Digitālais čeks — līdzvērtīgs maksājuma apliecinājums kases čekam papīra formā

Grāmatvedības normatīvie akti un normatīvie akti par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtību neliedz par saņemto samaksu skaidrā naudā vai ar maksājuma karti izsniegt darījuma partnerim vai klientam kases čeku elektroniskā veidā, ja tajā ir ietverti rekvizīti, kas kases čekam noteikti normatīvajos aktos par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu tehniskajām prasībām. Tādējādi kases čeks elektroniskā formā ir līdzvērtīgs maksājuma apliecinājums kases čekam papīra formā.

Vēsturiski pirmais tika ieviests termins «elektroniskais čeks», jo tie tika saistīti ar elektroniskajām ierīcēm, piemēram, kases aparātiem un datoriem. Laikam ejot un tehnoloģijām attīstoties, biežāk sāk lietot arī jēdzienu «digitālais čeks», taču pēc būtības tas ir tas pats elektroniskais čeks. Jau patlaban digitālā formāta kases čeku izsniegšanu klientiem Latvijā nodrošina mazumtirdzniecības uzņēmumi un degvielas uzpildes stacijas, piemēram, Rimi, Maxima, Neste, Virši, Circle K, Viada u.c.

Var izsniegt digitālā vai papīra formātā

Latvijas tirgū ir pieejams plašs nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu etalonmodeļu klāsts, kas piemērots izmantošanai dažādu nozaru uzņēmumos un ar dažādiem tehniskiem risinājumiem un funkcijām.

Digitālā formā sagatavoto kases čeku klientam var izsniegt papīra formātā vai digitālā formātā, ja attiecīgās elektroniskās ierīces tehniskais risinājums nodrošina šādu iespēju — pircējiem izsniedzamos dokumentus ģenerēt no elektroniskajā ierīcē un iekārtā reģistrētajiem čekiem.

Kases čeku izsniegšanu klientiem digitālā formātā ir iespējams realizēt divos veidos atkarībā no izvēlētā risinājuma — nosūtīt uz klienta norādīto elektroniskās saziņas līdzekli vai arī klients viņam izsniegtos digitālos kases čekus var iegūt uzņēmuma tīmekļvietnē klientam izveidotā speciālā kases čeku kontā.

Neatkarīgi no tā, vai klientam tiek izsniegts kases čeks papīra vai digitālā formātā, elektroniskajā ierīcē vai iekārtā reģistrētajiem kases čekiem ir jāatbilst kases čeka struktūrai un rekvizītiem, ko nosaka Ministru kabineta (MK) 2014. gada 11. februāra noteikumu Nr. 95 «Noteikumi par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu tehniskajām prasībām» 23. un 24. punkts.

Normatīvais regulējums

MK 2014. gada 11. februāra noteikumi Nr. 96 «Nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtība» un MK 2014. gada 11. februāra noteikumi Nr. 95 «Noteikumi par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu tehniskajām prasībām» neaizliedz nodokļu maksātājam piedāvāt iespēju kases čeku nosūtīt (izsniegt) klientam digitālā veidā.

Atbilstoši minētajos normatīvajos aktos noteiktajam par darījumiem saņemto samaksu skaidrā naudā, ar maksājumu kartēm vai citiem maksājuma apliecinājumiem ir jāreģistrē elektroniskajā ierīcē un iekārtā — kases aparātā, hibrīda kases aparātā, kases sistēmā, specializētajā ierīcē un iekārtā, kura atbilst elektronisko ierīču un iekārtu tehniskajām prasībām, izveidojot dokumentus elektroniskā formā un nodrošinot nodokļu un citu maksājumu aprēķināšanu un uzskaiti.

Jāapliecina ar darījumu apliecinošu dokumentu

Par darījumiem saņemto samaksu jāapliecina ar darījumu apliecinošu dokumentu — kases čeku vai normatīvajā regulējumā noteiktajos gadījumos ar numurētu un Valsts ieņēmumu dienestā (VID) reģistrētu kvīti vai ar elektroniski sagatavotu kvīti ar VID elektroniskās deklarēšanas sistēmā ģenerētu numuru, vai ar numurētu un VID reģistrētu biļeti, vai ar citu šajos noteikumos noteiktu samaksu apliecinošu dokumentu.

Kases čekā atbilstoši kases aparāta, hibrīda kases aparāta, kases sistēmas, specializētās ierīces vai iekārtas tehniskajām prasībām norādāmie rekvizīti ir noteikti normatīvajos aktos par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu tehniskajām prasībām.

Kases dokumentus izveido digitālā formā

Ar MK 2014. gada 11. februāra noteikumu Nr. 95 «Noteikumi par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu tehniskajām prasībām» spēkā stāšanos Latvijā noteikts, ka kases dokumentus izveido digitālā formā un tos glabā elektroniskajā kontrollentē (vēsturiski kontrollentes tika veidotas papīra formātā), fiskālās atmiņas modulī un energoneatkarīgā atmiņā.

Ieviešot prasību kases dokumentus izveidot un saglabāt elektroniskā formā, ir ietaupīts papīra patēriņa daudzums, atvieglota darījumu datu saglabāšana (nav jānodrošina papīra kontrollentu ruļļu saglabāšana), kā arī radīta iespēja kases čekus klientam izsniegt gan papīra formātā, gan digitālā formātā.

Digitālā formāta čeku risinājuma izveidei ir nepieciešams, lai elektroniskajai ierīcei vai iekārtai ir nodrošinātas tehniskas iespējas klientiem izsniedzamos dokumentus ģenerēt no elektroniskajā ierīcē vai iekārtā reģistrētajiem čekiem, tos nosūtot pircējam teksta, PDF vai citā viegli lasāmā formātā.

Jebkurā gadījumā nodokļu maksātājam, saņemot samaksu par darījumu, tā nekavējoties ir jāreģistrē elektroniskajā ierīcē vai iekārtā, neatkarīgi no tā, vai klientam tiek izsniegts kases čeks papīra vai digitālā formā.

Priekšrocības un trūkumi

Kādas priekšrocības sniedz uzņēmumiem pāreja uz čeku digitālu pārvaldību?

Ar digitālā formāta čeku risinājumu ieviešanu:

• darījumu process norit ātrāk un ērtāk;
• tiek samazināts papīra patēriņš un izmaksas;
• tiek nodrošināta informācijas saglabāšana ilgstošā periodā (jo papīra čeki izbalē un/vai pazūd);
• tiek atvieglota informācijas iesniegšana Valsts ieņēmumu dienestam u.tml.

Digitālajiem čekiem ir arī vairāki būtiski trūkumi, īpaši sociāli mazāk aizsargātām sabiedrības grupām. Ne visi cilvēki, īpaši mazturīgie, seniori vai lauku iedzīvotāji, var atļauties viedtālruni vai planšeti ar interneta pieslēgumu. Tas viņiem apgrūtina vai pat liedz iespēju saņemt digitālos čekus.

Daļai sabiedrības nav pietiekamu zināšanu vai iemaņu, lai izmantotu mobilās lietotnes vai e–pastus, kuros tiek nosūtīti digitālie čeki. Tas var radīt atkarību no citu palīdzības vai palielināt sociālo atstumtību.

Ja ierīce tiek nozaudēta, salūzt vai iztukšojas baterija, cilvēks var zaudēt piekļuvi čekiem, kas nepieciešami garantijām, preču atgriešanai vai grāmatvedībai.

Ne visur, piemēram, mazākās tirdzniecības vietās vai ārpus pilsētām, ir viegli pieejamas iespējas nolasīt vai nosūtīt digitālo čeku, ja nav piekļuves mobilajam internetam.

Elektroniskās ierīces un iekārtas lietotājam ir jānodrošina elektroniskās kontrollentes glabāšanu trīs gadus, kā arī laikus jānomaina aizpildītie energoneatkarīgās atmiņas datu nesēji un fiskālās atmiņas moduļi, un tie jāglabā trīs gadus.

Uzņēmuma vadītājs ir tiesīgs izvēlēties

Uzņēmuma vadītājs ir tiesīgs izvēlēties attaisnojuma dokumentu, kā arī naudas izdevumu apliecinošo dokumentu formu — grāmatvedībā drīkst pieņemt elektroniskās vai papīra formas dokumentus, ja uzņēmuma vadītājs ir vienojies ar darbiniekiem par elektronisko čeku iesniegšanu grāmatvedībā un noteicis šādu dokumentu lietojuma kārtību grāmatvedības organizācijas dokumentos. To nosaka Grāmatvedības likuma 32. panta 1. punkts.

Attaisnojuma dokumentam, ko sagatavo saistībā ar skaidras vai bezskaidras naudas avansa izlietojumu vai avansa norēķinu personas izdevumu atlīdzināšanai, proti, avansa norēķinam, pievieno attiecīgus naudas izdevumus apliecinošus dokumentus. Saņemto kases čeku, kas sagatavots atbilstoši normatīvajiem aktiem par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtību, var izmantot par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu, ja tas atbilst MK 2021. gada 21. decembra noteikumu Nr. 877 «Grāmatvedības kārtošanas noteikumi» 37. un 38. punktā noteiktajām prasībām.

Tādējādi, ja elektroniskās formas čekus pievieno attaisnojuma dokumentam, ko sagatavo saistībā ar skaidras vai bezskaidras naudas avansa izlietojumu vai avansa norēķinu personas izdevumu atlīdzināšanai — avansa norēķinam — kā naudas izdevumus apliecinošus dokumentus, tad uz šādu elektronisko čeku noformēšanu tāpat kā uz papīra formas kases čeku noformēšanu attiecas MK 2021. gada 21. decembra noteikumu Nr. 877 «Grāmatvedības kārtošanas noteikumi» 37. un 38. punkta nosacījumi.

Neattiecas prasības par kases čeka noformēšanu

Prasības attiecībā uz kases čeka, tai skaitā elektroniskās formas čeka, noformēšanu, lai to varētu uzskatīt par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu, neattiecas uz gadījumu, kad uzņēmuma kredītiestādes kontam ir piesaistīta uzņēmuma vadītājam vai darbiniekam izsniegtā personificētā maksājumu karte, ar kuru samaksā par iegādātajām precēm vai saņemtajiem pakalpojumiem saimniecisko darījumu nodrošināšanai.

Šādā gadījumā kārtību, kādā uzņēmuma vadītājs vai darbinieks sniedz pārskatu par naudas izlietojumu no uzņēmuma kredītiestādes konta, nosaka grāmatvedības organizācijas dokumentos. To nosaka MK 2021. gada 21. decembra noteikumu Nr. 877 «Grāmatvedības kārtošanas noteikumi» 39. punkts.

Uzglabā piecus gadus

Uzņēmuma vadītājam ir pienākums nodrošināt visu grāmatvedības dokumentu oriģinālu vai elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērsto dokumentu saglabāšanu uzņēmuma arhīvā un to pieejamību revīziju veicējiem, nodokļu administrācijai, tiesībaizsardzības iestādēm, tiesām, kā arī citām institūcijām normatīvajos aktos paredzētajos gadījumos. To nosaka Grāmatvedības likuma 31. panta otrās daļas 4. punkts.

Grāmatvedības dokumentu minimālais glabāšanas laiks ir pārējiem attaisnojuma dokumentiem, kas nav minēti Grāmatvedības likuma 28. panta 1., 2., 3. un 4. punktā — līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai izpildītu šā likuma prasības par saimnieciskā darījuma norises izsekojamību, bet ne īsāks par pieciem gadiem. To nosaka Grāmatvedības likuma 28. panta 5. punkts.

Tādējādi elektroniskos čekus uzglabā elektroniskā formātā digitalizācijas programmās vai datubāzēs, kas tiek izmantotas uzņēmumā, atbilstoši Grāmatvedības likuma 28. pantā noteiktajam dokumentu uzglabāšanas termiņam vismaz piecus gadus.

Raksts sagatavots sadarbībā ar VID.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2025. gada jūlija (523.) numurā.

Lasiet arī:

• Labumu darbiniekiem detalizētāka uzskaite 2025. gadā (IIN atvieglojumi darbinieku piesaistei un mobilitātei)
• Komandējums vai darba brauciens?
• Uzkrātās saistības — palīgs izmaksu uzrādīšanai attiecīgajos pārskata periodos