Norstat Latvija 2022. gada septembrī veica aptauju par grāmatvedības programmu izmantošanu, aptaujājot 501 Latvijas uzņēmumu, no kuriem 120 uzņēmumi nodarbojās ar grāmatvedības pakalpojumu sniegšanu (turpmāk tekstā — GPS). Autors norāda, ka nav nepieciešams izjautāt pilnīgi visus uzņēmumus vai GPS, lai iegūtu priekšstatu, pietiek ar 100+ respondentiem, kas kalpo kā reprezentatīva izlase. Aptaujas rezultāti uzskatāmi parāda, cik svarīgi ir veltīt laiku uzņēmuma vajadzību apzināšanai un atbilstošākās grāmatvedības programmas izvēlei. Kad tā ieviesta, grāmatvežiem ar programmu jāstrādā gadiem ilgi, pirms uzņēmums atkal būs gatavs pārmaiņām.

Lielākais pārsvars aptaujāto uzņēmumu darbojas vairumtirdzniecības un mazumtirdzniecības, automobiļu un motociklu remonta jomā, vidējais darbinieku skaits aptaujātajos uzņēmumos ir līdz 9 darbiniekiem, bet 16% uzņēmumu darbinieku skaits ir no 10 līdz 19 darbiniekiem. Šie dati uzskatāmi pierāda, ka mikrouzņēmumu īpatsvars Latvijā ir vairākumā, jo arī apgrozījuma ziņā vairāk nekā pusei respondentu iepriekšējā gada apgrozījums bijis līdz 500 tūkstošiem eiro.

No aptaujātajiem uzņēmumiem 24% uzņēmumu nodarbojas ar grāmatvedības pakalpojumu sniegšanu.

Kāda ir jūsu uzņēmuma galvenā darbības joma?

Par GPS darba specifiku ir daudz runāts masu medijos, un, izpētot aptaujas datus, rodas zināmas bažas par pakalpojuma kvalitāti, jo no 120 aptaujātajiem GPS 93 uzņēmumos (91%) darbinieku skaits ir līdz 9 darbiniekiem, bet pastāvīgi apkalpojamo uzņēmumu skaits ir šāds: 34 uzņēmumos līdz 9, 35 uzņēmumos 10–24 uzņēmumi, 33 uzņēmumos no 25–49 apkalpojamie uzņēmumi, 9 uzņēmumos 50–99, bet 6 GPS uzrādījuši apkalpojamo uzņēmumu skaitu virs 100. Uzņēmumu vadītājiem pirms līgumu slēgšanas ar GPS būtu jānoskaidro viņu apkalpojamo klientu skaits, lai izvērtētu, vai pakalpojumu sniedzējs spēs apkalpot vēl kādu uzņēmumu, nezaudējot kvalitāti.

Mēs dzīvojam laikmetā, kad uzņēmumi grāmatvedības uzskaiti veic datorizēti, izmantojot grāmatvedības programmas. Uzskaite nereti tiek veikta vairākās programmās vienlaikus — vienā tiek kārtota materiālo vērtību (noliktavas) uzskaite, citā — personāla uzskaite, vēl citā — pamatlīdzekļu uzskaite. Vieniem uzskaites programma ir tikai gada pārskata sagatavošanas vajadzībām, citi to izmanto algu aprēķiniem vai pamatlīdzekļu uzskaitei, daudzi uzskaitei pieiet atbildīgi un izmanto visas programmas piedāvātās iespējas. Ir uzņēmumi, kuros uzskaites darbus veic vairāki darbinieki, bet ir tādi uzņēmumi, kuros visus grāmatvedības procesus veic viens cilvēks, savukārt virkne uzņēmumu mūsdienās visus vai daļu procesu uztic GPS. To pierāda aptaujas rezultāti, kuros redzams, ka 11% uzņēmumu pilnībā uztic uzskaiti GPS, bet 4% izmanto viņu pakalpojumus daļēji.

Kā jūsu uzņēmumā tiek organizēta grāmatvedība?

Izvēlēties atbilstošu uzskaites sistēmu ir atbildīgs darbs, jo tās nomaiņa ir darbietilpīgs un sarežģīts process. Aptaujā noskaidrots, ka pēdējo divu gadu laikā tikai 5% komersantu mainījuši grāmatvedības sistēmu, tātad 95% Latvijas uzņēmumu ir uzticīgi savai grāmatvedības programmai. Tostarp — grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzēji retāk maina savu uzskaites sistēmu. Pēc aptaujas datiem, to pēdējo divu gadu laikā ir veikuši vien 4% no aptaujātajiem GPS uzņēmumiem.

Vai pēdējo divu gadu laikā esat mainījuši grāmatvedības programmu?

Interesants fakts atklājas, jautājot, kurš uzņēmumā pieņem lēmumu par grāmatvedības programmas izvēli un iegādi. 18% uzņēmumu lēmumu pilnībā pieņem grāmatvedis, bet 28% uzņēmumu lēmumu pilnībā pieņem uzņēmuma vadītājs. 32% uzņēmumos lēmums tiek pieņemts uzņēmuma vadītājam, konsultējoties ar grāmatvedi, kas norāda uz labu vadības un grāmatveža sadarbību un vadības ieinteresētību finanšu procesu kvalitatīvā uzskaitē.

Kā jūsu uzņēmumā tiek pieņemti lēmumi par grāmatvedības programmatūras izvēli un iegādi?

Pilnībā uzticot programmas iegādi grāmatvedim, var rasties situācija, ka programma tiek izvēlēta tāda, ko labi pārzina grāmatvedis, tādējādi padarot savu darba ikdienu ērtāku un vieglāku, bet izvēlētā programma var neatbilst uzņēmuma specifikai. Otrs, par ko šis rādītājs var signalizēt, — vadība, kas nepievērš uzmanību programmas iegādei, var nepievērst pienācīgu uzmanību kvalitatīvai uzskaitei, proti, vadībai ir uzskats, ka uzskaite vajadzīga tikai VID pārbaudēm un atskaišu iesniegšanai. 

Grāmatvedības un biznesa vadības sistēmu tirgū nav labākā risinājuma. Ir tikai katram uzņēmumam piemērotākais. To pierāda arī Norstat aptaujas dati. 71% respondentu svarīgākais kritērijs ir tieši funkcionalitātes atbilstība konkrētām uzņēmuma vajadzībām. 25% augstu novērtē iegādes izmaksas, un piektdaļa vēlas, lai programmā pēc iespējas ātrāk tiktu iestrādātas likumdošanas izmaiņas. Vēl 17% ir svarīga klientu apkalpošanas kvalitāte un 16% — operatīvs tehniskais atbalsts. Par respondentu nopietno attieksmi, izvēloties grāmatvedības programmu, liecina arī fakts, ka četri no katriem pieciem aptaujātajiem cenu nav izvirzījuši kā galveno kritēriju. 16% pētījuma dalībnieku pirms izvēlēšanās pat nesalīdzināja cenas, bet 62% tās salīdzināja, taču programmu izvēlējās pēc citiem apsvērumiem. Lētāko variantu izraudzījās vien 11% aptaujāto uzņēmumu.

Kas, jūsuprāt, ir svarīgākie faktori, izvēloties grāmatvedības programmu?

Ja salīdzina svarīgākos faktorus programmas izvēlnē, atšķiras prasības grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju uzņēmumos un uzņēmumos, kuros ir savs algots grāmatvedis. Piemēram, klientu apkalpošanas kvalitāte un ātrums (tehniskais atbalsts) GPS uzņēmumos ir divkārt augstāks rādītājs nekā uzņēmumos ar algotu grāmatvedi. Grāmatvedības pakalpojumu sniedzēji savos uzņēmumos parasti izmanto vairākas programmas, un grāmatvedim līdz ar to jāpārzina vairākas programmas. Tā kā pilnībā apgūt tās ir laikietilpīgi, tehniskā atbalsta palīdzība kritiskos brīžos ir ļoti svarīga, jo grāmatvedim nav laika iedziļināties programmas niansēs un pašam izpētīt visas programmas iespējas, tāpēc viņš biežāk izmanto atbalstu. Uzņēmumos, kuri neizmanto GPS, grāmatvedis programmu ir apguvis, bet, ja ir neskaidras situācijas darbā ar sistēmu, viņam ir vairāk laika iedziļināties un apgūt programmas funkcijas.

Otrs rādītājs, kas atšķiras, — prasības pēc datu drošības. Arī šis rādītājs GPS uzņēmumu vidū ir augstāks, kas nozīmē, ka grāmatvedības pakalpojumu sniedzēji datu drošību uzskata par svarīgu un pievērš tai lielāku uzmanību nekā uzņēmumi, kuriem ir algots grāmatvedis. Pēdējā laikā ir pieaudzis gadījumu skaits, kad hakeru uzbrukumu rezultātā uzņēmumi zaudē grāmatvedības datus. Tas notiek tāpēc, ka nav pienācīgi aizsargāti dati un serveri — nav uzstādītas antivīrusu programmas, netiek izmantoti ugunsmūri. Nereti darba dators tiek izmantots arī privātiem mērķiem (spēlētas spēles, lejupielādēti dažādi nepārbaudīti faili), kas palielina datora ievainojamību, it sevišķi, ja datorā nav instalētas programmas datu aizsardzībai.

Grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem lielākas prasības ir arī pēc attālinātas piekļuves datiem un programmai un tam, lai tā funkcionāli atbilstu uzņēmuma vajadzībām. GPS tas ir svarīgi, jo nereti pakalpojumu saņēmēji attālināti pieslēdzas programmai un paši ievada noteiktus pamatdatus, ko GPS tālāk apstrādā. Uzņēmumos, kur ir algots grāmatvedis, svarīgāk ir programmas ērtums un pieejamība, bet grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem — vienkāršība un pārskatāmība, kā arī programmas elastība un funkciju daudzveidība, tai skaitā integrācijas iespējas.

Pētot programmas izmantošanas principus, redzams, ka vairāk nekā puse respondentu grāmatvedības programmu izmanto gada pārskatu sagatavošanai un pirmdokumentu apstrādei. Savukārt avansu norēķinu apstrāde grāmatvedības sistēmā tiek izmantota salīdzinoši minimāli. Maz uzņēmumu izmanto budžeta plānošanas iespējas, bet tas, iespējams, tāpēc, ka ne visas programmas šādu iespēju piedāvā vai arī uzņēmumā ar plānošanu nodarbojas cits darbinieks, nevis grāmatvedis.

Ko jūs kā grāmatvedis darāt savā uzņēmumu vadības/grāmatvedības programmā?

Ja salīdzina grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju uzņēmumos programmas izmantošanu un uzņēmumus, kuros uzskaiti veic algots grāmatvedis, redzamas atšķirības, proti, programma pirmdokumentu apstrādei tiek izmantota 58% GPS uzņēmumu, bet uzņēmumos ar algotu grāmatvedi tikai 47%. Savukārt uzņēmumi, kuros ir algots grāmatvedis, finanšu datu analīzei grāmatvedības programmu izmanto tikai 18%, bet GPS šis rādītājs ir stipri lielāks — 28%. Šāda atšķirība rādītājos var norādīt uz to, ka uzņēmumā strādājošs grāmatvedis finanšu datu analīzi uzskata kā pašu par sevi saprotamu procesu grāmatvedībā, tāpēc to neizdala kā atsevišķu darbu, bet GPS par to prasa papildu samaksu, tāpēc aptaujā šīs darbības tiek uzsvērtas kā svarīgas. Tikpat labi šis rādītājs var liecināt, ka uzņēmumu vadītājiem finanšu datu analīze nav svarīga. Tas nav iepriecinošs fakts, jo tieši uz finanšu datu analīzes rezultātiem būtu jābalstās uzņēmuma vadības lēmumiem, lai nodrošinātu uzņēmuma stabilu attīstību. Balstoties uz finanšu datu analīzi, mūsu klienti un partneri pieņem lēmumus — sadarboties ar uzņēmumu vai ne, bankas — izsniegt aizdevumus vai ne. Finanšu datu analīze izkristalizē uzņēmuma vājās vietas un signalizē par maksātnespējas vai pat bankrota draudiem.

Ko jūs kā grāmatvedis darāt savā uzņēmumu vadības/grāmatvedības programmā?

Svarīgs aspekts pētījumā bija noskaidrot, kādas funkcijas (moduļi) tiek izmantotas programmā. 96% aptaujāto respondentu izmanto finanšu moduli, otrs augstākais rādītājs 91% ir pamatlīdzekļu uzskaites modulim, bet trešais — 90% — algu aprēķinu modulim. Tikai 5% respondentu vērsa uzmanību uz citām uzskaites funkcijām, kas tiek izmantotas programmā, piemēram, debitoru uzskaite, salīdzināšanas akti, klientu informācijas apstrāde u.c.

Kā jau autors iepriekš minēja, grāmatveži novērtē attālināta darba iespējas programmā un to labprāt izmanto. 20% respondentu ir minējuši, ka vēlētos izmantot attālināta darba iespējas. Savukārt 47% aptaujāto labprāt nākotnē izmantotu izdevumu dokumentu digitalizēšanas iespēju (čeki, rēķini, biļetes u.tml.), bet 24% grāmatvežu atzīst, ka jau izmanto šādu iespēju. 

Ja skatāmies, kādas programmas tiek izmantotas, tad interesants fakts, ka grāmatveži reizēm nemaz nezina, kā pareizi sauc grāmatvedības programmu, ar kuru strādā, it sevišķi, ja programmai ir bijis mainīts nosaukums un uzņēmumā programma izmantota ilgstoši. Pēc aptaujas datiem redzams, ka viena un tā pati programma tiek nosaukta dažādi, piemēram, programma Jumis tiek saukta gan kā Jumis Pro, gan Tildes Jumis, gan vienkārši Tilde, kas nekad nav bijis programmas, bet iepriekšējā ražotāja uzņēmuma nosaukums. 

Kuru/kuras no uzņēmumu vadības sistēmām/grāmatvedības programmām jūs izmantojat?

Iegādāties programmu, kura pilnībā atbilst uzņēmuma uzskaites prasībām, īsti nav iespējams, tāpēc uzņēmumi izmanto vairākas programmas vienlaikus. Aptaujas rezultāti norāda, ka sevišķi neatšķiras rezultāts, ja tiek vērtēts, kura tiek izmantota kā galvenā uzskaites programma. Interesants fakts, ka atpazīstamības ziņā, piedāvājot nosaukt trīs programmas, kas pirmās ienāk prātā, Horizon tiek nosaukts 16,6%, bet Zalktis 14,9% gadījumu. Nepārprotams līderis atpazīstamības ziņā ir Jumis, ko nosauca 41,3% respondentu.

Vairākas programmas izmantoja 73 respondenti (501 aptaujātais uzņēmums), no kuriem 36 bija grāmatvedības pakalpojumu sniedzēji, bet 37 — uzņēmumi, kuriem ir algots grāmatvedis. Darbinieku algu aprēķiniem, pamatlīdzekļu un ilgtermiņa ieguldījumu uzskaitei, noliktavas uzskaitei visbiežāk tiek izmantota cita uzskaites sistēma. Runājot par programmas trūkumiem, liela daļa respondentu atbildēja, ka viss apmierina un programmā trūkumu nav, bet tie, kuri atzina, ka programmai kaut kā pietrūkst, kā kaitinošāko minēja programmas neelastību, nepārskatāmību, sarežģītību, kā arī funkciju trūkumu.

Aptaujas dati norāda, ka respondenti ir pilnībā vai drīzāk apmierināti ar programmu, kurā strādā, un turpinās arī turpmāk to izmantot. Tāpat dati uzrāda, ka programmu, ar kuru strādā, labprāt ieteiktu arī citiem grāmatvežiem.

Rakstā izmantoti Norstat Latvija 2022. gada septembra pētījuma dati.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2023. gada februāra (494.) numurā.