Kādam ir jāizskatās darba laika uzskaites sarakstam, kā tajā pareizi jāsummē stundas pa darba laiku, vakariem, brīvdienās un virsstundas? Kādas ir to summu savstarpējās sakarības/saskaitīšanas formulas?

Atbilde

Saskaņā ar Darba likuma (DL) 137. pantu darba devējam ir pienākums precīzi uzskaitīt katra darbinieka nostrādātās stundas kopumā, kā arī atsevišķi virsstundas, darbu nakts laikā, nedēļas atpūtas laikā un svētku dienās nostrādātās stundas, kā arī dīkstāves laiku. Turklāt pastāv pienākums uzskaites īpatnības darbiniekam paskaidrot, jo minētā uzskaite var būtiski iespaidot aprēķināto darba samaksu. 

Apmaksas noteikumus konkrētam darba veidam (amatam, specialitātei) var minēt, slēdzot darba līgumu, vai vismaz minēt tajā atsauces uz DL pantiem, kuros aprakstītas aprēķinos piemērojamās piemaksas. Cits variants — ņemot vērā firmas nozares specifiku, aprakstīt darba samaksas kārtību uzņēmuma iekšējos dokumentos un nodrošināt visiem darbiniekiem pieeju tiem.

Katram darbiniekam darba līgumā parasti noteikts darba laiks (darba dienas un nodarbinātības stundas, ko parasti norāda grafikā). Ja darba laiks katrā nedēļā ir pastāvīgs, tad grafika sastādīšanai ir mazāka nozīme, bet, ja noteikta summētā darba laika uzskaites organizācija, maiņu darbs, nepilns darba laiks, t. sk. neprognozējamais darba laiks, tad DL ir minētas konkrētas prasības par grafika iepriekšējo paziņošanu:

• ja darbinieka darba grafiks ir pilnībā vai lielākoties paredzams, darba līgumā norāda nolīgto dienas vai nedēļas darba laiku (DL 40. pants); 
• summētā darba laika gadījumā — darba devējam ir pienākums par to rakstveidā informēt darbinieku, norādot pārskata perioda ilgumu, kā arī laikus iepazīstināt darbinieku ar darba grafiku (DL 140. pants);
• ja noteikts maiņu darbs — darba devējam ir pienākums iepazīstināt darbiniekus ar grafikiem ne vēlāk kā vienu mēnesi pirms to stāšanās spēkā (DL 139. pants);
• ja ir nolīgts nepilns darba laiks un darba grafiks nav pilnībā vai lielākoties paredzams, norāda, ka darba grafiks ir mainīgs, kā arī ietver informāciju par to nolīgto darba laiku, kas ir garantētais apmaksātais darba laiks mēneša ietvarā, kā arī informāciju, kādā laikā darbinieks var veikt darbu vai viņam būtu pienākums veikt darbu, un informāciju par minimālo paziņošanas laiku pirms darba uzsākšanas vai tā atsaukuma (DL 40. pants).

Mēneša (vai pārskata perioda) laikā atbildīgā persona veic faktiskā darba laika uzskaiti tabelē. Ar to domāta kārtība, piemēram, uzņēmumā noteiktie kodi, ar kuriem darba laika tabelē atzīmē visas atkāpes no grafika (darbnespēja, atvaļinājums, attaisnotā un neattaisnotā prombūtne, dīkstāve u. c.). Normatīvie akti kodifikāciju nenosaka, tā ir uzņēmuma brīva izvēle.

Tabeles tiek iesniegtas grāmatvedībā, lai būtu iespēja veikt nostrādātā laika apmaksu.

Pastāv dažādi paņēmieni, kā atvieglot šo procesu.

Piemēram, ja grafikā var norādīt, ka darbinieks strādā no plkst. 8:00 šodien līdz plkst. 8:00 rītdien, vai no plkst. 17:00 līdz plkst. 8:00, tad tabelē tas izskatīsies savādāk: šodien — 16 st. un rīt — 8 st. pirmajā gadījumā, 7 un 8 stundas — otrajā. Vienlaikus jāparedz situācijas:

• kad vienas dienas stundas var sakrist ar svētku dienu (vai arī abas);
• pirmā diena ir mēneša pēdējā darba diena, bet otrā diena ir nākamā mēneša pirmā darba diena;
• jāpiebilst, ka dežūras laikā ir naktī nostrādātas stundas (periodā no plkst. 22:00 līdz plkst. 6:00, ja strādāts vairāk par divām stundām DL138. pants);
• jāpieņem lēmums, vai tiks apmaksātas visas stundas, vai no tām tiks izslēgti pārtraukumi.

Vienlaikus tieši atbilstoši tabelē uzrādītajai informācijai tiek noteiktas virsstundas, naktīs, svētkos nostrādātās (un nenostrādātās) stundas, dīkstāves periodi (darbinieka vai darba devēja vainas dēļ). Nozīme ir arī darbnespējas A lapas periodam, kārtējā atvaļinājuma un papildu atvaļinājuma periodam.

Atšķirīga stundu apmaksa 

Mēneša stundu apmaksas formula nav minēta normatīvajos aktos (vairāku situāciju dēļ), bet sakarību starp stundām mēģināšu paskaidrot. 

Pievērsīsim uzmanību dažu mēnešu kalendāriem:

• vispirms noteiksim katra mēneša normālo darba laiku;
• kā tiek apmaksātas nostrādātās stundas;
• kad un kāpēc jāapmaksā nenostrādātās stundas; 
• īpaša prasība apmaksai, ja bija noteikta minimālā darba alga/stundas likme.

Ņemot par pamatu Ministru kabineta 2015. gada 24. novembra noteikumu Nr. 656 «Noteikumi par minimālās mēneša darba algas apmēru normālā darba laika ietvaros un minimālās stundas tarifa likmes aprēķināšanu» skaidrojumu, secinu, ka normālā darba laika stundu skaitā mēnesī jāiekļauj svētku dienu stundu skaitu, ja darbinieks neveic darbu svētku dienā, kas iekrīt darbiniekam noteiktajā darba dienā. Turklāt jāiekļauj arī pirmssvētku saīsinātās dienas stundu, un tas izriet no Labklājības ministrijas izstrādātajām minimālajām stundas tarifa likmes tabulām (https://www.lm.gov.lv/lv/minimala-darba-alga). 

Precizēšu, ka secinājumi un tendences, kas izriet no rakstā minētajiem piemēriem, attiecināmi arī uz algām, kuras ir lielākas par minimālo, tomēr tieši minimālās algas saņēmējiem ir spēkā dažādas prasības, kas nav saistošas lielākām algām. 

Apskatīsim, kādas «sakarības» var izveidoties starp aprīlī esošajām (vai arī jebkurā citā mēnesī, kad ir svētku dienas un darbinieki tajās ir vai nav nodarbināti) stundām dažādās situācijās.

1. Ja faktiskais aprīļa darba laiks (tabelē) pārsniedz grafikā norādītās 160 stundas (neatkarīgi no iemesla), darbiniekam rodas virsstundas, kuras ir jāapmaksā kopskaitā, un papildus jāaprēķina piemaksa 100% no noteiktās stundas vai dienas algas likmes. Piemaksu par virsstundu darbu var aizstāt ar apmaksātu atpūtu citā laikā (DL 136. pants). 

2. Jāņem vērā virsstundu noteikšanas atšķirību summētā darba laika uzskaites gadījumā un regulāra normālā darba laika gadījumā. Ja darbiniekam noteikts normālais darba laiks, piemēram, pa nedēļām (40/8 vai 35/7), tad virsstundas nerodas, ja nav pārsniegts nedēļas normālais darba laiks arī tad, ja vienā dienā strādā lieku stundu, bet citā dienā tās pašas nedēļas laikā — vienu stundu mazāk. Tātad virsstundas skaitās nedēļas ietvarā. Tas pats attiecība pret maiņu darbu, jo tas pēc definīcijas uzskatāms par normālo darbu laiku. Savukārt, ja darbiniekam noteikts summētais darba laiks, tad virsstundas tiek skaitītas viena mēneša ietvarā vai uzskaites periodā (2, 3 mēneši), bet, ja noslēgts koplīgums, tad var 12 mēnešu periodā. Pie nepilna darba laika virsstundas parasti netiek noteiktas.

3. Kas attiecas uz svētku dienām, jāatšķir divas situācijas: ja darbinieks nebija strādājis svētkos, tad viņam tiek aprēķināta atlīdzība (lai dēļ nestrādāšanas neciestu ieņēmumi), bet, ja bija jāstrādā svētkos, tad ir jāapmaksā darbs un papildu piemaksa par darbu svētkos. Atšķirība būtiska: atlīdzība netiek ņemta vērā, nosakot vidējo izpeļņu, bet apmaksa par darbu svētkos (kopā ar piemaksu) ir iekļaujama vidējās izpeļņas aprēķinā.

Aprīļa normālais darba laiks (5 d.d. nedēļā un 8 st. d.d.) ir 20 dienas, no kurām 18 ir jāstrādā, bet 2 — attaisnotā prombūtne, kuru saskaņā ar DL 74. panta 1. daļas 8. punktu — jāapmaksā.

Ja darbinieks bija nodarbināts vienā, divās vai trijās svētku dienās, tad tabelē norādītās stundas ir jāapmaksā kopskaitā, un jāaprēķina piemaksa 100% no noteiktās stundas vai dienas algas likmes. Svētkos biežāk tiek nodarbināti darbinieki, kam noteikta summētā darba laika uzskaite, tādēļ jāņem vērā, ka viena mēneša ietvarā tiem mēdz būt gan virsstundas, gan darba stundas svētku dienā (diennaktī), tādēļ būtu jārēķina divas pēc likmes vienādas piemaksas (viena piemaksa neaizstāj otru).

4. Trešā standarta piemaksa ir, kad darbs noritēja nakts stundās: tas ir periods no plkst. 22:00 līdz plkst. 6:00, ja bija strādāts vairāk par divām stundām. Jāņem vērā, ka var gadīties par vienām un tām pašām stundām darbiniekam būtu vienlaikus jārēķina trīs piemaksas. Piemēram, dežūrējot no 9 uz 10. aprīli (8:00/8:00), sargam par darbu jāaprēķina alga par 24 stundām, piemaksa par darbu svētkos — par 24 stundām un piemaksa par darbu naktī — par 8 stundām. Vienlaikus kopā par mēnesi varētu izveidoties arī virsstundas.

5. Mazliet sarežģītāk uzskaitīt stundas gadījumos, kad darbiniekam vienā mēnesī ir atvaļinājums, darbnespēja vai kāda cita attaisnotā prombūtne, vai arī nav nostrādāts viss mēnesis. Piemēram, darbinieks bijis darba attiecībās tikai līdz 11. aprīlim. Pieņemsim, ka faktiskais darba laiks pilnībā sakrīt ar grafikā noteikto (sk. darba laika uzskaiti); šeit vienā tabulā apvienota visa informācija par darbinieka darba laiku, jo grāmatvedim tā ir vajadzīga aprēķina veikšanai pirms mēnesis beigsies (1 — datumi, 2 — normālais darba laiks, 3 — darba grafiks, 4 — faktiski dienā nostrādātais laiks). Šāds apraksts domāts tikai skaidrošanai, grāmatvedis var un drīkst patstāvīgi izstrādāt grafika un tabeles iesniegšanas kārtību.

Darba laika uzskaite

Vispirms darbiniekam ir jāapmaksā nostrādātais darba laiks — 72 stundas. Normālais darba laiks nodarbinātības periodā ir 56 stundas, bet faktiskais — 72 stundas, tādējādi veidojas 16 virsstundas ar attiecīgu piemaksu. Ja darba attiecības izbeigtas, tad virsstundas var noteikt arī mēnesim pa vidu. Vienlaikus darbinieks strādāja svētkos — 24 stundas un naktīs — 24 stundas. Darba devējs ir tiesīgs samazināt apmaksājamo stundu skaitu (izslēdzot pārtraukumus darbā) vienīgi tad, ja darbiniekam nav noteikts aizliegums atstāt savu darba vietu un darbinieks šo laikposmu var izmantot pēc sava ieskata (DL 145. pants).

7. Analoģiski tiek precizētas (salīdzinātas ar normālo darba laiku) nostrādātās un apmaksājamās stundas, kad darbiniekam bijusi A vai B darbnespējas lapa vai apmaksātais atvaļinājums. Vērtējot A lapu (stundu ziņā), jāatceras, ka arī pirmā slimības diena ir 8 stundas, neskatoties uz to, ka tai nav jābūt apmaksātai. Savukārt katra gada pirmajā pusgadā, nosakot vidējo izpeļņu, jāņem vērā, ka aprēķinā ir iekļauta iepriekšējā gada dažu mēnešu darba samaksa. Un tad ir iespējama situācija, kad atvaļinājuma mēnesī darba samaksas kopsumma nesasniedz aktuālo minimālo mēneša darba algu. Tādos gadījumos kopsumma palielināma līdz spēkā esošajai minimālajai algai (MK noteikumi Nr. 656, 8. punkts). Uz relatīvi lielām algām palielināšana neattiecas.

Jūlija darba laika «sakarības un formulas»

Mazliet savādāka situācija ar normālo darba laiku veidojas šā gada jūlijā.

Likuma «Par svētku, atceres un atzīmējamām dienām» noteikts: ja svētku dienas — 4. maijs, Vispārējo latviešu Dziesmu un deju svētku noslēguma diena un 18. novembris — iekrīt sestdienā vai svētdienā, nākamo darbdienu nosaka par brīvdienu. Šāda situācija veidojas 2023. gada 10. jūlijā un 20. novembrī, jo pēc brīvdienām parasti seko pirmdiena.

Pirmais, kam jāpievērš uzmanība — «nākamā darbdiena» pēc sestdienas vai svētdienas parasti ir pirmdiena, un visbiežāk tā ir darbinieka darba diena, kurā saskaņā ar likumu nav jāstrādā, bet to ir jāapmaksā. Arī šoreiz tai ir nosaukums — attaisnotā prombūtne, par kuru tiek aprēķināta atlīdzība. Otrkārt, šī brīvdiena nav svētku diena, un tas nozīmē, ka, arī strādājot pirmdien, apmaksai par darbu neseko piemaksa, tomēr jānoskaidro, vai darbiniekam kopsummā par mēnesi neizveidojās virsstundas (ja par darbu brīvdienā nebija piešķirta atpūta citā mēneša dienā). Arī atvaļinājums par šo pirmdienu netiek pagarināts (pēc analoģijas ar citām brīvdienām). Ja darbiniekam bija piešķirts atvaļinājums, kura ietvarā bijis 10. jūlijs, tad tā diena ir atvaļinājuma kalendāra diena kā jebkura šā mēneša brīvdiena. Jautājums ir tikai par tās apmaksu.

Ņemot vērā, ka arī neesot atvaļinājumā, darbiniekam pienākas saņemt atlīdzību par 10. jūliju (kā par piespiedu kārtā piešķirto brīvdienu), uzskatu, ka atvaļinājuma laikā minētā brīvdiena tomēr ir apmaksājama, ja tā darbiniekam bija noteikta kā darba diena. Tas pats attiecināms uz darbnespējas situāciju (ņemot vērā darbnespējas dienas kārtas numuru).

Neskatoties uz to, ka jūlijā ir svētku diena, šoreiz tā neiespaido nedz mēneša normālā darba laika stundu skaitu, nedz arī darba samaksu, izņemot gadījumu, kad darbiniekam bija jāstrādā tieši 9. jūlijā. Tad arī būtu piemērota vispārējā kārtība (apmaksa un piemaksa, vai apmaksāta atpūta citā darba dienā). Normālais darba laiks — iekrāsots. Ar līdzīgu situāciju sastapsimies šā gada novembrī.

Ja mēnesī gadās jauni svētki 

Rakstā nav apskatīts gadījums, kad nejauši uzrodas ārpuskārtas svētku diena. Runa, protams, ir par 29. maiju. Šīs dienas patīkams iemesls nav noliedzams un nav apšaubāms, tomēr tas sagādāja problēmas gan fiziskajām, gan juridiskajām personām. 

Pieļauju, ka ir maza varbūtība, ka šāda situācija atkārtosies, bet katram gadījumam mums ir iespējams veikt situācijas analīzi, un to var uzskatīt par papildinājumu iepriekšteiktajam.

Jāsaka, ka maija mēneša situācija skaidri parādīja sakarību starp nostrādātajām un apmaksātajām darba stundām, no kā secināms, ka šo stundu kopsumma veido normālo darba laiku.

Šogad maijā bijušas piecas svētku dienas un viena pirmssvētku diena. Normālo darba laiku iespaidoja tikai trīs dienas (1., 4., 29. maijs) un «īsā» diena, un tas ir 184 stundas. No tām 20 dienas (vai 159 stundas) ir jānostrādā, saņemot samaksu par darbu, un par trim dienām (vai par 24 attaisnotās prombūtnes stundām un vienu pirmssvētku dienā nenostrādāto stundu) jāaprēķina atlīdzību.

Pirms bija noteikta jaunā svētku diena, stundas maijā bija sadalītas savādāk. Kopsummā tik un tā — 184 stundas, bet strādājamās — 167 un prombūtne — 17 (jo 29. maijs bija parastā pirmdiena). Līdz ar to nemainījās arī minimālā stundas tarifa likme: 620/184 = 3,3696 abos gadījumos. Arī 5. maija pārcelšana uz 20. maiju aprēķinā neko īpaši nemainīja, izņemot tās situācijas, kas skāra konkrētās personas (atvaļinājums, darbnespēja, DL 74. panta 1. un 6. daļā minētie attaisnotās prombūtnes gadījumi, arī darbs svētku dienās, naktīs un virsstundas).

Vairāk informācijas par šo tematu var lasīt 2023. gada Bilances jūnija (Nr. 498) un jūlija (Nr. 499) numuros.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2023. gada septembra (501.) numurā.