Grāmatvedība, vest grāmatas, kārtot grāmatas, kārtīgi vest. Vēl — precīzi ierakstīt un pierakstīt saimniecībā svarīgu informāciju par naudas saņemšanu un tērēšanu, par saražoto, izaudzēto, pārdoto un arī par zaudēto, sagrupēt to, salīdzināt, analizēt. Tā varētu raksturot grāmatvedības nepieciešamību laiku lokos.

Par grāmatvedības darba organizāciju uzņēmumos, par grāmatvežu profesijām, par rakstura īpašībām, kas nepieciešamas un kuras nav pieļaujamas grāmatvedim, par to, kam nepieciešams grāmatvedis un kurš ir tiesīgs kārtot sava uzņēmuma grāmatvedību pats. Par to šajā rakstā.

Vienkāršā un divkāršā ieraksta grāmatvedības sistēma

Grāmatvedība ir gandrīz tikpat sena kā pasaule, protams, ne šodienas izpratnē. Šodien Latvijā ir divas grāmatvedības — vienkāršā ieraksta un divkāršā ieraksta. Tauta runā, ka esot vēl kāda grāmatvedība — dubultā, bet tā ir aizliegta un sodāma. Paliekam pie iepriekšminētajām divām. Uzskata, ka vienkāršā ieraksta grāmatvedībai nav nepieciešams grāmatvedis, viss esot vienkārši! Pamēģiniet, un viss izskatīsies pilnīgi citādi! Samudžināti un sarežģīti. Bez zinoša grāmatvedības tulka neiztikt. Bet, ja apgūst visus knifiņus, diezgan ātri paši var tikt ar to galā. Normatīvais regulējums ļauj kārtot grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā bez grāmatvedības kontiem:

1. individuālajiem komersantiem un citām fiziskajām personām, kas veic saimniecisko darbību, individuālajiem uzņēmumiem, zemnieku un zvejnieku saimniecībām, ja šajā punktā minēto personu apgrozījums (ieņēmumi) no saimnieciskajiem darījumiem iepriekšējā pārskata gadā nepārsniedz 300 000 eiro. Kārtību, kādā šīs personas kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā, nosaka Ministru kabinets;
2. biedrībām, nodibinājumiem, arodbiedrībām un to apvienībām, kuru apgrozījums (ieņēmumi) no saimnieciskajiem darījumiem divus iepriekšējos pārskata gadus pēc kārtas nepārsniedz 100 000 eiro pārskata gadā. Kārtību, kādā šīs personas kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā, nosaka Ministru kabinets;
3. reliģiskajām organizācijām un to iestādēm, kuru apgrozījums (ieņēmumi) no saimnieciskajiem darījumiem divus iepriekšējos pārskata gadus pēc kārtas nepārsniedz 100 000 eiro pārskata gadā. Kārtību, kādā šīs personas kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā, nosaka Ministru kabinets

Vienkāršā ieraksta sistēma ir grāmatvedības metode, saskaņā ar kuru, neizmantojot grāmatvedības kontus, reģistrē skaidras un bezskaidras naudas ieņēmumus, izdevumus un atlikumus, kā arī mantas stāvokļa izmaiņas, ciktāl tas nepieciešams nodokļu aprēķināšanai vai mantas un norēķinu kontrolei.

Visi pārējie grāmatvedību kārto divkāršā ieraksta sistēmā. Tas ir noteikts Grāmatvedības likumā un attiecas uz:

1. Latvijas Republikā reģistrētajām komercsabiedrībām, kooperatīvajām sabiedrībām, ārvalstu komersantu filiālēm un nerezidentu (ārvalstu komersantu) pastāvīgajām pārstāvniecībām, biedrībām, nodibinājumiem, arodbiedrībām un to apvienībām, politiskajām organizācijām (partijām) un to apvienībām, reliģiskajām organizācijām un to iestādēm;
2. Latvijas Republikā reģistrētajām Eiropas ekonomisko interešu grupām, Eiropas kooperatīvajām sabiedrībām, Eiropas komercsabiedrībām, Eiropas politiskajām partijām un Eiropas politiskajiem fondiem;
3. iestādēm, kuras tiek finansētas no valsts budžeta vai pašvaldību budžetiem, valsts vai pašvaldību aģentūrām, citām publiskajām personām un iestādēm, patstāvīgajām iestādēm.

Uzņēmuma vadītāja trīs izvēles

Atļaušos papildināt likuma regulējumu ar to, kam ir jāzina, kā kārtot grāmatvedību, un kas to drīkst darīt. Tieši tā — kas drīkst kārtot grāmatvedību. Grāmatvedības likumā ir ļoti daudz pienākumu, uzdevumu un atbildības uzņēmuma vadītājam. Tas nozīmē, ka ikviena uzņēmuma vadītājam likums ir jāzina un jāizprot, jo uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par to, kas kārtos uzņēmuma grāmatvedību un iesniegs gada pārskatus, kuri sniedz patiesu un skaidru priekšstatu par uzņēmuma finansiālo stāvokli, saimnieciskās darbības rezultātu, saistībām un mantu bilances datumā jeb pārskata gada pēdējā dienā. Pārskata gads ne vienmēr sakrīt ar kalendāra gadu, bet tam ir jābūt 12 mēnešus garam, tikai jauna uzņēmuma gada pārskata periods var būt līdz 18 mēnešiem. Uzņēmuma vadītājam ir trīs izvēles, kam uzticēt šo ikvienā uzņēmumā svarīgo, neatņemamo un atbildīgo funkciju:

1. atsevišķos gadījumos kārtot grāmatvedību pašam;
2. slēgt darba līgumu ar uzņēmuma grāmatvedi, veidot grāmatvedības dienestu jeb servisu uzņēmuma iekšienē;
3. nolīgt personu uz uzņēmuma līguma pamata vai slēgt sadarbības līgumu ar grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzēju.

Katrā no šiem grāmatvedības kārtošanas veidiem ir savi plusi un mīnusi, bet ikviens var izvērtēt, kurā gadījumā ir vairāk ieguvumu un mazāk risku.

Uzņēmuma grāmatvedība savās rokās

Grāmatvedību kārtoju pats, zobus laboju pats, elektrību ievelku pats… pats, pats, pats! Likuma regulējums atsevišķos gadījumos ļauj nenolīgt grāmatvedi. Tad ir rūpīgi jāpārdomā, cik daudz ir zināšanu, cik daudz laika tam veltīšu un cik ietaupīšu vai, iespējams, zaudēšu. Ikvienā jomā — gan grāmatvedībā, gan arī uzņēmuma vadīšanā — bez talanta, izpratnes, zināšanām un profesionāla redzējuma neiztikt. Mazliet par zināšanām — kur un kad tās katram ir iegūtas, kādā līmenī tas ir bijis, ar kādu mērķi? Iespējams, pirms uzsāk uzņēmējdarbību, ir jānoklausās vismaz kursi grāmatvedībā. Jāatsvaidzina vai jāiegūst zināšanas par to, cik grāmatvedība mūsdienās ir sarežģīta, komplicēta un kādu atbildību tā prasa. Vai tā būs pa spēkam vienlaikus ar uzņēmuma vadību. Aicinu ikvienu, kurš par grāmatvedību ir tikai kaut ko dzirdējis, bet dibina uzņēmumu, atlicināt laiku un naudu kursiem ar koncentrētu saturu grāmatvedībā, nodokļos, darba samaksas aprēķinos. Noderēs, gan pieņemot lēmumu kārtot grāmatvedību pašam, gan izprotot grāmatveža darbu, uzņēmuma finanšu lietas. Grāmatvedības likuma 35. pantā ir noteikts:

Atkāpjoties no šā likuma 34. panta prasībām, uzņēmuma vadītājs ir tiesīgs grāmatvedību kārtot pats, ja viņš ir:

1. individuālā uzņēmuma, zemnieka vai zvejnieka saimniecības īpašnieks;
2. fiziskā persona, kura veic saimniecisko darbību;
3. individuālais komersants;
4. kapitālsabiedrības vienīgais valdes loceklis, kurš ir kapitālsabiedrības vienīgais dalībnieks;
5. reliģiskās organizācijas vai tās iestādes vadītājs, ja reliģiskajā organizācijā vai tās iestādē grāmatvedība tiek kārtota vienkāršā ieraksta sistēmā;
6. biedrības, nodibinājuma izpildinstitūcijas vai pārvaldes institūcijas (valdes) loceklis;
7. administrators, kurš, pildot Maksātnespējas likuma prasības, juridiskās personas maksātnespējas procesa laikā organizē parādnieka grāmatvedības uzskaiti.

Likums nenosaka konkrētas prasības un atbildību par grāmatvedības kārtošanu personām, kas veic to pašas. Taču valdes locekļu atbildību nosaka citi likumi. Piemēram, likums "Par nodokļiem un nodevām" paredz valdes locekļu personīgu atbildību par juridiskas personas nodokļu parādiem. Saskaņā ar likuma "Par nodokļiem un nodevām" Pārejas noteikumiem valdes locekļa personīgā atbildība var tikt attiecināta uz tiem juridiskās personas nokavētajiem nodokļu maksājumiem, kas izveidojušies pēc 2015. gada 1. janvāra. Nesakārtota vai aplami kārtota grāmatvedība rada neaprēķinātu, kļūdaini aprēķinātu un nesamaksātu nodokļu risku. Savukārt Komerclikuma 169. pantā ir noteikts, ka valdes un padomes locekļi solidāri atbild par zaudējumiem, ko tie nodarījuši sabiedrībai. Latvijas Republikas Augstākās tiesas Civillietu departaments 2016. gada 7. jūnija spriedumā lietā Nr. C39072411 SKC–7/2016 atzīst:

Likuma "Par grāmatvedību" mantinieks un turpmāk grāmatvedības jomas likumu likums kopš 2022. gada 1. janvāra ir Grāmatvedības likums. Un nonākam pie iepriekšminētā, ka šis likums un līdz ar to likumu paskaidrojošie Ministru kabineta noteikumi ir saistoši ne tikai grāmatvežiem un līdzīgu profesiju pārstāvjiem, bet arī ikviena uzņēmuma vadītājam, valdei.

Grāmatvedis un ārpakalpojuma grāmatvedis

Pretēji tam, ka, piešķirot grāmatvedības kārtošanas tiesības arī valdes locekļiem, viņiem netiek izvirzītas noteiktas kvalifikācijas prasības, ir ļoti skrupulozas prasības grāmatvežiem, īpaši izceļot ārpakalpojuma grāmatvežus. Laikam tāpēc, ka joprojām pakalpojumu sniedz vai domā, ka sniedz, ap 6000 ārpakalpojumu sniedzēju, kuru kvalifikācija dažkārt ir tālu no nepieciešamās. Kāda ir nepieciešamā? Tas ir noteikts Grāmatvedības likuma 34. pantā: 

1. grāmatvedis ir fiziskā persona, kura, pamatojoties uz rakstveida vienošanos ar uzņēmumu (izņemot uzņēmuma līgumu), uzņēmumā sagatavo gada pārskatus, konsolidētos gada pārskatus un citus normatīvajos aktos noteiktos finanšu pārskatus saskaņā ar attiecīgo normatīvo aktu prasībām, kā arī ir kompetenta veikt citus ar šo likumu noteiktos grāmatvedības kārtošanas pienākumus un kuras kompetenci minētajos grāmatvedības jautājumos apliecina attiecīgs izglītības dokuments (diploms vai apliecība), kā arī tāda fiziskā persona, kuras kompetenci šajā punktā minētajos grāmatvedības jautājumos apliecina pieredze vai atbilstošs zināšanas grāmatvedības jomā apliecinošs sertifikāts;
2. ārpakalpojuma grāmatvedis ir persona, kura, pamatojoties uz rakstveida līgumu ar uzņēmumu (izņemot darba līgumu), apņemas sniegt vai sniedz klientam grāmatvedības pakalpojumus un atbilst šādiem nosacījumiem:

1. ja ārpakalpojuma grāmatvedis ir fiziskā persona, tā ir ieguvusi vismaz pirmā līmeņa profesionālo augstāko izglītību (koledžas izglītību) Profesionālās izglītības likuma izpratnē vai akadēmisko augstāko izglītību (vismaz bakalaura grādu) grāmatvedības, ekonomikas, vadības vai finanšu jomā un tai ir vismaz triju gadu pieredze grāmatvedības jomā,
2. ja ārpakalpojuma grāmatvedis ir komersants, šā punkta "a" apakšpunktā minētās izglītības un pieredzes prasības attiecas uz komercsabiedrības valdes locekli vai individuālo komersantu, vai komersanta darbinieku, kurš atbild par grāmatvedības ārpakalpojuma sniegšanu (turpmāk — atbildīgais ārpakalpojuma grāmatvedis).

Grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzējam (pašnodarbinātajam, uzņēmumam) profesionāli ir izvirzītas augstas prasības un uzlikta liela atbildība par klientu grāmatvedības kvalitatīvu kārtošanu, nodokļu aprēķināšanu, gada pārskatiem, iespējami noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas identifikāciju un novēršanu, terorisma finansēšanas identifikāciju un novēršanu. Latvijā ir ap 6000 grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzēju, kuriem ir nepieciešama ne tikai atbilstoša izglītības pakāpe, bet arī:

1. civiltiesiskās atbildības apdrošināšana, kur minimālais atbildības limits nedrīkst būt mazāks par 3000 eiro,
2. spēkā esoša ārpakalpojuma grāmatveža licence, bez licences pakalpojumus varēs sniegt līdz 2023. gada 1. jūlijam. Licenci var saņemt VID EDS. Ārpakalpojumu uzņēmumam nepieciešama tikai viena licence — uzņēmumam, nevis katram grāmatvedim, kas nodarbināts uzņēmumā. Valsts nodeva licences saņemšanai ir 100 eiro, kas nav atmaksājama, ja VID licenci nolemj nepiešķirt. Ārpakalpojuma grāmatveža licenci izsniedz uz pieciem gadiem.

Ja izglītība nav atbilstoša, tad ir dots laiks izglītības iegūšanai un/vai papildināšanai līdz 2025. gada 1. jūlijam.

Grāmatvedis cilvēks, cilvēks grāmatvedis

Uzņēmuma vadītājs atbild par to, kam viņš ir uzticējis šo nozīmīgo un atbildīgo grāmatveža darbu. Visi tie, kuri kādreiz ir bijuši grāmatveža meklējumos, noteikti ir piedzīvojuši dažādas interesantas un arī ne tik interesantas situācijas, bet tādas, kas liek aizdomāties, kāpēc nav definētas cilvēciskās īpašības, kurām noteikti būtu jāpiemīt grāmatvedim, un īpašības, no kurām būtu jāatbrīvojas.

Grāmatvedim tiek uzticēta uzņēmuma asinsrites uzraudzība jeb finanšu un nodokļu joma. Līdz ar to noteikti cilvēkam, kas kārtos grāmatvedību, ir jābūt godīgam un uzticamam, atbildīgam un patiesam, kompetenti komunikablam un pacietīgam, ar humora izjūtu un radoši domājošam, arī ar matemātisku prātu, racionālam, precīzam un loģiskam. Jāprot noteikt darba prioritātes, dažkārt precīzi un ātri pieņemt lēmumus, ievērot konfidencialitāti. Varētu turpināt vēl, arī jūs, kas lasāt šo manu rakstu par grāmatvedības darba organizācijas regulējumu, noteikti nosauksiet vēl kādas tikpat nepieciešamas īpašības, bez kurām grāmatvedim neiztikt. Man gribētos šīs īpašības attiecināt arī uz visiem grāmatvežu palīgiem, funkciju grāmatvežiem, arī uzskaitvežiem, visiem tiem, kuru darba pienākumos ietilpst darbības ar grāmatvedības dokumentiem, materiālo vērtību uzskaites dokumentiem, bet kurus pēc jaunā likuma regulējuma vairs nevaram saukt par grāmatvežiem. Profesiju klasifikatorā tie ir:

• algu grāmatvedis,
• grāmatvedis (ceturtā līmeņa kvalifikācija),
• grāmatvedis (trešā līmeņa kvalifikācija),
• materiālu uzskaites grāmatvedis,
• valūtas darījumu grāmatvedis,
• valūtas operāciju grāmatvedis,
• vērtspapīru grāmatvedis,
• grāmatveža palīgs,
• galvenā grāmatveža vietnieks,
• grāmatvedības uzskaitvedis,
• citi uzskaitveži.

Dzīvē (darbā) mēdz būt visādi, ideālu gadījumu nav. Grāmatveži arī ir cilvēki ar savām vājībām, cilvēciskajām īpašībām, nebūt ne sliktām, bet ne tik piemērotām grāmatvedim — ir pārāk emocionāli, patīk daudz runāt, dalīties ar uzzināto, uzskatīt vēlamo par esošo. Tad katram pašam šīs īpašības sevī ir jāapslāpē vai tomēr jāizvēlas cita profesija. Dzīvē bija diezgan interesanta situācija: darbā pieteicās grāmatvede, kura bija strādājusi daudzu, tajā skaitā arī Latvijas mērogam lielu uzņēmumu grāmatvedībās. Vai jums kādreiz, pieņemot darbā darbinieku, ir ienācis prātā pārliecināties par to informāciju, kas ierakstīta CV? Jūs teiksiet — protams, kā tad bez tā! Kaķi maisā taču neņemsim. Šeit ir risks noticēt darbinieka pieredzei, kas vairs nav pārbaudāma, jo daļa uzņēmumu jau kādu laiku kā bankrotējuši. Grāmatvedim dažkārt vajag arī mazliet viltības un bezkaunības, ko parasti uzskatām par nevēlamām īpašībām. Manis aprakstītajā gadījumā tieši šīs īpašības, kā izrādījās vēlāk, bija nepieciešamas, lai iegūtu labu darbu un atalgojumu. Faktiskās pieredzes grāmatvedībā nebija. Ko es ar šo piemēru gribēju pateikt? Ka ne vienmēr likumā noteiktais ir pilnīgs, ka nevaram paļauties tikai uz profesionalitāti, kas pamatota ar izglītības dokumentu, sertifikātu, nepierādāmu darba pieredzi.

Profesijas prestižs

Ir izstrādāts Starptautiskais profesionālu grāmatvežu ētikas kodekss. Arī grāmatvežu darbā ētikas kategorijām ir nozīmīga vieta. Kodeksā ietvertie profesionālo grāmatvežu ētikas pamatprincipi jāattiecina uz visiem šīs jomas speciālistiem:

• atbildība par savu pienākumu kvalitatīvu izpildi un rezultātu,
• godprātība — grāmatvedim ir jābūt patiesam un godīgam,
• objektivitāte — profesionālos un ar uzņēmējdarbību saistītos spriedumus nedrīkst ietekmēt jebkādi aizspriedumi, interešu konflikti un citu personu ietekme,
• profesionāla kompetence — pienākums uzturēt savas profesionālās zināšanas un iemaņas tādā līmenī, lai nodrošinātu klientam vai darba devējam kompetentus profesionālos pakalpojumus, kas sniegti, sekojot līdzi prakses, likumdošanas un tehnikas attīstībai, kā arī rīkoties ar pienācīgu rūpību un atbilstoši spēkā esošo tehnisko un profesionālo standartu prasībām;
• pienācīga rūpīga ir pienākums strādāt rūpīgi, precīzi, savlaicīgi un atbilstoši darba uzdevuma prasībām, kā arī nodrošina, ka pakļautībā strādājošas personas ir pietiekamā mērā profesionāli sagatavotas un pārraudzītas;
• konfidencialitāte — pienākums nodrošināt profesionālo un ar uzņēmējdarbību saistīto attiecību rezultātā iegūtās informācijas konfidencialitāti. Taču normatīvie akti paredz gadījumus, kad arī šī konfidenciālā informācija ir izpaužama, piemēram, tiesvedībās, ziņojot par likumpārkāpumiem, u.c. reglamentētās situācijās. Mainot amatu vai iegūstot jaunu klientu, grāmatveži izmanto gūto pieredzi, bet ne informāciju;
• profesionāla rīcība — pienākums rīkoties atbilstoši būtisko likumu un noteikumu prasībām un atturēties veikt jebkādas darbības, kas varētu diskreditēt profesiju, graut paša reputāciju, pašcieņu un pazemināt pašapziņu. 

Šīs kategorijas parasti netiek ietvertas ne darba līgumu amata aprakstos, ne sadarbības līgumos, taču tās nodrošina mūsu profesijas prestižu. Tās ir jāievēro pašiem grāmatvežiem. Latvijā diezgan izplatīta prakse ir nenovērtēt grāmatvedi kā darbinieku vai sevi kā ārpakalpojuma sniedzēju, piedāvāt/prasīt neatbilstoši zemu atlīdzību. Valda uzskats, ka grāmatveži nepelna, bet tērē. Oponēšu — nepelna, bet palīdz ietaupīt, kas bieži ir līdzvērtīgi. Zināšanas un prasme atrast un izmantot iegūto informāciju konkrētās situācijās bieži novērš kļūdainus lēmumus. Ar šīm zināšanām un prasmēm cilvēki nepiedzimst, bet iegūst garā un sarežģītā mācību un prakses procesā. To nedrīkst nepamanīt un nenovērtēt. Darba piedāvājumos pārāk bieži ir ļoti augstas prasības, sasniedzamie mērķi un veicamie uzdevumi, pretī dodot nabaga grašus. Un kāpēc gan ne, jo vienmēr ir kāds, kas ir gatavs strādāt par zemu atlīdzību. Šeit sākas cita tēma par riskiem, pērkot/piedāvājot pakalpojumu par neatbilstoši zemu cenu. Tādēļ ir svarīgi, ka katram uzņēmuma vadītājam ir tāds padomnieks kā gudrs, sevi un citus cienošs un labi atalgots grāmatvedis.

Grāmatvedības darba organizācijas formu priekšrocības, trūkumi, riski un ierobežojumi

Uzņēmuma vadītājam ir trīs izvēles iespējas, kas kārtos grāmatvedību, atkarībā no uzņēmuma pārstāvētās nozares, specifikas, darbības apjomiem, dokumentu aprites komplicētības (iespējams, haosa), grāmatvedības ierakstu skaita, darījumu areāla, darījumu struktūras, finansiālajām iespējām.

Lietderīgi ir noskaidrot un izvēlēties no dažādiem aspektiem piemērotāko variantu. 

Esmu apskatījusi grāmatvedības darba organizācijas priekšrocības, trūkumus un ierobežojumus no uzņēmuma puses, nevērtējot finansiālo aspektu, ja grāmatvedība ir uzņēmumā uz vietas vai ārpakalpojumā. Viedokļi var atšķirties, šis ir ieskats, kam, manuprāt, būtu jāpievērš uzmanība.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2022. gada maija (485.) numurā.