Uzņēmumu digitalizācija mūsdienās vairs nav tikai futūristisks sapnis, bet gan neatņemama ikdienas sastāvdaļa. Prakse rāda, ka, ieviešot dažādus digitālos risinājumus, darba devēji nereti nezina, kā attiecībā uz darba ņēmējiem pareizi noregulēt šos jautājumus. Tādēļ svarīgi izprast, kā juridiski pareizi darba tiesisko attiecību jomā izmantot digitālo vidi, lai nodrošinātu gan darbinieku, gan darba devēju tiesību un pienākumu ievērošanu. Pretējā gadījumā tas var radīt nopietnas sekas pašiem darba devējiem, RMS Forum organizētajā seminārā «Uzņēmumu digitalizācijas juridiskie aspekti 2025» norādīja darba tiesību eksperte Irina Rozenšteina, ZAB Ellex Klaviņš SIA asociētā partnere, zvērināta advokāte.

Elektronisko dokumentu prasības

Ieviešot digitālās saziņas vidi darba attiecībās, nereti tiek aizmirsts par Darba likuma prasībām. Ir gadījumi, kad Darba likums skaidri nosaka, ka darba devējam komunikācija ar darbinieku ir jānoformē rakstveidā. Piemēram, prasība par rakstveida formu ir noteikta darba uzteikuma gadījumos. Tāpat darba devējam rakstveidā jāinformē darbinieks par komandējuma apstākļiem, izmaiņām darba koplīgumā vai darba kārtības noteikumos, darba samaksas aprēķinu un citos gadījumos, uzsvēra I. Rozenšteina.

Ja darba devējs vēlas saziņas rakstveida formu pārnest uz digitālo vidi, jāzina, kā to izdarīt pareizi — tā, lai elektroniski sagatavotie dokumenti būtu saistoši gan darba devējam, gan darbiniekam. Būtiska nianse, par ko darba devējiem jāatceras, organizējot darba procesus digitālajā vidē, ir pierādīšanas pienākums. Darba devējam jāspēj pierādīt, ka izpildīti visi likumā noteiktie pienākumi un nav aizskartas darbinieku tiesības, atgādināja darba tiesību eksperte.

Lai elektroniskais dokuments būtu saistošs arī darbiniekam, jāņem vērā Dokumentu juridiskā spēka likuma normas. Pamata prasības dokumentam — jābūt norādītam tā autoram, datumam un parakstam. Piemēram, elektroniski neparakstīts darba uzteikums (tas bijis reāls gadījums I. Rozenšteinas praksē) nav spēkā esošs.

Elektroniskie paraksti un to veidi

Praksē bieži tiek lietoti dažādi elektroniskie saziņas rīki — e–pasts, WhatsApp sarakstes, iekšējās dokumentu pārvaldības sistēmas. Jautājumi rodas par šajos gadījumos izmantotajiem parakstiem, kas var noteikt to, cik šīs sarakstes ir juridiski saistošas.

Uzticamākais paraksta veids ir drošs (kvalificēts) elektroniskais paraksts, kas pielīdzināms ar roku veiktam parakstam un ļauj identificēt parakstītāju bez šaubām. Tomēr iespējams izmantot arī citus elektroniskos parakstus — vienkāršo un uzlaboto elektronisko parakstu. Šos parakstus var izmantot iekšējās sistēmās (kuras parasti neatbalsta kvalificētos e–parakstus) tad, ja par to ir vienošanās ar darbiniekiem. Darba devējam ir ieteicams vienoties ar darbiniekiem ne tikai par elektronisko dokumentu izmantošanu un parakstīšanu ar drošu elektronisko parakstu, bet arī par citu veidu elektronisko parakstu izmantošanu.

Faktiski visus dokumentus drīkst parakstīt elektroniski, tikai jāatceras, ka atsevišķos gadījumos pastāv ierobežojumi. Piemēram, darba uzteikums, ja tiek sūtīts elektroniski, var būt parakstīts tikai un vienīgi ar kvalificētu elektronisko parakstu, neatkarīgi no cita veida vienošanās. Līdzīgi arī darba līgumu un tā grozījumus būtu jāparaksta tikai ar kvalificētu elektronisko parakstu.

Savā prezentācijā zvērināta advokāte atsaucās uz Augstākās tiesas Senāta spriedumu SKC–103/2023, kurā norādīts, ka Darba likuma 112.¹ panta noteikumi ir tieši vai pēc analoģijas piemērojami, paziņojot darba līguma uzteikumu vai kādu darbiniekam piemēroto disciplinārsodu, proti, tādu darba devēja lēmumu, kuram attiecībā pret darbinieku ir nelabvēlīgs raksturs. Savukārt darba devēja lēmumam, ar kuru tiek atsaukts uzteikums, ir izteikti labvēlīgs raksturs. Tas darbinieka tiesisko stāvokli nepasliktina, gluži pretēji, atbilst viņa interesēm turpināt darba tiesiskās attiecības no informēšanas brīža jebkādā veidā, kādā darba devējs par atsaukumu paziņo.

Savukārt Rīgas apgabaltiesas spriedums lietā Nr. C683466322 tika izskatīts gadījums, kad darbinieks ar emocijzīmi «thumbs up» (īkšķis, pavērsts uz augšu) apstiprinājis tikšanos klātienē un tādējādi notikusi darba līguma noteiktā rakstveida vienošanā.

Vienu un to pašu dokumentu nedrīkst parakstīt gan ar elektronisko parakstu, gan ar roku — jāizvēlas viens no veidiem, pretējā gadījumā var nebūt nosakāms, kurš ir dokumenta oriģināls. Darba devējs nedrīkst piespiest darbinieku obligāti lietot tieši elektronisko parakstu, jo ar roku veiktajam parakstam ir tāds pats spēks kā elektroniskajam parakstam. Tomēr darba devējs var iekšējās darba kārtības noteikumos paredzēt elektronisko parakstu vai elektroniskās saziņas izmantošanas kārtību uzņēmumā, iepazīstinot ar to darbiniekus. Te gan arī jāatceras būtiska nianse. «Ieviešot digitālos risinājumus, jādomā par visiem darbiniekiem, arī tiem, kuri ikdienā nestrādā ar datoriem — kā nodrošināt viņiem iespēju šīs sistēmas izmantot, ja uzņēmumā noteikta šāda kārtība,» uzsvēra I. Rozenšteina.

Elektronisko dokumentu vadības un pārvaldības sistēmas

Elektronisko dokumentu vadības un pārvaldības sistēmas var tikt noteiktas kā obligātas visiem darbiniekiem, ja tas ir paredzēts iekšējos darba kārtības noteikumos vai politikās — piemēram, attiecībā uz atvaļinājumu pieteikumiem, slimības lapām, darbnespējas paziņojumiem, dažādiem rīkojumiem. Šādām sistēmām jābūt pietiekami kvalitatīvi izstrādātām, lai darba devējs nepieciešamības gadījumā varētu pierādīt, ka darbinieks konkrētā gadījumā ir autorizējies sistēmā un iepazinies ar informāciju. Izmantojot elektronisko dokumentu vadības un pārvaldības sistēmas, svarīgi vienoties par elektronisko parakstu (parasti — ne kvalificēto, bet uzlaboto) izmantošanu šajās sistēmās. Lai strīda gadījumā varētu pierādīt, ka darbinieks ir ticis iepazīstināts ar, piemēram, konkrētu rīkojumu, jābūt kārtībai, ka sistēma ir pieejama katram darbiniekam individuāli, darbinieki tajā veic autentificēšanos un zina, ka savus pieejas datus nedrīkst nodot citiem. Uzņēmumā regulāri jāveic darbinieku apmācības par šo sistēmu lietošanu, kā arī par datu konfidencialitāti un drošību.

E–pasta un cita veida elektroniskā saziņa darba attiecībās

E–pasts ir ikdienas saziņas līdzeklis lielākajai daļai darbinieku. Jāatceras, ka oficiālā e–adrese, kas meklējama portālā latvija.lv, ir paredzēta tikai saziņai ar valsts iestādēm, taču darba attiecībās tiek izmantots darba e–pasts, atsevišķos gadījumos arī privātais e–pasts. Ja uzņēmumā par ikdienas saziņas veidu ir noteikta elektroniskā saziņa, visiem darbiniekiem jānodrošina pieeja darba e–pastam. Ja komunikācija notiek elektroniski, jānodrošina pieeja e–pastam arī tiem darbiniekiem, kuriem ikdienā darba pienākumu veikšanai tā nav nepieciešama.

Saskaņā ar Darba likuma regulējumu, ja darba devējs vēlas sūtīt darba uzteikumu uz e–pastu, par to obligāti jāvienojas darba līgumā, un uzteikums jāparaksta ar kvalificētu elektronisko parakstu. Bez šādas vienošanās nosūtīt uzteikumu uz e–pastu nav juridiski korekti, pat tad, ja uzņēmumā pastāv vispārēja vienošanās par elektronisko saziņu.

Problēmas var rasties situācijās, kad darbiniekam tiek slēgta pieeja darba e–pastam, piemēram, disciplinārpārkāpuma gadījumā. Šādā situācijā darba devējs vairs tehniski nevarēs nosūtīt uzteikumu uz darba e–pastu. Ieteicams darba līgumā iekļaut arī darbinieka privāto e–pastu un paredzēt iespēju atsevišķos gadījumos sūtīt dokumentus arī uz to. Tas garantēs gan sistēmu drošību, gan saglabās iespēju nosūtīt darbiniekam svarīgus dokumentus, piemēram, darba uzteikumu.

Pastāv prezumpcija, ka elektroniskais dokuments ir saņemts otrajā darba dienā pēc tā nosūtīšanas. Šo prezumpciju var iekļaut iekšējās darba kārtības noteikumos, nosakot, ka darbinieks, vēlākais divu darba dienu laikā pēc dokumenta nosūtīšanas, tiek uzskatīts par iepazinušos ar dokumentu. Šo prezumpciju var izmantot arī citos gadījumos, piemēram, sūtot rīkojumus vai paziņojumus.

Attiecībā uz citiem elektroniskās saziņas rīkiem, piemēram, WhatsApp vai Messenger, darba devējam jāizvēlas, tieši kurus saziņas rīkus darbiniekiem jāizmanto darba tiesisko attiecību kontekstā. Darba devējs drīkst noteikt, kurus kanālus darbinieki drīkst un kurus tiem obligāti jāizmanto darba saziņai. Ja ikdienā nepieciešams izmantot, piemēram, WhatsApp, darba devējam jānodrošina darbinieki ar darba telefoniem un pieslēgumu. Darba devējs nedrīkst prasīt, lai darbinieki izmanto savus privātos telefonus un WhatsApp kontus darba vajadzībām. Tas ir svarīgi arī no darba devēja datu un konfidenciālas informācijas drošības aspekta.

Elektroniskie pierādījumi tiesvedībās

Dažādi elektroniskie dokumenti un pierādījumi tiek aktīvi izmantoti arī tiesvedībās. Pie elektroniskajiem pierādījumiem tiek pieskaitītas dažādas e–pasta sarakstes, WhatsApp un Messenger sarakstes, sarakstes iekšējos tīklos, sarunu ieraksti un video materiāli. Saskaņā ar Civilprocesa likumu, tie visi tiek uzskatīti par rakstveida pierādījumiem. Tomēr lielākā problēma ar elektroniskajiem pierādījumiem ir to ticamības jautājums.

E–pasti un WhatsApp sarakstes, atšķirībā no ar drošu elektronisko parakstu parakstītiem dokumentiem, var būt pakļautas ticamības šaubām. Tāpēc ir svarīgi juridiski atbilstošā veidā vienoties ar darbiniekiem par izmantotajiem saziņas veidiem un iekšējām sistēmām, kurās var identificēt sūtītāju. Ja ticamību nevar pierādīt citādi, var tikt izmantota ekspertīze.

Svarīgi atcerēties, ka darba devējiem ir jāvienojas ar darbiniekiem par ikdienas darba kārtību un izmantotajiem saziņas līdzekļiem un jānodrošina iespēja šo vienošanos pierādīt strīda gadījumā. Vienošanās ar darbiniekiem par elektronisko parakstu lietošanu ir jāslēdz rakstveidā un individuāli. Šo vienošanos var iekļaut gan darba līgumā, gan noslēgt atsevišķi.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2025. gada maija (521.) numurā.

• Piedāvājuma izskaidrošanas robežas iepirkumos
• Aktuālā tiesu prakse publisko iepirkumu lietās