Skaidras vai bezskaidras naudas avansa norēķinu uzskaites kārtība un darījumi ar uzņēmuma bankas kartēm

Mūsdienu uzņēmējdarbības vide prasa efektīvu līdzekļu pārvaldību, tas attiecas arī uz skaidras vai bezskaidras naudas avansa norēķiniem. Lai arī arvien vairāk uzņēmumu izmanto bankas kartes izdevumu apmaksai, skaidras un bezskaidras naudas izsniegšana darbiniekiem saimnieciskiem pirkumiem joprojām ir izplatīta prakse. Grāmatvežiem ir svarīgi izprast šīs jomas nianses un pareizi uzskaitīt saimnieciskos darījumus atbilstoši normatīvajiem aktiem, lai izvairītos no nodokļu riskiem. Šajā rakstā tiks aplūkoti avansa norēķinu uzskaites principi, galvenās grāmatošanas situācijas un ar to saistītie nodokļu riski.

Atbildi meklēsim normatīvajos aktos, tos mazliet detalizēti paanalizējot, proti, Grāmatvedības kārtošanas noteikumu (MK 2021. gada 21. decembra noteikumi Nr. 877) 36. punkts saka, ka, skaidras vai bezskaidras naudas avanss ir maksājums fiziskajai personai — uzņēmuma darbiniekam, valdes vai padomes loceklim, īpašniekam, dalībniekam vai biedram (turpmāk — avansa norēķinu persona) — uzņēmuma saimniecisko darījumu nodrošināšanai: 

• no uzņēmuma kases (skaidra nauda), vai
• šīs avansa norēķinu personas bankas kontā no uzņēmuma bankas konta (bezskaidra nauda), 

lai šī avansa norēķinu persona veiktu vienu vai vairākus maksājumus saskaņā ar doto uzdevumu (piemēram, komandējuma, preču iegādes vai pakalpojumu izmantošanas izdevumu segšanai). 

Tātad noteikumos skaidri tiek pateikts, ka nauda tiešā veidā nonāk fiziskās personas lietojumā vai nu skaidras naudas veidā, vai šīs fiziskās personas bankas kontā (bezskaidras naudas veidā). Ar šo naudu fiziskā persona norēķinās par pirkumiem, kas nepieciešami uzņēmuma saimnieciskās darbības nodrošināšanai. Mēneša beigās avansa norēķinu persona iesniedz grāmatvedībā Avansa norēķinu atskaiti ar tai klāt pievienotiem izdevumus apliecinošiem dokumentiem.

Iepriekš minētie noteikumi paredz, ka citi uzņēmuma skaidras vai bezskaidras naudas maksājumi fiziskajai personai (piemēram, darba algas avanss vai samaksa) netiek uzskatīti par skaidras vai bezskaidras naudas avansu. Tātad, nebūtu pareizi, ja algu izmaksu uzskaitē iegrāmato kā izsniegtu naudu avansu norēķinu personai. 

Avansa norēķinu grāmatvedības uzskaite

Uzņēmums savos grāmatvedības organizācijas dokumentos nosaka skaidras vai bezskaidras naudas avansu uzskaites kārtību. Normatīvie akti nenosaka, kādā veidā avansa norēķinu persona pieprasa nepieciešamo naudas summu. 

1. situācija

Uzņēmums izsniedz naudu, pamatojoties uz darbinieka rakstiska pieprasījuma un vadības apstiprinājuma pamata, tad uzskaitē būs jāveic sekojošs grāmatojums:

D Norēķini ar norēķinu personām
K Banka vai Uzņēmuma kase

Mēneša beigās avansa norēķinu persona iesniedz Avansa norēķinu atskaiti ar klāt pievienotiem izdevumus apliecinošajiem dokumentiem, kurus uzskaitē iegrāmato:

D Izdevumu konts
D Norēķini par PVN
K Norēķini ar norēķinu personām

2. situācija

Darbinieks ir iztērējis savus privātos līdzekļus ar uzņēmuma saimniecisko darbību saistītiem pirkumiem. Izdevumu apliecinošos dokumentus kopā ar Avansa norēķinu atskaiti iesniedz grāmatvedībā. Uzskaitē veic sekojošus grāmatojumus:

D Izdevumu konts
D Norēķini par PVN
K Norēķini ar norēķinu personām

No uzņēmuma kases vai bankas konta norēķinu personai tiek atmaksāta viņa iztērētā nauda.

D Norēķini ar norēķinu personām
K Banka vai Uzņēmuma kase

Uzskaitē katrai norēķinu personai ieteicams atvērt atsevišķu analītiskās uzskaites kontu, lai skaidri un detalizēti jebkurā brīdī varētu izsekot izsniegtās naudas atlikumam.

Nodokļu riski avansa norēķinos

Avansa norēķiniem ir jābūt precīzi dokumentētiem, lai uzņēmums varētu pareizi uzskaitīt visus izdevumus un nerastos nodokļu riski. Šajā kontekstā ir būtiski, ka visi izdevumi, par kuriem tiek izsniegts avanss, ir saistīti ar uzņēmuma saimniecisko darbību. Pretējā gadījumā saskaņā ar Uzņēmumu ienākuma nodokļa likumu, izdevumi, kas nav saistīti ar uzņēmuma saimniecisko darbību, var veidot ar nodokli apliekamo objektu.

Tāpat noteikti grāmatvedim jāseko līdzi, lai izsniegtais naudas avanss, par kuru nav iesniegti izdevumu apliecinošie dokumenti, nepārsniegtu valstī noteiktās minimālās mēneša darba algas apmēru 90 dienu laikā no avansa izsniegšanas dienas. Jo, saskaņā ar likuma «Par iedzīvotāju ienākuma nodokli» 8. panta 2.⁷ daļu, algota darba ienākumam pielīdzina izsniegto skaidrās vai bezskaidrās naudas avansu, ko darbiniekam, valdes loceklim, padomes loceklim, īpašniekam, dalībniekam vai biedram piešķir komercsabiedrības, kooperatīvās sabiedrības, Eiropas komercsabiedrības, Eiropas kooperatīvās sabiedrības, Eiropas ekonomisko interešu grupas, biedrības, nodibinājumi, individuālie uzņēmumi, zemnieku vai zvejnieku saimniecības, organizācijas, individuālie komersanti vai fiziskās personas, kas reģistrējušās Valsts ieņēmumu dienestā kā saimnieciskās darbības veicējas, ja par to vai tā daļu nav veikts norēķins 90 dienu laikā pēc komandējuma vai darba brauciena beigām, bet pārējos gadījumos — 90 dienu laikā no skaidrās vai bezskaidrās naudas avansa izsniegšanas dienas. Šīs daļas izpratnē 90 dienu periodu skaita ar nākamo dienu pēc komandējuma vai darba brauciena beigām vai pēc skaidrās vai bezskaidrās naudas avansa izsniegšanas dienas.

Ja izpildās augstāk minētais nosacījums, pārsnieguma summa tiek aplikta ar visiem darbaspēka nodokļiem, proti, valsts sociālās apdrošināšanas obligātajām iemaksām un iedzīvotāju ienākuma nodokli. 

Darījumu uzskaite, norēķinoties ar uzņēmuma bankas karti

Uzņēmuma bankas karte, kas tiek nodota darbiniekam, netiek tieši uzskaitīta kā avansa norēķins, taču izdevumi, kas tiek veikti ar šo karti, parasti ir jāuzskaita un jāatspoguļo grāmatvedībā līdzīgi kā avansa norēķini.

Grāmatvedības kārtošanas noteikumu (MK noteikumi Nr. 877) 39. punkts nosaka, ka noteikumu prasības par skaidras vai bezskaidras naudas avansa izlietojumu neattiecas uz gadījumu, kad pie uzņēmuma kredītiestādes konta tiek piesaistīta un uzņēmuma vadītājam vai darbiniekam izsniegta personificēta maksājuma karte, ar kuru iegādātas preces vai saņemti pakalpojumi saimniecisko darījumu nodrošināšanai. Kārtību, kādā uzņēmuma vadītājs vai darbinieks sniedz pārskatu par uzņēmuma kredītiestādes konta naudas izlietojumu, nosaka grāmatvedības organizācijas dokumentos.

Katrai kartei, kura piesaistīta konkrētam darbiniekam, uzskaitē atver atsevišķu analītisko kontu. Konts varētu būt vai nu debitoru kontu grupā, vai arī kreditoru kontu grupā. Ja darījumu ar bankas karti izvērtē no hronoloģiskā skatījuma, tad vispirms ir pirkums (čeks), kuru darbinieks iesniedz grāmatvedībā. Grāmatojuma piemērs:

D Izdevumi
D Norēķini par PVN
K Darījumi ar karti (23xx vai 55xx)

Tad kad grāmatvedis iegrāmato bankas konta pārskatu, pret izejošo maksājumu darījumam ar bankas karti būs grāmatojums:

D Darījumi ar karti (23xx vai 55xx)
K Bankas konts 

Kad darbinieks izmanto uzņēmuma bankas karti, visiem veiktiem maksājumiem ir jābūt dokumentētiem. Grāmatvedībā jāiesniedz pirkuma čeki, kas apliecina katra pirkuma saimniecisko raksturu. Svarīgi, lai visi darījumi būtu saistīti ar uzņēmuma saimniecisko darbību. Šajā gadījumā darbinieks atbild par pareizu dokumentu iesniegšanu un izdevumu pamatošanu. Ja veidojas situācija, ka konkrētais pirkums nav saistīts ar uzņēmuma saimniecisko darbību, tad šādi izdevumi ir personificējami un apliekami ar darbaspēka nodokļiem. Taču darbiniekam ir iespēja nepamatoti iztērēto naudas summu atmaksāt uzņēmumam.

Grāmatvedībā šie izdevumi tiek uzskaitīti kā uzņēmuma saimnieciskie izdevumi, nevis kā avansa norēķini. Tomēr, ja darbinieks nav savlaicīgi iesniedzis attaisnojuma dokumentus, uzņēmumam var būt nepieciešams šos izdevumus uz laiku uzskaitīt kā darbinieka parādu uzņēmumam, līdz tiek saņemti visi nepieciešamie dokumenti vai arī iztērētā nauda atmaksāta uzņēmuma kontā.

Secinājumi

Efektīva skaidras un bezskaidras naudas avansa norēķinu uzskaite, kā arī uzskaite darījumiem ar uzņēmuma bankas kartēm ir būtiska, lai nodrošinātu uzņēmuma finanšu pārskatu precizitāti un izvairītos no nevēlamiem nodokļu riskiem. Uzņēmumiem ir svarīgi izstrādāt noteikumus un procedūras, kas regulē avansa izsniegšanas un izlietojuma kārtību, kā arī nodrošināt, lai darbinieki atbildīgi un savlaicīgi iesniedz izdevumus apliecinošus dokumentus. Nepareizi vai novēloti iesniegti dokumenti var radīt nodokļu riskus, piemēram, nepieciešamību maksāt darbaspēka nodokļus.

Jums arī varētu interesēt:

• Grāmatvedības uzskaite un nodokļu piemērošana kokapstrādes nozarē
• Uzņēmuma saimnieciskajā darbībā izmantotā autotransporta uzskaites kārtība