Skaidras naudas darījumi mazajiem uzņēmējiem, kuri grāmatvedību kārto vienkāršā ieraksta sistēmā

Lai gan skaidras naudas darījumi zaudē savu popularitāti, tomēr ir jomas un situācijas, kurās skaidras naudas darījumi ir loģiski. Grūti iedomāties, ka tā nebūtu, piemēram, tirdziņos, saņemot skaistumkopšanas pakalpojumus vai iegādājoties preces pie mājražotājiem. Lai gan arī mazie uzņēmēji piedāvā izrakstīt rēķinu vai norēķināties, izmantojot POS termināli, visbiežāk tie tomēr ir skaidras naudas darījumi. Turklāt visbiežāk šie uzņēmēji ir pašnodarbinātie vai komersanti, kuri grāmatvedību kārto vienkāršā ieraksta sistēmā. Rakstā autore sniegs skaidrojumu, kas mazajiem uzņēmējiem jāņem vērā, saņemot samaksu skaidrā naudā.

Pirmais, kas mazajiem uzņēmējiem ir jādara — jāpārliecinās, vai viņi var nelietot kases aparātus, hibrīda kases aparātus, kases sistēmas, specializētās ierīces vai iekārtas (turpmāk — kases aparātu). Atbildi uz šo jautājumu jāmeklē Ministru kabineta 2014. gada 11. februāra noteikumu Nr. 96 «Nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtība» 82. punktā, kas nosaka, kādos gadījumos var nelietot kases aparātu un izsniegt Valsts ieņēmumu dienesta (VID) reģistrētu kvīti vai biļeti. No minētā punkta izriet, ka nelietot kases aparātu var, ja:

• tiek izsniegta VID reģistrēta biļete, ja saņemtā samaksa ir ieejas maksa, piemēram, sporta, kino, kultūras un izklaides pasākumos, muzejos, zooloģiskajos dārzos un citur;
• pēc darījuma partnera pieprasījuma tiek izsniegta VID reģistrēta kvīts par sniegtajiem pakalpojumiem ārpus pastāvīgās darbības vietas, par pašu iegūtu vai ražotu preci, kas pārdota pastāvīgajā darbības vietā vai tirgū (arī ielu tirdzniecībā), kā arī par pakalpojumiem, kuri sniegti pastāvīgajā darbības vietā, ja vidējie skaidrās naudas ieņēmumi mēnesī nepārsniedz sešas minimālās mēneša darba algas — 2025. gadā 4440 eiro.

No minētā punkta var secināt, ka kases aparāts ir obligāts, ja tiek tirgotas preces, kas nav pašu ražotas, piemēram, ja frizētavā ir plānots ne vien sniegt friziera pakalpojumus, bet arī pārdot matu kopšanas līdzekļus.

Taču autore ir novērojusi, ka lielai daļai mazo uzņēmēju jautājumus un neizpratni rada Ministru kabineta noteikumos ietvertais: «[..] kvīti pēc darījuma partnera pieprasījuma», kas liek noprast, ka kvīti nav obligāti jāizsniedz — tā arī ir. Autore uzsver, ka šo normu nevajag uztvert kā atļauju nereģistrēt darījumu, bet gan iespēju nerakstīt kvīti, ja darījuma partnerim tā nav nepieciešama. Saņemtā samaksa ir jāreģistrē, un, lai saprastu, kā to pareizi darīt, jāpēta vairāki normatīvie akti. Grāmatvedības likuma 14. panta 3. daļas pirmajā punktā ir noteikts, ka individuālie uzņēmumi, zemnieku un zvejnieku saimniecības, individuālie komersanti un saimnieciskās darbības veicēji, kas kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā, var nekārtot kases grāmatu, bet kases ieņēmumus un kases izdevumus reģistrēt saimnieciskās darbības ieņēmumu un izdevumu uzskaites žurnālā. Turklāt, ja uzņēmuma iepriekšējā kalendāra mēneša darbdienas vidējie kases ieņēmumi nav lielāki par 500 eiro, kases grāmatu var kārtot reizi nedēļā — nedēļas pēdējā darbdienā. Saskaņā ar Ministru kabineta 2021. gada 14. septembra noteikumiem Nr. 625 «Prasības kases ieņēmumu un kases izdevumu attaisnojuma dokumentiem un kases grāmatas kārtošanai» 13. punktu par darbdienas laikā saņemto un iemaksāšanai kasē paredzēto skaidrās naudas summu uzņēmējs drīkst sagatavot vienu kases ieņēmumu orderi un kā attaisnojuma dokumentu pievienot dokumentu ar datiem par darbdienas laikā saņemtās skaidrās naudas ieņēmumu kopsummu, piemēram, dienas ieņēmumu uzskaites reģistru. Šo pašu noteikumu 22. punkts nosaka: ja izmanto grāmatvedības programmu, kura nodrošina prasības kases ieņēmumu un kases izdevumu attaisnojuma dokumentiem un kases grāmatas kārtošanai saskaņā ar šiem noteikumiem un ir cits dokuments, kas apliecina naudas saņemšanu vai izsniegšanu, var nesagatavot atsevišķus kases ieņēmumu un izdevumu orderus. Ministru kabineta 2022. gada 31. maija noteikumos Nr. 322 «Kārtība, kādā individuālie komersanti un citas fiziskās personas, kas veic saimniecisko darbību, individuālie uzņēmumi, zemnieku un zvejnieku saimniecības kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā» teikts, ka ierakstus žurnālā izdara, pamatojoties uz ārējiem un iekšējiem attaisnojuma dokumentiem. Ierakstiem žurnālā, ja nepieciešams, var izmantot tādu iekšēju attaisnojuma dokumentu, kas sagatavots, pamatojoties uz viendabīgu attaisnojuma dokumentu kopsavilkuma datiem.

Rezumējot visu iepriekšējo normatīvo aktu punktu uzskaitījumu, varam secināt, ka:

• ja mazajam uzņēmējam darbdienas (jebkuru kalendāra dienu, kurā uzņēmējs veic savu darbību) vidējie ienākumi ir mazāki par 500 eiro — ieņēmumus žurnālā reģistrē reizi nedēļā;
• ja grāmatvedība tiek kārtota grāmatvedības datorprogrammā — drīkst nesagatavot kases ieņēmumu orderi, bet ieņēmumus reģistrēt ar citu iekšējo attaisnojuma dokumentu;
• ja grāmatvedība tiek kārtota papīra žurnālā vai Excel, tad kases ieņēmumu orderis ir jāsagatavo un tam pielikumā jāpievieno iekšējais attaisnojuma dokuments.

No iepriekš aprakstītā varam secināt: ja kvītis netiek izsniegtas, tad jāsagatavo kāds cits iekšējais attaisnojuma dokuments, piemēram, dienas vai nedēļas ieņēmumu uzskaites reģistrs. Savukārt to, kāda informācija jāietver dienas/nedēļas ieņēmumu uzskaites reģistrā, nosaka Grāmatvedības likuma 11. panta 5. daļa par attaisnojuma dokumentā ietveramiem rekvizītiem un informāciju:

• dokumenta veida nosaukums, datums, numurs;
• ziņas par dokumenta autoru (nosaukums vai vārds un uzvārds, reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods);
• ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt citus saimnieciskā darījuma dalībniekus, vai ja cits saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziskā persona, kas neveic saimniecisko darbību, — vārds un uzvārds. Personas kodu (ja personai tāds piešķirts) norāda pēc šīs personas pieprasījuma vai ja tas izriet no citiem normatīvajiem aktiem;
• saimnieciskā darījuma apraksts un vērtība naudas izteiksmē, bet normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos — arī cita informācija par saimniecisko darījumu (piemēram, daudzums, mērvienība);
• par attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību — atbildīgās personas paraksts.

Autore pēc minētajām normatīvo aktu normām ir izstrādājusi dienas ieņēmumu uzskaites reģistra paraugu, kas apskatāms 1. attēlā.

1. attēls Dienas ieņēmumu uzskaites reģistrs

Dienas ieņēmumu uzskaites reģistru kārto par katru dienu, kurā tiek saņemti ieņēmumi, par kuriem darījumu partneris nepieprasa attaisnojuma dokumentu. Dienas ieņēmumu uzskaites reģistra ailēs norāda:

• ailē «N. p. k.» norāda ieraksta kārtas numuru;
• ailē «Darījuma partneris» norāda darījuma partnera nosaukumu vai vārdu un uzvārdu. Ja darījuma partneris ir fiziskā persona, kura nenosauc savu vārdu un uzvārdu, ailē «Darījuma partneris» ieraksta «Fiziskā persona»;
• ailē «Darījuma apraksts» īsi apraksta saimniecisko darījumu, piemēram, realizētas preces, sniegts pakalpojums, u.c. ierakstus, kas raksturo saimniecisko darījumu;
• ailē «Cita informācija» norādāma normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos cita informācija par saimniecisko darījumu vai pašam uzņēmējam cita būtiska informācija, piemēram, daudzums, mērvienība. Aili «Cita informācija» var neaizpildīt;
• ailē «Skaidrā naudā» norāda saņemtās summas eiro, skaidrā naudā. Summu raksta ar cipariem;
• ailē «Bezskaidrā naudā» norāda saņemtās summas eiro ar maksājumu kartēm, vai izmantojot mobilās lietotnes. Summu raksta ar cipariem.

Dienas ieņēmumu uzskaites reģistru var kārtot gan elektroniski, izmantojot, piemēram, Excel vai papīra formā. Ja dienas ieņēmumu uzskaites reģistru kārto elektroniskā formā, tad rekvizītu «paraksts» aizstāj ar elektronisku apliecinājumu «Dokuments sagatavots bez paraksta saskaņā ar Grāmatvedības likuma 11. panta 6. daļu». Savukārt, ja dienas ieņēmumu uzskaites reģistru kārto papīra formā, tad atbildīgā persona paraksta dienas ieņēmumu uzskaites reģistru un ar savu parakstu apliecina attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību. Neatkarīgi no tā, kādā formā tiek kārtots dienas ieņēmumu uzskaites reģistrs, to glabā desmit gadus.

Autore vēlas uzsvērt, ka pat, ja uzņēmējs ir nolēmis kārtot dienas ieņēmumu reģistru, mazajam uzņēmējam vienmēr ir jābūt reģistrētām kvītīm, lai pēc darījuma partnera pieprasījuma tās varētu nekavējoties izsniegt. Par darījumiem, par kuriem ir izsniegti darījumu apliecinoši dokumenti, piemēram, VID reģistrētās kvītis, dienas ieņēmumu uzskaites reģistrā ierakstu neizdara un par šiem darījumiem sagatavo atsevišķu kases ieņēmumu orderi vai izdara ierakstu saimnieciskas darbības ieņēmumu un izdevumu uzskaites žurnālā.

Vēl uzņēmējiem svarīgi ir ņemt vērā likumā «Par nodokļiem un nodevām» noteiktās normas, kas nosaka, kad par skaidrā naudā veiktajiem darījumiem VID jāiesniedz deklarācija. Deklarācija par iepriekšējo mēnesi jāiesniedz, ja viens vai vairāki darījumi ar vienu darījuma partneri kopsummā sasniedz 1500 eiro. Tātad, ja tiek izrakstītas kvītis darījuma partnerim, kas mēneša laikā pārsniedz 1500 eiro, par šiem darījumiem jāiesniedz deklarācija VID. Savukārt, ja darījums noticis ar fiziskām personām, tad reizi gadā jādeklarē darījumi, ja to kopsumma pārsniedz 3000 eiro. Mazajiem uzņēmējiem autore iesaka darījumos, kas pārsniedz dažus simtus eiro, darījumos ar regulārajiem klientiem slēgt līgumu (nav obligāti, bet tā ir iespēja sevi pasargāt) un izrakstīt rēķinu. Tādējādi samazinot risku, ka nejauši ir pārkāpts kāds no skaidras naudas izmantošanas ierobežojumiem, un nedaudz ietaupot uz bankas komisijas maksām par naudas ieskaitīšanu bankas norēķinu kontā. Būtiski ņemt vērā, ka Latvijā ir aizliegti skaidras naudas darījumi, kuru summa pārsniedz 7200 eiro, neatkarīgi no tā, vai darījums notiek vienā operācijā vai vairākās operācijās.

Noslēgumā autore vēlas uzsvērt, ka skaidras naudas darījumi kļūst arvien retāki, jo lielākā daļa iedzīvotāji darba algu un līdzīgus ienākumus saņem savā bankas kontā, un skaidras naudas iegūšanai ir jāvelta laiks, dodoties uz tuvāko bankomātu. Tādēļ arī mazajiem uzņēmējiem ir vērts apsvērt iespēju piedāvāt norēķinus ar maksājuma kartēm, jo uzņēmēji, kuri nepiedāvā šādu iespēju, «zaudē klientus», kuriem skaidra nauda makā ir retums.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2025. gada jūlija (523.) numurā.

Lasiet arī:

• Labumu darbiniekiem detalizētāka uzskaite 2025. gadā (IIN atvieglojumi darbinieku piesaistei un mobilitātei)
• Komandējums vai darba brauciens?
• Uzkrātās saistības — palīgs izmaksu uzrādīšanai attiecīgajos pārskata periodos