Jautājumi un atbildes par e-rēķinu piemērošanu

Sākot ar 2025. gada 1. janvāri, Latvijā reģistrētam uzņēmumam, izsniedzot attaisnojuma dokumentu (rēķinu) valsts pārvaldei (budžeta iestādei), preces vai pakalpojuma saņēmējam samaksāšanai, tas jānoformē kā strukturēts elektroniskais rēķins. Valsts ieņēmumu dienests (VID) sniedzis atbildes uz vairākiem ar e-rēķinu izmantošanu saistītiem jautājumiem, skaidrojot dažādus to piemērošanas aspektus.

Vai prasība obligāti izmantot e-rēķinus norēķinos ar valsts pārvaldes iestādēm, sākot ar 2025. gada 1. janvāri, attiecas arī uz ārvalstīs reģistrētiem uzņēmumiem?

Obligātā prasība e-rēķina lietošanai strukturētā elektroniskā formātā attiecas uz darījumiem starp Latvijas Republikā reģistrētiem uzņēmumiem un valsts (un pašvaldības) iestādēm. Tādējādi ārvalstīs reģistrētiem uzņēmumiem nav noteikts obligāts pienākums izsniegt e-rēķinu norēķinos ar valsts pārvaldes iestādēm Latvijā.

Kādam jābūt e-rēķina formātam, lai to varētu pievienot VID sistēmā?

E-rēķinam jābūt XML formātā. Sākot ar 2026. gada 1. janvāri, VID elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) būs iespējams augšupielādēt XML formāta e-rēķina datni (failu).

Vai e-rēķinu varēs augšupielādēt no grāmatvedības programmas?

Jā, no grāmatvedības programmas varēs nodot XML formāta e-rēķina datni (failu) VID. Lai to varētu īstenot Jūsu grāmatvedības programmai ir jābūt izveidotai integrācijai ar VID e-rēķinu API.

Vai sākot ar 2025. gadu uzņēmumam ir jāspēj ģenerēt e-rēķina forma (ja piedalās publiskajos iepirkumos) un nosūtīt tos VID (kaut vai ieliekot to EDS manuāli)? 

Sākot ar 2025. gada 1. janvāri, Latvijā reģistrētam uzņēmumam, izsniedzot attaisnojuma dokumentu (rēķinu)  valsts pārvaldei (budžeta iestādei), preces vai pakalpojuma saņēmējam samaksāšanai, tas jānoformē kā strukturēts elektroniskais rēķins. Paredzētais e-rēķinu lietošanas obligātums nodokļu maksātāju B2G (Business to Government) segmentā strukturētā elektroniskā formā ir attiecināms arī uz G2B (Government to Business) un G2G (Government to Government) segmentu. Minētais attiecas ne tikai uz dalību publiskajos iepirkumos, bet arī uz citiem darījumiem.

E-rēķinu datu nodošana VID būs obligāta, sākot ar 2026. gada 1. janvāri.

Kādos aktos XML struktūra tiks noteikta, skaidrota? Vai XML failā būs jāatspoguļo vairāk informācijas, nekā šobrīd rēķinā tiek uzrādīta (saskaņā ar likuma normām par attaisnojuma dokumentiem un rekvizītiem tajos)?

XML datnē (failā) varēs norādīt vairāk informācijas, nekā šobrīd tiek norādīts rēķinā. Vienlaikus arī strukturētā e-rēķinā obligāti būs jāiekļauj arī tie rekvizīti, kas noteikti Latvijas normatīvajos aktos.

XML struktūra ir noteikta Latvijas nacionālajā standartā, un tam jāatbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai.

Tādējādi XML struktūru nav paredzēts noteikt atsevišķā normatīvajā aktā.

*Latvijas nacionālais standarts: LVS EN 16931-1:2017 - Elektroniskie rēķini. 1.daļa. Elektronisko rēķinu pamatelementu semantisko datu modelis.

Ar strukturētu e-rēķinu pamatelementu izmantošanas specifikāciju var iepazīties šeit: Peppol BIS Billing

Praksē rēķina saņēmējs un maksātājs ir dažādas personas, proti, e-rēķina saņēmējs ir “Jānis”, bet šī paša e-rēķina maksātājs būs “Kārlis”. Vai ir atbilstoši, ka Jānis grib e-rēķinā ievadīt Kārļa kā e-rēķina maksātāja rekvizītus?

Grāmatvedības jomu regulējošie normatīvie akti nenosaka prasību uzņēmumam, noformējot rēķinu, norādīt tajā informāciju par maksātāju, ja preču saņēmējs un maksātājs ir dažādas personas. Vienlaikus grāmatvedības normatīvie akti arī neliedz rēķinā norādīt informāciju par uzņēmumu, kas veic rēķina apmaksu.

Uzņēmumam ir jānosaka, kura no saimnieciskajā darījumā iesaistītajām pusēm ir patiesais darījumā iesaistītais dalībnieks, un savstarpējā norēķinu kārtība starp darījuma partneriem ir nosakāma, civiltiesiska darījuma līguma ietvaros abām pusēm vienojoties.

Vai ir pareizi, ka praksē e-rēķins tiek izrakstīts struktūrvienībai, bet tā kā struktūrvienībai nav atsevišķa reģistrācijas numura, tad e-rēķina rekvizītos tiek iekļauta struktūrvienības adrese un reģistrētās iestādes (kuras pakļautībā ir struktūrvienība) reģistrācijas numurs? Praksē šādi tiek mēģināts sagatavot e-rēķinu, jo pašvaldības pieprasot, lai e-rēķinā ir ietverti struktūrvienības rekvizīti.

Grāmatvedības likums un no tā izrietošie Ministru kabineta noteikumi neuzliek pienākumu uzņēmumam, sagatavojot attaisnojuma dokumentu – rēķinu – samaksāšanai, norādīt tajā informāciju par iestādes struktūrvienību un tās adresi. Grāmatvedības normatīvie akti arī neaizliedz papildu informācijas, tostarp konkrētās struktūrvienības nosaukuma, tās adreses u.c., norādīšanu rēķinā. Turklāt faktiskais darījuma dalībnieks (un maksātājs) ir pati pašvaldība.

Ja e-rēķinu izraksta reģistrēts pievienotās vērtības nodokļa (PVN) maksātājs un e-rēķins vienlaikus ir arī nodokļa rēķins, tad reģistrētam PVN maksātājam jāievēro arī Pievienotās vērtības nodokļa likuma normas.

Pievienotās vērtības nodokļa likums paredz nodokļa rēķinā iekļaut preču saņēmēja juridisko adresi, nevis tās struktūrvienības faktisko adresi, kas saņem pakalpojumus vai preces. Nodokļa rēķinā papildus Pievienotās vērtības nodokļa likuma 125. panta pirmajā daļā uzskaitītajiem rekvizītiem var iekļaut informāciju par preču piegādes adresi, struktūrvienības adresi, ja tā atšķiras no uzņēmuma juridiskās adreses. Turklāt Pievienotās vērtības nodokļa likums nereglamentē e-rēķina saturu.

Kā uzņēmumam, kurš sniedz būvniecības pakalpojumus, portāla Latvija.lv e-adreses ziņojuma e-rēķinu formā izrakstīt e-rēķinu ar reverso PVN? 

Lai uzņēmums, kas ir reģistrēts PVN maksātājs, portāla Latvija.lv e-adresē e-rēķinu formā varētu noformēt e-rēķinu un norādīt reverso PVN attiecībā uz gadījumu, kad par PVN samaksu atbildīgs preču vai pakalpojumu saņēmējs, e-rēķina formā ailē “PVN, %” jānorāda 0% un ailē “PVN likmes veids” jānorāda likme “PVN reversā maksāšana”.

Kā uzņēmums, kas nav reģistrēts kā PVN maksātājs, portāla Latvija.lv e-adreses ziņojuma e-rēķinu formā var izrakstīt e-rēķinu? 

Lai persona, kas nav reģistrēta kā PVN maksātājs, varētu izrakstīt e-rēķinu portāla Latvija.lv e-adreses ziņojuma e-rēķinu formā līdz nepieciešamo izmaiņu veikšanai iesakām e-rēķina formā ailē “PVN likmes veids” norādīt likmi – “Pakalpojums, uz kuru neattiecas nodoklis”, savukārt laukā “Nodokļa atbrīvojuma pamatojums” kā pamatojumu var norādīt – nav PVN likuma subjekts.

Ir problēma ar summu matemātisku noapaļošanu e-rēķiniem ar daudzām rindām vai rēķiniem, kuros ir daudz zīmju aiz komata. Vai tiek plānots risināt noapaļošanas problēmu e-rēķinos, lai tos varētu sagatavot kā derīgus strukturētus e-rēķinus?

Peppol specifikācija un standarts noteic, ka noapaļošana būtu jāveic gala aprēķinos, un vienlaikus arī rēķina rindu līmenī standartā ir noteikta noapaļošana ar 2 cipariem aiz komata. Savukārt grāmatvedības un nodokļu normatīvie akti nenosaka noteiktus vienotus noapaļošanas principus, un līdz ar to vienas vienības cena var būt vairāk par 2 cipariem aiz komata (piemēram, 0.01456). Šī noapaļošanas problēma pastāv, jo ir atļauts izmantot 3 ciparus aiz komata kā daudzumos, tā vienību cenās.

Kā risinājumu līdz nepieciešamo izmaiņu veikšanai iesakām vienības cenas noteikšanā izmantot veselus skaitļus vai skaitļus ar 2 cipariem aiz komata (piemēram, 5,50, 5,10).

Lasiet arī:

• BILANCES redaktore Vita ZARIŅA: Strukturētie rēķini: galvassāpes vai atvieglojums
• Papildināts e-rēķinu pakalpojuma sniedzēju saraksts
• Strukturēto e–rēķinu ieviešana uzņēmumos
• Grāmatvedības likuma grozījumi par strukturētiem elektroniskiem rēķiniem