0,00 EUR

Grozs ir tukšs.

GRĀMATVEDĪBAKas ir iekšējās kontroles sistēma, un kāpēc tā ir nepieciešama

Kas ir iekšējās kontroles sistēma, un kāpēc tā ir nepieciešama

Kas ir iekšējā kontrole? Kontrole — darbība, kas sniedz pārliecību, ka tiek darīts tas, kas iecerēts, un tiks sasniegts tas, kas plānots. Iekšējā kontrole — process, kurā organizācija regulē tās darbību, lai efektīvi un produktīvi izpildītu savu misiju un sasniegtu mērķus.  Iekšējās kontroles sistēma (IKS) — risku vadības, kontroles un pārvaldības pasākumu kopums, kura uzdevums ir nodrošināt organizācijas:  mērķu sasniegšanu,  efektīvu darbību,  aktīvu aizsardzību,  pārskatu ticamību,  darbības atbilstību tiesību aktiem.  Iestāžu vadītāji organizē iestādes funkcijas pildīšanu un atbild par to,…


Lai turpinātu lasīt šo rakstu,
nepieciešams iegādāties abonementu

9 € / mēnesī*

Pirmās 15 dienas bez maksas

Abonēt

*Abonements tiek atjaunots automātiski, līdz izvēlaties to pārtraukt
 Esi BilancePLZ abonents?
Pieslēgties

Pierakstīties
Paziņot par
0 Komentāri
Iekļautās atsauksmes
Skatīt visus komentārus

Kas ir iekšējās kontroles sistēma, un kāpēc tā ir nepieciešama
Ilustrācija: © reety – stock.adobe.com

Sandra Bāliņa, LNKA sertificēta nodokļu konsultante
Sandra Bāliņa, LNKA sertificēta
nodokļu konsultante
Foto: Aivars Siliņš

Kas ir iekšējā kontrole?

Kontrole — darbība, kas sniedz pārliecību, ka tiek darīts tas, kas iecerēts, un tiks sasniegts tas, kas plānots.

Iekšējā kontrole — process, kurā organizācija regulē tās darbību, lai efektīvi un produktīvi izpildītu savu misiju un sasniegtu mērķus. 

Iekšējās kontroles sistēma (IKS) — risku vadības, kontroles un pārvaldības pasākumu kopums, kura uzdevums ir nodrošināt organizācijas: 

  • mērķu sasniegšanu, 
  • efektīvu darbību, 
  • aktīvu aizsardzību, 
  • pārskatu ticamību, 
  • darbības atbilstību tiesību aktiem. 

Iestāžu vadītāji organizē iestādes funkcijas pildīšanu un atbild par to, vada iestādes administratīvo darbu, nodrošinot tā nepārtrauktību, lietderību un tiesiskumu, tajā skaitā pārvalda iestādes finanšu, personāla un citus resursus, kā arī izveido iestādes iekšējās kontroles sistēmu, uzrauga un uzlabo to un ir atbildīgi par līdzekļu efektīvu un ekonomisku izlietošanu atbilstoši paredzētajiem mērķiem.

Par iekšējās kontroles sistēmas izveidošanu atbildīgs ir iestādes vadītājs.

Iestādes vadītājs nodrošina un ir atbildīgs par grāmatvedības kontroles sistēmas izstrādi, ieviešanu un uzturēšanu, sistemātiski veicot tās efektivitātes pārbaudi.

Struktūrvienību vadītāji — tieši atbildīgi par visām organizācijas darbībām, tostarp par iekšējās kontroles sistēmas izstrādi, ieviešanu, darbību pareizības uzraudzību, uzturēšanu un dokumentēšanu. 

Viņu atbildības joma atšķiras atkarībā no pienākumiem organizācijā un organizācijas īpatnībām.

Iekšējie auditori — pārbauda un sekmē iekšējās kontroles sistēmas nepārtrauktu efektivitāti, izstrādājot novērtējumus un ieteikumus, tādēļ viņi ir būtiski nozīmīgi, lai iekšējās kontroles sistēma būtu efektīva. 

(Tomēr auditori nav atbildīgi par vadības pamatuzdevumu — izstrādāt, ieviest, uzturēt un dokumentēt iekšējās kontroles sistēmu.) 

Personāls — sekmē iekšējās kontroles sistēmas darbību. 

Iekšējā kontrole tieši vai netieši ietilpst ikviena darbinieka pienākumos. Darbiniekiem ir pienākums īstenot iekšējās kontroles darbības un ziņot par problēmām darba procesā, neatbilstīgu rīcību vai pamatprincipu neievērošanu. 

Iekšējās kontroles sistēma — pamatprasības

  • Efektīva, lietderīga un ekonomiska iestādes darbība. 
  • Darbība sabiedrības interesēs. 
  • Labas pārvaldības nodrošināšana. 
  • Iespējamo korupcijas un interešu konflikta izveidošanās risku novēršana. 
  • Mantas un finanšu līdzekļu izšķērdēšanas, neefektīvas un nelietderīgas izmantošanas novēršana. 
  • Pieļauto kļūdu savlaicīga identificēšana un novēršana. 
  • Nepieciešamo uzlabojumu veikšana. 
  • Savlaicīgas, ticamas finanšu vai vadības informācijas iegūšana. 
  • Aizsardzība pret informācijas neatļautu izpaušanu. 
  • Darbība atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajai kompetencei. 

Lai nodrošinātu šo pamatprasību izpildi, iekšējās kontroles sistēmas izveidošana, uzraudzība un uzlabošana tiek īstenota, paredzot nepieciešamo risku vadības, uzraudzības, kontroles un pārvaldības pasākumu kopumu.

Novērst riskus un nodrošināt saprātīgu pārliecību par to, ka, veicot iestādes misiju, tiek sasniegti vispārīgie mērķi: 

  • nodrošināts sakārtots, ētiskām normām atbilstošs, ekonomisks, produktīvs un efektīvs darba process; 
  • nodrošināta darbības atbilstība spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem; 
  • garantēta resursu aizsardzība pret zaudējumiem, ļaunprātīgu izmantošanu un kaitējumu. 

Ko sekmē efektīva iekšējās kontroles sistēma

Iekšējā kontrole palīdz nodrošināt pietiekamu pārliecību, ka organizācija:

  • ievēro likumus un noteikumus; 
  • veicot sakārtotu, ekonomisku, efektīvu un produktīvu darbību, sasniedz plānotos rezultātus;
  • nodrošina resursu aizsardzību pret krāpšanos, izšķērdēšanu, ļaunprātīgu izmantošanu un nesaimniecisku rīcību;
  • nodrošina kvalitatīvus produktus un pakalpojumus, kas atbilst organizācijas misijai; 
  • attīsta un uztur ticamu finanšu un vadības informāciju. 

IKS shema

Iekšējās kontroles sistēma — normatīvais regulējums

Iekšējās kontroles sistēma — normatīvais regulējums

Iekšējās kontroles sistēma — citi metodiski materiāli

Iekšējās kontroles sistēma — citi metodiski materiāli

Vienots process

Iekšējā kontrole nav atsevišķs notikums vai gadījums, bet gan pasākumu virkne, kas ietekmē visas iestādes darbības. Šie pasākumi ir nepārtraukti ietverti visos iestādes darba procesos. Tie attiecas uz visu organizāciju un raksturo organizācijas vadības stilu. Pretēji dažu novērotāju uzskatam iekšējā kontrole nav organizācijas darbībai pievienots vai uzspiests process vai neizbēgams slogs. Iekšējās kontroles sistēma ir cieši saistīta ar iestādes darbībām, un tā visefektīvāk darbojas, ja ir ietverta iestādes infrastruktūra un ir būtiska organizācijas daļa. Iekšējo kontroli vajadzētu veidot kā neatņemamu kopējas struktūras daļu, nevis papildu elementu. Šādi veidotu iekšējo kontroli var vieglāk integrēt vadības plānošanas, izpildes un uzraudzības pamatprocesos. Kopējā struktūrā ietvertā iekšējā kontrole būtiski ietekmē arī izmaksas. Jaunu kontroles procedūru pievienošana jau esošām procedūrām rada papildu izdevumus. Bieži vien organizācija var izvairīties no nevajadzīgām procedūrām un izmaksām, ja tā mērķtiecīgi izpēta esošos darba procesus un iespējas tos izmantot efektīvas iekšējās kontroles nodrošināšanai, integrējot kontroles funkcijas savā pamatdarbā.

Fakti par iekšējās kontroles sistēmu

  • Iekšējā kontrole sākas ar spēcīgu iekšējās kontroles vidi. 
  • Iekšējie auditori ir svarīga iekšējās kontroles sistēmas sastāvdaļa, tomēr darbības vadītājs ir kontroles īpašnieks. 
  • Iekšējā kontrole ir saistīta ar visiem organizācijas līmeņiem, procesiem un darbībām. 
  • Iekšējās kontroles rosina veikt pareizās lietas īstajā laikā, tādēļ tās ir izmaksu efektīvas. 
  • Iekšējās kontroles tiek integrētas organizācijas procesos, nevis tiek veidotas kā papildu process. 

Iekšējās kontroles sistēma — organizatoriskais ietvars

Iestādes vadītājs — 

  • iestādes pārvaldība, 
  • mērķu definēšana, 
  • pienākumu un atbildības deleģēšana. 

Struktūrvienību vadītāji, vidējā līmeņa vadītāji —

  • mērķu sasniegšana, 
  • uzdevumu izpildes uzraudzība. 

Darbinieki —

  • savlaicīga un kvalitatīva darbu izpilde. 

Iekšējās kontroles sistēma — COSO modelis

Spēkā esošais iekšējās kontroles sistēmas modelis tiesiskajā regulējumā Latvijā pamatā ir balstīts uz COSO modeļa bāzes. 

COSO modelis ir viens no visplašāk izmantotajiem iekšējās kontroles sistēmas modeļiem.

COSO nosaka vairākus iekšējās kontroles mērķus un principus, kuri tiek ilustratīvi parādīti COSO kubā.

Integrētās iekšējās kontroles sistēmas trīs dimensijas 

Mērķu sasniegšanas kategorijas

Integrētās iekšējās kontroles sistēmas trīs dimensijas 

Kontroles elementi 

Galvenie mērķi: 

  • darbības, 
  • ziņošana, 
  • atbilstība. 

Iekšējā kontrole sastāv no pieciem savstarpēji saistītiem elementiem, kas veido efektīvu shēmu, kā izveidot un analizēt iekšējās kontroles sistēmu institūcijās: 

  • kontroles vide, 
  • darba izpilde un risku vadība,
  • informācija un komunikācija, 
  • kontroles pasākumi,
  • uzraudzība. 

Kontroles vide

  • Vadības un personāla personīgais un profesionālais godīgums, kā arī ētiskās vērtības un vadības priekšzīme (t.i., vadības filozofija un darba stils). 
  • Augstākā līmeņa vadība ir neatkarīga no vadības un nepārtraukti pārrauga iekšējo kontroļu attīstību un sniegumu. 
  • Organizatoriskās struktūras, ziņošanas biežuma, atbildīgo noteikšana saskaņā ar organizācijas mērķiem. 
  • Cilvēkresursu stratēģija (piesaistīšana, attīstīšana, saglabāšana) un prakse saskaņā ar organizācijas mērķiem. 
  • Tiek prasīta atbildība no organizācijas atbildīgajām personām par iekšējām kontrolēm. 

Risku novērtējums

  • Riska identificēšana un sasaistīšana ar organizācijas mērķiem. 
  • Riska novērtējums un risku vadības noteikšana. 
  • Pastāvošo krāpšanas iespēju identificēšana risku noteikšanas un novērtēšanas procesā. 
  • Iespējamo izmaiņu, kas var ietekmēt iekšējās kontroles sistēmu, identificēšana un novērtēšana. 

Informācija un saziņa

  • Svarīgas, kvalitatīvas informācijas nodrošināšana iekšējo kontroļu atbalstam. 
  • Iekšējās komunikācijas nodrošināšana iekšējās kontroles sistēmas atbalstam. 
  • Ārējā komunikācija par iekšējo kontroļu funkcionēšanai svarīgām jomām. 

Kontroles pasākumi

  • Izvēlēties un attīstīt kontroles darbības, lai mazinātu riskus mērķu sasniegšanai. 
  • Izvēlēties un attīstīt IT kontroles darbības mērķu sasniegšanai. 
  • Iestrādāt kontroļu darbības organizācijas normatīvos un procedūrās. 

Uzraudzība

  • Izvēlēties, izveidot un izpildīt patstāvīgu/atsevišķu novērtēšanu. 
  • Novērtēt un laikus ziņot atbildīgajām personām par konstatētajām nepilnībām un veikt nepieciešamās darbības. 

Iekšējās kontroles sistēma — elementi darbības plānošanā

  • Noteikts iestādes mērķis un vērtības. 
  • Apstiprināti institūcijas vadības dokumenti. 
  • Noteikti sasniedzamie darbības rezultāti. 
  • Darbiniekiem noteikti mērķi un uzdevumi atbilstoši institūcijas vadības dokumentiem. 

Kontroles vides izveidošana

Kontroles vides pamats: 

  • struktūra,
  • disciplīna,
  • mikroklimats, 
  • noteikta iestādes mērķiem un darbībai atbilstoša iestādes struktūra, 
  • apstiprināti nolikumi un darbinieku amatu apraksti, 
  • iestādes iekšējos n/a noteikta loģiska, viegli pārskatāma un kontrolējama rīcības un atbildības deleģēšana, nodrošinot lēmumu pieņemšanas efektivitāti, 
  • apstiprināta un ieviesta personāla vadības politika, 
  • apstiprināti iekšējās kārtības noteikumi, 
  • apstiprinātas iestādes ētikas prasības, kas ir saistošas iestādes vadībai un darbiniekiem.

Risku noteikšana, analīze un novērtēšana

Risku, kas kavē mērķu sasniegšanu, novērtējums, atbilstoša risku pārvaldības stratēģija: 

  • apzināti iekšējie un ārējie riski, kas var traucēt iestādes mērķu sasniegšanu, 
  • novērtēta riska rašanās varbūtība (risku lielums) un ietekme uz mērķa sasniegšanu, 
  • apzināts iestādes pieņemamais risku līmenis, tos klasificējot no būtiskiem līdz maznozīmīgiem. 

iekšējās kontroles sistēma

Kontroles pasākumu īstenošana

Kontroles pasākumi:

  • preventīvi, 
  • detektīvi,
  • integrēti. 

NB! Ieguldījumi nedrīkst pārsniegt radītos ieguvumus, ekonomiski izdevīgas korektīvās darbības. 

Kontroles veidi

Preventīva — izslēdz nevēlamo notikumu iestāšanos (aizslēgt durvis.) 

Detektīva — konstatē nevēlamo notikumu, kas ir iestājies (drošības kameras).

un 

Automātiska — veicami automātiski procesi.

Manuāla — persona veic manuāli procesa ietvaros.

Kontroles pasākumu īstenošana

  • Noteiktas deleģēšanas, lēmumu pārbaudes, saskaņošanas un apstiprināšanas procedūras. 
  • Nodrošināta materiālo un finanšu resursu aizsardzība noteiktas pienākumu nošķiršanas, korupcijas un interešu konflikta novēršanas procedūras. 
  • Izveidota sistēma pārskatu sniegšanai par sasniegtajiem rezultātiem. 
  • Veikta regulāra darbinieku darba izpildes novērtēšana. 
  • Noteikti galvenie procesi un jomas, kurās nepieciešama vienveidīga rīcība vienādos gadījumos. 
  • Īstenoti risku vadības pasākumi u.c. 

Grāmatvedības kontrole 

Priekšnoteikumi grāmatvedības kontroles efektīvai darbībai: 

  • grāmatvedības kārtošanas funkcija ir atdalīta no pārējām saimnieciskās darbības funkcijām, 
  • grāmatvedības kārtošanu veic konkrētos grāmatvedības jautājumos kompetenta persona.

Iestādes vadītājs nodrošina un ir atbildīgs par grāmatvedības kontroles sistēmas izstrādi, ieviešanu un uzturēšanu, sistemātiski veicot tās efektivitātes pārbaudi. 

Informācijas un saziņas nodrošināšana

Informācija:

  • ticama,
  • pilnīga,
  • pareiza,
  • svarīga.

Efektīva informācija un saziņa par iekšējiem un ārējiem notikumiem visā iestādē: 

  • iestādes darbinieki ir informēti par iestādes mērķi, institūcijas vadības dokumentiem, iekšējiem normatīvajiem aktiem un ētikas principiem; 
  • iekšējās informācijas aprites un saziņas sistēma nodrošina vadītājiem un darbiniekiem nepieciešamo informāciju; 
  • izstrādātas procedūras, lai sniegtu informāciju sabiedrībai; 
  • izveidota dokumentu aprites un uzglabāšanas sistēma, lai iestādē nodrošinātu atbilstošu, aktuālu, precīzu un pieejamu informāciju; 
  • izstrādāta informācijas sistēmu drošības politika, un darbinieki ar to ir iepazīstināti. 

Uzraudzība

Veidi: 

  • nepārtraukta uzraudzība, 
  • periodiska uzraudzība, 
  • atskaites par nepilnībām.

Dinamisks process, atbilde uz jauniem riskiem un pārmaiņām. 

Mainīga iekšējās kontroles sistēma.

Stipras iekšējās kontroles sistēmas ieguvumi

  • Kļūdu efektīva novērtēšana un samazināšana. 
  • Svarīgo jomu identificēšana un novērtēšana. 
  • Darbinieku un resursu aizsardzība. 
  • Finanšu rezultātu savlaicīga, precīza un pilnīga ziņošana. 
  • Organizācijas mērķu sasniegšana un stratēģijas īstenošana.

Vājas iekšējās kontroles sekas

Organizācijas darbības pārtraukšana 

Sistēmas bojājumi un atkārtoti kļūdu labojumi. 

Kļūdaini vadības lēmumi 

Balstīti uz kļūdainu, neprecīzu un maldinošu informāciju. 

Krāpšana, piesavināšanās, zādzība 

Vadības, darbinieku, klientu, piegādātāju vai kādas citas personas sodāmas darbības.

Normatīvās sankcijas 

Sodi par darbības neatbilstību normatīvajiem aktiem.

Pārmērīgas izmaksas

Neparedzētas izmaksas, no kurām būtu bijis iespējams izvairīties.

Iekšējās kontroles sistēmas ierobežojumi

Cilvēki (pārsteidzīgs spriedums, kļūda, paviršība, nogurums, izklaidība, slepenas norunas, apzināta ignorēšana).

Resursu nepietiekamība (ieguvumi un ieguldījumi pret risku). 

Vadības attieksme. 

Gadījumi, kad funkcija ir nodota ārpakalpojumā, deleģējumā. 

Iekšējās kontroles sistēma — dokumentācija

Kāpēc ir nepieciešama iekšējās kontroles dokumentācija?

Iekšējās kontroles sistēmas dokumentācija ir rakstisks pierādījums par iekšējās kontroles procesa elementiem, kā arī organizācijas struktūru, stratēģiju, darbības veidiem un attiecīgiem mērķiem un kontroles pasākumiem 

Tai jāietver vismaz šādi dokumenti:

  • vadības norādījumi,
  • pārvaldes darbības plāni,
  • procedūru rokasgrāmatas un grāmatvedības uzskaites iekšējie normatīvi.

Iekšējā kontrole tiek būvēta tikai mijiedarbībā ar organizācijas pārvaldības struktūru un risku vadības procesa rezultātiem, lai noteiktu optimālāko kontroles modeli.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2020. gada decembra (468.) numurā.

Kļūda rakstā? Iezīmējiet tekstu un spiediet Ctrl+Enter, lai nosūtītu labojamo teksta fragmentu redaktoram!

Pareizrakstības kļūdas ziņojums

Redaktoriem tiks nosūtīts šāds teksts: