Aicinu padomāt par darbiem, kas laikus sakārtojami vai pārskatāmi, lai, nododot budžeta iestādes gada pārskatu, varētu mierīgu sirdi parakstīt apliecinājuma veidlapu par gada pārskatā sniegtās informācijas patiesumu.

Gada pārskats kā vienots kopums sastāv no vadības ziņojuma, finanšu pārskata, budžeta izpildes pārskata un apliecinājuma Valsts kasei (Finanšu ministrijai) par gada pārskatā sniegtās informācijas patiesumu. Šajā rakstā vairāk par apliecinājumu.

Apliecinājuma forma

Ministru kabineta 2019.gada 19. jūnija noteikumos Nr. 344 “Gada pārskata sagatavošanas kārtība” (turpmāk – MK noteikumi) 7. pielikumā noteikta apliecinājuma forma.

Arī iepriekš apliecinājums bija jāsniedz pie konsolidētā gada pārskata, un bija noteikts, ka ministrijas un centrālās valsts iestādēs to sagatavoja atbilstoši Valsts kontroles noteiktajai struktūrai, un pašvaldības šo dokumentu sagatavoja atbilstoši Ministru kabineta 2013.gada 15. oktobra noteikumos Nr. 1115 “Gada pārskata sagatavošanas kārtība” (turpmāk – MK noteikumi Nr. 1115) noteiktajai struktūrai. Iestāde, kura veica konsolidāciju, noteica kārtību, kādā padotības iestādes sniedz apliecinājumu augstākai iestādei.

Par papildinājumiem un jaunumiem. Pirmkārt, saskaņā ar MK noteikumiem apliecinājums par gada pārskatā sniegtās informācijas patiesumu jāsniedz pie katra atsevišķā gada pārskata un pie konsolidētā gada pārskata, izmantojot MK noteikumos 7. pielikumā noteikto veidlapu. Ministrija vai pašvaldība nosaka gada pārskata sagatavošanu, kurā ietver kārtību, kādā konsolidācijā iesaistītās iestādes iesniedz apliecinājumu par gada pārskatā sniegtās informācijas patiesumu.

Otrkārt, apliecinājumu paraksta divas personas – iestādes vadītājs vai pilnvarota persona un atbildīgais finanšu darbinieks.

Personas, kuras parakstīs šo dokumentu, apliecinās, ka grāmatvedības uzskaite notiek un gada pārskats ir sagatavots atbilstoši normatīvo aktu prasībām un ka grāmatvedības uzskaites process ir organizēts tā, lai grāmatvedības sniegtā informācija ir patiesa, salīdzināma, savlaicīga, nozīmīga un saprotama.

Manā ieskatā ir labi, ka ir tapusi šāda apliecinājuma strukturētā forma, jo, iepazīstoties ar to, var saprast, kādi preventīvie procesi jāorganizē iestādē, lai sagatavotu kvalitatīvu gada pārskatu.

Izmaiņas apliecinājuma veidlapā

Turpmāk salīdzinātas prasības, kas bija jāiekļauj vecajā apliecinājumā un kas ir jaunajā apliecinājuma veidlapā, lai uzskatāmāk būtu redzamas izmaiņas.

Apliecinājumā ne tikai jāapliecina, ka norādītās prasības un procedūras ir ieviestas un tiek ievērotas, bet arī skaidri jānorāda tās jomas, kurās nav vēl viss sakārtots, kā nepieciešams, un papildus jāsniedz skaidrojums par plānotajiem ieviešanas pasākumiem un datumiem, kad tie tiks realizēti. Līdz ar to, ieskatoties šajā dokumentā, būs redzams paveiktais un tas, kas vēl nākotnē darāms, kā arī iespējamās riska zonas.

Prasības ir ne tikai par grāmatvedības uzskaiti pēc būtības, bet arī par iekšējo kontroli iestādē. Apliecinājumā iekļautas jomas, kuras saistītas ar iekšējās kontroles sistēmas izveidi, grāmatvedības jautājumos kompetentu personu iesaisti grāmatvedības kārtošanā, aktīvu un pasīvu uzskaites pilnīgumu un piesardzību to uzrādīšanā.

Šogad visām iestādēm ir jāatjauno grāmatvedības uzskaites kārtība, un tām jābūt atjaunotām, pirms aicina ciemos revidentu. Tā nu iznāk, ka vasara ir tas laiks, kad pārskatīt iekšējos normatīvos dokumentus un tos sakārtot, turklāt konsolidējošajām iestādēm vēl jākontrolē, lai visas konsolidācijā iesaistītās iestādes nodrošinātu vienotu principu piemērošanu grāmatvedības uzskaitē un pārskatu sagatavošanā.

Jauna prasība apliecinājumā ir atsevišķi apstiprināt, ka veikta visu aktīvu un pasīvu inventarizācija. Šāda prasība izriet no likuma “Par grāmatvedību”, kas ikvienam uzliek pienākumu noteikt visas uzņēmuma vai iestādes mantas vai lietojumā esošās mantas apjomu dabā, kā arī salīdzināt uzņēmuma vai iestādēs un debitoru un kreditoru prasījumu saistību summas.

Ministru kabineta 2003. gada 21. oktobra noteikumi Nr. 585 “Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju”, paskaidrojot likuma normu, vēl nosaka, ka budžeta finansētas institūcijas (likuma „Par budžetu un finanšu vadību” izpratnē) un no pašvaldību budžeta finansētas iestādes un daļēji finansētas atvasinātas publiskas personas, visi pilnīgi vai daļēji tieši no pašvaldību budžeta finansēti komersanti, biedrības vai nodibinājumi, veicot inventarizāciju, salīdzina datus par to īpašumā vai valdījumā esošiem nekustamā īpašuma objektiem ar attiecīgu valsts reģistru aktualizētiem datiem.

Debitoru un kreditoru iestādēm ir daudz, tomēr jāatceras, ka normatīvie akti tikai kredītiestādēm ļauj kreditoru parādus salīdzināt izlases kārtībā pēc būtiskuma principa, visiem pārējiem jāsalīdzinās ar katru debitoru un kreditoru. Likumā ir atļauts vienādu priekšmetu inventarizāciju veikt arī izlases viedā, lietojot datu izvērtēšanā matemātiskās statistikas metodes, kam jābūt aprakstītam inventarizācijas instrukcijā, lai trešā persona, pārbaudot informāciju, var iegūt tādus pašus datus un šie dati saskanētu ar to informāciju, ko iegūtu, ja šos materiālos līdzekļus inventarizētu vispārējā kārtībā (vienlaidus inventarizācija).

Prasība atsevišķi apliecināt, ka gada pārskatā sniegtā informācija atbilst grāmatvedības uzskaites datiem un ka naudas līdzekļu atlikumi sakrīt ar pārskatā norādīto informāciju, nedaudz pārsteidz, jo šķiet, ka tā ir pati par sevi saprotama lieta. Tomēr šādu prasību ietveršana var likt vēlreiz pārbaudīt, vai tiešām virsgrāmatas sintētiskajos kontos esošā informācija atbilst un saskan ar analītiskajos reģistros un kontos uzskaitīto informāciju. Papildu kontroles elements.

Sākot ar 2019. gadu, iestādēm jāapliecina, ka grāmatvedības kārtošanu veic grāmatvedības jautājumos kompetenta persona.

Te nu der ieskatīties likumā “Par grāmatvedību”, kur ir noteikts, ka grāmatvedības kārtošanu veic grāmatvedības jautājumos kompetenta persona – grāmatvedis, kuras kvalifikācija atbilst Ministru kabineta noteiktajai grāmatveža ceturtā vai trešā līmeņa kvalifikācijai un kuras kompetenci apliecina attiecīgs izglītības dokuments (diploms vai apliecība), kā arī tāda fiziskā persona, kuras kompetenci attiecīgajos grāmatvedības jautājumos apliecina pieredze vai atbilstošs sertifikāts un kura veic grāmatveža pienākumus. Jāpiebilst, ka būtu svarīgi, lai iestāde rastu iespējas un grāmatveži varētu ik pa laikam apmeklēt seminārus, lai pilnveidotu vai atsvaidzinātu zināšanas, jo Latvijā normatīvie akti strauji mainās un ne visu viens cilvēks uzreiz var izlasīt, izprast un spēt likt lietā.

Lai parakstītu apliecinājumu un uzrādītu, ka viss ir kārtībā, jāiesaistās grāmatvedim, galvenajam finanšu speciālistam, cilvēkam, kurš atbild par iekšējās kontroles sistēmas uzturēšanu, un iestādes vadītājam.

Tāpēc jau tagad rakstu par to, kas būs aktuāls vēlāk, lai varētu padomāt, pārskatīt, sakārtot un, sniedzot apliecinājumu pie gada pārskata, atzīmēt, ka iestādē viss ir kārtībā un darbojas labi, kā arī gada pārskats sniedz patiesu informāciju.