No 2011. gada 1. janvāri, kad spēkā stājās Arhīvu likums, dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā tika ieviesta virkne izmaiņu. Izmaiņas ir balstītas uz jaunām prasībām un mūsdienīgu izpratni par dokumentu aprites procesiem. Saskaņā ar  Arhīvu likumu ir izstrādāti Ministru kabineta noteikumi dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā, kas ir aktuāla jebkurai institūcijai, kurā dokumentus rada jeb izstrādā un saņem. Jebkurā institūcijā vai uzņēmumā tiek veidoti dokumenti atbilstīgi to darbības virzieniem vai nozarei. Dokumentus veido gan valsts un pašvaldību institūcijas, gan privāti uzņēmumi un privātpersonas. Savā darbībā izveidotos jeb radītos un saņemtos dokumentus institūcijai vai uzņēmumam būtu jākārto pēc konkrētas sistēmas un tālāk jānodrošina to saglabāšana.  Līdz ar to institūcijām rodas nepieciešamība pēc dokumentu sistēmas izveides un konkrētas dokumentu aprites kārtības izstrādes, kas regulētu un kontrolētu dokumentu un informācijas plūsmu institūcijā. Par to – šajā rakstā.

 Sakārtot dokumentus – ko tas nozīmē

Arhīvu likuma 4. pantā ir noteikts, ka „institūcijai ir pienākums veikt dokumentu pārvaldību, nodrošinot savas darbības dokumentēšanu – autentisku, ticamu un integrētu darbības liecību radīšanu – atbilstoši attiecīgajai institūcijai noteiktajām funkcijām un uzdevumiem”. Tātad, ja tiek izstrādāti un arī saņemti dokumenti, tie ir attiecīgi jāpārvalda, veidojot institūcijā dokumentu sistēmu, kas nodrošina šo dokumentu uzskaiti, kontroli, saglabāšanu un pieejamību.

Ja institūcijā būs uzskaitīti un sakārtoti dokumenti, tad arī pieejamība šiem dokumentiem būs nodrošināta. Vienkāršāk sakot – var atrast visu nepieciešamo vai konkrētu izstrādātu dokumentu kāda fakta pierādīšanai u. tml.

Palielinoties dokumentu apjomam, rodas arī nepieciešamība ne tikai pēc dokumentu klasifikācijas un uzskaites veidošanas, bet arī pēc dokumentu izvērtēšanas, lai gan izvērtēšana jāveic neatkarīgi no apjoma. Ne visi dokumenti, kas tiek veidoti, ir jāglabā pastāvīgi. Ir jāizvērtē to informatīvais nozīmīgums. Ir fakti un informācija, kas ir dokumentēta institūcijas darbības rezultātā, bet vai visai šai informācijai ir ir arhīviska vērtība, tāpēc pastāvīgi glabājama?

Ko un kā glabāt

Dokumenti pēc to glabāšanas laika tiek iedalīti:

• pastāvīgi glabājami dokumenti – glabājami mūžīgi (Arhīvu likuma 1. panta 19. punkts);
• uz laiku glabājami dokumenti –noteikts īslaicīgs (līdz 10 gadiem) vai ilgstošs (ilgāks par 10 gadiem) glabāšanas termiņš (Arhīvu likuma 1. panta 22. punkts).

Dokumenti ar pastāvīgu un ilgstošu glabāšanas termiņu ir jānodod institūcijas/uzņēmuma arhīvā pēc to aktīvās izmantošanas perioda.

Piemēram, 2013. gada dokumenti ir aktīvi, 2012. gada dokumenti – daļēji aktīvi, 2011. gada dokumenti ir tie, kas jānodod institūcijas arhīvā, jo to aktīvais izmantošanas termiņš ir beidzies. 2012. gada 6. novembra Ministru kabineta noteikumos Nr. 748 „Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi” 49. punktā ir noteikts, ka „institūcija piecu gadu laikā pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām sagatavo dokumentus glabāšanai”. Līdz šim ieteicams, un tā arī institūcijās tika darīts, ka dokumentus glabāšanai sagatavoja ne ilgāk kā 3 gadus pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām.

Savukārt īslaicīgos dokumentus iekļauj aktā par dokumentu iznīcināšanu tikai tad, ja ir veikta pastāvīgi un ilgstoši glabājamo dokumentu aprakstīšana par attiecīgo dokumentu pārvaldības periodu un ir ievēroti iznīcināšanai atlasīto dokumentu glabāšanas termiņi.

 Atlasot un iekļaujot īslaicīgi glabājamos dokumentus iznīcināšanai, rūpīgi jāizvērtē un jāpārbauda aktā iekļautās lietas, lai konstatētu lietu satura atbilstību lietas nosaukumam.

Kas ir jāievēro institūcijai/uzņēmumam, strādājot ar dokumentiem? Ar ko sākt, un kas ir svarīgākais?

Kādu pārvaldīšanu iedibināt

Katrai institūcijai ir jāizveido tāda dokumentu pārvaldības sistēma, ar kādu tai būtu vieglāk, ērtāk un racionālāk strādāt. Jebkura institūcija un uzņēmums atkarībā no sava darbības virziena, lieluma un formas ir atšķirīgs. Arī dokumentu apjoms un plūsma ir atšķiras – sākot no dažiem dokumentiem mazā privātuzņēmumā līdz lielam dokumentu skaitam valsts un pašvaldību institūcijās.

Katra institūcija, izvērtējot savas darbības jomas, identificējot funkcijas un uzdevumus, kā arī struktūru un tās darbību reglamentējošos tiesību aktus, nosaka, kādi dokumentu veidi taps tās darbības rezultātā.

Lietu nomenklatūra

Lai institūcijā tiktu nodrošināta radīto un saņemto dokumentu uzskaite, ir vajadzīgs dokumentu saraksts jeb lietu nomenklatūra. Lietas tiek veidotas saskaņā ar katrā institūcijā savu individuāli izstrādāto lietu nomenklatūru, kurā tiek uzskaitītas visas veidojošās lietas ar to glabāšanas termiņu norādi.

Lietu nomenklatūra ir institūcijas dokumentu pārvaldībā gada laikā radušos lietu saraksts, kuru izmanto dokumentu sadalīšanai un grupēšanai lietās.  Lietu nomenklatūras sastāda dokumentu pārvaldības gada sākumā, kas parasti sakrīt ar kalendāra gadu. Izņēmumi var būt tās institūcijas, kurās noteiktās darbības funkcijas vai uzdevumu īstenošana nesakrīt ar kalendāra gadu, piemēram, ievēlēšanas vai pilnvaru periods, darbības sezona vai mācību gads, kur dokumentu pārvaldības periodu nosaka atbilstīgi noteiktajam funkcijas, uzdevuma, pasākuma sākuma un beigu datumam.

Lietas, kas neizveidojās, un lietas, kas turpinās

Iepriekšējā lietu nomenklatūrā jaunā gada sākumā ir jānorāda lietas, kas neizveidojās, un lietas, kas turpinās (ja tādas ir), kā arī ieteicams norādīt lietu sējumu skaitu, cik gada laikā tādi ir izveidojušies. Ja nekādu izmaiņu nav, lietu nomenklatūru pārraksta no jauna, kāda tā bija iepriekšējā gadā. Lietu nomenklatūru izstrādā katru gadu, lai būtu pārliecība un dokumentārs pierādījums tam, ka tieši tādi dokumenti ir bijuši konkrētā laika periodā. Lietu nomenklatūru ieteicams izstrādāt tā, lai, uzsākot jauno gadu, jau ar pirmo darba dienu dokumentu varētu sistematizēt saskaņā ar izstrādāto lietu nomenklatūru.

Veidojot un izstrādājot lietu nomenklatūru, svarīgi ir ievērot – ja veidojas jaunas lietas, tās jāiekļauj lietu nomenklatūrā. Arī tad, ja gada laikā rodas jaunas neparedzētas lietas , tad lietu nomenklatūru attiecīgi papildina. Šim nolūkam var katrā lietu nomenklatūras iedaļā atstāt rezerves numurus.

Kā uzskaitīt un sistematizēt

Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumos ir noteikts, ka lietas tiek sistematizētas atbilstoši dokumentu hierarhiskai klasifikācijas shēmai, ko izstrādā atbilstīgi institūcijas funkcijām vai struktūrvienībām. Ja institūcija ir izveidojusi klasifikācijas shēmu, tad dokumentus sistematizē un lietas lietu nomenklatūrā uzskaita saskaņā ar to. Lietu sistematizēšanai izmanto vismaz „Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumos” 34. 1. punktā noteikto pirmo līmeni. Tas ir – institūcijas funkciju vai augstāko struktūrvienību. Katram lietu nomenklatūrā ierakstītajam dokumentu klasifikācijas shēmas līmeņa apzīmējumam un lietai ir noteikts indekss. Lietas indeksu veido funkcijai vai struktūrvienībai piešķirtais apzīmējums (tas var būt gan skaitlis, gan burts) un lietas kārtas numurs attiecīgajā funkcijā vai struktūrvienībā.

Piemērs

Lietas indekss 1.6, kur 1 – struktūrvienības apzīmējums, 6 - lietas kārtas numurs struktūrvienībā.

Lietas indekss A.2.6., kur A - funkcijas apzīmējums, 2 – funkciju veidojošā procesa apzīmējums, 6 – lietas kārtas numurs.

Lietu nomenklatūrā var izmantot arī tradicionālos lietu indeksus 1 - 6, kur 1 ir struktūrvienības nosaukums, 6 – lietas kārtas numurs struktūrvienībā.

Lietu nomenklatūras ailē „ Klasifikācijas līmeņa nosaukums” norāda attiecīgo funkcijas (darbības virziena) nosaukumu vai kā parasti – struktūrvienības nosaukumu.

Piemērs

Vadība, Mācību process, Personāla dokumenti u.tml.

Lietu nomenklatūras ailē „Lietas nosaukums” norāda visas lietas, kādas tiek veidotas institūcijā. To formulē iespējami īsi, pamatojoties uz lietas dokumentu sastāvu. Lietas nosaukumā norāda:

1. Lietā esošo dokumenta veida nosaukumu, ja lieta veidota no vienveidīgiem dokumentiem (piemēram, iesniegumi, izziņas, lēmumi, u.tml.).
2. Sarakstes dokumentiem norāda institūciju, ar kuru sarakste notiek, vai par kādiem jautājumiem ir šī sarakste (piemēram, sarakste ar Kultūras ministriju pasākumu organizēšanas jautājumos vai sarakste finansēšanas jautājumos (ja sarakste ir ar dažādiem korespondentiem).
3. Ja lietā ir dokumentu kopijas, tad norāda, kur atrodas dokumentu oriģināli.
4. Ja lietā ietver plānu un pārskatu dokumentus, tad lietas nosaukumā norāda periodu (gadu, ceturksni, mēnesi), par ko sastādīti šie dokumenti.

Ierakstot lietu nomenklatūrā dokumentus, kuri ir jāuzskaita (jāreģistrē), kā nākamo lietu uzskaita to reģistru vai reģistrācijas žurnālu (piemēram, Rīkojumi pamatdarbības jautājumos, Rīkojumu reģistrs pamatdarbības jautājumos).

Ailē „ Glabāšanas termiņi” norāda dokumentu glabāšanas termiņus.

Ailē „Piezīmes” norāda visu, kas noticis ar dokumentu gada laikā - turpinās, neveidojās, kur atrodas oriģināli, ja lieta tiek veidota no kopijām, kādi dokumenti tiek veidoti elektroniski, norāde par hibrīdlietu utt.

Lietu nomenklatūru var papildināt ar ailēm ”Atbildīgā persona”, „Pieejamība”.

Dokumentu noformēšana lietu nomenklatūrā

Ierakstot dokumentus lietu nomenklatūrā:

1. Jāuzskaita visi dokumenti.
2. Dokumenti jāuzskaita hierarhiskā secībā (lietu nomenklatūru iesāk ar nozīmīgākiem dokumentiem).
3. Jāveido precīzi lietu nosaukumi bez svešvārdiem un saīsinājumiem (ja svešvārdi un saīsinājumi tiek lietoti, tad jāveido pielikums lietu nomenklatūrai, kur tie jāizskaidro).
4. Lietu nomenklatūrā neiekļauj grāmatas, bukletus, preses izdevumus u.tml. materiālus.

Kā jebkuru pārvaldes dokumentu, arī noformējot lietu nomenklatūru, ir jāievēro 28.09.2010. Ministru kabineta noteikumi Nr. 916 „Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība”. Lietu nomenklatūras pirmo lapu noformē uz institūcijas vai uzņēmuma veidlapas, lapas numurējot, sākot ar otro lapu.

Lietu nomenklatūru paraksta vadītājs vai par dokumentu un arhīvu pārvaldību atbildīgais. Tā ir noteikts 06.11.2012. izdotajos Ministru kabineta noteikumos Nr. 748 „Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi.”

Līdz noteikumu stāšanās spēkā lietu nomenklatūras tika apstiprinātas. Līdz ar noteikumu ieviešanu šādas prasības vairs nav. Valsts un pašvaldību institūcijas savas lietu nomenklatūras reizi trijos gados saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu, bet, ja lietu nomenklatūra tiek izstrādāta pēc paraugnomenklatūras – to saskaņo reizi piecos gados.

Lietu nomenklatūras piemērs

Lietu nomenklatūru glabā 10 gadus pēc visu tajā uzskaitīto pastāvīgi un ilgstoši glabājamo dokumentu aprakstīšanas.

Ja ir izstrādāta lietu nomenklatūra, tad attiecīgi arī dokumentu mapēm ir jāatbilst lietu nomenklatūrā uzskaitītajām lietām. Jau minētajos „Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumos” ir noteikts , ka lietas veido saskaņā ar lietu nomenklatūru (32. punkts).

Lietu veidošana ir dokumentu grupēšana lietā, ko veic institūcijas atbildīgais darbinieks saskaņā ar lietu nomenklatūru. Lietā ievieto lietas nosaukumam atbilstošus dokumentus, kuriem ir vienāds glabāšanas termiņš. Pirms dokumenta ievietošanas lietā noteikti pārbauda tā pareizību un noformējumu. Dokumentu pārvaldības perioda laikā var veidot arī vienas lietas vairākus sējumus.

Lietas vāku noformē šādi:

1. Mapes jeb reģistra vāka muguriņu noformē ar uzrakstu, kurā norāda institūcijas nosaukumu, lietas indeksu, lietas nosaukumu, datējumu, un glabāšanas termiņu.
2. Tādu pašu informāciju norāda, noformējot lietas titullapu.

Arhīva pārvaldība

Beidzoties dokumentu pārvaldības gadam, lietu nomenklatūra kalpo kā līdzeklis, lai izvērtētu un atlasītu tālākai saglabāšanai pastāvīgi un ilgstoši glabājamās lietas. Gatavojot lietas pastāvīgai un ilgstošai glabāšanai, veic dokumentu sadalīšanu pa glabāšanas termiņiem, to izskatīšanu, lietu nosaukumu precizēšanu atbilstoši lietā ievietoto dokumentu sastāvam un saturam. Tiek uzsākts šo lietu arhivēšanas process. Savukārt atlasītās īslaicīgi glabājamās lietas var uzskaitīt atsevišķā sarakstā un novietot atsevišķi, vajadzības gadījumā uzsākot šo dokumentu atlasi iznīcināšanai, beidzoties to glabāšanas termiņiem.

Dokumentu uzskaite, saglabāšana un pieejamība un tālāk šo dokumentu izmantošana attiecas arī uz lietvedībā pabeigtām lietām. Institūcijai saskaņā ar Arhīvu likumu ir pienākums veikt arī arhīvu pārvaldību, nodrošinot pastāvīgi un uz laiku glabājamo dokumentu aprakstīšanu un arhīvā uzkrāto dokumentu uzziņas sistēmas veidošanu.

Raksts publicēts žurnālā BILANCE (Nr.328)