Jau labu laiku neviens grāmatvedis vairs nebrīnās, saņemot rēķinu ar uzrakstu “šis rēķins ir sagatavots elektroniski un ir derīgs bez paraksta”. Reti kurš vairs izmanto papīra formāta rēķinus, jo tas ir lieks laika un izmaksu patēriņš. Tomēr izrādās, ka arī ieskenēts attēls vai pdf fails vēl nav uzskatāms par patiešām elektroniska formāta rēķinu jeb e-rēķinu. Par to, kas ir e-rēķini un kā tie maina grāmatveža darba ikdienu, stāsta Edgars Strazds, uzņēmuma “Fitek” vadītājs Latvijā.

Par e-rēķinu tiek uzskatīts datorizēts (mašīnlasāms) rēķins. Tas ir datu kopums, kas parasti ir sagatavots xml faila formātā, un to var ielasīt un apstrādāt ikvienā grāmatvedības sistēmā. Galvenā e-rēķina atšķirība no pdf formāta rēķiniem ir tieši automātiskās apstrādes iespēja – šajā gadījumā grāmatvedim nav manuāli jāievada (jāpārraksta) dati.

“E-rēķini ļauj veikt automātiskus grāmatojumus. Grāmatvedības sistēmās ir apstiprināšanas moduļi, kuros var paredzēt, ka, ja uzņēmumam katru mēnesi ienāk rēķins, piemēram, no “Latvenergo”, tas tiek iegrāmatots noteiktā veidā uz noteiktiem izmaksu posteņiem. Ja rēķins katru mēnesi ir aptuveni vienādi liels, tad to var šādi automātiski iegrāmatot, un grāmatvedim tajā praktiski nav jāiesaistās. Turklāt, ja uzņēmuma grāmatvedības sistēma ir saslēgta kopā ar banku maksājumiem, un, ja rēķina summa atbilst noteiktiem limitiem, tad var tikt arī automātiski sagatavots maksājums internetbankā, kuru pēc tam atliek tikai apstiprināt. Līdz ar to principā plūsmu var automatizēt tādā mērā, ka grāmatvedis rēķinam vispār “nepieskaras”,” skaidro E. Strazds.

Patlaban e-rēķinus vismaz reizi pa reizei izmanto ap 10-15% Latvijas uzņēmumu, bet e-rēķini ar laiku kļūs arvien izplatītāki un, iespējams, līdz ar arvien tālāku norēķinu un nodokļu sistēmu digitalizāciju, tie kaut kad pilnībā aizstās līdzšinējos papīra vai pdf rēķinus. Igaunijā jau no šāgada 1. jūlija valsts noteikusi uzņēmumiem pienākumu izrakstīt valsts sektoram tikai e-rēķinus (piemēram, par pakalpojumiem, kas sniegti publiskā iepirkuma ietvaros). E. Strazds prognozē, ka arī Latvijā šāda prasība varētu stāties spēkā jau tuvāko divu gadu laikā. Jau šobrīd uzņēmumi, ja paši to vēlas, var sūtīt valsts iestādēm e-rēķinus – no 2019. gada aprīļa stājies spēkā regulējums, kas paredz, ka iestādēm jāspēj pieņemt arī e-rēķins.

Interviju ar Edgaru Strazdu par e-rēķinu sistēmu pielietojumu grāmatvedībā iespējams lasīt žurnāla “Bilance” 2019. gada septembra (Nr. 9 (453)) numurā.

Abonentiem ir iespēja lasīt VISUS līdz šim izdotos žurnāla BILANCE numurus ELEKTRONISKI!

Žurnālu 2019. gadam var ABONĒT ŠEIT!