Kā uzglabāt elektroniskos dokumentus saskaņā ar jauno MK noteikumu prasībām?

Šā gada 10. maijā stājās spēkā jauns normatīvais regulējums – MK noteikumi Nr. 282 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi”, kas detalizētāk regulē arī elektronisko dokumentu glabāšanu un apstrādi. Galvenie noteikumu papildinājumi skaidri definē prasības informācijas sistēmām, lai nodrošinātu, ka visi elektroniskie dokumenti tiek uzskatīti par juridiski derīgiem visa to dzīves cikla laikā, no izveides brīža līdz to iznīcināšanai vai nodošanai arhīvā, "Bilances Akadēmijas" seminārā skaidroja Ilga Robežniece, Mg. sc. admin. (eksperti ar vairāk nekā 25 gadu pieredzi dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā).

Viena no būtiskākajām jaunajām prasībām ir metadatu pievienošana katram elektroniskajam dokumentam. Metadati sniedz papildu kontekstu par dokumenta izcelsmi, tā veidošanas vidi un iesaistītajām personām. Tie apraksta dokumenta īpašības, piemēram, kurš ir autors, kad dokuments ir izveidots, vai tas ir labots vai pārveidots. Šī informācija ir būtiska ne tikai dokumenta satura izpratnei, bet arī tā autentiskuma un integritātes nodrošināšanai (t.i., tie ir ticami un droši), kas īpaši svarīga tiesvedības procesos vai citos juridiskos jautājumos. Tas nozīmē, ka metadatu izmaiņas var novest pie dokumenta juridiskā spēka zaudēšanas (tie vairs nebūs izmantojami kā pierādījumi tiesā).

Turklāt noteikumi paredz obligātu dokumentu dublēšanu (rezerves kopiju veidošanu) saskaņā ar iestādes vadītāja vai tā pilnvarotas personas norādēm (atsevišķās nozarēs gan var būt specifiski normatīvie akti, kas nosaka citus glabāšanas vai dublēšanas termiņus, tādā gadījumā jārīkojas saskaņā ar tiem). Dokumenti tiek glabāti tik ilgi, cik nepieciešams to pilnai apstrādei - no dokumenta radīšanas brīža līdz brīdim, kad tie tiek iznīcināti vai nodoti arhīvā.

Svarīgs jaunievedums attiecas arī uz dokumentiem, kas parakstīti ar elektronisko parakstu. Iepriekš elektronisko parakstu noteikumi ne vienmēr skaidri regulēja dokumentus, kas parakstīti ar tā saukto „sistēmas parakstu” — paraksta veidu, kurš balstīts uz pušu vienošanos. Daudzos gadījumos šie dokumenti netika uzskatīti par juridiski derīgiem, jo nebija pietiekami skaidri noteikumi par to arhivēšanu un glabāšanu. Tagad jaunie noteikumi paredz skaidru kārtību šādu dokumentu apstrādei, nodrošinot, ka tie tiek pienācīgi apstrādāti un saglabāti sistēmās ar ģenerētiem metadatiem un kontrolsummām, kas pierāda dokumenta integritāti.

Vēl viena būtiska izmaiņa attiecas uz dokumentu klasifikācijas shēmu saskaņošanu — tās tagad ir jāsaskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu reizi piecos gados, nevis reizi trijos gados, kā tas bija iepriekš. "Arī ārvalstīs saskaņošana parasti bija ilgāka par trīs gadu periodu, tāpēc šīs izmaiņas ir pamatotas," norāda I. Robežniece. Starptautiskajā praksē piecu gadu periods tiek uzskatīts par optimālu, lai nodrošinātu klasifikācijas sistēmu atbilstību mainīgajām vajadzībām un prasībām. Saglabāta prasība, ka saskaņošanai klasifikācijas shēmu iesniedz ne vēlāk kā 3 mēnešus pirms jauna dokumentu pārvaldības perioda sākuma - tātad, ne vēlāk par 30. septembri.

Institūcijām, kurām ir izstrādāta un saskaņota nozares dokumentu klasifikācijas shēma, tagad to būs jāsaskaņo ik pēc astoņiem gadiem, salīdzinot ar iepriekšējiem pieciem gadiem. Turklāt, no šī brīža klasifikācijas shēmu vairs nevarēs iesniegt papīra formātā – viss process būs jāveic digitāli.

Gadījumos, kad dokumentu glabāšanas termiņi noteikti ārējos normatīvajos aktos,  klasifikācijas shēmas vairs nav jāiesniedz saskaņošanai. Tomēr ir jānorāda attiecīgās normatīvo aktu normas, kurās noteikti šie glabāšanas termiņi. Piemēram, medicīnas vai personāla dokumentiem bieži ir noteikti specifiski glabāšanas termiņi, kas ir reglamentēti ar citām tiesību normām.

Noteikumu 43. punkts paredz prasību dokumentu pārvaldības perioda sākumā uzskaitīt iepriekšējā periodā izveidotās un neizveidotās, kā arī atzīmēt turpināmās lietas. Tas ir būtiski, lai nodrošinātu dokumentu arhivēšanu un skaidri zinātu, cik dokumentu ir katrā kalendārajā gadā un kādā formātā tie tiek glabāti. Bieži vien lietu nomenklatūra pastāv, bet, pārbaudot ailīti, kur jānorāda lietu skaits un apjoms megabaitos vai gigabaitos, informācijas trūkst, norāda eksperte.

Lasiet arī:

• Pamatlīdzekļu uzskaite pašnodarbinātajiem vienkāršajā grāmatvedībā
• Periodiskās inventarizācijas uzskaites metodes nianses krājumu uzskaitē un nodokļu aprēķināšanā