Ikgadējās inventarizācijas pamatprasības budžeta iestādēm ir noteiktas Grāmatvedības likumā, Ministru kabineta 2021. gada 21. decembra noteikumos Nr. 877 «Grāmatvedības kārtošanas noteikumi» (turpmāk — MK noteikumi Nr. 877), Ministru kabineta 2021. gada 28. septembra noteikumos Nr. 652 «Gada pārskata sagatavošanas kārtība» (turpmāk — MK noteikumi Nr. 652), savukārt Ministru kabineta 2018. gada 13. februāra noteikumos Nr. 87 «Grāmatvedības uzskaites kārtība budžeta iestādēs» (turpmāk — MK noteikumi Nr. 87) ir noteiktas darbības, kā uzrādīt inventarizācijas rezultātu grāmatvedības uzskaitē, un grozījumi šajos noteikumos rada papildu akcentus ikgadējās inventarizācijas laikā pārbaudāmajiem posteņiem.

Šogad, budžeta iestādēm sagatavojot inventarizācijas veikšanas un inventarizācijas rezultātu izvērtēšanas plānu, jāņem vērā būtiskas izmaiņas gada pārskata iesniegšanas termiņos — par vienu mēnesi ir samazināts konsolidējošās iestādes gada pārskata iesniegšanas termiņš Valsts kasē. Proti, ministrijas un citas centrālās valsts iestādes, kā arī pašvaldības gada pārskatu vai konsolidēto gada pārskatu iesniedz Valsts kasei līdz pārskata gadam sekojošā saimnieciskā gada 1. aprīlim saskaņā ar normatīvajos aktos par gada pārskatiem noteikto kārtību — tātad līdz 2024. gada 1. aprīlim.

Līdz ar to samazinās arī laiks inventarizācijas rezultātu novērtēšanai un iegrāmatošanai.

Mazam atgādinājumam — saskaņā ar Grāmatvedības likumu pārskata gada slēguma inventarizāciju drīkst veikt triju mēnešu laikā pirms pārskata gada beigu dienas vai mēneša laikā pēc tās, pārrēķinot inventarizācijas dienā konstatētos atlikumus atbilstoši grāmatvedības datiem pārskata gada pēdējā dienā. Inventarizācijas rezultātus ieraksta grāmatvedības reģistros līdz gada pārskata parakstīšanas datumam. Šeit pēdējo teikumu precizēšu — līdz operāciju kontu slēgšanai, jo grāmatvedim ir nepieciešams laiks, lai sagatavotu gada pārskatu un iesniegtu parakstīšanai. Novēlu iekļauties šajos termiņos un lai neveidojas situācija, ka īsi pirms gada pārskata parakstīšanas atklājas notikumi, kas liek vērt vaļā noslēgtos operāciju kontus un veikt labojums.

Shematiski pārskata gada slēguma inventarizācijas laiku var attēlot sekojoši:

Salīdzināšanās ar Valsts ieņēmumu dienestu

2023. gada 13. oktobrī stājās spēkā grozījumi MK noteikumos Nr. 877. ar kuriem ir precizēti punkti par salīdzināšanos ar Valsts ieņēmumu dienestu (turpmāk — VID) un nosaka sekojošo:

• iestāde pārskata gada slēguma inventarizācijā inventarizē prasījumu un saistību summas par VID administrētajiem nodokļiem, nodevām un citiem uz valsts budžetu attiecināmiem maksājumiem, savstarpēji salīdzinot uzņēmuma grāmatvedības datus ar VID elektroniskās deklarēšanas sistēmā pieejamiem datiem;
• VID pārskata gada slēguma inventarizācijā elektroniskās deklarēšanas sistēmā nodrošina nodokļu maksātājam pieejamus datus par maksājamo un pārmaksāto VID administrēto nodokļu, nodevu, citu valsts noteikto maksājumu un ar tiem saistīto maksājumu (nokavējuma naudas un soda naudas) summām;
• ja līdz pārskata gadam sekojošā gada 31. janvārim no uzņēmuma nav saņemta informācija par atšķirībām datos pēc stāvokļa uz pārskata gada 31. decembri, VID datus uzskata par salīdzinātiem ar uzņēmuma datiem.

Kas ir mainījies? Mainījies ir tas, ka visa atbildība par nodokļu maksājumu datu salīdzināšanu ir pārcelta uz nodokļu maksātāju. 

Iepriekšējā gadā bija noteikta īpaša kārtība VID attiecībā uz tā administrētajiem nodokļiem, nodevām un citiem uz valsts budžetu attiecināmiem maksājumiem, ka VID var veikt ar minētajiem maksājumiem saistīto prasījumu un saistību salīdzināšanu izlases kārtībā pēc būtiskuma principa. Ar grozījumiem šis pienākums no VID ir noņemts un noteikts, ka, ja nodokļu maksātājs līdz 2024. gada 31. janvārim neinformēs VID par nesakritībām datos un atlikumos uz 2023. gada 31. decembri, VID pieņems, ka dati ir salīdzināti.

Normatīvajos aktos ir noteikts izņēmums attiecībā uz prasību un saistību salīdzināšanu par nodokļiem, un tikai VID tas ir pieejams.

Savukārt citu prasījumu un saistību salīdzināšanā gan VID, gan citām iestādēm ir jāievēro normatīvajos aktos noteiktais, ka prasījumu un saistību summas salīdzina ar attiecīgajiem saimniecisko darījumu dalībniekiem (debitoriem un kreditoriem) bez izņēmuma.

VID 2023. gada 23. oktobrī ir atjaunojis metodisko materiālu par iestādes (uzņēmuma) grāmatvedības datu salīdzināšanu ar VID elektroniskās deklarēšanas sistēmas datiem par prasījumu un saistību summām bilances datumā.

Atpūtai un izklaidei izmantojamā zeme

Aizvadītajā gadā tika precizēti kontu 1216 «Atpūtai un izklaidei izmantojamā zeme» un 1217 «Pārējā zeme» apraksti un noteikts, ka:

• kontā 1216 uzskaita tikai zemi zem parku teritorijām un atpūtas vietām;
• kontā 1217 uzskaita zemi zem iekšzemes publiskiem ūdeņiem un jūras piekrastes ūdeņiem un jūras piekrastes sauszemes daļu, kā arī citu iepriekš neklasificēto zemi (piemēram, karjerus, kapu teritorijas zemi, meža zemi).

Līdz ar šo precizējumu ir uzlikts pienākums budžeta iestādēm līdz 2023. gada 31. decembrim izvērtēt kontā «1216 Atpūtai un izklaidei izmantojamā zeme» uzskaitītos aktīvus un pārklasificēt atbilstošajos kontos saskaņā ar MK noteikumu Nr. 87 432. p., t.i., mainot aplēses, tās piemēro darījumiem, citiem notikumiem un apstākļiem, sākot ar aplēses izmaiņas datumu, un koriģē atbilstošo aktīvu, pasīvu, ieņēmumu vai izdevumu posteni pārskata periodā.

Inventarizācijā ir jānosaka pārklasificējamās vienības un to vērtība, kā arī jāpārbauda, vai pārklasifikācija ir notikusi, lai zemes klasifikācija uz 2023. gada 31. decembri būtu korekta un atbilstoši normatīvo aktu prasībām.

Nekustamo īpašumu inventarizācija

Daudzas iestādes gaida, kad varēs izmantot īpašo MK noteikumu Nr. 877 normu, kas ļaus no 2024. gada nekustamo īpašumu inventarizāciju dabā veikt tikai 20% apmērā, ja citos normatīvajos aktos attiecībā uz konkrētiem nekustamajiem īpašumiem nav noteikts citādi.

Budžeta iestādes, veicot pārskata gada slēguma inventarizāciju par nekustamajiem īpašumiem,:

1. salīdzina datus par to īpašumā vai valdījumā esošiem nekustamā īpašuma objektiem ar attiecīgu valsts reģistru aktualizētiem datiem — tātad ikgadējā inventarizācijā dokumentāli ir un būs jāveic visu nekustamo īpašumu inventarizācija;
2. pārbaudi apskatot veic ne retāk kā reizi piecos gados, katru gadu inventarizējot vismaz vienu piektdaļu no šo aktīvu skaita, ja citos normatīvajos aktos attiecībā uz konkrētiem nekustamajiem īpašumiem nav noteikts citādi. Šo atvieglojumu drīkstēs piemērot no 2024. gada, ja līdz 2023. gada 31. decembrim būs veikti nepieciešamie priekšdarbi — veikta visu nekustamo īpašumu inventarizācija, apskatot tos dabā, to nosaka MK noteikumu Nr. 877 104. p.

Par šo normu zinājām jau kopš stājās spēkā MK noteikumi Nr. 877, bet, iespējams, ka dažādu citu darbu dēļ tā mazliet piemirsās. Tad nu bijā jāizvērtē iespējas vēl līdz gada nogalei veikt visu nekustamā īpašuma objektu apskati dabā inventarizācijas ietvaros, lai varētu izmantot atvieglojošo normu no 2024. gada. 

Ja nu tomēr tas neizdevās un 2023. gada inventarizācijas ietvaros nav veikta visu nekustamo īpašumu apskate dabā, tad to var veikt šogad, un tad atvieglojošā norma būs piemērojama ar 2025. gadu.

Vērtības samazinājums pārmaksātiem nodokļiem, nodevām un citiem maksājumiem budžetos

Kontu plāna shēma ir papildināta ar jaunu kontu 2378 «Vērtības samazinājums pārmaksātiem nodokļiem, nodevām un citiem maksājumiem budžetos».

Ņemot vērā šīs izmaiņas, budžeta iestādēm līdz 2023. gada 31. decembrim bija jāizvērtē kontu grupā «2300 Īstermiņa prasības» uzskaitīto pārmaksāto nodokļu, nodevu un citu maksājumu budžetos vērtības samazinājumu un jāpārklasificē uz kontu 2378 «Vērtības samazinājums pārmaksātiem nodokļiem, nodevām un citiem maksājumiem budžetos» saskaņā ar MK noteikumu Nr. 87 432. p., t.i., mainot aplēses, tās piemēro darījumiem, citiem notikumiem un apstākļiem, sākot ar aplēses izmaiņas datumu, un koriģē atbilstošo aktīvu, pasīvu, ieņēmumu vai izdevumu posteni pārskata periodā.

Iemaksas vienotajā nodokļu kontā

No grāmatvedības metodoloģijas viedokļa pastāv vairāki veidi kā grāmatvedības uzskaitē iegrāmatot iemaksas vienotajā nodokļu kontā un attiecīgi tālāk parādīt nodokļu saistību samazinājumu saskaņā ar VID elektroniskās deklarēšanas sistēmā pieejamo informāciju.

Mazs atgādinājums par to, ka budžeta iestādēm — katrai atsevišķai iestādei — uz savu grāmatvedības uzskaiti ir jāskatās ne tikai savas atsevišķas iestādes kontekstā, bet ir jādomā daudz plašāk, un ar to es domāju valsts līmenī. Katras iestādes atsevišķais pārskats, ievērojot noteikto kārtību, nonāk valsts konsolidētajā gada pārskatā. Tāpēc ir svarīgi, lai darījumu izpratne un uzskaite notiktu vienādi.

Inventarizācijas ietvaros ieteikums pārliecināties, ka iemaksas vienotajā nodokļu kontā un attiecīgi nodokļu saistību samazināšanu veicat tā, kā Valsts kases eksperti to ir noteikuši savā metodiskajā materiālā.

Šo jautājumu akcentēju, jo, sagatavojot 2022. gada valsts konsolidēto gada pārskatu, tika konstatētas atšķirīgas pieejas šo darījumu uzskaitē.

Dažāda pieeja varēja rasties, jo varbūt nepamanījāt Valsts kases sagatavoto materiālu vai vadījāties no VID metodikas. Ir uzskaites atšķirības, kas uzrādītas VID metodiskajā materiālā un Valsts kases sagatavotajā metodiskajā materiālā. Inventarizācija ir labs brīdis pārliecināties, ka uzskaite tiek veikta korekti un atlikumi ir pareizi.

Zembilance — nomātie aktīvi

Pērn ir svītrots zembilances kods 0100 «Nomātie aktīvi», lai nodrošinātu zembilancē uzrādītās informācijas atbilstību tās ekonomiskai būtībai.

Zembilancē uzskaita iespējamos aktīvus, taču šajā kodā uzskaitītie nomātie aktīvi neatbilst iespējamo aktīvu atzīšanas kritērijiem, tāpēc turpmāk tie zembilancē nav jāuzskaita.

Iestāde var izvēlēties citus reģistrus šādu aktīvu uzskaitei, lai nodrošinātu iestādes funkciju izpildi, tai skaitā inventarizācijas veikšanu.

Līdz ar šī zembilances koda izslēgšanu ir noteikts pienākums budžeta iestādēm līdz 2023. gada 31. decembrim izslēgt zembilances kodā 0100 «Nomātie aktīvi» uzskaitītos aktīvus.

Tātad arī šim jautājumam pievēršam papildu uzmanību inventarizācijas ietvaros, lai pārliecinātos, ka tas ir paveikts.

Salīdzināšanās starp vispārējās valdības sektora partneriem (struktūrām)

Salīdzināšanos tāpat kā līdz šim ir jāveic ePārskatu sistēmā. Tomēr, stājoties spēkā MK noteikumiem Nr. 652, ir precizēta, pat mainīta salīdzināšanās procedūra. Salīdzināšanās procedūra ir noteikta MK noteikumu Nr. 652 8. nodaļā.

Saglabājas prasības salīdzināt darījuma partneru kontu atlikumus pārskata perioda pēdējā dienā un darījumus (naudas un bezatlīdzības) pārskata periodā.

Kontu atlikumu un darījumu salīdzināšana ePārskatos attiecas uz kontu atlikumu un darījumu salīdzināšanu starp vispārējās valdības sektora struktūru darījuma partneriem.

Neattiecas uz: 

• vispārējās valdības sektora struktūru kontrolētiem un finansētiem komersantiem, kuru sarakstu nodrošina Centrālā statistikas pārvalde, un speciālajām ekonomiskajām zonām, ostu un brīvostu pārvaldēm; 
• Valsts drošības iestāžu likumā minētajām valsts drošības iestādēm (Satversmes aizsardzības birojs, Militārās izlūkošanas un drošības dienests, Valsts drošības dienests); 
• VID (kā sektora S130190 «Valsts budžets» struktūras) kontu atlikumiem un darījumiem ar nodokļa maksātāju, nodevas vai citu valsts budžetu ieņēmumu maksātāju par VID administrētajiem nodokļiem, nodevām un citiem tā administrētajiem uz valsts budžetu attiecināmiem maksājumiem.

Salīdzināšanās veikšanas laika posms ir no 1. janvāra līdz 31. janvārim, tomēr parādās vēl viens datums — 21. janvāris, kuram ir būtiska loma inventarizācijas procesā. Tas ir jaunums, kas aprakstīts tālāk.

Tātad laikposmā no 01.01.2024. līdz 31.01.2024., izmantojot ePārskatus, elektroniski sagatavo salīdzināšanās aktus par grāmatvedības kontu atlikumiem (veidlapa 8_SAL), par naudas darījumiem (veidlapa 2_SAL) un darījumiem bez atlīdzības (veidlapa 2_BEZ).

Svarīgi, ka salīdzināšanās ir jāveic arī ar tiem darījumu partneriem, ar kuriem pārskata periodā ir bijuši darījumi, bet uz pārskata gada beigām atlikums ir nulle. Ir jāiegūst pārliecība, par to, ka nulle ir korekts atlikums. Tas attiecas uz prasību, nākamo periodu izdevumu, avansa maksājumu un saistību atlikumiem (veidlapa 8_SAL).

Aizvadītajā gadā salīdzināšanās periods tika atvērts ātrāk nekā iepriekš — jau 1. decembrī, kas deva iespēju iestādēm ātrāk savadīt salīdzināšanas aktos informāciju ePārskatu sistēmā.

Vēršu uzmanību, ka salīdzināšanās akti par prasību, nākamo periodu izdevumiem, avansa maksājumiem un saistību atlikumiem ir jāsagatavo līdz 21.01.2024.

Ja inventarizācijas ietvaros vai kādu citu notikumu ietekmē iestāde saņem attaisnojuma dokumentus pēc 21. janvāra, bet tie ir attiecināmi uz pārskatu gadu (2023. gadu), tad ir jāievada datu pārrēķins. Šis ir jaunums.

Inventarizācijas rezultātus (salīdzināšanas aktu) pārrēķina, ņemot vērā datus, kas uzrādīti attaisnojuma dokumentos par pārskata periodu un ir sagatavoti no nākamā pārskata gada 22. janvāra līdz 31. janvārim, un informāciju pievieno inventarizācijas rezultātam. 

Inventarizācijas rezultātus (salīdzināšanas aktu) pārrēķina, līdz gada pārskats apstiprināts publiskošanai.

31.01.2024. slēdz salīdzināšanas izziņu ievadi. Kļūdu skaidrojumu ievade var notikt līdz 1. aprīlim vai līdz datumam, kad paraksta gada pārskatu.

Saglabājas prasība, ka darījuma partneris atbildi uz pieprasījumu saskaņot salīdzināšanas aktu sniedz 10 dienu laikā, bet ne vēlāk kā līdz 31. janvārim.

Tā kā notiek iestāžu reorganizācijas, likvidēšanas, tad, ja pārskata periodā notiek iestādes likvidācija, salīdzināšanu veic iestāde, kas ir likvidētās iestādes tiesību, saistību, finanšu līdzekļu, mantas un lietvedības pārņēmēja.

Bet, ja notiek iestādes padotības maiņa, salīdzināšanu par periodu līdz padotības maiņai veic tā augstākā iestāde, kuras padotībā bija attiecīgā iestāde līdz padotības maiņai, bet salīdzināšanu pēc padotības maiņas — tā augstākā iestāde, kuras padotībā iestāde ir pēc padotības maiņas. 

Kļūdu labošana

Inventarizācija ir laiks, kad var atklāt novērtējuma vai uzskaites kļūdas, kuras ir jālabo.

Labojot būtiskas iepriekšējo pārskata gadu kļūdas:

• nodala summas, kas attiecas uz iepriekšējiem pārskata gadiem un kas uz pārskata gadu,
• par summām, kas attiecas uz iepriekšējiem pārskata gadiem, izmaiņas atzīst atbilstošajā bilances aktīva vai pasīva kontā un iepriekšējo gadu budžeta izpildes rezultātā.

Par summām, kas attiecas uz pārskata gadu vai nebūtiskām iepriekšējo periodu kļūdām, izmaiņas atzīst pārskata perioda ieņēmumos vai izdevumos.

Kļūdu labojumus grāmato, ņemot vērā Valsts kases noteikto būtiskuma līmeni, un būtiskas kļūdas skaidro finanšu pārskata pielikumā.

Vēl viens jaunums — Valsts kase ir izstrādājusi kalkulatoru, kuru izmantojot iestāde var aprēķināt būtiskumu kļūdu labojumiem, finanšu pārskata skaidrojumiem, koriģējošiem un nekoriģējošiem notikumiem pēc bilances datuma.

Kalkulators bija pieejams pagājušogad, un vēl paralēli Valsts kase publicē aprēķinātos būtiskuma līmeņus tām iestādēm, kuras savus pārskatus iesniedz ePārskatu sistēmā. Ar laiku paliks tikai kalkulators, kas būs turpmāk arī jāizmanto būtiskuma noteikšanā budžeta iestādēm.

Atcerieties dokumentēt inventarizācijas rezultātus, veidot iekšējos attaisnojuma dokuments, lai būtu dokumentāls pamatojums veiktajām darbībām, arī grāmatojumiem.

Uzsvēru tikai dažus akcentus, kuriem pievērst uzmanību. Jāatceras, ka apliecinājumā pie gada pārskata būs jāapstiprina, ka ir veikta visu aktīvu un pasīvu inventarizācija.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2024. gada janvāra (505.) numurā.