0,00 EUR

Grozs ir tukšs.

E-ŽURNĀLS BILANCEBILANCES RAKSTIProjekta ieviešanas process

Projekta ieviešanas process

Inga Jefrēmova, Mg. proj. mgmt., SIA Mergera valdes locekle, Latvijas Republikas Ārpakalpojuma grāmatvežu asociācijas biedre

Iepriekšējos Bilances numuros autore jau apskatīja divas tēmas, kas saistītas ar projekta vadību jeb, precīzāk, projekta pieteikuma un finanšu plāna sagatavošanu. Šajā rakstā autore dalās pieredzē, kā projektu veiksmīgi ieviest. Dažkārt var šķist, ka tad, kad projekts ir sagatavots un iesniegts, lielais darbs jau ir paveikts un var pievērsties «naudas tērēšanai». Bet patiesībā pēc projekta pieteikuma sagatavošanas un iesniegšanas seko projekta pieteikuma vērtēšana, kas atkarībā no finansējuma devēja notiek vienā vai vairākās kārtās, un iespējams,…


Lai turpinātu lasīt šo rakstu, nepieciešams iegādāties abonementu

E-BILANCE par 12 € / mēnesī


ABONĒT

Izmēģini 30 dienas tikai par 1€ vai pērc komplektu esošā abonementa papildināšanai
 Esi abonents?

Pieslēgties

Pierakstīties
Paziņot par
0 Komentāri
Iekļautās atsauksmes
Skatīt visus komentārus
Projekta ieviešanas process
Foto: © tongpatong – stock.adobe.com
Inga Jefrēmova, Mg. proj. mgmt., SIA Mergera valdes locekle, Latvijas Republikas Ārpakalpojuma grāmatvežu asociācijas biedre
Inga Jefrēmova,
Mg. proj. mgmt.,
SIA Mergera
valdes locekle,
Latvijas Republikas Ārpakalpojuma grāmatvežu asociācijas biedre
Foto: Aivars Siliņš

Iepriekšējos Bilances numuros autore jau apskatīja divas tēmas, kas saistītas ar projekta vadību jeb, precīzāk, projekta pieteikuma un finanšu plāna sagatavošanu. Šajā rakstā autore dalās pieredzē, kā projektu veiksmīgi ieviest.

Dažkārt var šķist, ka tad, kad projekts ir sagatavots un iesniegts, lielais darbs jau ir paveikts un var pievērsties «naudas tērēšanai». Bet patiesībā pēc projekta pieteikuma sagatavošanas un iesniegšanas seko projekta pieteikuma vērtēšana, kas atkarībā no finansējuma devēja notiek vienā vai vairākās kārtās, un iespējams, ka projekts vēl jāaizstāv žūrijā. Vērtēšanas procesā vērtētāji var pieprasīt papildu informāciju par projektu, piemēram, kādas izdevuma pozīcijas pamatojumu. Autore iesaka nebaidīties un jautāt, ja nav skaidrs, kāpēc konkrētā papildu informācija tiek pieprasīta vai kā visērtāk šo informāciju vērtētājiem iesniegt. Bet, ja vien pieprasītā informācija nav pretrunā ar projekta nolikumu vai normatīvajiem aktiem, nevajadzētu apstrīdēt pieprasījumu un iesniegt prasīto informāciju iespējami īsā laikā. Autore no savas līdzšinējās projektu vadīšanas pieredzes ir secinājusi, ka, ja par projektu tiek uzdoti papildu jautājumi un prasīta papildu informācija, tad vērtētāji jau ir ieinteresēti projektu apstiprināt un, visticamāk, tālākais jau ir atkarīgs no iesniedzēja rīcības. Ja projekta iesniedzējs neiesniedz pieprasīto papildu informāciju noteiktajā laikā, projekta pieteikums var netikt tālāk vērtēts un noraidīts.

Tad, kad projekts ir izturējis vērtēšanas procesu un ir saņemts lēmums, ka projekts ir apstiprināts, sākas pats svarīgākais un lielākais darbs — projekta ieviešana. Lai projekta ieviešana būtu veiksmīga, autore ir sagatavojusi tabulu ar jautājumiem, uz kuriem projekta komandai ir jārod atbildes, pirms uzsākt projekta ieviešanu. Kā arī tabulas ailē «Rīcība» ir iekļauta informācija par to, kā rīkoties, lai projekta ieviešana būtu veiksmīga. Savukārt tabulas pēdējā ailē ir iekļauta informācija par riskiem, kas var atklāties gadījumos, ja atbildes uz jautājumiem netiek meklētas pirms projekta ieviešanas, bet gan tikai tad, kad tiek gatavotas gala atskaites. 

1. tabula Jautājumi pirms projekta ieviešanas uzsākšanas un potenciālie riski

Jautājums Rīcība Riski
Kad un kādā veidā jāiesniedz gala atskaites? Izpētīt lēmumu, tā pielikumus un atsauces uz normatīvajiem aktiem. Pieteikties uz konsultāciju pie finanšu devēja un pārrunāt konkrētā projekta ieviešanas gaitu un atskaitīšanās procesu. Netiek sagatavoti vajadzīgie dokumenti, piemēram, par interešu konflikta neesamību, pieņemšanas/nodošanas akti utt. Iegādes tiek veiktas neatbilstoši noteikumiem, piemēram, nav atļauts iegādāties lietotas iekārtas vai veikt iegādes ārpus Eiropas Savienības. Netiek veikta cenu aptauja pirms iegādes. Iegādes veiktas pirms vai pēc termiņa, kad izmaksas var tikt attiecinātas.
Kādi dokumenti ir nepieciešami un kādiem jābūt dokumentiem, lai projekta izmaksas būtu attiecināmas? Pēc iespējas visām iegādēm slēgt līgumus, jo tas var pasargāt arī situācijās, kad iegādātā lieta ir nekvalitatīva un to nepieciešams nomainīt.  Projekta komandas sanāksmēs un pasākumos veikt dalībnieku reģistrācijas, pēc tām sastādīt sarunas apkopojumu un izsūtīt to dalībniekiem. Projekta nosaukumu un numuru pēc iespējas iekļaut visos dokumentos. Šāda rīcība palīdzēs arī projektā tieši neiesaistītiem darbiniekiem dokumentus nodot atbildīgajām personām. Netiek sagatavoti cenu izpētes protokoli, noslēgti līgumi, sastādīti pieņemšanas un nodošanas akti u.c. dokumenti. Attaisnojuma dokumentos nav iekļauta kāda projektam būtiska informācija, piemēram, projekta nosaukumus un numurs.
Vai projekts ir apjomīgs, un uzņēmuma/organizācijas darbiniekiem būtiski palielinās darba apjoms? Projektā vai uzņēmuma/organizācijas budžetā paredzēt atalgojumu vai citus bonusus darbiniekiem vai piesaistīt papildu darbiniekus.  Savlaicīgi iesniegt dokumentus atbildīgajiem darbiniekiem, lai visas kļūdas un neprecizitātes dokumentos tiktu novērstas pirms gala atskaišu sagatavošanas. Apjomīgiem projektiem (ar daudzām iegādēm) atvērt atsevišķu kontu bankā, lai katrai izmaksai nav jāsagatavo atsevišķs maksājuma uzdevums, bet var iesniegt konta pārskatu. Dažkārt šāda prasība ir obligāta. Grāmatvedības, lietvedības un personālvadības speciālistiem bieži būtiski palielinās darba apjoms, gan apstrādājot dokumentus, gan sagatavojot gala atskaites. Šāda situācija var novest pie tā, ka tiek kavēts ne vien uzņēmuma vai organizācijas ikdienas darbs, bet arī projekta gala atskaišu iesniegšana.
Vai projektā ir publicitātes prasības? Pēc iespējas jebkuram projekta dokumentam (arī iekšējās lietošanas dokumentam, rīkojumiem utt.) iekļaut projekta logotipu un/vai projekta nosaukumu. Sagatavojot publicitāti sociālajos medijos un mājaslapā, par notikumiem, kas saistīti ar projektu, iekļaut atsauci uz projektu. Rīkojot pasākums, kas var būt gan projekta aktivitāte, gan uzņēmuma vai organizācijas neformāls pasākums, lai atzīmētu kādu sasniegumu projektā, iespēju robežās ielūgt arī finansējuma devēja pārstāvjus. Projekta ieviešanas laikā netiek veiktas foto fiksācijas. Netiek sagatavota publicitātes informācija atbalstoši projekta nolikumam, tā netiek publicēta norādītajā medijā, piemēram, uzņēmuma vai organizācijas mājaslapā, reģionālajā presē utt.. Netiek pasūtīta un izgatavota publicitātes plāksne. Izdales materiālos netiek norādīta informācija par finansētāju, netiek iekļauti visi logotipi utt. 

Ja, ieviešot projektu, gadās aizķeršanās, nekavējoties ir jāsazinās ar projekta finansējuma devēju, lai kopīgi rastu problēmas risinājumu. Finansējuma devējs niansēti pārzina normatīvos aktus un arī, ņemot vērā pieredzi, var ieteikt vairākus veidus, kā risināt radušos problēmu, neradot papildu izmaksas, kas jāfinansē no uzņēmuma vai organizācijas budžeta. Lai gan visām problēmām var rast risinājumu, kā to novērst, tās noteikti prasa papildu laiku, un, ieviešot projektu, ļoti rūpīgi ir jāseko līdzi laika grafikam. Autore kā veiksmīgu piemēru grib izcelt Lauku atbalsta dienesta (turpmāk — LAD) sagatavotu lēmumu, kurā ir precīzi norādīts, kādi dokumenti un kad ir jāiesniedz. Ja projekta lēmumā tāda nav, tad projekta ieviešanas komanda pēc LAD parauga šādu dokumentu var sagatavot.

1. attēls Projekta laika grafiks no LAD projekta lēmuma

Projekta laika grafiks no LAD projekta lēmuma

Kad visas projekta aktivitātes ir ieviestas, ir jāsagatavo un jāiesniedz gala atskaite vai maksājuma pieprasījums. Gala atskaitei parasti ir noteikts iesniegšanas termiņš, piemēram, konkrēts datums vai dienu skaits pēc pēdējās aktivitātes. Būtiski ir sekot līdzi, lai netiktu nokavēts gala atskaites vai maksājuma pieprasījuma iesniegšanas termiņš, jo tas var būt par iemeslu finansējuma atmaksas atteikšanai vai pienākumam atmaksāt saņemto finansējumu. Tāpat kā tas ir projekta iesnieguma vērtēšanas procesā, arī gala atskaites iesniegumu vērtē un projekta finansētājs var pieprasīt sniegt papildu informāciju vai pierādījums, ka aktivitāte ir iesviesta. Tādēļ raksta autore iesaka veikt gan foto fiksācijas, gan dokumentēt visas aktivitātes, lai vajadzības gadījumā ir papildu pierādījumi. Dažkārt, iesniedzot gala atskaiti un arī projekta uzraudzības periodā, finansējuma devēji brauc klātienes pārbaudēs. Tāda prakse ir, piemēram, LAD administrētajos projektos. Klātienes vizītēs tiek gan pārbaudīta projekta dokumentācija, salīdzinot gala atskaitēs iesniegto dokumentu kopijas ar oriģināliem, gan arī apskatot iegādātās materiālās vērības un pārbaudot informāciju par tām dokumentos. 

Ja projekta ieviešana ir bijusi veiksmīga un ir sasniegti projektam izvirzītie mērķi, pastāv iespēja, ka projekta finansētājs vēlas par sadarbību paust publisku informāciju. Publiska informācijas sniegšana var izpausties gan kā raksta publicēšana mājaslapā, delegācijas vizīte klātienē vai uzaicinājums uz kādu finansējuma devēja pasākumu. Autore iesaka būt atsaucīgiem, saņemot šādu ielūgumu, un tas noteikti jāuztver kā kompliments un augsts projekta komandas darba novērtējums. Būt atsaucīgam pēc projekta realizācijas ir svarīgi, gan ja organizācija nākotnē plāno sagatavot un iesniegt citus projektus finansējuma piesaistei, gan arī lai sasniegtu citus mērķus. 

Raksta autore vēlas uzsvērt, ka veiksmīgai projekta ieviešanai pamatā ir komunikācija ar projekta ieviešanā iesaistītajām personām un darījuma attiecību veidošana ar tām!

Publicēts žurnāla “Bilance” 2022. gada novembra (491.) numurā.

Pareizrakstības kļūdas ziņojums

Redaktoriem tiks nosūtīts šāds teksts: