Kas jāzina par strukturēto elektronisko rēķinu?

Valsts ieņēmumu dienests (VID) sniedzis atbildes uz vairākiem jautājumiem par strukturētajiem e-rēķiniem.

Sākot no 2025. gada 1. janvāra, uzņēmumam, izsniedzot attaisnojuma dokumentu (rēķinu) citam uzņēmumam, budžeta iestādei, preces vai pakalpojuma saņēmējam samaksāšanai, tas jānoformē kā strukturēts elektroniskais rēķins. Paredzētais e-rēķinu lietošanas obligātums nodokļu maksātāju B2G (Business to Government) segmentā strukturētā elektroniskā formā ir attiecināms arī uz G2B (Government to Business) un G2G (Government to Government) segmentu. Minētais attiecas ne tikai uz dalību publiskajos iepirkumos, bet arī uz citiem darījumiem. E-rēķinam jābūt XML formātā. 

E-rēķinu datu nodošana VID būs obligāta, sākot no 2026. gada 1. janvāra.

• Vai no 2026. gada apsaimniekotājam, kurš izsūtīs rēķinus dzīvokļu īpašniekiem (fiziskām personām) par komunālajiem pakalpojumiem, tie jāveido kā strukturēti e-rēķini XML formātā?

Atbilde: obligāta e-rēķinu aprite ir paredzēta tikai starp B2G un B2B segmentiem, neietverot fiziskās personas, tādēļ rēķinus privātpersonām varēs turpināt izrakstīt ierastajos formātos.

Vienlaikus noteiktās prasības neaizliegs sagatavot e-rēķinu strukturētā formātā arī fiziskajām personām, ja vien fiziskajai personai rēķins būs pieejams cilvēklasāmā formātā (piemēram, PDF).

• Vai e-rēķinu varēs augšupielādēt no grāmatvedības programmas?

Atbilde: jā, no grāmatvedības programmas varēs nodot XML formāta e-rēķina datni (failu) VID. Lai to varētu īstenot, grāmatvedības programmai ir jābūt izveidotai integrācijai ar VID e-rēķinu API.

• Vai valsts iestāde nepieņem rēķinu, ja tas nav XML formātā?

Atbilde: paredzēts, ka, sākot no 2025. gada 1. janvāra, valsts iestāde rēķinu pieņems tikai tad, ja primārais rēķins ir XML formātā. Paralēli tam var iesniegt rēķinu arī citos formātos, ja tas ir nepieciešams.

Lai nodrošinātu e-rēķinu datu iesniegšanu VID, sākot ar 2026. gada 1. janvāri, VID elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) būs iespējams augšupielādēt tikai XML formāta e-rēķina datni (failu).

• Kādos aktos XML struktūra tiks noteikta, skaidrota? Vai XML failā būs jāatspoguļo vairāk informācijas, nekā šobrīd rēķinā tiek uzrādīta (saskaņā ar likuma normām par attaisnojuma dokumentiem un rekvizītiem tajos)?

Atbilde: XML datnē (failā) varēs norādīt vairāk informācijas, nekā šobrīd tiek norādīts rēķinā. Vienlaikus strukturētā e-rēķinā obligāti būs jāiekļauj arī tie rekvizīti, kas noteikti Latvijas normatīvajos aktos.

XML struktūra ir noteikta Latvijas nacionālajā standartā LVS EN 16931-1:2017 - Elektroniskie rēķini. 1.daļa. Elektronisko rēķinu pamatelementu semantisko datu modelis. , un tam jāatbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai. Tādējādi XML struktūru nav paredzēts noteikt atsevišķā normatīvajā aktā.

Ar strukturētu e-rēķinu pamatelementu izmantošanas specifikāciju var iepazīties šeit: Peppol BIS Billing.

• Vai esošais LV rēķinu standarts UBL 2.1. tiks papildināts un to arī varēs izmantot vai visiem jāizstrādā rēķina formāts atbilstoši specifikācijai (http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/)?

Atbilde: UBL uztur Open Oasis un var tikt izmantots kā pamats XML datnes jeb faila strukturēšanai, taču VID neplāno UBL papildināšanu. Vienlaikus katram individuāli un pēc nepieciešamības ir jāveic pielāgojumi, lai tiktu ievērota PEPPOL BIS Billing 3.0 elektronisko rēķinu pamatelementu izmantošanas specifikācija (Core Invoice Usage Specification (CIUS)).

• Vai B2B nozīmē, ka visiem uzņēmumiem jāizmanto e-rēķini (ieskaitot ne-PVN rēķinus) vai tikai tiem, kas ir PVN maksātāji?

Atbilde: Latvijas gadījumā B2B (Business to Business) segments ietver visus uzņēmumus, t. sk., arī tos, kuri nav PVN maksātāji.

• Vairākas ERP jau nodrošina e-rēķina sūtīšanu uz e-adresi - Horizon, Tilde, Standard ERP, standard Books u.c. Vai formas pildīšana e-adresē tad nav nepieciešama?

Atbilde: Var izvēlēties jebkuru risinājumu, kas atbilst uzņēmuma vajadzībām.

Datu apmaiņu starp darījuma partneriem (t. sk. arī ārvalstīs) nodrošina E-rēķinu operators (PEPPOL pakalpojumu sniedzējs). VID saņems datus, ja e-rēķinu operators (PEPPOL pakalpojumu sniedzējs) būs izstrādājis integrāciju ar VID šo datu nodošanai.

• Vai pareizi saprotu, ka Latvija.lv rēķini visas pozīcijas ir manuāli ierakstāmas? Kur tādā gadījumā ņemt laiku, ja rēķinā rindu skaits ir vairāk par 100 pozīcijām, piemēram?

Atbilde: Latvija.lv rēķinu formā visas pozīcijas ir manuāli aizpildāmas. E-rēķinu sagatavotājam ir iespējas izvēlēties piemērotāko e-rēķinu pakalpojuma sniedzēju atbilstoši savām vajadzībām.

Latvija.lv rēķinu forma izmantojama gadījumos, ja rēķina izrakstītājam nav citu risinājumu, kas nodrošina strukturēta e-rēķina sagatavošanu. Attiecībā uz rēķina nosūtīšanu rēķina izrakstītājs izvēlas piemērotāko veidu atbilstoši tam, kā darījumu partneri savstarpēji vienojušies, vai atbilstoši normatīvo aktu prasībām (saziņā ar valsts pārvaldi).

• Vai e-adresē pie e-rēķina var pievienot pielikumu, piemēram, pieņemšanas-nodošanas aktu?

Atbilde: E-rēķinu formas izveidotais strukturētais e-rēķins pievienosies kā e-adreses ziņojuma pielikums (XML un PDF formātā). E-adreses ziņojumam var pievienot arī citus pielikumus (pēc nepieciešamības).

• Kur un cik ilgi būs jāglabā-rēķini? Kas to darīs?

Atbilde: nav plānotas izmaiņas grāmatvedības normatīvajā regulējumā attiecībā uz attaisnojuma dokumentu (rēķinu) glabāšanas vietu un ilgumu (Grāmatvedības likuma 27. panta pirmā daļa un 28. pants).

• Vai e-rēķins aizstās preču piegādes dokumentus - preču pavadzīmi?

Atbilde: strukturēts elektronisks rēķins (e-rēķins) neaizstās preču piegādes dokumentu (preču pavadzīmi) , jo e-rēķinu PEPPOL BIS Billing 3.0 struktūra neparedz preču piegādes dokumenta (pavadzīmes) informācijas iekļaušanu e-rēķinā.

• Vai pareizi saprotu, ka strukturētais e-rēķins būs obligāts tikai par pakalpojumiem, nevis par preču piegādi, kad izraksta pavadzīmi?

Atbilde: Plānotās izmaiņas normatīvajā regulējumā neparedz preču piegādes dokumentu (pavadzīmju) informācijas iekļaušanu e-rēķinā. Turklāt arī PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācija neatbalsta pavadzīmes sagatavošanu.

• Kur būs atrunāts rīcības plāns, ja šī sistēma nedarbojas, bet rēķini jāizraksta?

Atbilde: E-rēķinu sagatavotājam ir iespējas izvēlēties piemērotāko e-rēķinu pakalpojuma sniedzēju atbilstoši savām vajadzībām.

• Kādi risinājumi/alternatīvas ir paredzētas situācijā, ja tehnisku problēmu/papildinājumu rezultātā e-adrese kādu laiku nodokļu maksātājiem (NM) nebūs pieejama −vai NM varēs izrakstīt rēķinu arī papīrā formā?

Atbilde: Nē, jo šāds rēķins nebūs sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, līdz ar to tas nebūs uzskatāms par e-rēķinu.

• Nianses, kas jāzina grāmatvedim, izmantojot kases čeku kā attaisnojuma dokumentu
• Kādas prasības grāmatvedībā jāievēro, noformējot PVN rēķinu un avansa norēķinos izmantojot kases čekus?