Biedrību dibināšanu, to reģistrāciju un darbību regulē 2003. gada 30. oktobrī pieņemtais Biedrību un nodibinājumu likums. Pamatojoties uz šī likuma normām, arvien biežāk tiek dibinātas dzīvokļu īpašnieku biedrības, kurām savukārt ir saistošs arī 2010. gada 28. oktobra Dzīvokļa īpašuma likums un 2009. gada 4. jūnija Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likums. Savukārt grāmatvedības uzskaites kārtošanai biedrībās, sākot ar 2022. gada 1. jūliju, ir piemērojami 2022. gada 14. jūlija Ministru kabineta noteikumi Nr. 439 «Noteikumi par biedrību, nodibinājumu un arodbiedrību gada pārskatiem un grāmatvedības kārtošanu vienkāršā ieraksta sistēmā», turpmāk — MK noteikumi.

Grāmatvedības uzskaitē jāievēro arī vispārējo tiesību aktu normas:

• Grāmatvedības likums;
• Ministru kabineta 2021. gada 21. decembra noteikumi Nr. 877 «Grāmatvedības kārtošanas noteikumi»; 
• Ministru kabineta 2021. gada 14. septembra noteikumi Nr. 625 «Prasības kases ieņēmumu un kases izdevumu attaisnojuma dokumentiem un kases grāmatas kārtošanai».

MK noteikumi nosaka kārtību, kādā biedrība kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā, biedrības gada pārskatu struktūru, apjomu un saturu, kā arī pārskatu sagatavošanas un iesniegšanas kārtību. 

Vispārējā gadījumā biedrība grāmatvedību kārto divkāršā ieraksta sistēmā, bet biedrībai, kas atbilst attiecīgiem apgrozījuma (ieņēmumu) kritērijiem, ir tiesības izvēlēties grāmatvedību kārtot vienkāršā ieraksta sistēmā. 

Ir mainīts apgrozījuma kritērijs, atbilstoši kuram biedrība grāmatvedību drīkst kārtot vienkāršā ieraksta sistēmā, tas ir — ja biedrības apgrozījums (ieņēmumi) no saimnieciskajiem darījumiem divos iepriekšējos pārskata gados pēc kārtas nepārsniedz 100 000 eiro.

Autors iesaka dzīvokļu īpašnieku biedrībai tomēr izvēlēties divkāršā ieraksta sistēmu, jo grāmatvedības uzskaite dzīvokļu biedrībās ir salīdzinoši komplicēta un tajā ir dažādas nianses atšķirībā no parastas biedrības grāmatvedības uzskaites.

Kas jāsaprot ar apgrozījumu (ieņēmumiem) no saimnieciskajiem darījumiem dzīvokļu īpašnieku biedrībā? Visbiežāk tieši šis ir grāmatvežu klupšanas akmens. Proti, dzīvokļu īpašnieku biedrības saimnieciskie darījumi (ieņēmumi) ir apsaimniekošanas maksa, kas tiek aprēķināta katram kalendāra gadam, sastādot attiecīgi apsaimniekošanas maksas ieņēmumu un izdevumu tāmi, ko apstiprina dzīvokļu īpašumu kopība. 

Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likums:

Attiecībā uz pārvaldīšanas izdevumu struktūru šajā likumā noteikts:

Saistībā ar apsaimniekošanas maksu Dzīvokļa īpašuma likumā sniegts skaidrojums:

Šajā likuma pantā minētie maksājumi nepārprotami ir dzīvokļu īpašnieku biedrības ieņēmumi.

Ja pārskata gadā šādi ieņēmumi pārsniedz izdevumus, atbilstoši MK noteikumiem pārsniegums tiek ieskaitīts rezerves fondā:

Dzīvokļa īpašuma likums paredz arī veidot uzkrājumu (dzīvojamās mājas remontu) fondu.

Likuma 53. pantā noteikts:

Savukārt šie maksājumi nav dzīvokļu īpašnieku biedrības ieņēmumi, jo no šiem maksājumiem tiek veidots speciāls uzkrājumu fonds, kas ir dzīvokļu īpašnieku manta — likuma 15.² panta otrās daļas 1) punkts. Šī fonda līdzekļi var tikt izmantoti tikai saskaņā ar dzīvokļu īpašnieku kopības lēmumu — likuma (2²) daļa:

Dzīvokļu īpašnieku kopības jēdziens un kompetence skaidroti Dzīvokļa īpašuma likuma III nodaļā.

Ieņēmumu un izdevumu pārskatā šos maksājumus neiekļauj. Bilancē šādus maksājumus iekļauj pasīva sadaļā, rindā ´Naudas maksājumi uzkrājumu fondāª. 

Līdzīgi kā biedra naudas, ziedojumu un citus līdzīgu maksājumu summas arī attiecībā uz šiem maksājumiem gada pārskatā iekļauj tikai tās summas, kas faktiski samaksātas (saņemtas). Ja pārskata gadā uzkrājuma fonda līdzekļi ir tikuši izlietoti, bilances sadaļā, rindā ´Naudas maksājumi uzkrājumu fondāª, iekļauj tikai šī fonda līdzekļu atlikumu pārskata gada beigās. Piezīme: Pirms MK noteikumu Nr. 439 pieņemšanas šīs bilances rindas nosaukums bija ´115 Maksājumi dzīvojamās mājas nākotnes remontiemª.

MK noteikumu norma:

Dzīvokļu īpašnieku biedrības ieņēmumi Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likuma izpratnē nav maksa par komunālajiem pakalpojumiem, kurus sniedz citi piegādātāji (piemēram, Rīgas siltums, Rīgas ūdens, Latvenergo u.c.). Šos maksājumus var dēvēt par tranzīta maksājumiem, jo to kopējai summai jāatbilst komunālo pakalpojumu summai, kas iekļauta rēķinos dzīvokļu īpašniekiem. 

MK noteikumos norādīts:

Nav noslēpums, ka dzīvokļu īpašnieki (debitori) mēdz arī savlaicīgi neapmaksāt izrakstītos rēķinus par dzīvojamās mājas apsaimniekošanu, par saņemtajiem komunālajiem pakalpojumiem, tādējādi arī paliekot parādā tās summas, kas iekļaujamas dzīvojamās mājas nākotnes remontu fondā.

Tādējādi veidojas situācija, ka bilances datumā atbilstoši izrakstītajiem rēķiniem ir noteikta kopējā debitoru summa, taču kredīta (bilances pasīvā) summas ir jākoriģē, lai gada pārskats sniegtu skaidru un patiesu priekšstatu un lai tas atbilstu normatīvo aktu prasībām.

Kā zināms, bilance tieši tāpēc saucas par bilanci, ka abas sadaļas (aktīvs un pasīvs) ir vienādas. Līdz ar to par nesaņemtajiem maksājumiem uzkrājumu fondā bilances datumā jākoriģē arī aktīva sadaļa — debitoru summa.

Lai būtu vieglāk saprast, kā minētās nianses ņemt vērā, sagatavojot gada pārskatu, autors sniedz grāmatojumu (kontējumu) paraugus. Vienlaikus autors uzsver, ka biedrības grāmatvedības politikā ir jādokumentē visas veicamās darbības, sagatavojot gada pārskatu, kurš sniegs skaidru un patiesu priekšstatu par biedrības bilances aktīviem un pasīviem. Protams, ieņēmumu un izdevumu pārskats un bilance jāsastāda saskaņā ar normatīvo aktu prasībām. 

Kā zināms, metodisko norādījumu šajā jomā pagaidām nav, tāpēc dzīvokļu īpašnieku biedrību grāmatvežiem patstāvīgi jāizstrādā grāmatvedības politika tā, lai gada pārskats visos būtiskos aspektos sniegtu skaidru un patiesu priekšstatu par biedrības aktīviem un pasīviem un lai grāmatvedības uzskaite atbilstu normatīvo aktu prasībām.

Nepareiza grāmatvedības uzskaite šajā jomā var izraisīt dažādas sekas, piemēram, nepieciešamību reģistrēties par pievienotās vērtības nodokļa maksātāju, ja ieņēmumu un izdevumu pārskata ieņēmumu sadaļā tiek norādītas neatbilstošas summas. 

1. tabulā piemēru veidā dotas operācijas laika periodā, ieskaitot ieteicamos kontējumus. Ir nodalīti saimnieciskās darbības kreditori no kreditoriem, kuri sniedz komunālos pakalpojumus. Ņemot vērā, ka tranzīta maksājumi par komunālajiem pakalpojumiem nav biedrības ieņēmumi (izdevumi), šo maksājumu uzskaitei izmantoti 8. kontu grupas konti.

1. tabula Operācijas periodā

2. tabulā piemēru veidā doti saldo atlikumi visos kontos pirms to slēgšanas. Kā redzams piemērā, tranzīta kontos summas ir vienādas, jo šajā jomā biedrība nevar pelnīt un nevar ciest zaudējumus. Šie maksājumi ir apsaimniekotāja kā pilnvarnieka uzdevums — tos iekasēt un pārskaitīt pakalpojuma sniedzējam. 

2. tabula Saldo atlikumi bilances datumā

3. tabulā dots paraugs ieteicamajam kontu slēgumam pirms bilances sagatavošanas. Piemērā parādīts, kādi konti jāslēdz, lai izpildītu normatīvo aktu prasības — gada pārskatā iekļaut tikai faktiski saņemtos maksājumus uzkrājumu veidā dzīvojamās mājas nākotnes remontiem. No virsgrāmatas uz ārpusbilances saistībām tiek pārcelta aprēķināto uzkrājumu summa, kas faktiski pārskata periodā netika samaksāta.

3. tabula Kontu slēgumi pirms gada pārskata sastādīšanas

4. tabulā doti dati, kas iekļaujami bilancē.

4. tabula Bilance

5. tabulā doti dati, kas iekļaujami ieņēmumu un izdevumu pārskatā (IIP).

5. tabula Ieņēmumu un izdevumu pārskats (IIP)

Publicēts žurnāla “Bilance” 2022. gada oktobra (490.) numurā.