektoram ir arī jāņem vērā Biedrību un nodibinājumu likuma normas, bet tām NVO, kurām ir sabiedriskā labuma statuss, ir jāievēro Sabiedriskā labuma organizāciju likums un ar šo likumu saistītie Ministru kabineta noteikumi.

Grāmatvedības uzskaites vispārīgās prasības

Ņemot vērā, ka biedrības un nodibinājumi arī ir Grāmatvedības likuma subjekti, tiem ir saistoši grāmatvedības uzdevumi:

• nodrošināt uzņēmuma vadību ar grāmatvedības informāciju, kas nepieciešama saimnieciska rakstura lēmumu pieņemšanai;
• nodrošināt finanšu pārskatu lietotājus ar patiesu un pilnīgu informāciju par uzņēmuma mantu, saistībām, finansiālo stāvokli, saimnieciskās darbības rezultātiem un naudas plūsmu;
• veikt nodokļu aprēķināšanu; 
• nodrošināt ieņēmumu un izdevumu norobežošanu pa pārskata periodiem.

Jāpiebilst, ka Grāmatvedības likums definē, ka uzņēmuma manta ir uzņēmuma saimnieciskajai darbībai vai mērķu īstenošanai izmantotie līdzekļi, tai skaitā nauda un naudas izteiksmē novērtējamas lietas — kustamas vai nekustamas ķermeniskas lietas (piemēram, zemes gabali, ēkas, transportlīdzekļi, preces) un bezķermeniskas lietas (piemēram, koncesijas, licences, finanšu instrumenti, aizdevumi un citi prasījumi), ko uzņēmums norāda finanšu pārskata sastāvdaļas — bilances (ja tādu sagatavo) — aktīvā.

Faktiski tie ir biedrības, nodibinājuma visi aktīvi, tā skaitās biedrības manta. 

Grāmatvedības likumā ir noteikts, ka par grāmatvedības kārtošanu un visu prasību ievērošanu atbild uzņēmuma vadītājs. Biedrībā, nodibinājumā uzņēmuma vadītājs ir izpildinstitūcija — biedrības valde. 

Ieraksti grāmatvedībā 

Kā tiek veikti grāmatvedības ieraksti grāmatvedībā nodibinājumos un biedrībās? No grāmatvedības ieraksta ir atkarīgs, kāda apjoma gada pārskatu iesniedz VID.

Grāmatvedībā ierakstus izdara divkāršā ieraksta sistēmā. Bet attiecībā uz biedrībām un nodibinājumiem ir izņēmuma gadījums — ja apgrozījums divus iepriekšējos gadus pēc kārtas nepārsniedz 100 000 eiro pārskata gadā, tad grāmatvedību var kārtot vienkāršā ieraksta sistēmā.

Likums gan neaizliedz nelielām biedrībām veikt grāmatvedības ierakstus divkāršā sistēmā.

Ar ko atšķiras divkāršais ieraksts no vienkāršā? Divkāršais ieraksts sevī ietvert to, ka grāmatvedības darījumi grāmatojas kontos. Vadītāja kā izpildinstitūcijas pienākums ir izstrādāt, apstiprināt savā biedrībā grāmatvedības kontu plānu, protams, tieši tādu, kāds ir nepieciešams konkrētā biedrībā, ņemot vērā saimnieciskos darījumus. Attiecīgi šie darījumi tiek iegrāmatoti grāmatvedības kontos, un ieraksts būs viena konta debetā, bet otram — korespondējošam kontam — kredītā.

Vienkāršais ieraksts

Tiem, kas ir tiesīgi kārtot grāmatvedību vienkāršā ierakstā, ir cits princips. Šajā gadījumā konta plānu nevajag, konti netiek lietoti, bet tiek reģistrēti darījumi pēc naudas plūsmas principa. Ja ir saņemta nauda, ziedojums, tad šis darījums ir jāiegrāmato grāmatvedības reģistrā.

Ja biedrība samaksā par kādu pakalpojumu, piemēram, izmantoto elektroenerģiju, vienkāršais ieraksts pasaka, ka šos darījumus grāmato pēc naudas plūsmas principa.

Kārtojot grāmatvedību vienkāršā ierakstā, ir pienākums nodrošināt gan skaidras naudas plūsmas uzskaiti, gan naudas plūsmas uzskaiti, kas ir bezskaidrā naudā. Vai nu iekārto divus dažādus reģistrus — vienā uzskaita tos darījumus, kas ir skaidrā naudā, bet otrā — bezskaidras naudas plūsmu. Bet to var apvienot arī vienā reģistrā. Jāņem vērā, ka informācijai ir jābūt tādai, lai var sagatavot finanšu pārskatu, ņemot par pamatu reģistru.

Vai ir vajadzīga kases grāmata, ja biedrība grāmatvedību kārto vienkāršā ieraksta sistēmā?

Atbilde

Ja biedrība grāmatvedību kārto vienkāršā ieraksta sistēmā, tad nav nepieciešams kārtot kases grāmatu. Tas ir noteikts tāpēc, ka, nodrošinot skaidras naudas plūsmas uzskaites reģistru, tas vienlaikus tiek pielīdzināts kases grāmatai.

Attaisnojuma dokumenti

Grāmatvedības likums nosaka, ka visi darījumi grāmatvedībā ir jāiegrāmato, pamatojoties uz attaisnojuma dokumentiem. Attaisnojuma dokumenti, to iedalījums un attaisnojuma dokumentā ietveramie rekvizīti un informācija ir skaidrota likuma 11. pantā.

Grāmatvedības attaisnojuma dokumenti: 

• pamato ierakstus grāmatvedības reģistros;
• obligātie rekvizīti (Grāmatvedības likuma 11. panta piektā daļa);
• paraksts.

Grāmatvedībā attaisnojuma dokuments var būt gan ārējas, gan iekšējas izcelsmes. Pirmie ir dokumenti, ko biedrība saņem, piemēram, rēķinu par elektrību vai komunālajiem maksājumiem. Ārējais attaisnojuma dokuments var būt arī tāds, ja biedrība izraksta kādam rēķinu, piemēram, nodarbojoties ar saimniecisko darbību, — savam sadarbības partnerim.

Ja ārējie attaisnojuma dokumenti neeksistē, tad biedrībai ir tiesības darījumu grāmatvedībā iegrāmatot, pamatojoties uz iekšējo izcelsmes dokumentu. Tas nozīmē, ka biedrība pati sagatavo dokumentu atbilstoši saimnieciskajam darbības veidam, darījuma ekonomiskajai būtībai, iekļaujot rekvizītus, ko nosaka Grāmatvedības likuma 11. panta piektā daļa.

Rekvizīts — paraksts

Viens no rekvizītiem ir paraksts. Dokumentu paraksta darījuma puses, apliecinot attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas patiesumu. Protams, ja dokuments ir papīra formātā, ar parakstu nav problēmu, bet, ja tas ir elektroniskais dokuments, to var parakstīt ar drošu elektronisko parakstu vai arī ir elektroniskās identifikācijas iespējas atbilstoši Elektronisko dokumentu likumam. 

"Tas ir kaut kas līdzīgs, kā ielogojoties internetbankā, kad personai ir lietotājvārds, parole un dažādi kodi, ar kuriem mūs atpazīst," skaidro D. Kanale. "Ja nelieto drošu elektronisko parakstu, tad otra iespēja ir šādā veidā identificēt klientu: no vienas puses, biedrības vai nodibinājuma pārstāvis, bet no otras puses — sadarbības partneris."

Taču elektroniskās identifikācijas iespējas ir jāizstrādā pašai biedrībai, nodibinājumam, lai būtu saprotama un abām pusēm pieņemama klientu savstarpējā identificēšana.

Kad var būt bez paraksta 

Grāmatvedības likums nosaka situācijas, kad attaisnojuma dokuments var būt bez paraksta. Viens no gadījumiem ir tad, ja darījumu pamato cits dokuments, kuram ir juridisks spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē. Piemēram, ja ir noslēgts līgums, abas darījumā iesaistītās puses ir to parakstījušas un līgums atbilst Dokumentu juridiskā spēka likuma prasībām. Ja, pamatojoties uz šo līgumu, tiek izrakstīts attaisnojuma dokuments, šajā gadījumā dokuments var būt bez paraksta, jo šo darījumu pamato līgums, kurš ir noformēts atbilstoši Dokumenta juridiskā spēka likumam. 

Vēl var būt attaisnojuma dokuments bez paraksta, kuru biedrība, nodibinājums saņem no cita klienta samaksāšanai par precēm vai par pakalpojumiem. Piemēram, tiek saņemts rēķins, bet tas nav parakstīts. Jāņem vērā, ka dokuments ir sagatavots citā uzņēmumā. Šādā gadījumā biedrība, nodibinājums to var izmantot kā attaisnojuma dokumentu, tas būs derīgs iegrāmatošanai grāmatvedības reģistros.

Bez paraksta var būt arī:

• maksājuma uzdevums;
• bankas konta izraksts;
• elektroniskā kases aparāta čeks.

Visos šajos gadījumos, kad dokumentam nav paraksta, lai to izmantotu grāmatvedībā, reģistros, lai veiktu ierakstus, biedrībā, nodibinājumā ir jābūt noteiktai atbildīgajai personai, t.i., izpildinstitūcija noteiks atbildīgo personu, kura konkrētajā situācijā atbild vai apstiprina dokumentos ietvertās informācijas patiesumu.

Vai dokumentu var sūtīt e–pastā, vai šādā gadījumā tas būs derīgs?

Atbilde

Ja šis dokuments tiks izprintēts no e–pasta, tajā nebūs paraksta. Bet jebkurā gadījumā ir svarīgi, lai biedrībā, nodibinājumā būtu noteikta persona, kura atbild par šāda veida dokumentos ietvertajiem rekvizītiem un informācijas patiesumu.

Glabāšanas laiks

Grāmatvedības likuma 28. pants nosaka, ka dokumenti papīra formātā ir jāglabā Latvijas Republikas teritorijā, bet elektroniskā veidā tie var tikt glabāti arī citas Eiropas Savienības dalībvalsts teritorijā.

Jebkuru dokumentu izmantošana, arī to, kas atrodas arhīvā, iespējama tikai ar uzņēmuma vadītāja atļauju.

Neatkarīgi no tā, vai attaisnojuma dokuments būs papīra formātā vai elektroniski, visiem ir vienāds glabāšanas termiņš.

Grāmatvedības dokumentu minimālais glabāšanas laiks ir:

1. gada pārskatiem — līdz uzņēmuma reorganizācijai vai darbības izbeigšanai, ciktāl citos normatīvajos aktos nav noteikts citādi;
2. inventarizācijas sarakstiem, grāmatvedības reģistriem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem — 10 gadi;
3. attaisnojuma dokumentiem par darbiniekiem aprēķināto darba samaksu, samaksu par piešķirtā atvaļinājuma laiku un neizmantotā ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma atlīdzināšanu, atlīdzību par darba piespiedu kavējuma laiku u.tml. ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem, kuru datums ir agrāks par 1999. gada 1. janvāri, — 75 gadi;
4. šā panta 3. punktā minētajiem attaisnojuma dokumentiem, kuru datums ir 1999. gada 1. janvāris vai vēlāks, ja tie ietver informāciju par darbiniekiem aprēķināto: • darba samaksu, atlīdzību par darba piespiedu kavējuma laiku u.tml. ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem, — 10 gadi, • samaksu par piešķirtā atvaļinājuma laiku un neizmantotā ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma atlīdzināšanu ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem, — 10 gadi no dienas, kad izbeigtas darba tiesiskās attiecības ar konkrēto uzņēmumu kā darba devēju;
5. pārējiem attaisnojuma dokumentiem — līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai izpildītu šā likuma 6. panta otrās daļas prasības par saimnieciskā darījuma norises izsekojamību, bet ne īsāks par pieciem gadiem.

Var uzglabāt arī elektroniski

Vai ieraksti grāmatvedībā un attaisnojuma dokumenti vienmēr ir jāglabā un jāarhivē tikai papīra formātā? Tā tas nav. Grāmatvedības likums pieļauj, ka biedrībai, nodibinājumam ir tiesības papīra formas grāmatvedības dokumentu pārvērst elektroniskā formā un uzglabāt elektroniskā vidē.

Elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērstajam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajam dokumentam, un uzņēmumam ir tiesības iznīcināt oriģinālo dokumentu tikai tad, ja uzņēmums attiecībā uz elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērsto dokumentu ievēro šādus noteikumus:

• ir nodrošināts oriģinālā dokumenta satura attēlojums un atbilstība šā likuma 28. pantā noteiktajā dokumentu glabāšanas laikā;
• ir nodrošināta satura lasīšana datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā cilvēklasāmā formātā un, ja nepieciešams, atvasinājuma veidošana papīra formā;
• pārvērstais dokuments tiek aizsargāts pret izmaiņām vai iznīcināšanu;
• pārvēršanas process, kā arī oriģinālā dokumenta iznīcināšanas process tiek dokumentēts uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Persona, kura ir tiesīga kārtot grāmatvedību

Biedrībā, nodibinājumā grāmatvedību var kārtot trīs dažādos veidos.

Pirmkārt, Grāmatvedības likumā ir noteikts, ka biedrībā, nodibinājumā grāmatvedības kārtošanu veic grāmatvedis vai ārpakalpojuma grāmatvedis. Šajā gadījumā ir jānoslēdz līgums, kurā tiks noteiktas grāmatveža tiesības, pienākumi un visi citi no līguma izrietošie noteikumi.

Grāmatvedības likums nosaka arī prasības ārpakalpojuma grāmatveža izglītībai. Ja ārpakalpojuma grāmatvedis ir fiziskā persona, tai ir jābūt vismaz pirmā līmeņa profesionālajai augstākajai izglītībai (koledžas izglītībai) Profesionālās izglītības likuma izpratnē vai akadēmiskajai augstākajai izglītībai (vismaz bakalaura grādam) grāmatvedības, ekonomikas, vadības vai finanšu jomā. Turklāt ārpakalpojuma grāmatvedim ir jābūt vismaz triju gadu pieredzei grāmatvedības jomā.

Otrkārt, Brīvprātīgā darba likums nosaka, ka arodbiedrību un to apvienību, biedrību un nodibinājumu grāmatvedības kārtošanu var veikt brīvprātīgā darba veicējs. 

Treškārt, tiesīgs kārtot grāmatvedību ir arī biedrības, nodibinājuma izpildinstitūcijas vai pārvaldes institūcijas (valdes) loceklis.

Grāmatvedības kontrole

Jaunais Grāmatvedības likums paredz nosacījumu, ka ir jāizstrādā grāmatvedības kontroles sistēma. Grāmatvedības kontrole ir pasākumi, kurus veic, lai kontrolētu uzņēmuma finanšu uzskaites precizitāti un ticamību, uzņēmuma mantas saglabāšanu un nodokļu aprēķināšanas pareizību, kā arī lai pārliecinātos, vai grāmatvedības sniegtā informācija ir patiesa, salīdzināma, savlaicīga, nozīmīga, saprotama un pilnīga.

Uzņēmuma grāmatvedības kontroles sistēma ir uzņēmuma vadītāja noteikto kontroles pasākumu kopums, kuru īstenojot tiek nodrošināta grāmatvedības uzdevumu izpilde.

Vai visos gadījumos ir vajadzīga grāmatvedības kontrole?

Atbilde

Ja grāmatvedību kārto pats valdes loceklis, nevajag izstrādāt grāmatvedības kontroles sistēmu. Šādā gadījumā nav arī nepieciešams izstrādāt datorprogrammu uzraudzības kontroles noteikumus.

Grāmatvedības organizācijas dokumenti

Grāmatvedības likums arī paredz, ka ir jāizstrādā grāmatvedības organizācijas dokumenti. Tas ir dokumentu kopums, kuros noteikta kārtība, kādā uzņēmumā kārto grāmatvedības reģistrus, sagatavo attaisnojuma dokumentus un organizē to apriti, veic inventarizāciju, sagatavo gada pārskatu un citus grāmatvedības pārskatus un glabā grāmatvedības dokumentus. Šajā dokumentu kopumā iekļaujams arī grāmatvedības kontu plāns, grāmatvedības politika un citi uzņēmuma vadītāja izdotie dokumenti, kas nepieciešami uzņēmuma grāmatvedības kārtošanai.

Kā piemēru D. Kanale min reģistrus: ir jāizlemj, kāda veida reģistri tiks kārtoti un kādā veidā — papīra formātā vai elektroniski, kādi attaisnojuma dokumenti tiek lietoti konkrētajā biedrībā utt.

Ja biedrība kārto grāmatvedību vienkāršā ierakstā, tā ir atbrīvota no grāmatvedības organizācijas dokumentu izstrādāšanas.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2022. gada maija (485.) numurā.