Dažādi līgumi — dažādi datumi un ziņojumi

Kopš laika, kad mēs visi tikām sanumurēti, pagājuši daudzi gadi, un esam pieraduši, ka vārdam un uzvārdam seko personas kods! Vairākus Krūmiņus un Kociņus vairs nesajauksim, jo personas kodi tiem ir atšķirīgi! Un tas bija tikai sākums. Šis process aizgāja plašumā, kad sāka veidoties Valsts ieņēmumu dienesta (VID) Elektroniskās deklarēšanas sistēma (EDS) — bez numerācijas tā nav iespējama, jo visus datus apkopo skaitļošanas tehnika saskaņā ar ieprogrammētu algoritmu. 

Kaut arī brīžiem EDS sastopamies ar dažām problēmiņām, jāatzīst, ka tās ir ātri atrisināmas un EDS atvieglo gan grāmatvežu profesionālo dzīvi, gan palīdz VID pārbaudīt, apkopot un kontrolēt nodokļu maksātājus (arī nemaksātājus). Viss kļuva iespējams, pateicoties tam, ka cilvēka un sistēmas komunikācija notiek, izmantojot īpašu valodu — ar kodu palīdzību. Citādi nav iespējams apstrādāt informāciju par vairākiem simtiem tūkstošu nodokļu maksātāju. 

Rakstā pievērsta uzmanība EDS veidlapu (ziņojums, paziņojums) aizpildīšanai atkarībā no tā, kāds līgums ir noslēgts starp fizisko un juridisko personu, kādus datumus un noteikumus jāievēro saziņā ar EDS, sniedzot informāciju VID un maksājot nodokļus. 

Vispārīgie noteikumi

Jebkuras veidlapas korektai aizpildīšanai, īpaši tādas, ko iesniedz, izmantojot EDS, ir nepieciešama instrukcija, jo sistēma «sapratīs» tikai to, kas tajā ir ieprogrammēts.

Darba devējam (vai ienākuma izmaksātājam) saziņā ar VID par darba ņēmēju (biežāk — darbinieku) ieņēmumiem konkrētajā periodā «spēles noteikumi» paredz izmantot veidlapu «Darba devēja ziņojums», kuras iesniegšanai paredzēts termiņš: par pārskata mēnesi — līdz nākamā mēneša 17. datumam.

Ziņojumā jāuzrāda atlīdzības summa un nodokļi no tās: iedzīvotāju ienākuma nodoklis (IIN), valsts sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksas (VSAOI), uzņēmējdarbības riska valsts nodeva (UDRVN) (ja persona ir darbinieks). Nodokļi jāiemaksā Valsts kases vienotajā nodokļu kontā šādos termiņos:

1. līdz ienākuma izmaksas mēneša 23. datumam;
2. līdz ienākuma izmaksas mēnesim sekojošā mēneša 23. datumam. 

Faktiski šie abi varianti bieži vien sakrīt, piemēram, ziņojums par jūliju ir iesniedzams augustā, ieņēmumi izmaksāti augustā, nodokļi jāsamaksā līdz 23. augustam (a), vai darba attiecības pārtrauktas jūlijā, pēdējā alga izmaksāta jūlijā, ziņojums par jūliju jāiesniedz līdz 17. augustam, nodokļi jāsamaksā līdz 23. augustam (b). 

Ja atvaļinājums sākās jūlijā, tad tā apmaksu kopā ar algu par nostrādāto laiku jūlija sākumā parasti izmaksā pirms atvaļinājuma (jūlijā). Visa šī informācija iekļaujama ziņojumā par jūliju, bet nodokļi jāsamaksā līdz 23. augustam (b). Ja atvaļinājuma nauda būtu izmaksāta pēc atvaļinājuma augustā, to būtu jāuzrāda ziņojumā par augustu, kuru jāiesniedz VID līdz 17. septembrim un nodokļi jāsamaksā līdz 23. septembrim (b). 

Tā kā no ziņojuma sen ir izslēgta prasība uzrādīt «algas izmaksas dienu», darba samaksu drīkst izmaksāt jebkurā mēneša datumā, kas noteikts darba līgumā (Darba likuma 40. panta 2. daļas 6. punkts) vai noteikts iestādes iekšējās kārtības noteikumos. Jāievēro tikai ziņojuma iesniegšanas un nodokļu samaksas datumi. 

NB! Ziņojuma iesniegšanai nozīme ir mēnesim, par kuru atlīdzība ir aprēķināta, IIN samaksai — kad summa ir izmaksāta, bet VSAOI jāsamaksā neatkarīgi no atlīdzības izmaksas fakta! 

Tātad jāievēro princips — sociālās iemaksas no aprēķinātās summas jāiemaksā budžetā līdz minētajam datumam neatkarīgi no tā, vai summa ir izmaksāta, bet ienākuma nodoklis — ja summa ir izmaksāta saņēmējam.

Aprēķināsim un uzrādīsim

Tā kā lietas būtību nemaina darba samaksas summas apmērs, izmantosim vienādu algas summu (900 eiro) dažādās dzīves situācijās. Veiksim aprēķinu, ņemot vērā, ka darbības notiek 2024. gadā (kad minimālā mēneša alga ir 700 eiro) un sociālo apdrošināšanas iemaksu standarta likme — 34,09% (darba ņēmēja daļa 10,5%), VID paziņotais personas neapliekamais minimums — 200 eiro, apgādājamo personu nav. Aprēķins par pilnu nostrādātu mēnesi varētu būt: 

900,00 – 94,50 (VSAOI) – 121,10 (IIN) = 684,40 eiro

Ja darbiniekam darba līgumā noteikta šāda alga, citreiz to izmaksā mēneša pēdējā dienā vai (biežāk) — nākamā mēneša sākumā. Ziņojums par taksācijas mēnesi (atskaites mēnesi) izskatīsies šādi (sk. 1. ziņojumu).

Darba devēja 1. ziņojums

MK noteikumu Nr. 827. 3. pielikums

Šis ir visvienkāršākais ziņojuma variants, un tajā ir uzrādīti dati, kas attiecas uz konkrēto mēnesi. VSAOI būs jāiemaksā budžetā tikai par to, ka tās ir aprēķinātas (arī tad, ja summa nebūtu izmaksāta), ienākuma nodoklis — ja summa ir izmaksāta. 

Darba devējam ziņojums jānoformē un jāiesniedz VID ik mēnesi, iekļaujot tajā visus darba ņēmējus, tajā skaitā esošos prombūtnē, kā arī tos, kuri saskaņā ar likumu «Par valsts sociālo apdrošināšanu» nav sociāli apdrošināti.

1 Ministru kabineta (MK) 2010. gada 7. septembra noteikumi Nr. 827 «Noteikumi par valsts sociālās apdrošināšanas obligāto iemaksu veicēju reģistrāciju un ziņojumiem par VSAOI un IIN», 1. pielikums.

Ja darbinieka prombūtnei ir attaisnojošs iemesls (piemēram, bērna kopšanas atvaļinājums, bezalgas atvaļinājums, atvaļinājums sakarā ar bērna piedzimšanu vai atvaļinājums sakarā ar ārpusģimenes aprūpē esoša bērna vecumā līdz 18 gadiem adopciju u. c.) par to laikus¹ bija jāiesniedz VID «Ziņas par darba ņēmējiem». Ja darbiniekam bijusi darbnespēja (B lapa sakarā ar slimību vai maternitātes atvaļinājums), darba devējam nav jāsniedz VID kodi (tādu nav), tomēr EDS sistēmā ir informācija par sociālā pabalsta saņēmēju.

Ja prombūtnei nav attaisnojoša iemesla, darba devējam steigšus jālabo (jāprecizē) situācija, jo pretējā gadījumā Valsts sociālās apdrošināšanas aģentūra (VSAA «tukšam» ziņojumam aprēķinās minimālās sociālās iemaksas no 700 eiro.

Atvaļinājums skar divus mēnešus

Noteikumos Nr. 827 paredzēta ziņojumā iekļaujamā informācija dažādās situācijās, piemēram, kad darbinieks izmanto atvaļinājumu, kas pāriet no viena mēneša uz otru. Neatkarīgi no tā, vai atlīdzība tiks izmaksāta pirms vai pēc atvaļinājuma, noteikumu 22. punkts nosaka:

Praktiski tas nozīmē, ka grāmatvedis noteic vidējo izpeļņu un piemēro to atsevišķi pirmajam mēnesim un otrajam mēnesim, bet VID iesniedz ziņojumu, kas aizpildīts tikai par pirmo mēnesi (atvaļinājuma naudas daļa un samaksa par darbu pirms atvaļinājuma). Ja nauda tiks izmaksāta pirms atvaļinājuma, tad VSAOI par pirmo mēnesi jāsamaksā līdz nākamā mēneša 23. datumam kopā ar IIN un riska nodevu (b. variants).

NB! Ienākuma nodoklis tomēr jāaprēķina no pilnas atvaļinājuma summas kopā ar algu par darbu pirms atvaļinājuma!

Ja darbiniekam ir noteikta minimālā mēneša darba alga (minimālā stundas tarifa likme), var gadīties, ka par mēnesi kopsummā neveidojas minimāla mēnešalga. Tas notiks, ja vidējo izpeļņu (īpaši pirmajā pusgadā) ietekmē iepriekšējā minimālā alga vai stundas likme. Tad stājas spēkā MK 2015. gada 24. novembra noteikumu Nr. 656 «Noteikumi par minimālās mēneša darba algas apmēru normālā darba laika ietvaros un minimālās stundas tarifa likmes aprēķināšanu» 8. punkts:

Citiem vārdiem, grāmatvedim pirms ziņojuma aizpildīšanas jāveic papildu grāmatojums par iztrūkstošo starpību, lai summa, kas uzrādāma ziņojuma 4. ailē, būtu 700 eiro. 

Par atvaļinājuma otro mēnesi ziņojums tiks aizpildīts pēc atvaļinājuma beigām kopā ar atlīdzību par otrā atvaļinājuma mēnesī nostrādāto laiku. Tikai tagad ziņojuma 4. ailē būs uzrādīta otrā mēneša atvaļinājuma nauda kopā ar samaksu par darbu pēc atvaļinājuma. IIN šoreiz būtu jānosaka tikai no tās summas, kas ir aprēķināta par darbu otrajā mēnesī (par atvaļinājumu — jau bija ieturēts).

Darbinieks sasniedz pensijas vecumu

Atgādinu, ka sociālo iemaksu likme mainās nevis tad, kad tiek piešķirta pensija, bet personai sasniedzot attiecīgo vecumu. Tajā brīdī tiek izbeigta arī neapliekamā minimuma piemērošana (tikai par kalendāra dienām pirms pensijas vecuma sasniegšanas). Parasto minimumu aizvieto pensionāram paredzētais neapliekamais minimums (2024. gadā — 500 eiro), kuru piemēro pensijai Valsts sociālās apdrošināšanas aģentūra (VSAA). Tomēr grāmatvedībā pastāv noteikums, ka mēnesī, kad iestājas pensijas vecums, ienākumam arvien tiek piemērota VSAOI standarta likme (34,09%), un tā tiek mainīta uz pensijas vecumu sasniegušās personas likmi (30,02%), tikai sākot ar nākamo mēnesi. Tādēļ persona tiek uzrādīta dažādos ziņojumos: 

• pirmajā mēnesī — darba ņēmējs, kurš apdrošināms atbilstoši viesiem valsts sociālās apdrošināšanas veidiem, 
• otrajā mēnesī — darba ņēmējs, kurš sasniedzis vecumu, kas dod tiesības saņemt valsts vecuma pensiju vai kuram piešķirta valsts vecuma pensija ar atvieglotiem noteikumiem.

Pieņemsim, ka darbinieks 16. jūnijā ir sasniedzis 64 gadus un 9 mēnešus, alga par jūniju izmaksāta 5. jūlijā. Iesniedzot ziņojumu par jūniju, VSAOI likme nemainās, bet ienākuma nodokli ietekmēs VSAOI (10,5%) un neapliekamā minimuma daļa (100 eiro = 200 : 30 x 15) (sk. 2. ziņojumu).

Darba devēja 2. ziņojums

900,00 – 94,50 (VSAOI) – 141,10 (IIN) = 664,40 — neto alga

Līdz 17. jūlijam jāiesniedz ziņojums un līdz 23. jūlijam jāsamaksā nodokļi. Ja personai vienlaikus tiks piešķirta vecuma pensija, tai VSAA piemēros pensionāra neapliekamo minimumu par atlikušajām jūnija kalendāra dienām (no 16. līdz 30. jūnijam) un turpmāk.

Alga nemainās arī jūlijā, bet piemērojama cita VSAOI likme (cits saraksts EDS), netiek piemērots parastais neapliekamais minimums, tātad būs arī cits ienākuma nodoklis (sk. 2a. ziņojumu).

Darba devēja 2a. ziņojums

900,00 – 83,25 (VSAOI – 9,25%) – 163,35 (IIN) = 653,40 

Pārtrauktas darba attiecības 

Darbiniekam noteikta mēneša alga 900 eiro, VSAOI likme 34,09% un neapliekamais minimums 200 eiro.

Par aprīli darbiniekam izmaksāta alga 5. maijā — 900 eiro.

31. maijā tiek izbeigtas darba attiecības un izmaksāts gala aprēķins — 950 eiro.

900,00 – 94,50 (VSAOI) – 121,10 (IIN) = 684,40 (izmaksāts maijā par aprīli)

950,00 – 99,75 (VSAOI) – 130,05 (IIN) = 720,20 (izmaksāts maijā par maiju)

Darba devējam jāiesniedz VID ziņojums par aprīli līdz 17. maijam, norādot aprīļa algu, attiecīgās VSAOI un ienākuma nodokli, kas ieturēts no aprīļa algas, un jāsamaksā tos līdz 23. maijam.

Savukārt maijā aprēķināto un izmaksāto summu jānorāda ziņojumā par maiju (jāiesniedz līdz 17. jūnijam un jāsamaksā nodokļi līdz 23. jūnijam.

Ja darba attiecības būtu pārtrauktas līdz 17. maijam, tad ienākuma nodoklis būtu jāietur un jāiekļauj ziņojumā par aprīli (jo gala aprēķins ir izmaksāts) un jāsamaksā līdz 23. maijam kopā ar IIN par aprīli. Tādējādi ziņojumā par maijā izmaksāto gala aprēķinu ziņojums jāiesniedz līdz 17. jūnijam, un tur būtu jāuzrāda tikai VSAOI (un riska nodevu).

Ziņojums par veciem «grēkiem»

Tiesa apmierināja darbinieka prasību pret darba devēju par 1000 eiro piedziņu (neizmaksātā darba samaksa par 2023. gada augustu). Lēmums saņemts 2024. gada 12. maijā.

Tiesas noteiktā atlīdzība 1000 eiro par 2023. gada augustu izmaksāta 25. maijā.

Darba devēja ziņojumā par maiju jānorāda maija mēneša alga, piemēram, 1200 eiro (4. aile), no tās aprēķinātās sociālās iemaksas (5. aile), IIN no algas (8. aile), un līdz 17. jūnijam jāiesniedz VID EDS. 

Par maijā izmaksāto 1000 eiro saskaņā ar tiesas lēmumu jāaprēķina IIN un jāuzrāda to kopā ar IIN, kas bija aprēķināts no algas (8. aile) (iekļaujot ziņojumā par maiju).

Vienlaikus jāiesniedz precizētu darba devēja ziņojumu par 2023. gada augustu, norādot 25. jūnijā izmaksāto algu par augustu un no tās aprēķinātās sociālās iemaksas, kā arī sociālo iemaksu veikšanas datumu 10. ailē — 2024. gada 23. jūniju. VID nerēķinās nokavējuma naudu, ja iekļausieties šajā termiņā.

Analoģiski ziņojuma 10. aile tiek izmantota, ja bijušajam darbiniekam «šodien» jāizmaksā prēmija par iepriekšējā perioda nopelniem (piemēram, gada prēmija) vai fiziskajai personai (kas nav reģistrēta nodokļu maksātāja), ar kuru bija noslēgts uzņēmuma (vai pārvadājuma) līgums, pēc pāris mēnešiem tiek izmaksāta papildu solītā uzņēmuma līguma atlīdzība un citos gadījumos.

Uzņēmuma līgums

Uzņēmuma līgumu (UL) var slēgt ar reģistrētu nodokļu maksātāju (pašnodarbināto), kas pats kārto uzskaiti un pats maksā nodokļus. Šādā gadījumā izmaksātājs nodokļus neietur (vispirms pārbaudot personas reģistrāciju VID bāzē), bet par faktu nosūta VID «Paziņojumu» par fiziskajai personai izmaksāto summu, norādot 2008. kodu.

Ja UL slēgts ar nereģistrētu fizisko personu, no likuma «Par valsts sociālo apdrošināšanu» skatpunkta persona ir darba ņēmējs un par to ir jāmaksā darbaspēka nodokļi. Tāpat kā par darbinieku, uzņēmējs–pasūtītājs (nevis darba devējs) vispirms nosūta VID «ziņas par darba ņēmēju» (kā par izpildītāju). Atšķirībā tikai tāda, ka paziņojumā jāuzrāda divi kodi 11. un 81., nenorādot tajā specialitātes (profesijas) kodu. Darba sākuma datumu gan ir jāuzrāda. Gan VSAOI, gan IIN likme ir tāda pati, kāda būtu darbiniekam līdzīgos apstākļos.

Uzņēmējs–izpildītājs veic darbu ar saviem rīkiem un ierīcēm, pats nosaka darba laiku un atpūtas laiku, pats atbild par savu drošību. UL būtība ir — konkrēti paveiktā darba rezultāts, nevis darbs vispār. 

Tā kā izpildītājs ir obligāti apdrošināma persona, atlīdzība par izpildāmo darbu pasūtītājam jāiekļauj sociālajam statusam atbilstošajā «Ziņojumā par VSAOI, IIN», bet tajā nav jānorāda riska nodeva (to maksā tikai par darbiniekiem), nav jānorāda nostrādātās stundas.

Darba devēja ziņojuma 4. aile un 5. aile aizpildāma kā parasti. 

UL apmaksa var atšķirties no darba līguma noteikumiem par darba apmaksu. Piemēram, var būt paredzēts avanss (ja darbs turpinās periodā, kas ir ilgāks par mēnesi). Varētu līgumā minēt, ka norēķins tiks veikts pēc darba pabeigšanas un pieņemšanas–nodošanas akta parakstīšanas. Tomēr ne visiem izpildītājiem minētais nosacījums var būt noderīgs.

NB! Tā kā izpildītājs ir «darba ņēmējs», uz viņu attiecas likuma «Par valsts sociālo apdrošināšanu» 20.⁴ pants par obligātām minimālām sociālām iemaksām (no summas, kas nav mazāka par 2100 eiro ceturksnī). 

Tātad UL ar nosacījumu par norēķinu pēc viena vai diviem mēnešiem var atļauties slēgt tikai un vienīgi tie izpildītāji, kuri minēti 20.⁴ panta 4. daļā, proti, tie, par kuriem likums neprasa rēķināt minimālās VSAOI (par personu, kura ir sasniegusi vecumu, kas dod tiesības saņemt valsts vecuma pensiju, vai kurai ir piešķirta valsts vecuma pensija (tai skaitā priekšlaicīgi), par personu ar I un II grupas invaliditāti utt.). Pretējā gadījumā pasūtītājam par izpildītāju nāksies samaksāt no saviem līdzekļiem VSAOI par katru mēnesi no 700 eiro (vai no starpības starp 700 eiro un mazu avansa summu). Ja pasūtītājs nevēlas maksāt papildu minimālas VSAOI, slēdzot UL uz neilgu laiku un par nelielu summu, vēlams noskaidrot, vai atlīdzības summa ir proporcionāla minimālai mēneša algai attiecībā uz periodu (uz kalendāra dienām), kurā ir jāveic darbs.

Darba devēja (pasūtītāja) ziņojums par izpildītāja darbu izskatīsies šādi (sk. 3. ziņojumu).

Darba devēja 3. ziņojums

Ja UL ir slēgts uz ilgāku laiku, izpildītājs var atzīmēt pie pasūtītāja algas nodokļa grāmatiņu. Šajā gadījumā VID atsūtīs prognozējamo neapliekamo minimumu, savukārt izpildītājam var būt arī tiesības uz atvieglojumiem par apgādājamajām personām vai papildu atvieglojumi sakarā ar invaliditāti. Arī šie labumi tiks piemēroti, nosakot ienākuma nodokli no atlīdzības summas.

NB! Īpaša uzmanība pievēršama ienākuma nodoklim: protams, to aprēķina, bet ziņojumā neuzrāda. IIN tiks iekļauts «Paziņojumā par fiziskajām personām izmaksātajām summām» (par katru mēnesi atsevišķi), kur atkārtoti tiks uzrādīta atlīdzība, VSAOI (10,5% vai 9,25%), apliekamais ienākums un IIN.

Paziņojuma formula:

900 (atlīdz.) – 94,50 (VSAOI) – 200 (minim.) – 121,10 (IIN)

Kad darbs ir izpildīts, to pieņem ar aktu, izmaksā atlīdzību, samaksā nodokļus un iesniedz VID ziņojumu, paziņojumu (kods 1008.) un ziņas par darba ņēmēju ar 25. un 82. kodu.

Ziņojums jāiesniedz VID līdz nākamā mēneša 17. datumam, savukārt paziņojums — līdz 15. datumam.

Ziņojumā un paziņojumā norādītie nodokļi jāpārskaita budžetā ne vēlāk par nākamā mēneša 23. datumu.

Ja UL bija paredzēta iespēja pēcāk samaksāt izpildītājam papildu atlīdzību par kvalitatīvu darbu, pasūtītājam būs jāprecizē izpildītāja pēdējo ziņojumu, aizpildot tajā 10. aili (sk. iepriekšējo tekstu).

Ja izpildītājs vienlaikus ir arī darbinieks (par viņu 11. kods sen jau ir paziņots), tad VID jānosūta tikai 81. kods un pēcāk 82. kods).

NB! Neskatoties uz to, ka uzņēmējam ir darba ņēmēja statuss (nevis darbinieka statuss), pasūtītājam nav pienākuma apmaksāt darbnespējas A lapu (sk. likuma «Par maternitātes un slimības apdrošināšanu» 36. pantu). B lapu izpildītājam apmaksās VSAA, jo viņš ir sociāli apdrošināta persona. 

Ja nereģistrētais uzņēmējs–izpildītājs, kas vienlaikus ir darbinieks, vēlēsies izmantot kārtējo apmaksāto atvaļinājumu vai papildu atvaļinājumu, vidējās izpeļņas aprēķinā uzņēmuma līguma atlīdzība netiks iekļauta. Atvaļinājumi ir paredzēti tikai darbiniekiem. Uz izpildītāju nav attiecināmas Darba likuma normas!

Jums arī varētu interesēt:

• Valdība pieņem izmaiņas darba devēja ziņojumu aizpildīšanas kārtībā
• Kā precizēt darba devēja ziņojumu VID EDS?