Stājas spēkā jauni Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi

No 10. maija spēkā ir Kultūras ministrijas iniciētie Ministru kabineta 2024. gada 7. maija noteikumi Nr. 282  "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi". Jaunie noteikumi apvieno tiesisko regulējumu, ko līdz šim noteica trīs dažādi Ministru kabineta noteikumi – tas būtiski atvieglos iesaistīto iestāžu un Latvijas Nacionālā arhīva darbu.

Jaunais regulējums turpmāk piemērojams visiem dokumentiem neatkarīgi no to nesējvides – elektroniskās vai fiziskās.

Jaunie noteikumi nosaka:

• publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību institūcijās;
• dokumentu arhīviskās vērtības noteikšanas kārtību;
• kārtību institūcijām, kādā tiek reģistrēti un glabāti personu iesniegtie paziņojumi par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem, kā arī kā nodrošināta paziņojumu sasaiste ar arhīva dokumentiem;
• Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas datu ievades un aktualizācijas, kā arī sistēmas pieejamības un izmantošanas kārtību institūcijām;
• tehniskās prasības dokumentu saglabāšanai institūciju arhīvos;
• kārtību, kādā institūcijas un privātpersonas nodod dokumentus Latvijas Nacionālajā arhīvā un kārtību, kādā institūcija saņem Latvijas Nacionālajā arhīva atļauju dokumentu glabāšanas termiņa pagarināšanai institūcijā.

Jaunais regulējums ietekmē juridisko personu darbību, kas rada, glabā un nodod Latvijas Nacionālajam arhīvam nacionālā dokumentārā mantojuma dokumentus, jo arhīva pārvaldības darbības varēs veikt Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā elektroniski tiešsaistes datu pārraides režīmā, samazinot administratīvo slogu. Juridiskās personas, kas izmanto institūciju arhīvu dokumentus, varēs saņemt informāciju no paziņojumiem par nepilnīgu un neprecīzu fizisko personu datu labošanu.

Noteikumi konsolidēt un redakcionāli precizēt līdz šim spēkā esošo Ministru kabineta noteikumu normas, kas izdoti uz Arhīvu likuma deleģējuma pamata un reglamentē dokumentu un arhīvu pārvaldības jautājumus. Līdz ar to spēku zaudēs:

• Ministru kabineta 2012. gada 6. novembra noteikumi Nr. 749 "Kārtība, kādā nodod dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā";
• Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumi Nr. 748 Rīgā "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi";
• Ministru kabineta 2004. gada 2. martā noteikumi Nr. 117 "Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu, saglabāšanas kārtību un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā".

• Kā grāmatvedības papīra dokumentus pārvērst elektroniskā formātā un kā tos glabāt?
• Kā norit SIA likvidācija
• Kādi ir attaisnojuma dokumenti vienkāršā ieraksta grāmatvedībā?