No 2023. gada 1. janvāra e–adreses lietošana uzņēmumiem un citiem reģistrētiem tiesību subjektiem ir obligāta. Tas ir ērts, drošs un efektīvs veids, kā sazināties ar vairāk nekā 3400 valsts un pašvaldību iestādēm jebkurā laikā un no jebkuras atrašanās vietas.

Sazināties e–adresē iespējams ar visām iestādēm, kas iekļautas Uzņēmumu reģistra tīmekļa vietnē pieejamajā Publisko personu un iestāžu sarakstā. Tās ir gan valsts iestādes, piemēram, Pārtikas un veterinārais dienests, Valsts darba inspekcija, Konkurences padome u.c., gan pašvaldības, pašvaldību iestādes un pašvaldību kapitālsabiedrības, kā arī prokuratūra, tiesu iestādes, maksātnespējas administratori, zvērināti tiesu izpildītāji, zvērināti notāri u.c.

No e–adreses nevar sūtīt vēstules citiem iedzīvotājiem vai uzņēmumiem, ja vien tiem nav uzticēta valsts pārvaldes funkcija, t.i., pašlaik e–adrese nodrošina saziņu starp valsti un privātpersonām (t.sk. juridiskajām personām), bet nenodrošina saziņu privātpersonām savā starpā.

E–adreses lietošanas normas ir noteiktas Oficiālās elektroniskās adreses likumā (turpmāk likums). E–adrese kā valsts pārvaldē vienots risinājums tiek ieviesta, lai elektroniskā vidē nodrošinātu garantētu, drošu un ērtu oficiālo saziņu starp valsts iestādēm un privātpersonām, tai skaitā to nodrošinot vienotas sistēmas ietvaros. 

E–adreses risinājumu var pielīdzināt internetbankas risinājumam — slēgtā vidē, portālā www.latvija.lv, e–adreses konta lietotājam ir pieejams personificēts konts, kas nodrošina dokumentu sūtīšanu, saņemšanu un glabāšanu. Risinājums neparedz dokumentu apriti ārpus e–adreses. Visa sarakste un dokumentu apmaiņa starp e–adreses lietotājiem notiek tikai e–adreses lietotāja kontā. Tas nenozīmē, ka saņemtos dokumentus nevar ielādēt savā datorā. Protams, var. Piemēram, ja ir saņemta vēstule no Statistikas pārvaldes vai Valsts ieņēmumu dienesta, oficiālās e–adreses konta lietotājs to var ielādēt savā datorā un turpmāk lietot pēc vajadzības.

Ieguvumi, lietojot e–adresi

• Sūti iesniegumus un dokumentus vai pieprasi pakalpojumus jebkurā laikā un no jebkuras atrašanās vietas.
• Saudzē vidi un vairs nesaņem vēstules no iestādēm papīra formātā.
• Saņem visas ienākošās vēstules laikā un vienuviet. Nenokavē neko svarīgu.
• Oficiālie dokumenti būs drošībā: tie nenoklīdīs pastkastītē vai e–pastos un būs pasargāti no krāpniekiem.
• Lietojot e–adresi, vari būt pārliecināts, ka dokumenta sūtītājs ir tas, par ko uzdodas.

E–adrešu informācijas sistēmas pārzinis ir Valsts reģionālās attīstības aģentūra (VRAA). VRAA ir atbildīgā iestāde, lai sistēmas lietotājiem būtu nodrošināta iespēja veikt datu pārraidi uz e–adrešu informācijas sistēmu un no tās. Pārzinim arī ir pienākums sniegt lietotājiem konsultācijas par sistēmas lietošanu, ja tās ir nepieciešamas.

E–adrese nodrošina dokumenta apriti starp:

1. valsts iestādēm,
2. valsts iestādēm un privātpersonām — gan fiziskām personām, gan UR reģistros reģistrētiem tiesību subjektiem.

Sazināties e–adresē iespējams ar visām iestādēm, kas iekļautas Uzņēmumu reģistra Publisko personu un iestāžu sarakstā, t. sk. ar tiesu iestādēm, maksātnespējas administratoriem, zvērinātiem tiesas izpildītājiem un zvērinātiem notāriem. E–adresē dokumentus var nosūtīt arī tādiem uzņēmumiem, kam ir uzticētas valsts pārvaldes funkcijas.

Ar e–adreses palīdzību varēs:

• sūtīt iesniegumus un elektroniski sagatavotus dokumentus;
• pieprasīt un saņemt iestāžu pakalpojumus;
• uzdot personīgus jautājumus un saņemt atbildes;
• saņemt no iestādēm tieši tev adresētus ziņojumus.

Ja ir izveidota e–adrese, turpmāk iestādes sazināsies ar personu elektroniski.

Svarīgi atcerēties, ka arī e–adresē pievienotie dokumenti ir jāparaksta ar elektronisko parakstu, tādējādi piešķirot dokumentam juridisko spēku. 

Kā izveidot un lietot e–adresi?

Lai juridiskā persona varētu izveidot un izmantot savu e–adresi, to var izdarīt divos veidos atkarībā no uzņēmuma dokumentu aprites apjoma:

• portālā Latvija.lv, kur uzņēmuma e–adresei varēsi piekļūt, identificējoties ar elektroniskās identifikācijas līdzekļiem — personas apliecību (eID karti), mobilo lietotni eParaksts mobile, eParaksts karti vai
• integrējot risinājumu sava uzņēmuma sistēmā.

Ja pieslēdzas ar Latvija.lv

Nepieciešams:

• dators vai viedierīce,
• interneta pieslēgums,
• elektroniskās identifikācijas līdzekļi:
• mobilā lietotne eParaksts Mobile vai
• eID karte ar viedkaršu lasītāju, vai
• eParaksts karte.

Piekļūt uzņēmuma profilam un izveidot e–adresi ir iespējams tad, ja personai ir reģistrētas konkrētā uzņēmuma pārstāvniecības tiesības, tas ir, uzņēmuma amatpersonai. Kad e–adrese būs izveidota, tad amatpersona e–adreses izmantošanu var uzticēt kādam citam uzņēmuma darbiniekam vai citai personai. Lai to izdarītu, vajadzēs šo personu pilnvarot piekļūt uzņēmuma e–adresei.

Ja pieslēdzas ar dokumentu vadības sistēmu

Uzņēmumiem ar lielu dokumentu apriti ērtāk e–adresei pieslēgt sava uzņēmuma sistēmu. Lai lietotu e–adresi, integrējot to uzņēmuma sistēmā vai citā informācijas sistēmā, ir jāņem vērā e–adreses tehniskie parametri un pārējā dokumentācija, kas publicēta VISS portālā. Pieslēdzot e–adresi sava uzņēmuma sistēmai, uzņēmumam nebūs to iespējams lietot portālā Latvija.lv. 

Arī šajā gadījumā veidlapas ir elektroniski jāparaksta pārstāvēttiesīgai personai vai jebkurai citai personai, kurai pārstāvēttiesīgā persona to ir uzticējusi darīt. Ja ir tiesības pārstāvēt atsevišķi, var parakstīt arī viena persona. Ja pārstāvēttiesīgās personas ir vairākas, tad veidlapa jāparaksta visiem atbilstoši Uzņēmumu reģistra datiem.

Kā rīkoties, ja pārstāvēttiesīgā persona ir citas valsts piederīgais? Šajā gadījumā paraksttiesīgajai personai ir nepieciešams kāds no turpmāk minētajiem e–identifikācijas līdzekļiem:

• ārzemnieka eID karte;
• uzturēšanās atļauja;
• eParaksts karte;
• eParaksts mobile.

Ja uzņēmums aktivizē e–adresi un pieslēdzas ar savu dokumentu vadības sistēmu, tādā gadījumā aktivizācija portālā Latvija.lv nebūs obligāta, līdz ar to nebūs obligāti iepriekš minētie e–identifikācijas līdzekļi.

Pēc ārzemnieka eID kartes vai uzturēšanās atļaujas iegūšanas ir jāsazinās ar Uzņēmumu reģistru par datu aktualizāciju, rakstot uz [email protected] un norādot subjekta nosaukumu, personas vārdu un uzvārdu un iegūto Latvijas personas kodu. Pēc apstiprinājuma saņemšanas no Uzņēmumu reģistra būs iespējams aktivizēt e–adresi portālā Latvija.lv.

Ja rīcībā ir kāds no eIDAS.eID līdzekļiem, vispirms jāpieslēdzas portālam Latvija.lv kā fiziskajai personai. Tiks piešķirts Latvijas personas kods. To varēs redzēt, uzspiežot augšējā labajā stūrī uz vārda, uzvārda un atverot «Profils / Iestatījumi»). Pēc tam jāsazinās ar Uzņēmumu reģistru par datu aktualizāciju, rakstot uz [email protected] un norādot subjekta nosaukumu, personas vārdu un uzvārdu un iegūto Latvijas personas kodu. Pēc apstiprinājuma saņemšanas no Uzņēmumu reģistra būs iespējams aktivizēt e–adresi portālā Latvija.lv.

eParaksts mobile var iegūt, ja ir ārzemnieka eID karte vai uzturēšanās atļauja. Ja tas iepriekš nav darīts, arī šajā gadījumā jāsazinās ar Uzņēmumu reģistru par datu aktualizāciju, rakstot uz [email protected] un norādot subjekta nosaukumu, personas vārdu un uzvārdu, un iegūto Latvijas personas kodu. Pēc apstiprinājuma saņemšanas no Uzņēmumu reģistra, būs iespējams aktivizēt e–adresi portālā Latvija.lv.

Jāatceras, ka uzņēmumam, kas reģistrē savu oficiālo e–adresi, autentifikācijas logā ir jāizvēlas «juridiska persona». Oficiālās e–adreses reģistrēšanas brīdī jānorāda uzņēmuma e–pasta adrese, uz kuru nāks paziņojums par to, ka uz e–adresi ir atsūtīts jauns paziņojums. Ieteikums būtu izveidot šim mērķim jaunu e–pasta adresi, lai paziņojums no e–adreses nepazūd parasto e–pastu jūklī.

Vēlāk savai juridiskās personas e–adresei varēs piekļūt portāla Latvija.lv sadaļā «Mana darba vieta» (portāla Latvija.lv augšējā labajā stūrī). Autentifikācijas logā jāizvēlas cilne «Uzņēmējiem».

Likums nosaka, ka oficiālās elektroniskās adreses izmantošana ir obligāta:

1. valsts iestādei;
2. reģistros reģistrētam tiesību subjektam;
3. rezerves karavīram.

Oficiālo elektronisko adresi var izmantot:

1. Iedzīvotāju reģistrā reģistrēta fiziskā persona no 14 gadu vecuma;
2. reģistros nereģistrēta persona.

Valsts iestādes dokumentu, kas atbilstoši normatīvajiem aktiem sūtāms uz elektroniskā pasta adresi, nosūtīs uz uzņēmuma oficiālo elektronisko adresi, ja ir aktivizēts oficiālās elektroniskās adreses konts.

Ja fiziskajai personai būs izveidota oficiālā e–adrese un tā vienlaikus būs tiesīga pārstāvēt arī UR reģistros reģistrētu tiesību subjektu, tai būs iespēja izvēlēties, kuram e–adreses kontam piekļūt — fiziskās personas kontam vai juridiskās personas e–adreses kontam, jo katram būs izveidota sava e–adrese.

Kā redzam, mūsu ikdienā arvien vairāk ienāk dažādi digitālie rīki. Mums tiek piedāvāti daudz dažādu risinājumu, kas vairumā gadījumu atvieglo ikdienas dzīvi. No tiem nav jābaidās, bet jācenšas apgūt un racionāli izmantot. Arī e–adrese, cerams, kļūs par ērtu rīku, kas ievērojami atvieglos komunikāciju ar valsti.

Raksta tapšanā izmantoti materiāli no mana.latvija.lv

Publicēts žurnāla “Bilance” 2023. gada janvāra (493.) numurā.