Gandrīz ceturtā daļa Latvijas uzņēmumu pauž, ka kavēta rēķinu apmaksa komersantu savstarpējos darījumos ir drauds to izdzīvošanai, bet vairāk nekā puse atzīst, ka pēdējā gada laikā tiem nācies piekrist paildzinātiem norēķinu termiņiem, kas viņu biznesam ir kaitējoši, liecina kompānijas Intrum veiktā aptauja¹. Šajā aptaujā uzņēmumi arī atzinuši, ka viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc neizdodas efektīvāk tikt galā ar kavēto maksājumu problēmu, ir novecojušu un nepilnīgu tehnoloģiju (finanšu uzskaites, resursu vadības u.tml. sistēmu) izmantošana.

Par ko liecina aptauja 

Ja pirms dažiem gadiem situāciju ar savlaicīgu rēķinu apmaksu pasliktināja Covid–19 pandēmija un tās izraisītās piegāžu ķēžu problēmas, tagad negatīvās tendences pastiprina vēl arī inflācija. Aptaujā 69% Latvijas uzņēmumu apgalvo, ka inflācijas dēļ tiem kļūst arvien grūtāk samaksāt piegādātājiem noteiktajā termiņā. Jāpiebilst, ka tas ir krietni augstāks rādītājs nekā Eiropā vidēji, kur šādas grūtības ir 56% uzņēmumu. Latvijā 43% aptaujāto pieļauj, ka nāksies prasīt garākus apmaksas termiņus par tiem, kas noteikti līgumos. Salīdzinoši maz gan ir to, kas jau skaidri nolēmuši, ka prasīs termiņu pagarinājumu — šādu uzņēmumu ir 16%.

Interesanti, ka lielā mērā arī preču un pakalpojumu piegādātāji (rēķinu izrakstītāji) apzinās draudošo problēmu — 66% no respondentiem sacījuši, ka sagaida, ka turpmākā gada laikā pieaugs kavēto maksājumu skaits, bet 45% apzinās, ka dažādas ekonomiskās problēmas ietekmēs viņu klientu spēju norēķināties par precēm un pakalpojumiem laikus un pilnā apmērā. Par galvenajiem iemesliem šādam pesimistiskam vērtējumam līdzās piegāžu ķēžu pārrāvumiem (to kā cēloni norāda 66% aptaujāto) un inflācijai (65%), respondenti nosauc augošās kredītlikmes (63%), kā arī tādus faktorus kā «klientu administratīvo neefektivitāti» (59%) un normatīvā regulējuma ievērošanu (55%). Protams, Latvijā kā būtiski augstāks risks tiek vērtēta arī ģeopolitiskā nestabilitāte (to atzīmējuši 52% aptaujāto pret 42% Eiropā vidēji). 

Lai kavējumu problemātiku risinātu, 18% no piegādātājiem plāno «nodrošināt ātrāku maksājumu saņemšanu no klientiem», bet 6% skaidri pateikuši, ka pat saīsinās līdzšinējos norēķinu veikšanas termiņus. Veidojas pretrunīga situācija un pamats pircēju–pārdevēju konfliktiem, jo pircēji iecerējuši termiņus pagarināt, kamēr pārdevēji, gluži pretēji, — vismaz nepaildzināt vai pat saīsināt.

Vai grāmatvedim jāmedī parādnieki?

Debitoru dzenāšana rada krietnu papildu darba slogu gan uzņēmuma grāmatvedim, gan citiem darbiniekiem. Piemēram, Latvijā gada laikā vidēji vienam uzņēmumam jāvelta 65 darba dienas (!), lai sadzītu rokā kavētos maksājumus — šis laiks tiek patērēts, zvanot un sūtot atgādinājumus parādniekiem, liecina aptauja. Tas uzņēmumam nozīmē papildu izmaksas, jo, pat ja par šiem pienākumiem darba devējs atsevišķi nepiemaksā, tas nozīmē, ka darbinieks nevar veltīt laiku citiem, uzņēmuma biznesa izaugsmei lietderīgākiem, uzdevumiem.

Interesanti, ka aptaujās iezīmējušies uzņēmumu atbildīgo darbinieku skaidrojumi, ka viens no cēloņiem, kas kavē ātrāk, efektīvāk un ar mazāka manuālā darba iesaisti tikt galā ar maksājumu kavējumu problēmām, ir novecojušu, nepietiekami modernu/funkcionālu datorsistēmu lietošana. Aptaujā 57% respondentu atbildējuši, ka to uzņēmumu finanšu un administrācijas sistēmas ir «nopietni novecojušas» un, ka tās kavē pietiekami operatīvu reakciju kavēto maksājumu jomā (Eiropas vidējais rādītājs šajā ziņā ir krietni zemāks — 47%). Vēl puse (51%) piekrīt apgalvojumam, ka tie vēlētos uzlabot kavēto maksājumu pārvaldību, taču to sarežģī prasmju, kā arī iekšējo resursu trūkums. Šis rādītājs ir adekvāts Eiropas vidējam (arī 51%). Savukārt 39% Latvijas uzņēmumu norāda, ka tiem nekavējoties vajadzētu uzlabot savas tehnoloģiju platformas, lai efektīvāk pārvaldītu parādus, tomēr tie šaubās, vai vērts veikt investīcijas pašreizējos neskaidrajos ekonomiskajos apstākļos (šis rādītājs gan ir mazāks nekā Eiropā vidēji, kur apgalvojumam piekrīt 44% respondentu). «Uzņēmumi ir iestrēguši starp vēlmi samazināt izmaksas un nepieciešamību investēt tehnoloģijās un efektīvi samazināt kavēto maksājumu skaitu,» ziņojumā pauž Ilva Valeika, Intrum Baltics izpilddirektore. 

Digitālo transformāciju kopumā kā stratēģisko prioritāti 2023. gadam Latvijā atzīst 59% uzņēmumu, kamēr Eiropā vidēji šis rādītājs ir 67%. Tiesa gan, no tiem uzņēmumiem (arī 59%), kuri apgalvo, ka jau veic konkrētus soļus kredītrisku samazināšanai un kavēto maksājumu problēmas risināšanai, Latvijā 28% investējot tieši digitalizācijā un jaunu tehnoloģiju ieviešanā, kas uz Eiropas fona ir labs rādītājs (Eiropā vidēji šādu uzņēmumu ir 21%; tiesa gan, tas var nozīmēt, ka citur Eiropā šī attīstība ir jau notikusi ātrāk). Absolūtais vairums (78% Latvijā un 72% Eiropā) fokusējas uz agrīnajiem atgādinājumiem kā primāro risinājumu, lai nepieļautu rēķinu apmaksas iekavēšanos.

Ilva Valeika žurnālam Bilance sniedz dažus konkrētus piemērus, ko dzirdējusi sarunās ar grāmatvežiem par to, kā tieši nepietiekami tehnoloģiskie risinājumi traucē efektīvāk un elastīgāk risināt maksājumu kavējumus. «Uzņēmumu atbildīgie darbinieki atzīst, ka viņu sistēmas nav tik funkcionālas, lai pietiekami labi uzraudzītu maksājumus un nekavējoši konstatētu kavējumus. Bieži uzņēmumi saskaras ar pavisam konkrētu situāciju — zvana klients un saka, ka iepriekš noteiktajā rēķina apmaksas datumā nevarēs samaksāt visu summu, taču varētu nomaksāt pa daļām. Taču uzņēmuma grāmatvedības sistēma neatbalsta šāda sadalīta maksājuma grafika izveidi, kā arī tam sekojošo atgādinājumu iestatīšanu jaunajos nomaksas datumos. Maksājuma sadalīšana, atgādinājumu nosūtīšana, soda procentu aprēķina koriģēšana — tā ir funkcionalitāte, kas vienkāršākajās sistēmās un to moduļos nav pieejama,» saka I. Valeika. Ja sistēma šādas opcijas nepiedāvā, rēķinu apmaksā nav iespējama elastība, maksājumi iekavējas ilgāk un lielākos apmēros, kā arī nepieciešama daudz lielāka manuāla darba iesaiste. 

I. Valeika norāda, ka parādu atgūšana ir process ar savu specifiku, ar ko grāmatvedim — finanšu speciālistam — būtībā nebūtu jānodarbojas. «Ja rēķina apmaksa tiek kavēta, iespējams, reizēm tam ir gluži prozaisks iemesls — rēķins kaut kur pazudis vai par to piemirsts. Tādā gadījumā būtu nepieciešams tikai atgādinājums, bet kurš būs tas, kurš parādniekam zvanīs?» — retoriski vaicā I. Valeika. Ar šāda veida problēmām saskaroties ne tikai uzņēmumi. Pat Valsts ieņēmumu dienesta darbiniekiem pie milzīgā klientu — nodokļu maksātāju — skaita, reizēm nākoties ieguldīt lielu manuālo darbu parādu atmaksas grafiku un citu uzdevumu izpildē.

No otras puses, automatizētas sistēmas to attīstītākajās versijās piedāvā ne tikai e–pasta atgādinājumu izsūtīšanu, bet pat datorsistēmas noorganizētus zvanus ar iepriekš ierunātu standarta atgādinājuma tekstu klientiem, kas piemirsuši laikā samaksāt rēķinus. Šādu opciju uzņēmumi var pasūtīt kā ārpakalpojumu. Tas gan aktuālāk ir lielajiem pakalpojumu sniedzējiem, kā, piemēram, telekomunikāciju operatoriem, interneta pakalpojumu sniedzējiem u. tml. «Šādā gadījumā regulāri jāeksportē dati no finanšu sistēmām, nododot tos uzņēmumiem, kas piedāvā atgādinājuma pakalpojumu,» piebilst I. Valeika. 

Lai labā roka zinātu, ko dara kreisā

Kā skaidro Lilita Beķere, Latvijas Republikas Grāmatvežu asociācijas valdes priekšsēdētāja vietniece, lai nodrošinātu efektīvu kavēto maksājumu pārvaldību, svarīgi ne tikai izmantot atbilstošu grāmatvedības uzskaites sistēmu, bet domāt par plašāku uzņēmuma procesu koordināciju — vai nu kompleksām resursu vadības sistēmām, vai vismaz vairāku atsevišķo sistēmu integrāciju. «Viena no lielākajām problēmām uzņēmumos ir tā, ka grāmatvedība pastāv atrauti no pārdošanas, — par katru procesu atbildīgās nodaļas dzīvo katra savu dzīvi. Pie tā nereti ir vainīga uzņēmuma vadītāju domāšana, jo tie uzskata, ka nav vērts ieguldīt naudu sistēmu integrācijā vai resursu vadības sistēmas (kurā grāmatvedība, finanšu uzskaite ir tikai viens no moduļiem) iegādē.» Kā apgalvo L. Beķere, šādu, vienotu sistēmu gadījumā katrs dara savu darbu — pārdevējs pārdod, iepirkumu daļa iepērk un grāmatvedis uzskaita naudas plūsmas, bet visi ir informēti viens par otra darbībām, jo kopējā aina ir redzama sistēmā. «Svarīgi, lai grāmatvedis operatīvi saņem informāciju par jaunajiem rēķiniem, un tie tiek automātiski importēti grāmatvedības sistēmā. Tad pastāv daudz lielāka iespēja laikus pamanīt un pievērst uzmanību tiem rēķiniem, kuri nav apmaksāti noteiktajā termiņā, un sākt darbu ar debitoriem. Ja šī informācija līdz grāmatvedim nonāk reizi mēnesī, par kādu gan operatīvu uzskaiti mēs varam runāt?» — vaicā L. Beķere. 

Uz sistēmu integrācijas svarīgumu citā aspektā norāda I. Valeika: «Nereti rēķinu maksājumu kavējumiem ir ķēdes reakcija — uzņēmumam nesamaksā klients, jo tam savukārt nav samaksājis viņa klients. Pienāk mirklis, kad kādam šajā ķēdē iestājas maksātnespēja. Lai maksimāli nodrošinātos pret šādiem gadījumiem, ir svarīgi, lai grāmatvedības sistēma ir saslēgta ar uzraudzību — iespējams, bankrotējušais uzņēmums jau sen vairs nemaksāja nodokļus un jau sen vairs nevajadzēja tam piegādāt preces vai pakalpojumus.» 

Tam piekrīt arī L. Beķere: «Uzņēmuma kredītpolitika var būt tāda — tiklīdz kā debitors nav apmaksājis rēķinu, nākamo preci tam vairs neizsniegt. Tā strādā lielie uzņēmumi. Tie reizēm piekrīt preču tirdzniecībai ar pēcapmaksu, bet, tiklīdz esi nokavējis rēķina apmaksu, pēcapmaksu vairs nesaņemsi, turpmāka norēķināšanās būs tikai ar priekšapmaksu.»

Dažas no sistēmu sniegtajām iespējām

Atbilstoši programmētas sistēmas var piedāvāt visdažādākās funkcijas, kas noderīgas uzņēmuma finanšu pārvaldībai. Savlaicīgu automātisku atgādinājumu izsūtīšana parādniekiem ir tikai viena no opcijām. Svarīga ir jau minētā rēķinu apmaksas statusu un parādnieku pārskata iespēja. «Ja grāmatvedis pareizi izmanto sistēmu, gandrīz katrā no pazīstamākajām programmām iespējams ģenerēt atskaiti, kura parāda debitoru kavējumus pa dienām. Ir iespējams pašam konfigurēt, kādos laika termiņos sadalīt kavējumus — piemēram, no 0 līdz 15 dienām, no 16 līdz 30 dienām un tā tālāk,» informē L. Beķere. 

Tāpat šādās sistēmās nevajadzētu būt nekādām grūtībām veikt rēķinu maksājumu sadalīšanu vairākās daļās (problēma, ko kā vienu no izplatītākajām minēja I. Valeika). «Būtībā par šādu problēmu dzirdu pirmoreiz. Jebkuru rēķinu ir iespējams samaksāt pa daļām. Ja samaksā daļu no rēķina, tad atlikusī daļa sistēmā atainojas kā neapmaksāta, un brīdī, kad tiek apmaksāta, tā tiek pieskaitīta jau iepriekš apmaksātajai daļai. Zinu, ka dažās grāmatvedības sistēmās pat ir īpaši paredzēta opcija — maksāt pa daļām,» skaidro L. Beķere. 

Programmatūras piedāvā arī iespēju, kas rēķinu apmaksu klientam padara krietni vilinošāku, lai to veiktu nekavējoties — tiešo saiti (payment getaway) uz apmaksas servisu (internetbanku). Reizēm rēķinu apmaksa tiek atlikta slinkuma dēļ — manuāli sagatavot maksājumu internetbankā aizņem vairāk laika. Tiešās maksājumu saites izplatītākas gan ir uzņēmumu — privātpersonu darījumos, taču ne bizness — biznesam sektorā. «Sistēmās šāda iespēja ir, atliek tikai darījumu partneriem savstarpēji vienoties, taču uzņēmumi šo funkciju diemžēl īpaši neizmanto,» novērojusi L. Beķere. 

Vēl viena rutīnas darbība, ko iespējams automatizēt, ir maksājumu kavējumu soda procentu aprēķins. «Sistēmas līgumu reģistrā iespējams ievietot konkrētā līguma nosacījumus un izveidot konfigurāciju soda naudas aprēķinam. Tas ir vienreizējs pasākums, pēc tam sistēma soda naudu aprēķinās automātiski, un nākamie rēķini jau ietvers arī soda naudu. Īpaši noderīgi tas ir uzņēmumiem, kuriem ir daudz klientu. Pēc tam ar klientiem, kuri izrāda nepatiku par uzrēķinātajiem soda procentiem, var runāt individuāli, un, ja konkrētajā gadījumā tas šķiet atbilstoši, soda naudu atcelt,» iesaka L. Beķere. 

Cik tas maksā un kad atmaksājas?

Tomēr — vai tiešām katram uzņēmumam nepieciešams ieguldīt līdzekļus mūsdienīgās un uzlabotās finanšu uzskaites vai pat resursu vadības sistēmās? Kā saprast, pie cik liela apgrozījuma, klientu skaita, darba apjoma vai nozares specifikas šādas investīcijas ir nepieciešamas un arī finansiāli attaisnotas? Par cik lielām izmaksām īsti ir runa?

«Mazākiem uzņēmumiem, kam nav pārāk daudz klientu un kam ar kavēto maksājumu problēmām nenākas bieži saskarties, var pietikt arī ar manuālo darbu. Tiesa gan, jāatceras, ka arī šajos uzņēmumos grāmatvežiem darba netrūkst, īpaši, tuvojoties gada noslēgumam vai gada pārskata iesniegšanas termiņam. Galvenais — programmatūrai būtu jāpalīdz grāmatvedim, nevis vēl vairāk jāapgrūtina grāmatveža darbs,» uzskata I. Valeika.

«Uzņēmēji reizēm domā — nav vērts atjaunināt novecojušas sistēmas, ieguldīt sistēmu integrācijā, jo gan jau grāmatvedis visu izdarīs tāpat. Taču šāda domāšana ir šaušana sev kājā. Latvijā valda neizpratne par to, ka ieguldījums uzņēmuma sistēmu modernizācijā drīz vien atmaksāsies, jo ne tikai darbinieki ieekonomēs laiku, bet arī debitori sāks laikus maksāt, un parādi neiekrāsies līdz neatgūstamiem apmēriem,» uzsver L. Beķere. Reizēm gan arī paši grāmatveži neesot informēti par jaunākajām finanšu uzskaites sistēmu piedāvātajām iespējām, tāpēc nemaz nerosina uzņēmumu vadītājus šādas tehnoloģiskās pārmaiņas ieviest. 

Grāmatvedības sistēmu abonēšanas maksas nav pārāk augstas — pie minimālā lietotāju skaita tās sākas no pārdesmit eiro mēnesī. Tomēr jāņem vērā, ka lielākus (vienreizējus) ieguldījumus jāveic sākumā, ieviešot konkrēto datorsistēmu. Tas ir etaps, kad sistēma tiek pielāgota konkrētā uzņēmuma vajadzībām. Šī ieviešanas maksa sākas aptuveni no 1000 eiro un var sasniegt arī vairākkārt lielākas summas — tas atkarīgs no nepieciešamo konfigurāciju daudzuma un specifikas. «Tieši ieviešanas maksa ir tas, kas uzņēmumus nobiedē. Mazais bizness domā — kāpēc investēt tūkstoti vai divus, kad es to atpelnīšu? Pie šī nereti apstājas iecere modernizēt uzņēmuma finanšu uzskaiti vai vispārējo resursu vadību,» atklāj L. Beķere.

Vērtējot, kādos gadījumos uzņēmumam vajadzētu iespējami ātri ieviest modernu un daudzfunkcionālu uzskaites sistēmu, eksperte iesaka, pirmkārt, ņemt vērā tā biznesa procesu specifiku. «Ja uzņēmumam ir tikai pakalpojumu rēķini, kas tiek izrakstīti nedaudziem klientiem, tad nekādu īpaši pielāgotu sistēmu nevajag. Taču, ja uzņēmumā ir ražošanas procesi (tātad notiek preču un izejmateriālu aprite), tirdzniecības procesi (veikals) vai tas nodarbojas ar ēdināšanu, ieteicams jau no paša sākuma ieviest sistēmu, kas uzskaita visus šos procesus. Vēlāk to izdarīt būs arvien grūtāk un dārgāk — kā gan veikt inventarizāciju, savilkt kopā galus, ja viss apkopots tikai ekselī? Protams, mazam uzņēmumam nav vajadzīga dārga resursu vadības sistēma. Pietiktu izveidot integrāciju no noliktavas uzskaites programmas uz grāmatvedības sistēmu, lai dati ienāktu operatīvi, automātiski un nebūtu jāveic dubults darbs, kā nereti praksē notiek,» iesaka L. Beķere. Šāda sistēmu integrācija gan arī nav pārāk lēts prieks (tie noteikti nebūšot «simts eiro»), jo programmētāju pakalpojumi maksā tik, cik maksā, taču tā noteikti būst izdevīgāka alternatīva par pilnas resursu vadības sistēmas ieviešanu. Sistēmu integrācijas iespējas un izmaksas atkarīgas arī no tā, cik atvērta integrācijai ir uzņēmuma izmantotā grāmatvedības sistēma (atvērtāka esot, piemēram, Horizon, bet sarežģītāk integrējama — Jumis).  

Tāpat, ieviešot jebkuru sistēmu, svarīgi, lai uzņēmums skaidri zinātu un definētu, ko tas vēlas — dotu iespējami precīzus uzdevumus sistēmas pārdevējiem/uzstādītājiem. Jebkuras jaunas sistēmas ieviešanā ir paredzēts testēšanas periods, lai izķertu visas iespējamās darbības kļūdas, tāpēc neesot pamata uztraukumam par to, ka par dārgu naudu var iegrābties nepilnīgi funkcionējošā sistēmā.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2023. gada augusta (500.) numurā.