Nianses, kas jāzina grāmatvedim, izmantojot kases čeku kā attaisnojuma dokumentu

Kases čeku, kas sagatavots saskaņā ar normatīvajiem aktiem, kuri reglamentē nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtību, var izmantot par ārēju attaisnojuma dokumentu ierakstu veikšanai grāmatvedības reģistros, ja tas satur visus Grāmatvedības likuma 11. panta piektajā daļā attaisnojuma dokumentam noteiktos rekvizītus un informāciju par saimniecisko darījumu (izņemot rekvizītu “paraksts”) un attiecīgajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esību uzņēmuma  vadītāja noteiktajā kārtībā apliecina dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgā persona.

Kārtību, kādā uzņēmumā apliecina (apstiprina) saimnieciskā darījuma esību, nosaka uzņēmuma vadītāja izstrādātajos un apstiprinātajos grāmatvedības organizācijas dokumentos.

Par saimnieciskā darījuma veikšanu un dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgo personu nosaka uzņēmuma vadītājs.

Ja izsniegtā personificētā maksājumu karte

Prasības attiecībā uz kases čeka noformēšanu, lai to varētu uzskatīt par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu, neattiecas uz gadījumu, kad uzņēmuma kredītiestādes kontam ir piesaistīta uzņēmuma vadītājam vai darbiniekam izsniegtā personificētā maksājumu karte, ar kuru samaksā par iegādātajām precēm vai saņemtajiem pakalpojumiem saimniecisko darījumu nodrošināšanai. Papildus čekam kvīti nenoformē un neizdara papildu ierakstu kases čekā.

Šajā gadījumā, kad uzņēmuma norēķinu kontam ir piesaistīta darbiniekam izsniegtā personificētā karte, par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu uzskatāma kredītiestādes konta izdruka. Kā naudas izdevumus apliecinošus dokumentus papildus var pievienot kases čekus, kas apliecina, kādas preces ir iegādātas vai kādi pakalpojumi ir saņemti uzņēmuma saimniecisko darījumu nodrošināšanai, un kalpo pievienotās vērtības nodokļa (PVN) vajadzībām.

Kārtību, kādā uzņēmuma vadītājs vai darbinieks sniedz pārskatu par naudas izlietojumu no uzņēmuma kredītiestādes konta, nosaka grāmatvedības organizācijas dokumentos.

Ja izsniegts kopsavilkuma rēķins

Gadījumos, kad sadarbības partneriem perioda beigās tiek izsniegts pārdevēja noformēts dokuments – kopsavilkuma rēķins (rēķins-atskaite u. c.), kurā norādīta detalizēta informācija (darījuma datums, kases čeka numurs, laiks, vieta, cena, atlaides u. c.) par perioda laikā pārdotajām precēm vai sniegtajiem pakalpojumiem, piemēram, degvielas piegādi u.c. –, kases čeki nav jāsaglabā papildus pārdevēja noformētajam kopsavilkuma rēķinam.

Kopsavilkuma rēķins uzskatāms par ārējo attaisnojuma dokumentu, kur norādīta detalizēta informācija, pamatojoties uz kuru uzņēmums grāmatvedības reģistros var iekļaut preču (degvielas) iegādes un citus perioda laikā veiktos darījumus.

Ja degvielas pārdevēja noformēto kopsavilkuma rēķinu grāmatvedībā izmanto kā ārējo attaisnojuma dokumentu, pamatojoties uz kuru uzņēmums grāmatvedības reģistros iekļauj degvielas iegādes darījumus, tad nav nepieciešams pievienot (saglabāt) kases čekus, jo čekos norādītā informācija ir ietverta kopsavilkuma rēķinā.

Ja saskaņā ar uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumentos noteikto kārtību uzņēmuma darbinieka veiktos saimnieciskos darījumus ar uzņēmuma piešķirto bankas norēķinu karti vai degvielas karti grāmatvedībā uzrāda kā darbiniekam izsniegto naudas avansu un tā izlietojumu, degvielas čeki uzglabājami un iesniedzami kopā ar avansa norēķina atskaitēm par naudas avansu izlietojumu uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Ja kases čeks izsniegts ārvalstī

Par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu saistībā ar naudas avansa izlietojumu vai avansa norēķinu personas izdevumu atlīdzināšanai var izmantot komandējuma vai darba brauciena laikā ārvalstī izsniegtu kases čeku arī tad, ja tajā nav visu attaisnojuma dokumentam nepieciešamo rekvizītu un informācijas. Šajā gadījumā nav nepieciešams noformēt papildu attaisnojuma dokumentu (kvīti) vai izdarīt ierakstus čekā, norādot iztrūkstošos dokumenta rekvizītus.

Ārvalstī izsniegtajā kases čekā iztrūkstošie Grāmatvedības likuma 11. panta piektajā daļā minētie attaisnojuma dokumentam noteiktie obligātie rekvizīti ir ietverami attaisnojuma dokumentā, ko sagatavo saistībā ar skaidras vai bezskaidras naudas avansa izlietojumu vai avansa norēķinu personas izdevumu atlīdzināšanai, – avansa norēķina atskaitē.

• Kādas prasības grāmatvedībā jāievēro, noformējot PVN rēķinu un avansa norēķinos izmantojot kases čekus?
• Darījumus apliecinošie dokumenti — kādos gadījumos var nelietot kases aparātu
• Grāmatvedības dokumentu veidi un to noformēšanas kārtība