Attīstoties dokumentu sagatavošanas iespējām un likumdošanas izmaiņām Latvijā, rēķinus var saņemt dažādos formātos, tai skaitā arī bez pašrocīga paraksta. Arvien vairāk medijos var lasīt par e-rēķiniem, elektroniskajiem, elektroniski sagatavotajiem un elektroniski parakstītajiem rēķiniem.

Tehniski visus rēķinus var sagrupēt šādi:

a)      e-rēķins, elektronisks rēķins - strukturizēti dati, piemēram, .XML formātā, kas satur informācijas kopumu par preču vai pakalpojumu iegādi, kurus var saņemt tieši grāmatvedības vai dokumentu vadības sistēmā;

b)      elektroniski sagatavots rēķins - elektronisks attēls, piemēram, PDF vai .TIF formātā, uz kura ir  attēlots informācijas kopums par preču un pakalpojuma iegādi;

c)      elektroniska rēķina kopija - ieskenēts rēķina attēls, piemēram, PDF vai .TIF formātā;

d)     papīra rēķins - pašrocīgi sagatavots vai elektroniski sagatavots un izdrukāts pašrocīgi parakstīts rēķins.

Kurš no šiem rēķiniem ir attaisnojuma dokuments grāmatvedībā? Likuma "Par grāmatvedību" 7. pantā noteikts: "Grāmatvedības reģistros izdara ierakstus, kas pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem. Attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību un kurā ietverti vismaz šādi dokumenta rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu: (..) 7) paraksts (izņemot šā likuma 7 .¹ pantā minētos gadījumus).”

Tātad izšķirošais ir paraksts. Kāds var būt parakstīts rēķins?

• 1. Pašrocīgi parakstīts, kas ietver amata nosaukumu, personas parakstu un paraksta atšifrējumu (MK noteikumi Nr. 916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība 3. 3. punkts).

• 2. Parakstīts ar drošu elektronisko parakstu, piemēram, VAS Latvijas Valsts radio un televīzijas centra (LVRTC) izplatītais „eParaksts” (Elektronisko dokumentu likuma 1. panta 2) daļa).

• 3. Parakstīts ar elektronisko parakstu ("puses par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu ir vienojušās rakstveidā. Šādā gadījumā rakstveida vienošanās noformējama un parakstāma uz papīra vai elektroniski ar drošu elektronisko parakstu" (Elektronisko dokumentu likuma 3. pants).

• 4. Bez paraksta, bet saimnieciskā darījuma esamību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks (Likuma "Par grāmatvedību" 7. ¹ pants).

• 5. Saimnieciskā darījuma esamību apliecina (nevis paraksta, kas var notikt arī elektroniski) uzņēmuma atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā (Likuma "Par grāmatvedību" 7. ¹ pants).

Tātad var parakstīt visādi un var atsevišķos gadījumos pat neparakstīt, bet pirms tam būtu kopā ar uzņēmuma juristu jāizstrādā elektronisko rēķinu aprites kārtība un skaidri jānosaka, kā tiek autorizēti gan izejošie, gan ienākošie rēķini, lai tiem būtu juridisks spēks. Jāatceras, ka dokumentu glabāšana ir jānodrošina gan elektroniskajiem, gan papīra dokumentiem.

Žurnālu BILANCE nākamajam pusgadam iespējams vēl abonēt šeit.