Man uz galda ir papīra dokumentu kaudze, vēl jāizdrukā no e–pasta, kas atsūtīti, plauktā ir mapes, pilnas ar dokumentiem, arī arhīvā vairs nav vietas papīra dokumentiem. Laikam būs jāsaka priekšniekam, lai meklē telpas, kur glabāt dokumentu kalnus. Nē, vispirms jāapjautājas kolēģiem citos uzņēmumos, jāpalasa forumi, jānoklausās kāds Bilances seminārs par šo tēmu, lai zinātu, kā citi tiek galā ar papīra dokumentiem.

Vai šī situācija ir tev pazīstama? Ja ir, tad lasi tālāk!

Tas ir pavisam normāli, ka viss jaunais ir nedaudz biedējošs konservatīvajiem, izaicinājums radošajiem un sasniedzams drosmīgajiem. Domāju, ka šis ir raksturojums grāmatvežiem un arī uzņēmumu vadītājiem, kas noguruši no papīra dokumentu auklēšanas. Ir jāpasaka «STOP!» papīra dokumentiem. Tieši tik vienkārši! 

Es jūs iedrošinu, ka nav neizdarāmu lietu, ja vien ir vīzija un gribēšana atvadīties no ērti ierastā. Dokumenti, ar ko strādāt būs arī turpmāk, tos neviens neatņem. Tikai darbs būs nedaudz citādāks, un būs vairāk laika sevis izglītošanai, grāmatvedības organizācijas dokumentu uzrakstīšanai un aktualizēšanai, arī citām ne mazāk svarīgām lietām un cilvēkiem.

Ar ko sākt?

Vispirms varētu būt izpratne — kas ir kas? Pieļauju, ka joprojām nav skaidrs, kas ir elektronisks, digitāls, digitalizācija… utt.? Kas ir elektronisks dokuments? Tāds, kas radīts datorā un tur arī atrodas, tiek sūtīts e–pastā vai citos datu apmaiņas kanālos. Tas ir izlasāms, izdrukājams, saglabājams. Kas ir elektronisks arhīvs? Piemēram, grāmatvedības dokumentu elektroniskie formāti, kas saglabāti manā datorā, citā datorā, cietajā datu nesējā, mūsu serverī. Tātad šķietami tepat, redzami, taustāmi. Ko nozīmē digitāls? Tā ir attēla pārveide mašīnlasāmā formātā. Digitāla vide ir internetvide, «mākonis», arī digitālais arhīvs.

Ir nepieciešami rīki, ar ko pārvērst papīra dokumentus, kurus radām paši vai mums atsūta sadarbības partneri, elektroniskā formātā. Jāsaprot, kā ērtāk pārvērst dokumentus elektroniskā formātā un ko darīt ar papīra dokumentiem turpmāk — glabāt tos vai iznīcināt. Ir jāizlemj, kur dokumentus glabās — elektroniskā vidē savās ierīcēs vai digitālajā arhīvā. Digitālo arhīvu kā savu mākoņpakalpojumu var uzturēt paši vai pirkt no ārpakalpojuma sniedzējiem. Ir jānosaka atbildīgie uzņēmumā, kuri šo procesu vadīs un atbildēs par dokumentu arhīvu normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

Cik lielam dokumentu apjomam elektroniskais un/vai digitālais arhīvs (turpmāk — arhīvs) ir piemērots, ērts un drošs?

Es teiktu, ka jebkuram dokumentu apjomam, jo dokumenti vienmēr ir atrodami, ja ir pieejams internets, lai arī kur mēs atrastos, un mums ir piekļuves atļauja mūsu dokumentu arhīvam. Te varētu būt jautājums, cik tas nepieciešams pavisam nelielam uzņēmumam ar dažiem dokumentiem mēnesī, ja ir jāiegādājas skeneris. Skeneri kā aplikāciju var lejuplādēt savā telefonā, lietot to bez maksas, skenēt funkcionālajā pdf (Portable Document Format) formātā, pārsūtīt dokumentus, lai saglabātu dokumentu arhīvā. Tas varētu būt aktuāli uzņēmumiem, kas savu grāmatvedības uzskaiti ir uzticējuši ārpakalpojumam, kas nenodrošina digitizāciju un digitalizāciju.

Grāmatvedības likums nosaka dokumentu elektroniskā arhīva glabāšanas vietu Eiropas Savienībā. Likumdevējs nav paredzējis, ka mākoņpakalpojumu var pirkt arī, piemēram, no Microsoft. Tajā gadījumā neviens nezina, kurā vietā fiziski atrodas Microsoft serveri, kas šo pakalpojumu nodrošina. Tas var nebūt un, droši vien, arī nav Eiropas Savienībā. Pieļauju, ka glabāšanas vieta no drošības viedokļa ir konfidenciāla. Svarīgi ir katram pašam sev definēt digitālā arhīva atrašanās vietu jeb pakalpojuma sniedzēju. Ja rēķinu mums izsniedz trešās valsts piegādātājs, tad iesaku veidot dokumentu arhīva kopiju, ko glabā Latvijā. Dokumentu arhīva identiska kopija ir jāveido vienmēr, lai uzņēmuma vadība būtu droša, ka visi dokumenti vienmēr ir iegūstami, kad nepieciešams pašiem, pārbaužu, auditu veikšanai, sadarbības partneriem.

Ieteiktā darbību secība, lai atbrīvotos no papīra dokumentiem

1. Skenera iegāde vai lejuplāde

Lēmums atbrīvoties no papīra dokumentiem uzņēmuma iekšienē ir pieņemts. Atkarībā no skenējamo dokumentu apjoma ir jāizvēlas skeneris no diezgan plašā piedāvājumu klāsta. Mēs elektromateriālu vairumtirdzniecības uzņēmumā elektronisko arhīvu veidojam kopš 2016. gada. Sākumā tā bija testa versija, lai saprastu, cik tas ir ērti un noderīgi. Dokumentu apjoms ir pietiekami liels (vairāk nekā 2000 dokumentu mēnesī), lai tos sakārtotu elektroniskajās mapēs. Iegādājāmies skeneri EPSON WorkForce DS–860N, kuram nu jau ir arī jaunākas paaudzes skeneri (DS–870) u.c. Skenējam dokumentus grāmatvedībā, noliktavā, ir noslēgts līgums ar dokumentu pārvaldības sistēmu TELEMA SIA, kas arī ir lielisks palīgs datu elektroniskajā apritē jeb EDI. Šī sistēma atvieglo preču aprites procesus.

Kāpēc iegādājāmies tieši šo skeneri? Mūsu normatīvie akti preču apritē joprojām pieprasa dokumentu ar parakstu par preču nodošanu un saņemšanu, līdz ar to pagaidām attaisnojuma dokuments «Pavadzīme» ir arī preču piegādes dokuments vairākumā gadījumu. Tas nozīmē, ka jāskenē ir katrs dokuments, jānosauc fails un jānoliek elektroniskajā mapē. Šis skeneris, kam ir integrēta programma, skenē vienlaikus līdz 80 lapām, sadala to atsevišķos failos un novieto norādītajā elektroniskajā (digitālajā) mapē. Skenera programma nolasa QR koda (kvadrātkoda) informāciju, ja šis kods ir norādīts dokumentā un tajā ir faila nosaukumā nepieciešamā informācija — dokumenta numurs, datums, darījuma partneris u.c. Kvadrātkodu var katrs pats ģenerēt internetvidē pieejamajās vietnēs, kas to piedāvā par brīvu. Atslēgvārdi — qr code generator free, QR koda izveide. Kā nepieciešamu skenera funkcionalitāti minēšu arī abpusēju skenēšanu, izšķirtspējas regulēšanu (kurš gan nav saskāries ar EDS nespēju pievienot gada pārskata dokumentu) un nepieciešamo pdf formātu. Šeit mana piebilde par pdf formātu, ka tas ir ērts lietošanā, jo dokumentu vajadzības gadījumā var pārvērst citā formātā, informāciju no dokumenta var kopēt. Ja lietojam Adobe Acrobat Reader DC, tad var informāciju papildināt ar sev svarīgo un arī parakstīt ar paraksta attēlu, ja nav nepieciešams elektroniskais paraksts. Minētais skeneris atbilst mūsu izvēlētajām prasībām un resursiem. Un, kā jau iepriekš rakstīju, nelielam dokumentu apjomam ir pietiekami skenera funkciju lejuplādēt telefonā.

Ārpakalpojuma sniedzēji grāmatvedībā kā papildu pakalpojumu var piedāvāt gan dokumentu digitizāciju (pārvēršanu elektroniskā formā), gan arī digitalizāciju. Atliek vien visus attaisnojuma dokumentus līgumā noteiktajā termiņā iesniegt grāmatvedības firmai. Raksta nākamā, 2. nodaļa, un, iespējams, arī 1. nodaļa tad zaudē aktualitāti.

2. Darbinieks, kurš skenēs dokumentus

Runājot par resursiem — viens no naudas ietilpīgākajiem resursiem uzņēmumā ir darbinieks. Domāju, ka nevienam par to nav šaubu. Pārejot uz dokumentu digitizāciju un tālāk jau arī digitalizāciju (dokumentu mašīnlasāmā formātā nolasa grāmatvedības programma), daudziem šķiet, ka tam nepieciešams papildu darbinieks vai esošie darbinieki speciāli šim procesam jāapmāca. Prasmes un zināšanas nenoliedzami ir nepieciešamas, bet ir pilnīgi pietiekami, ja darbinieki ir ieinteresēti šajā procesā, jo visu nepieciešamo, kas jāzina, var atrast un apgūt internetā. Protams, divriteni nevajag atklāt katram pašam, ja kāds «celmlauzis» jau to ir izdarījis. Šodien ir daudz apmācību semināru veidā, daudz rakstu speciālajā literatūrā, digitālo prasmju apguve un spodrināšana tiek piedāvāta dažādos Eiropas projektu finansētajos apmācību kursos, piemēram, «Mācības pieaugušajiem», un arī skolu programmas paredz šo prasmju apmācību.

Izvēloties dokumentu apjomam atbilstošu un funkcionālu skeneri, kā aprakstīju iepriekš, papildu darbinieku nevajag. Viena funkcija — fiziska papīru dokumentu kārtošana mapēs — tiek aizstāta ar citu — dokumentu skenēšana un kārtošana elektroniskajās mapēs. 

3. Dokumentu sagatavošana skenēšanai un skenēšana, iegrāmatošana

Dokumenti vispirms ir jāsakārto, lai būtu ērti tos skenēt un nosūtīt glabāšanai arhīvā. Parasti pirms iegrāmatošanas grāmatvedības uzskaitē tos arī grupē, sistematizē un klasificē atbilstoši darījumu ekonomiskajai būtībai, dokumentu plūsmām, periodiem. Līdzīgi tad arī būtu jādara pirms dokumentu skenēšanas. Darbību secību katrs definē pats, kā ir ērti un droši, ka visi dokumenti tiks iegrāmatoti, noskenēti un nolikti atbilstošajā elektroniskajā mapē.

Piemēram, ja uz galda ir papīra dokumenti, tad tos pārbauda, sakārto pēc nozīmes un funkcijas, kāda tam ir mūsu uzņēmumā, iegrāmato, skenē un novieto attiecīgajā arhīva mapē. Mums ir tiesības iznīcināt papīra dokumentus, ja uzņēmums attiecībā uz elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērsto dokumentu ievēro šādus noteikumus:

1. ir nodrošināts oriģinālā dokumenta satura attēlojums un atbilstība Grāmatvedības likuma 28. pantā noteiktajā dokumentu glabāšanas laikā;
2. ir nodrošināta satura lasīšana datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā cilvēklasāmā formātā un, ja nepieciešams, atvasinājuma veidošana papīra formā;
3. pārvērstais dokuments tiek aizsargāts pret izmaiņām vai iznīcināšanu;
4. pārvēršanas process, kā arī oriģinālā dokumenta iznīcināšanas process tiek dokumentēts uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Kā iznīcināt papīra dokumentus:

1. var sagatavot dokumentu sarakstu un nodot dokumentus dokumentu pārstrādātājiem;
2. var iegādāties dokumentu smalcinātāju, kas spēj vienā reizē sagriezt vairāk nekā 100 lapas, bet atkarīgs no dokumentu apjoma uzņēmumā;
3. var, protams, turpināt glabāt papīra dokumentus. Procesa sākumā iesaku to darīt, lai neiznīcinātu dokumentus, kas cilvēciskā faktora dēļ nav saglabāti elektroniskajā arhīvā, u.c. Neieteiktu iznīcināt, kamēr nav sagatavots gada pārskats.

Katrā grāmatvedībā ir e–pastā atsūtīti dokumenti ar maģisko «Rēķins sagatavots elektroniski un derīgs bez paraksta». Šim teikumam nav nekādas būtiskas nozīmes, tāda norāde nav definēta neviena dokumenta noformēšanā, vienīgi, ja ir atruna līgumā vai citā dokumentā ar juridisku spēku, piemēram, pušu vienošanās. Ar šiem dokumentiem rīkojas tā, lai visi dokumenti tiktu gan iegrāmatoti, gan arī ievietoti arhīvā. Tos nedrukā, ja var citādi apliecināt, ka tie ir mūsu dokumenti. Grāmatvedības likumā ir noteikts, ka par attaisnojuma dokumentu ir atzīstams elektroniskajos datu pārraides kanālos saņemtais dokuments ja attiecīgajā attaisnojuma dokumenta atvasinājumā minētā saimnieciskā darījuma esību uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā apliecina dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgā persona (11. panta 8. daļa). Tas nozīmē, ka katrs uzņēmums var noteikt savu apliecināšanas kārtību. Var izmantot programmu, kas ir par brīvu lejuplādējam no interneta — Adobe Acrobat Reader DC, tad var parakstīt dokumentu ar sava paraksta failu. 

Piebildīšu, ka joprojām daudziem grāmatvežiem ir jautājums par obligātu kontējuma norādi uz dokumenta. Kontējums jau vairākus gadus nav obligāts, ja grāmatvedības uzskaite tiek kārtota programmā, kurā konkrēto iegrāmatojumu var identificēt ar attaisnojuma dokumentu.

4. Elektroniskais un/vai digitālais arhīvs, dokumentu kārtošana tajā

Es teikšu — abi, bet identiski. Viens arhīvs pie mums mūsu ierīcē, otrs — «mākonī», tādējādi nodrošinoties pret datu, dokumentu pazušanu.

Galvenais nosacījums ir, ka glabāšanas vietai ir jābūt drošai pret nesankcionētu piekļuvi, pret datu pazušanu, pret izmainītiem datiem vai gluži otrādi — ja tiek labots dokuments, tad iegrāmatotajai versijai ir jānonāk arī arhīvā. Lai viss notiktu korekti, ir jābūt atbildīgajam par skenēšanas procesu, par dokumentu glabāšanu un citām darbībām ar dokumentu arhīvu. Grāmatvedības likums nosaka uzņēmuma vadītāja pienākumus un atbildību grāmatvedības jomā, tajā skaitā, ka uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par grāmatvedības dokumentu oriģinālu, kopiju vai datu attēlu saglabāšanu un aizsargāšanu pret iznīcināšanu vai nozaudēšanu līdz to nodošanai uzņēmuma arhīvā, kā arī par grāmatvedības dokumentu saglabāšanu uzņēmuma arhīvā un to pieejamību atbilstoši normatīvajam regulējumam. Tas nozīmē, ka likuma priekšā atbildēs uzņēmuma vadītājs, bet uzņēmumā var noteikt citu atbildīgo personu.

Kādas mapes veidot arhīvā? Šī arhīva izveidē par pamatu var ņemt papīra dokumentu aprites kārtību un dokumentu reģistru veidošanu, atceroties, ka dokumentu saglabā tā, lai visu tā glabāšanas laiku nodrošinātu dokumenta juridisko spēku un informatīvo funkciju, kā arī iespēju radīt dokumenta atvasinājumu. Elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērstajam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajam dokumentam.

Mapes var kārtot pa pārskata gadiem, mēnešiem, datumiem, atsevišķos gadījumos, piemēram, pamatlīdzekļiem, reprezentācijas izdevumiem arī pa posteņiem. Lielās dokumentu grupas varētu būt: iepirkums, pārdošana, norēķini.

Kā nosaukt failus? Lai pašiem ir ērti atrast nepieciešamo dokumentu attiecīgajā mapē. Parasti elektroniskajos rīkos lielisks palīgs ir meklētājs (Search) pēc nosaukuma vai numura, vai cita parametra. Ir pietiekami, ja faila nosaukums ietver darījuma partnera nosaukumu, dokumenta numuru, datumu, iespējams, arī summu. 

Šajā arhīvā var glabāt skenētus papīra dokumentus, e–pastā un citos datu pārraides kanālos saņemtos dokumentus, e–dokumentus (e–rēķinus xml formātā, par kuriem ir paredzēts, ka tie būs obligāti no 2025. gada), kam papildus ir arī dokuments cilvēklasāmā formātā.

5. Grāmatvedības organizācijas dokuments dokumentu pārvēršanai elektroniskā formātā un glabāšanai elektroniskajā (digitālajā) arhīvā

Viss iepriekš minētais ir jāapraksta un jāietver grāmatvedības organizācijas dokumentā par kārtību, kādā uzņēmums papīra dokumentus pārvērš elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, kā uzņēmums glabā grāmatvedības dokumentus un kā notiek oriģinālā dokumenta iznīcināšanas process. Nosaka dokumentu sistematizēšanas kārtību, lietu nomenklatūru, glabāšanas vietu un formu. Ir jānosaka dokumenta ceļš no saņemšanas līdz arhīvam tāpat kā to noteicām, kad apstrādājām tikai papīra dokumentus. Te jāņem vērā, ka visiem dokumentiem jānonāk arhīvā. Izņēmums ir personāla dokumenti, kurus joprojām glabā pie sevis, ievērojot personas datu aizsardzības noteikumus. Šodien ir aktualizējušies dokumenti, kam oriģināls ir tikai elektroniskā formātā, jeb parakstītie ar dažādu formātu e–parakstiem, arī tos glabā elektroniski arhīvā. Ir ērti, ja paralēli, piemēram, edoc formātam glabā arī atvērtu failu. Pagaidām edoc atvērtais fails ir bez paraksta. Ir ierosināts padarīt redzamu parakstu arī šim formātam. Ar drošu elektronisko parakstu parakstītu dokumentu aprites kārtību arī ietveram grāmatvedības organizācijas dokumentā.

6. Ieguvumi, priekšrocības un zaudējumi elektronizējot papīra dokumentus

Mūsu ieguvums noteikti ir dažādu resursu ietaupījums — laiks, papīrs, printera izdevumi, fiziska vieta dokumentu glabāšanai (mapes, plaukti, kastes), var atbrīvoties pat telpa, kas varētu nozīmēt arī biroja izdevumu samazinājumu, ja telpas tiek īrētas. Ar laiku neizbēgami radīsies nepieciešamība pēc procesu automatizācijas kā dokumentu pārvaldības sistēmas (EDI) ieviešanas, grāmatvedības dokumentu digitalizācijas, tādējādi aizstājot vienveidīgu funkciju izpildi ar mākslīgo intelektu, atbrīvojot laiku grāmatvežu intelektuālajam darbam.

Ja dokumenti glabājas elektroniskā formātā, tos ir ērti atrast un nosūtīt pēc nepieciešamības. Tas paātrina gada pārskata revīzijas norisi, ja revidentiem izsniedz elektronisko arhīvu datu nesējā, atvieglo auditu veikšanu. Dokumenti jau ir skenēti un nav vairs jācilā neskaitāmas mapes.

Mēs iegūstam un iegūsim tīru gaisu no papīra putekļiem, varēsim strādāt no jebkuras vietas pasaulē, ja visi dokumenti būs elektroniskā vidē. Lieliski gan uzņēmuma grāmatvedim, gan ārpakalpojumu sniedzējiem, ja dokumenti laikus nonāk digitālajā arhīvā.

Un ko mēs zaudējam? Pagājušo gadsimtu dokumentu apritē, darbu, liekot dokumentus pa mapēm, sportiskas aktivitātes, cilājot mapes. 

7. Normatīvais regulējums

Bieži rodas jautājums, vai drīkst darboties tikai ar elektroniskajiem dokumentiem. Jā, drīkst, normatīvie akti ir izstrādāti gandrīz atbilstoši mūsdienu iespējām. Kuri normatīvie akti ir jāievēro, lai būtu skaidri un pamatoti, kā rīkoties papīra dokumentu pārvēršanas procesā? Tie ir:

• Grāmatvedības likums;
• Dokumentu juridiskā spēka likums;
• MK noteikumi Nr. 558 (2018) «Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība»;
• Elektronisko dokumentu likums;
• MK noteikumi Nr. 473 (2005) «Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām»;
• MK noteikumi Nr. 748 (2012) «Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi»;
• MK noteikumi Nr. 143 (2012) «Kārtība, kādā publiskos dokumentus pārvērš elektroniskā formā»;
• Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas vadlīnijas (Tieslietu ministrija).

Vadlīnijām nav saistoša rakstura, ar tām nav obligāti jāiepazīstas un jāievēro, bet var izmantot kā palīglīdzekli dokumentu noformēšanai, ja tāds nepieciešams. Visas dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas obligātās prasības ir noteiktas normatīvajos aktos.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2023. gada jūnija (498.) numurā.