Ja komandējuma izmaksu attaisnojuma dokumentā trūkst rekvizītu

Komandējums ir darbinieka vai citas personas īslaicīga nosūtīšana uz citu pilsētu, reģionu vai valsti, lai veiktu darba pienākumus, kas saistīti ar uzņēmuma interesēm, piemēram, lai:

n uzturētu attiecības ar klientiem, piegādātājiem vai sadarbības partneriem,

n iepazītu jaunus tirgus, paplašinātu darbību,

n pārbaudītu darbu izpildi dažādās filiālēs vai objektos,

n piedalītos semināros, konferencēs u.tml.

Ministru kabineta 2010. gada 12. oktobra noteikumu Nr. 969 «Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem saistītie izdevumi» izpratnē par komandējumu uzskata ar uzņēmuma vadītāja vai viņa pilnvarotas personas rakstisku rīkojumu apstiprinātu darbinieka braucienu uz noteiktu laiku uz citu apdzīvotu vietu Latvijas Republikā vai ārvalstī (ja darbinieka pastāvīgā darba vieta ir ārvalstī), vai uz ārvalstīm, kā arī no ārvalstīm uz Latvijas Republiku (ja darbinieka pastāvīgā darba vieta ir ārvalstī), lai:

1. pildītu darba vai dienesta uzdevumus;
2. papildinātu zināšanas un paaugstinātu kvalifikāciju.

Šie noteikumi nosaka kādus izdevumus un kādā apmērā var atlīdzināt darbiniekam par komandējuma laiku, kas nav papildus apliekami ar nodokļiem.

Pamatnosacījums, lai darbiniekam varētu atlīdzināt komandējuma izdevumus, ir tāds, ka darbiniekam jāsagatavo atskaite, kurā norādīts, vai un kā ir sasniegts komandējuma mērķis, kā arī uzskaitīti komandējuma laikā radušies izdevumi, un atskaitei tiek pievienoti attaisnojuma dokumenti, kas pamato šos izdevumus.

Dažkārt, saņemot attaisnojuma dokumentu par komandējuma izdevumiem, nākas secināt, ka tajā trūkst Latvijas normatīvajos aktos noteikto rekvizītu, lai dokumentu varētu uzskatīt kā attaisnojuma dokumentu. Tad ir jāmeklē risinājumi, kā pierādīt to, ka izdevumi ir saistīti ar saimniecisko darbību un ir attiecināmi uz konkrēto komandējumu.

Runājot par ārzemju komandējumiem, šādas situācijas varētu rasties arvien biežāk. Tas ir saistīts ar programmnodrošinājumiem pakalpojumu sniegšanai. Šobrīd uzņēmējs (piemēram, tūrisma pakalpojuma sniedzējs) var izvēlēties sev tīkama dizaina un funkcionalitātes programmas, lai veiktu rezervācijas, izrakstītu rēķinus u.tml. Tā kā normatīvo aktu prasības dažādās valstīs ir atšķirīgas, tad starptautiski pieejamās datorprogrammas un aplikācijas tiek izstrādātas, ņemot vērā vai nu izstrādāju valstī noteiktās prasības, vai tās, ko pieprasa programmas lietotāji.

Žurnāla lasītāja uzdeva jautājumu par konkrētu gadījumu, lai gūtu atbildes, kā labāk sakārtot radušos situāciju atbilstoši mūsu normatīvo aktu prasībām.

Situācijas apraksts

Risinājums

Šajā gadījumā būs jānodrošina dokumentu kopums, kas apstiprinās, ka iegādātā aviobiļete ir saistīta ar uzņēmuma saimniecisko darbību un nav saistīta ar darbinieka privātajām vajadzībām.

Ieteiktu šo kārtību par šādā veidā radušos izdevumu attiecināšanu uz uzņēmuma saimnieciskās darbības izmaksām aprakstīt uzņēmuma vadītāja apstiprinātajos grāmatvedības organizācijas dokumentos, piemēram, grāmatvedības politikā vai, labāk ieteiktu, atsevišķā instrukcijā par komandējumiem.

Turklāt Ministru kabineta 2021. gada 21. decembra noteikumi Nr. 877 «Grāmatvedības kārtošanas noteikumi» (turpmāk — MK noteikumi Nr. 877) nosaka, ka gadījumā, kad pie uzņēmuma kredītiestādes konta tiek piesaistīta un uzņēmuma vadītājam vai darbiniekam izsniegta personificēta maksājuma karte, ar kuru iegādātas preces vai saņemti pakalpojumi saimniecisko darījumu nodrošināšanai, tad par naudas izdevumu apliecinošo dokumentu uzskata kredītiestādes konta izdruku. Kārtību, kādā uzņēmuma vadītājs vai darbinieks sniedz pārskatu par uzņēmuma kredītiestādes konta naudas izlietojumu, nosaka grāmatvedības organizācijas dokumentos.

Ja ir paredzama šāda situācija, būtu apsverama iespēja izsniegt personificētu uzņēmuma bankas norēķinu kontam piesaistītu maksājuma karti. Bankā norēķinu kartes maiņa (darbinieku maiņas gadījumā) ir par papildu samaksu, tāpēc ieteiktu uz vārdu «personificēts» skatīties mazliet plašāk, nekā tikai, ka uz bankas norēķinu kartes ir norādīts darbinieka vārds un uzvārds.

Personificēt nozīmēt padarīt personisku, individuālu, piemērotu konkrētai personai. Manā ieskatā uzņēmumam var būt bankas norēķinu kartes, uz kurām ir redzams uzņēmuma nosaukums un kartes personiskais numurs, bet nav norādīts darbinieka vārds un uzvārds. Savukārt uzņēmumā ir noteikta kārtība, kā konkrētā bankas norēķinu karte tiek nodota darbiniekam lietošanā pret parakstu, kad un kādā kārtībā tā no darbinieka tiek paņemta brīdī, kad tās lietošana konkrētam darbiniekam vairs nav vajadzīga.

Valsts ieņēmumu dienests metodiskajā materiālā «Kases čeks grāmatvedībā» ir skaidrojis šo normu ar šādu piemēru:

Atgriezīsimies pie konkrētās situācijas par aviobiļešu iegādi.

Dokumentu kopums, kas manā ieskatā ļautu šajā gadījumā uzskatāmi pierādīt, ka darījums ir saistīts ar uzņēmuma saimniecisko darbību un dokuments par iegādāto aviobiļeti ir izmantojams kā attaisnojuma dokuments grāmatvedībā:

1. uzņēmuma vadītāja rakstisks rīkojums, ar kuru apstiprināts konkrētā darbinieka komandējums (redzams vārds, uzvārds, amats, komandējuma valsts, komandējuma mērķis u.tml.);
2. iekšējā instrukcijā noteikts, ka darbinieki paši rezervē un iegādājas aviobiļetes, izmantojot noteikto tūrisma aģentūras sistēmu, un pirkums noteikti veicams, izmantojot uzņēmuma bankas norēķinu karti (kredītkarti vai debetkarti). Ir apstiprinājumi no darbiniekiem, kuri dodas komandējumos, par iepazīšanos ar šo instrukciju;
3. pie komandējuma atskaites (avansa norēķinu atskaites) pievieno bankas norēķinu kartes konta izrakstu vai konkrēto maksājuma uzdevumu, kurā skaidri redzams pirkums par aviobiļeti un tūrisma aģentūras sistēmas ģenerētais dokuments par rezervāciju;
4. uz dokumenta, kurā redzams aviobiļetes iegādes fakts un darbinieka vārds, uzvārds var ar roku uzrakstīt trūkstošos rekvizītus, kas noteikti kā obligātie attaisnojuma rekvizīti Grāmatvedības likuma 11. panta 5. daļā.

MK noteikumi Nr. 877 pieļauj trūkstošo rekvizītu pierakstīšanu ar roku, tikai prasa, lai šos papildu ierakstus apstiprinātu ar parakstu dokumenta izsniedzējs vai saņēmējs. Šajā gadījumā to apliecinātu dokumenta saņēmējs. Uz šī dokumenta ieteiktu uzrakstīt arī atsauci uz rīkojumu.

Iekšējā instrukcijā noteikt, ka, ja tūrisma aģentūras sistēmas izsniegtais attaisnojuma dokuments nenodrošina šādus rekvizītus (uzskaitīt), tad tos manuāli uzraksta un ar savu parakstu apliecina komandējumā norīkotā persona.

Vēl ieteiktu aprunāties ar tūrisma aģentūru par iespēju, ka viņi reizi mēnesi izsniedz kopsavilkuma rēķinu vai rēķinu–atskaiti, kurā ir norādīti abu uzņēmumu rekvizīti, attiecīgajā mēnesī veiktos darījumus, darījumos iesaistīto personu vārdus, uzvārdus, summas, lai būtu vēl viens apstiprinājums, ka tas ir saistīts ar konkrēto uzņēmumu, nevis ar darbinieka privātajām vajadzībām.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2025. gada maija (521.) numurā.

Lasiet arī:

• Vai lidsabiedrības rezervācijas apliecinājums var būt attaisnojuma dokuments komandējuma izdevumiem?
• Ja komandējums saistīts ar apmācību
• Komandējums vai darba brauciens?