Normatīvie akti nosaka vispārīgas prasības elektronisko dokumentu pārvaldībā, bet tajos nav ietverts detalizēts skaidrojums par šo prasību praktisko izpildi. Kas ir elektroniskais dokuments un elektroniskais paraksts? Kā rakstīt datumu elektroniskajā dokumentu un vai tas jāraksta, ja dokuments parakstīts ar drošo elektronisko parakstu? Kā saglabāt saņemto dokumentu, ja nav elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmas? Kā reģistrēt elektronisko dokumentu? Kā atbilstoši uzskaitīt un saglabāt elektronisko dokumentu? Ko darīt ar elektronisko pastu?
Atbildes uz šiem un citiem ar elektronisko dokumentu izmantošanu saistītiem jautājumiem varēs saņemt 19. maijā rīkotā BILANCES AKADĒMIJAS tiešraides e-semināra “Elektroniskie dokumenti. E-paraksts” laikā. Skaidrojumus ar praktiskiem piemēriem sniegs Ilga Robežniece. Lektorei ir vairāk nekā 20 gadu pieredze dokumentu pārvaldībā un 18 gadu pieredze arhīvu pārvaldībā.
Ieskatam sniedzam I.Robežnieces atbildi uz šādu jautājumu:
Vai elektroniskajā dokumentā , kurš parakstīts ar drošo e- parakstu un laika zīmogu jāraksta datums? No kura brīža elektroniskais dokuments iegūst juridisku spēku? Kāda nozīme ir dokumenta datumam? Kā izdarīt atbilstoši normatīvajam regulējumam, lai nerastos riski dokumentu izmantojot, kā pierādījumu?
Dokumenta datuma noteikšanu regulē Ministru kabineta 2018. gada 4. septembra noteikumu Nr. 558 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” 14. punkts.
Tas noteic, ka “rekvizītā “dokumenta datums” norāda dokumenta parakstīšanas datumu (protokolā – attiecīgās protokolētās sēdes, sapulces vai apspriedes norises datumu, aktā – attiecīgās aktā norādītās darbības datumu vai šīs darbības pēdējās dienas datumu). Ja dokumentam ir vairāki autori, dokumenta datums ir pēdējā paraksta datums.”
Attiecīgi dokumenta datums ir jānorāda pašā dokumentā.
Laika zīmoga datums norāda tikai un vienīgi laiku, kad dokuments ir parakstīts, nevis nosaka, ka laika zīmoga laiks ir attiecīgā dokumenta datums. Kādu datuma pieraksta veidu izvēlēties – īso vai garo, skaidrosim nodarbību laikā!
Jautājumus jau iepriekš semināra vadītājam var iesūtīt: [email protected].
Atgādinām, ka e – seminārs ir tiešraides seminārs interneta vidē, kuru var vērot savā datorā, kas ir pieslēgts internetam. E-semināra dalībniekiem ir iespēja sekot līdzi lektora vizuālajai un audio prezentācijai, kā arī rakstiski vai mutiski uzdot jautājumus un piedalīties diskusijā.
Pēc pieteikšanās un rēķina apmaksas uz Jūsu norādīto e-pasta adresi tiks nosūtīts apstiprinājums ar unikālu saiti (linku).
Papildinformācija par to, kā līdzdarboties seminārā, Jums tiks sniegta tiešraidē īsi pirms e-semināra sākuma. Neskaidrību gadījumā uz Jūsu jautājumiem atbildēs Klientu serviss: tālr. 67606110, e-pasts: [email protected].
