Norēķinu uzskaitē ar debitoriem pirmais un galvenais nosacījums – laikus dokumentēt parādu rašanos, uzsver Ilvija Ozoliņa, nodokļu konsultante, sertificēta praktizējoša grāmatvede ar divdesmit gadu pieredzi, grāmatvedības kursu pasniedzēja, nodokļu semināru lektore.

Jāņem gan vērā atšķirības, kas rodas, grāmatvedim strādājot kā darba ņēmējam un kā ārpakalpojuma sniedzējam. Ja pirmajā gadījumā iespējams laikus pamanīt un iegrāmatot visus jaunos debitoru rēķinus, tad ārpakalpojumā tas ne vienmēr ir tik vienkārši, jo pastāv laika nobīde.

“Katram grāmatvedim jāizvērtē riski, ikviens klients atsevišķi. Ar katru uzņēmēju jāvienojas par to, cik regulāri un bieži notiek dokumentu iesniegšana – mēnesi vai katru nedēļu,” iesaka I. Ozoliņa.

Parādu dokumentēšana bez kavēšanās ir svarīga, lai varētu laikus reaģēt uz situāciju, ja kāds debitors kavē rēķina apmaksu. Viena vai divas dienas vēl nebūtu pamats satraukumam (lai gan tas atkarīgs no samaksas termiņa), taču, ja kavējums ir ilgāks, būtu nepieciešams vai nu sazvanīties vai uzrakstīt debitoram atgādinājuma vēstuli.

Otrs nosacījums – precīzi uzskaitīt norēķinus ar katru debitoru atsevišķi. Grāmatvedības datorprogrammās to ir ērti izdarīt. Atliek ievadīt attaisnojuma dokumentu, kas attiecas uz konkrēto debitoru, kamēr grāmatvedības uzskaites konts var palikt viens (nevajag katram debitoram vērt vaļā savu grāmatvedības kontu).

Veidojot uzņēmuma kontu plānu, svarīgi ievērot, lai tas nebūtu pārāk sadrumstalots. Īpaši svarīgi debitoru norēķinos vienmēr ievadīt precīzu samaksas termiņu. Kad ievadīta informācija par debitoru, summām, samaksas termiņiem, jāsalīdzina, vai grāmatvedības programmas uzskaitē redzamā rēķina kopsumma sakrīt ar to, ko redzam pašā rēķinā (papīra vai elektroniskajā).

Tāpat ieteicams regulāri izvērtēt debitoru parādu atgūšanas iespējamību. “Ievācam visu iespējamo informāciju, vērtējam, kā debitors telefoniski reaģē – vai jau nav saklausāmas vēsmas, ka debitors vairs neapgalvo tik pārliecinoši, ka parādu spēs samaksāt. Varbūt parādās kāda publiska informācija par konkrētā debitora problēmām, maksātnespēju,” rekomendē eksperte.

Ja naudas atgūšana sāk izskatīties apšaubāma, jāapsver doma veidot uzkrājumus nedrošiem debitoru parādiem; protams, to grāmatveži neizlemj vienpersoniski, bet gan runājot ar vadītāju, kurš pieņem lēmumu.

Finanšu pārskatos debitoru parādu atlikumu jāatspoguļo neto vērtībā, kas aprēķināta, no šo parādu uzskaites vērtības atbilstoši grāmatvedības reģistru datiem atskaitot nedrošiem parādiem izveidoto uzkrājumu atlikumus. Tas jādara tāpēc, ka bilancei un aktīviem jārada patiess priekšstats. “Nevaram domāt tā – neveidošu uzkrājumus, jo tad nebūs problēmu ar nodokļiem,” norāda I. Ozoliņa.

I. Ozoliņas vadīto “Bilances Akadēmijas” e-semināru “Debitori un to uzskaites kārtība” video ierakstu iespējams iegādāties e-veikalā šeit.

Vairāk par debitoru parādu iegrāmatošanu lasiet portālā:

• Jaunas izmaiņas Uzņēmumu ienākuma nodokļa likumā (grozījumi likuma 9. pantā par UIN piemērošanu debitora parādiem).
• VID par debitoru parādiem un nodokļu samaksas termiņa pagarinājumu saistībā ar karadarbību Ukrainā
• Nepieciešamās darbības kvalitatīva gada pārskata sagatavošanā