Mikro, mazajos un vidējos uzņēmumos bieži vien to īpašnieki, vadītāji un grāmatveži ir cilvēki orķestri, un laiks ir nauda teju tiešā vārda nozīmē. Var koncentrēties uz to, lai nopelnītu vai arī cīnīties ar birokrātiskām procedūrām, papīru ķīpām, liekiem tēriņiem.

Pieredzē, kā vienkāršot iekšējos procesus uzņēmumā, lai vairāk laika un līdzekļu paliek biznesa attīstībai, dalās finanšu tehnoloģiju uzņēmuma “WestStein” valdes locekle Signe Kalniņa.

Saīsiniet un vienkāršojiet avansa norēķinu procedūru

Ikvienam uzņēmumam mēdz būt dažādi tēriņi – biroja vajadzībām, klientu attiecību veidošanai (ziedi, dāvanas, pusdienas vai vakariņas, reprezentācijas materiāli), komandējumiem, ceļa izdevumiem, dāvanām.

Šādos brīžos bieži nepieciešams avanss, kura izsniegšana ir visai birokrātisks process. Kā “WestStein” noskaidroja “Kantar TNS” veiktajā Latvijas uzņēmēju aptaujā, tad vairumā gadījumu (34,3%) avanss tiek pārskaitīts uz darbinieka kontu vai izsniegti skaidrā naudā (13,3%).

Tradicionālā avansa procedūra paredz vairākus soļus:

• #1 rīkojums, ka attiecīgais darbinieks var būt avansa norēķina persona
• #2 darbinieka iesniegums par avansa piešķiršanu
• #3 vadītāja vīza uz iesnieguma un / vai rīkojums grāmatvedim par avansa izmaksu
• #4 Grāmatvedis veic avansa grāmatojumu
• #5 Avanss tiek pārskaitīts uz darbinieka kontu vai izsniegts skaidrā naudā
• #6 Pēc summas izlietojuma, darbiniekam jāsniedz atskaite par tēriņiem un maksājumu apliecinoši dokumenti
• #7 Grāmatvedis grāmato katru čeku un veic avansa uzskaiti.

Šajā procesā ir jāiesaistās darbiniekam, vadītājam, grāmatvedim – un tas jādara atkal un atkal. Taču tajā vairākus posmus var «izslēgt», pirms tam veicot sagatavošanās darbus un izmantojot priekšapmaksas kartes, piemēram, “WestStein” priekšapmaksas Mastercard® norēķinu karti.

Proti, vienu reizi uzņēmuma iekšējā dokumentācijā vajadzēs atrunāt, ka avansa norēķinu rīks ir priekšapmaksas karte, noteikt avansa norēķina personas uzņēmumā, kurām izsniedz personalizētas kartes, un definēt pieļaujamos tēriņu limitus. Savukārt grāmatvedības politikā jāparedz, ka priekšapmaksas kartes konta izdruka ir arī avansa norēķinu atskaite.

Un tā viss process saīsinās teju uz pusi. Grāmatvedim jāsaņem rīkojums papildināt priekšapmaksas karti ar noteiktu summu, karti izsniedz darbiniekam, kurš pēc tam to atdod atpakaļ ar maksājumu apliecinošiem dokumentiem. Grāmatvedis importē kartes darījumu datus grāmatvedības programmā – vairs nav jāgrāmato katrs čeks. Pēc nepieciešamības var izdrukāt kartes konta pārskatu, pie kura piestiprina čekus.

Kontrolējiet un analizējiet tēriņu plūsmu

Lai kā mēs vēlētos, ka visi darbinieki saudzīgi un godprātīgi attiektos pret uzņēmuma finanšu līdzekļiem, diemžēl ne vienmēr tā notiek. Galu galā uzņēmuma nauda nav personīgā nauda. Un tajā brīdī, kad avansu pārskaita uz kontu vai izsniedz skaidrā naudā, uzņēmums vairs nekontrolē, vai nauda pilnībā tiek izmantota atbilstoši mērķim. Varētu, protams, dot uzņēmuma norēķinu karti, bet tajā brīdī darbinieka rokās nonāk piekļuve uzņēmuma pamata kontam.

Savukārt, ja uzņēmums izmanto priekšapmaksas karti, tad tas vienmēr var kontrolēt savus līdzekļus. Piemēram, “WestStein” gadījumā process ir ļoti caurskatāms – grāmatvedim un / vai vadītājam 24 / 7 tiešsaistē ir pieejams kartes konta pārskats. Vēl vairāk – pirms kartes izsniegšanas uzņēmums var noteikt vēlamos limitus – tēriņu summām, skaidras naudas izņemšanai un pie kuriem tirgotājiem / pakalpojumu sniedzējiem var norēķināties.

Turklāt “WestStein” priekšapmaksas Mastercard® ir piesaistīta elektroniskās naudas kontam jeb e‑makam, kas ir pilnībā neatkarīgs no uzņēmuma pamata konta. Līdz ar to kartes turētājs var iztērēt tikai tik daudz līdzekļu, cik pārskaitīts uz šo karti. Pēc nepieciešamības uzņēmums pats var karti bloķēt tiešsaistē.

Tā kā visas atskaites par tēriņiem ir pieejamas elektroniski, tad grāmatvedis vai pats kompānijas īpašnieks ilgtermiņā var analizēt, kur tiek tērēti līdzekļi un cik daudz. Šāda analīze un dati var kalpot par pamatu, vienojoties par cenām ar kādu piegādātāju vai nosakot budžetus kādām aktivitātēm.

Risinājums neparedzētās situācijās

Ir labi, ja viss notiek kā plānots, taču mēdz būt arī neparedzētas situācijas. Piemēram, uzņēmuma darbinieks ir devies komandējumā, taču tiek atcelts vai nokavēts lidmašīnas reiss vai radušies citi neparedzēti izdevumi – katrā ziņā papildu naudas līdzekļi ir vajadzīgi tūdaļ.

Kamēr viss notiek banku darba laikā – tikmēr jau ir labi, bet grūtāk ir tad, ja tas ir ārpus banku darba laika – vakarā vai brīvdienās. Protams, var mēģināt meklēt alternatīvos steidzamos naudas pārvedumu pakalpojumus, kas aizņems laiku un visticamāk nāksies pārmaksāt par pakalpojumu.

Šeit lieti noder priekšapmaksas karte, kas piesaistīta uzņēmuma elektroniskās naudas kontam jeb e-makam. Proti, izmantojot WestStein risinājumu biznesam, naudas līdzekļus no e-maka uz WestStein priekšapmaksas karti var pārskaitīt nekavējoties – dažu sekunžu laikā jebkurā diennakts laikā.

Līdzīgi steidzami negaidīti uzņēmumi var rasties uzņēmumā. Piemēram, kafejnīcā beidzas kāds produkts un kāds no darbiniekiem varētu doties uz tuvējo veikalu to nopirkt. Faktiski, formāli ir jāuzsāk avansa norēķina procedūra, savukārt mazos un vidējos uzņēmumos avansa norēķinu persona visbiežāk ir vadītājs, kurš ne vienmēr ir uz vietas.

Ja uzņēmējs rīkojas atbilstoši procedūrām, tad citas personas nedrīkstētu veikt avansa norēķinus, kas apgrūtina situāciju. Taču, ja uzņēmumā ir noformēta priekšapmaksas karte un ir atrunāta avansa norēķinu procedūra, kas pieļauj šā instrumenta izmantošanu, tad procesi kļūst vienkāršāki, kā vadītājam un darbiniekiem, tā arī grāmatvežiem, kuriem jāraizējas par mazāku apstrādājamo dokumentu apjomu.

Par WestStein

SIA “WestStein” ir finanšu tehnoloģiju uzņēmums, kas darbību uzsāka 2015.gada nogalē, piedāvājot Latvijas tirgū starptautisku maksājumu karti “WestStein” priekšapmaksas Mastercard® ar kontu ārzemēs. Tagad radīts īpašs produkts mazajiem un vidējiem uzņēmumiem – “WestStein” biznesam.

“WestStein” priekšapmaksas Mastercard® izdod “Prepaid Financial Services Ltd”. atbilstoši Mastercard International Inc. licencei. “Prepaid Financial Services Ltd.” darbību uzrauga un reglamentē Finanšu darbību regulatīvā iestāde (Financial Conduct Authority), reģ.Nr.900036. Juridiskā adrese: 36 Carnaby street, Londona, W1F 7DR.