Nu jau rit otrais gads, kopš stājies spēkā jaunais Grāmatvedības likums un Ministru kabineta (MK) noteikumi Nr. 877 «Grāmatvedības kārtošanas noteikumi». Viens no likuma mērķiem bija vienkāršot prasības attaisnojuma dokumentu noformēšanā, īpaši, kas attiecas uz elektroniskajiem dokumentiem. Taču praksē nākas saskarties ar situācijām, kad grāmatveži joprojām «dzenā» parakstus, drukā dokumentu kalnus, situācijās, kur to varētu nedarīt. 

Šajā rakstā apskatīšu svarīgākās normatīvo aktu prasības, kas jāņem vērā, saņemot vai izsniedzot attaisnojuma dokumentus, kā arī sagatavojot iekšējos grāmatvedības dokumentus. 

Attēlā Nr. 1 atspoguļots, kādas grāmatvedības dokumentu grupas definē Grāmatvedības likuma 1. pants.

Attēls Nr. 1

Pirms apskatīt sīkāk katru no grāmatvedības dokumenta veidiem, atgādināšu, ka, saskaņā ar Elektronisko dokumentu likumu, elektroniskais dokuments ir jebkuri elektroniski radīti, uzglabāti, nosūtīti vai saņemti dati, kas nodrošina iespēju tos izmantot kādas darbības veikšanai, tiesību īstenošanai un aizsardzībai. Valsts ieņēmumu dienests (VID) savos skaidrojumos ir minējis, ka, lai attaisnojuma dokumentu uzskatītu par elektronisku dokumentu, tas var būt izsniegts jebkādā elektroniskā formā pēc sagatavotāja izvēles (piemēram, e–pasts ar PDF pielikumu).

Grāmatvedības dokumenti

1. Attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esību. Tajā jābūt ietvertiem vismaz tiem rekvizītiem, kuri minēti Grāmatvedības likuma 11. panta 7. daļā, kā arī jābūt informācijai par saimniecisko darījumu. Attaisnojuma dokuments var būt sagatavots elektroniskā vai papīra formā. Glabājot elektroniski sagatavotus dokumentus, tiem jābūt sistemātiski sakārtotiem, t.i., atsevišķas mapes datorā — lietas. Uzņēmums savos organizācijas dokumentos nosaka kārtību, kāda būs elektronisko dokumentu klasifikācijas shēma.

2. Grāmatvedības reģistri — dokumentu kopums, kur tiek uzkrāta un pēc konkrētām pazīmēm grupēta (sistematizēta) attaisnojuma dokumentos ietvertā informācija par saimnieciskajiem darījumiem: 

• hronoloģiskie un sistemātiskie reģistri;
• galvenā grāmata vai žurnāls–virsgrāmata;
• analītiskās uzskaites reģistri;
• kases grāmata u.c.

Grāmatvedības reģistri var būt sagatavoti elektroniskā vai papīra formā. 

Jāņem vērā, Grāmatvedības likuma 6. panta 5. daļa nosaka, ka, ja grāmatvedību kārto elektroniski, izmantojot grāmatvedības datorprogrammu vai grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūru, tad grāmatvedības dokumentus datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā attēlo cilvēklasāmā formātā un nodrošina iespēju veidot šo dokumentu atvasinājumus papīra formā (izdrukas). Savukārt likuma 6. panta 6. daļa nosaka, ka cilvēklasāms formāts ir elektronisks datu attēlošanas veids, ko fiziskā persona var izmantot kā informāciju bez jebkādas papildu apstrādes. Visa augstākminētā sakarā, padomājam, vai tiešam jādrukā no grāmatvedības programmas hronoloģiskie un sistemātiskie reģistri, analītiskās uzskaites reģistri, kases grāmata, ja to jebkurā laikā varam iegūt cilvēklasāmā formātā no programmas. 

3. Inventarizācijas saraksti. Saskaņā ar Grāmatvedības likuma 16. pantu, inventarizācijas rezultātus norāda inventarizācijas sarakstos. Tos izstrādā un noformē atbilstoši MK 2018. gada 4. septembra noteikumiem Nr. 558 «Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas prasības».

MK noteikumu Nr. 877 «Grāmatvedības kārtošanas noteikumi»:

• 89.4. punkts nosaka, ka inventarizācijas sarakstu paraksta inventarizācijas komisijas locekļi un atbildīgā persona, ja tāda ir. Ja kāds no inventarizācijas komisijas locekļiem nevar piedalīties inventarizācijā un ja to paredz inventarizācijas instrukcija, inventarizācijas sarakstu var parakstīt tikai daļa no inventarizācijas komisijas locekļiem;
• 89.5. punkts nosaka, ka, ja inventarizāciju veic tādēļ, ka mainās atbildīgā persona, tad persona, kura pieņem ķermeniskās lietas vai naudu, parakstās inventarizācijas sarakstā par to saņemšanu, bet persona, kura tās nodod, — par to nodošanu (izņemot situāciju, ja ārkārtas gadījuma dēļ inventarizācija tiek veikta bez šīs personas klātbūtnes); 
• 89.6. punkts nosaka, ka, ja inventarizācijas saraksti tiek sagatavoti elektroniskā formā, tos paraksta ar drošu elektronisko parakstu vai elektroniski apliecina ar grāmatvedības informācijas datorsistēmas vai citas informācijas sistēmas rīkiem uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

4. Gada pārskati var tikt sagatavoti papīra formā. To sagatavošanas kārtību nosaka Dokumentu juridiskā spēka likums. Ja gada pārskatu sagatavo kā elektronisko dokumentu, tad piemēro Elektronisko dokumentu likumu.

VID Elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) sniedzam elektroniski (datorā) sagatavota gada pārskata atvasinājumu elektroniskā formā, t.i., elektronisku norakstu vai elektronisku kopiju. Gada pārskatu likums ļauj gada pārskatu iesniegt arī papīra formā.

5. Grāmatvedības organizācijas dokumenti. Grāmatvedības likuma 1. panta 5. daļa nosaka, ka grāmatvedības organizācijas dokumenti ir tādu uzņēmuma vadītāja izdotu dokumentu kopums, kuros noteikta kārtība, kādā, ievērojot normatīvo aktu prasības, uzņēmumā kārto grāmatvedības reģistrus, sagatavo attaisnojuma dokumentus un organizē to apriti, veic inventarizāciju, sagatavo gada pārskatu un citus grāmatvedības pārskatus un glabā grāmatvedības dokumentus. Šajā dokumentu kopumā iekļaujams arī grāmatvedības kontu plāns, grāmatvedības politika un citi uzņēmuma vadītāja izdotie dokumenti, kas nepieciešami uzņēmuma grāmatvedības kārtošanai.

Ja grāmatvedības organizācijas dokumentus sagatavo papīra formā, tad piemēro Dokumentu juridiskā spēka likumā noteikto kārtību. Ja grāmatvedības organizācijas dokumentus sagatavo kā elektronisko dokumentu, tad piemēro Elektronisko dokumentu likumu.

No augstāk aprakstītajiem grāmatvedības dokumentu veidiem redzam, ka jebkuru no tiem varam sagatavot papīra formā vai arī elektroniski. Protams, pieradumam liels spēks, bet dažkārt joprojām lieki drukājam tādus dokumentus, kurus normatīvie akti ļauj glabāt elektroniskā formā. Piemēram, grāmatvedības datorprogrammā iereģistrētas kases operācijas elektroniski tiek uzglabātas un, ja nepieciešams, kases grāmatu cilvēklasāmā formātā varam attēlot datora ekrānā jebkurā brīdī, nav nepieciešams to drukāt un glabāt papīra formā.

Attaisnojuma dokumenti

Attaisnojuma dokumenta galvenais uzdevums — apliecināt uzņēmuma saimnieciskā darījuma esību. Attaisnojuma dokumentu kopums nodrošina katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekojamību.

1. Attaisnojuma dokumenti iedalās: 

Ārējie attaisnojuma dokumenti: 

• uzņēmumā saņemtais attaisnojuma dokuments, kura autors ir cits saimnieciskā darījuma dalībnieks;
• attaisnojuma dokuments, kura autors ir pašu uzņēmums, ja attaisnojuma dokuments paredzēts izsniegšanai (nosūtīšanai) citam saimnieciskā darījuma dalībniekam.

Uzņēmuma iekšējie attaisnojuma dokumenti ir visi pārējie dokumenti, kas nav ārējie attaisnojuma dokumenti, piemēram, grāmatvedības izziņa, norakstīšanas akts, akts par degvielas izlietojumu u.c.

Ja kādam saimnieciskajam darījumam ir ārējs attaisnojuma dokuments, tam dodama priekšroka salīdzinājumā ar jebkuru iekšēju attaisnojuma dokumentu.

2. Attaisnojuma dokumentu numerācijas kārtība. Grāmatvedības likuma 11. panta 5. daļa nosaka, ka dokumenta numurs ir viens no obligātajiem attaisnojuma dokumenta rekvizītiem. Uzņēmums grāmatvedības organizācijas dokumentos nosaka attaisnojuma dokumentu numerācijas kārtību.

Piemērs

01–2023

KM–2023–01

01/2023

Pievienotās vērtības nodokļa (PVN) likuma 125. panta 1. daļa nosaka, ka nodokļa rēķina numurs ir vienas vai vairāku sēriju kārtas numurs, kas unikāli identificē nodokļa rēķinu.

3. Attaisnojuma dokumenta veida nosaukums. Grāmatvedības likuma 11. panta 5. daļa nosaka, ka dokumenta veida nosaukums ir viens no obligātajiem attaisnojuma dokumenta rekvizītiem. Tomēr, kā tieši sauksies konkrētais dokuments, nosaka pats uzņēmums savos grāmatvedības organizācijas noteikumos.

Piemēram, pavadzīme; rēķins; nodokļa rēķins; norakstīšanas akts utt.

4. Rekvizīts «paraksts». Dokuments parakstāms pašrocīgi (Dokumentu juridiskā spēka likuma 5. panta 1. daļa). Personiskais paraksts papīra dokumentā ir atveidots ar tehniskiem līdzekļiem, bet elektroniskā dokumentā tas ir drošs elektroniskais paraksts vai vienkāršs elektroniskais paraksts. 

Iekšējā attaisnojuma dokumentā, ja tas sagatavots elektroniskā formā, rekvizītu «paraksts» drīkst aizstāt ar elektronisku apliecinājumu. Piemēram, datorsistēmā izveidoti piekļuves kontroles noteikumi, saskaņā ar kuriem piekļuve dokumentam iespējama tikai pēc reģistrēšanās ar konkrētu lietotājvārdu vai paroli.

5. Rekvizīts «paraksts» var nebūt šādos gadījumos: 

• ja saimnieciskā darījuma esību pamato līgums un rēķins izsniegts citam uzņēmumam vai fiziskajai personai, kas neveic saimniecisko darbību;
• ja rēķins izsniegts fiziskajai personai, kas neveic saimniecisko darbību un saimnieciskā darījuma esību pamato vienošanās.
• ja saimnieciskā darījuma esību apliecina dokumenta saņēmēja atbildīgā persona un dokuments izsniegts: 

1. citam uzņēmumam — preces vai pakalpojuma samaksāšanai (rēķins);
2. citam uzņēmumam — preces vai pakalpojuma pieņemšanai (pieņemšanas–nodošanas akts);
3. maksājumu pakalpojumu sniedzēja izsniegts konta izraksts;
4. kases čeku, ja tas sagatavots atbilstoši MK not. Nr. 95 noteiktajām prasībām.

Kā izpildīt nosacījumu, ka saimnieciskā darījuma esību apliecina dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) par saimnieciskā darījuma veikšanu un sniegtās informācijas pareizību atbildīgā persona kārtībā, kādu uzņēmuma vadītājs ir noteicis grāmatvedības organizācijas dokumentos?

Tā varētu būt rakstiska atsauce uz dokumenta:

Piemērs

Saņemts. 21.03.2023. I. Dzelme /paraksts/

Akceptēts. 21.03.2023. I. Dzelme /paraksts/

21.03.2023. I. Dzelme /paraksts/

Grāmatvedības likums kā obligātu nenosaka atsauci par rekvizīta «paraksts» neesamību. Atsauce drīkst būt, ja pats uzņēmums to ir atrunājis savos grāmatvedības organizācijas dokumentos, piemēram, «Dokuments saskaņā ar Grāmatvedības likuma 11. pantu derīgs bez paraksta» vai «Šis ir ārējs attaisnojuma dokuments un saskaņā ar Grāmatvedības likuma 11. pantu derīgs bez paraksta».

Par ārēju attaisnojuma dokumentu var uzskatīt arī: 

• ar elektronisko datu pārraides kanālu starpniecību saņemto papīra formā sagatavota attaisnojuma dokumenta atvasinājumu elektroniskā formā un šā atvasinājuma vai elektroniskā formā sagatavotā attaisnojuma dokumenta atvasinājumu papīra formā (izdruku), ja attiecīgajā attaisnojuma dokumenta atvasinājumā minētā saimnieciskā darījuma esību uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā apliecina dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgā persona. 
• nodokļu deklarācijas, lai iegrāmatotu aprēķināto nodokli, piemēram, pamatojoties uz Uzņēmumu ienākuma nodokļa deklarācijā uzrādīto informāciju, grāmatvedis uzskaitē iegrāmato aprēķināto uzņēmumu ienākuma nodokli par attiecīgo taksācijas periodu. 

6. Atsevišķa kārtība tiek noteikta preču piegādes dokumentiem. Tie apliecina preču piegādes un saņemšanas faktu un var tikt izmantoti, lai noteiktu preču izcelsmi un piederību preču saņemšanas un izsniegšanas vietās. Lai preču piegādes dokuments kalpotu arī kā attaisnojuma dokuments, papildus preču piegādes dokumenta rekvizītiem iekļauj arī informāciju par preču vienības cenu un saimnieciskā darījuma vērtību naudas izteiksmē.

Preču piegādes dokumentu var neparakstīt, ja tas sagatavots elektroniski un darījuma puses (preču nosūtītājs un preču saņēmējs) to apliecinājušas (autorizējušas), pamatojoties uz preču nosūtītāja vienošanos ar preču saņēmēju par preču piegādi. 

Papīra formā sagatavots preču piegādes dokuments pašrocīgi jāparaksta abām darījuma pusēm.

Preču piegādes dokumentu var nesagatavot, ja samaksu par preču piegādi (saņemšanu) apliecina kases čeks, kas sagatavots atbilstoši normatīvo aktu prasībām, vai, ja preču pārvietošana (kravas transportēšana) notiek, pamatojoties uz starptautiskajiem vai iekšzemes pārvadājuma dokumentiem (piemēram, CMR). 

Preču piegādes dokumentā norāda arī vēl šādu informāciju par saimniecisko darījumu: 

• mērvienība un daudzums;
• vienas vienības cena;
• saimnieciskā darījuma novērtējums naudas izteiksmē;
• piešķirtās atlaides;
• aprēķinātie nodokļi (PVN, AN, DRN);
• saimnieciskā darījuma novērtējums naudas izteiksmē kopā ar nodokļiem.

7. Avansa norēķins ir dokuments, kas sagatavots saistībā ar skaidrās vai bezskaidrās naudas avansa izlietojumu. Avansa norēķinam pievieno naudas izdevumus apliecinošus dokumentus.

Kases čeku var izmantot par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu:

• ja tas satur visus attaisnojuma dokumentam nepieciešamos rekvizītus;
• ja tajā nav visi rekvizīti, bet ir: 
• kases čeka izsniedzēja noformēta kvīts, kurā papildus noteiktajiem rekvizītiem norādīts kases čeka datums un numurs;
• uz kases čeka manuāli izdarīti papildu ieraksti ar čekā neietvertajiem rekvizītiem, kas apstiprināti ar kases čeka izsniedzēja vai saņēmēja parakstu.

Par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu avansa norēķinos var izmantot arī:

• čeku, kas uzskatāms par PVN rēķinu;
• čeku, kas izsniegts no kases sistēmas bez kasiera operatora līdzdalības, ja darījuma vērtība bez PVN ir mazākā nekā 30 eiro;
• komandējuma vai darba brauciena laikā ārvalstīs izsniegtu čeku, kurā nav visi attaisnojuma dokumentam nepieciešamie rekvizīti;
• biļeti, kas sagatavota saskaņā ar normatīvajiem aktiem par pasažieru pārvadāšanu.

Par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu avansa norēķinos var izmantot arī:

• izmaksu sarakstu par fiziskajām personām izsniegto skaidras naudas summu par sēņu, ogu vai savvaļas ārstniecības augu un ziedu nodošanu;
• avansa norēķinu personas kredītiestādes konta izrakstu (maksājuma uzdevumu).

Kases grāmata ir grāmatvedības reģistrs, kurā veic ierakstus par uzņēmuma kases ieņēmumiem un kases izdevumiem. Kases grāmatu var kārtot elektroniski vai papīra formā. Ja kases grāmatu kārto elektroniski, to var nedrukāt papīra formā. Taču, sagatavojot kases grāmatu papīra formā, katram pārskata gadam iekārto jaunu kases grāmatu. Ierakstus kases grāmatā veic par dienu vai nedēļu. 

Nobeigumā novēlējums grāmatvežiem: nebaidīties izmantot Grāmatvedības likumā paredzētās iespējas un mazināt papīru kalnus, netērēt laiku, parakstot dokumentus, bet tā vietā padarīt darbu jēgpilnu un pamazām tuvoties digitālajai grāmatvedības uzskaitei.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2023. gada septembra (501.) numurā.