Viens no darba devējiem interesējošiem jautājumiem par personas datu apstrādi personāla atlases un darba līguma sagatavošanas procesā ir par to, kā veicamas personas datu apstrādes darbības, lai iegūtu informāciju par pretendentu un pārbaudītu sniegto ziņu atbilstību, informē Datu Valsts inspekcija.

Pretendenta kvalifikāciju apliecinoši dokumenti

Ja darba pienākumu veikšanai nepieciešamas kādas speciālas zināšanas vai prasmes, darba devējs, sagatavojot darba līgumu, var pieprasīt pretendentam uzrādīt dokumentus, kas apliecina viņa izglītību vai profesionālo sagatavotību. Šādu datu apstrādes tiesiskais pamats var būt:

• darba devēja leģitīmās intereses (lai pārliecinātos, ka darbiniekam ir nepieciešamās zināšanas);
•  juridisks pienākums (ja normatīvajos aktos noteikts, ka obligāti nepieciešamas speciālas zināšanas).

Apliecinošu dokumentu pieprasīšana būtu jāveic tikai tad, kad jau pieņemts lēmums par līguma noslēgšanu ar pretendentu, savukārt vērtēšanas posmā darba devējam būtu jāuzticas pretendenta sniegtajai informācijai.

Gadījumos, kad tas ir noteikts ar likumu vai pastāv konkrētas darba devēja leģitīmas intereses, noslēdzot darba līgumu, var būt pieļaujama arī šādu dokumentu kopēšana. Piemēram, lai parādītu klientiem, ka uzņēmums sniedz kvalitatīvus pakalpojumus, darba devējam var būt nepieciešams uzrādīt informāciju par sava personāla kompetenci (izglītību, pieredzi). Tādējādi, informējot par to darbinieku, darba devējs var izgatavot un glabāt šādu dokumentu kopijas.

Atsauksmju iegūšana par pretendentu

Lai pārliecinātos par pretendenta norādīto ziņu patiesumu, darba devējs ir tiesīgs iegūt atsauksmes no iepriekšējiem darba devējiem vai citām trešajām personām. Ja atlases procesā par pretendentu plānots iegūt atsauksmes vai cita veida informāciju, pretendentam par to jābūt informētam. Tāpat būtu jālūdz norādīt konkrētas kontaktpersonas, pie kurām vērsties, lai saņemtu atsauksmes. Šāda personas datu apstrāde gandrīz vienmēr pamatojama ar pretendenta piekrišanu. Atsevišķos gadījumos tas var būt noteikts normatīvajos aktos vai var būt pamatots ar darba devēja leģitīmajām interesēm.

Piemēram, normatīvajos aktos ir noteikts, ka pretendenta iesniegtās iepriekšējo darba devēju atsauksmes ir obligāti jāizskata aviācijas jomā. Ja tādas nav iesniegtas, tad potenciālajam darba devējam pašam tās ir jāiegūst.

Savukārt darba devēja leģitīmās intereses kā tiesiskais pamats var tikt piemērots, ja veikts līdzsvarošanas tests un ir iespējams pamatot, ka atsauksmju iegūšana ir nozīmīga lēmuma pieņemšanai, lai pārliecinātos par pretendenta rīcību dažādās situācijās darba vidē, kas varētu būtiski ietekmēt darba devēju vai tā klientus. Piemēram, atsauksmju pieprasīšana leģitīmās interesēs varētu būt vērtējama kā atbilstoša, lai pārliecinātos par pretendenta kompetenci, kā arī līdzšinējo rīcību paaugstinātas bīstamības situācijās, ja cilvēks pretendē uz amatu, kurā būs atbildīgs par darbinieku un klientu drošību darba vietā.

Informācijas iegūšana par pretendentu sociālajos tīklos

Par avotu, kurā meklēt informāciju par darbinieku, darba devēji (savu leģitīmo interešu nolūkā) mēdz izvēlēties arī sociālos tīklus, kuri var sniegt papildu informāciju par pretendentu – viņa uzvedību, personību, nostāju dažādos jautājumos u.c. Jāatceras, ka ne viss, kas ir brīvi pieejams, ir brīvi izmantojams tālākiem mērķiem, tāpēc pretendenta privāto sociālo tīklu apskate, ja vien šādām darbībām nav būtisks pamatojums saistībā ar ieņemamā amata būtību, nebūtu pieļaujama.

Jānošķir mērķi, kādiem pretendents veidojis sociālo tīklu profilu – privātiem vai profesionāliem. Piemēram, ja pretendents pieteikumā pats norādījis, ka regulāri publicē savu viedokli par kādām ar amata jomu saistītām tēmām savā profilā, iepazīšanās ar pretendenta radīto saturu būtu pieļaujama, lai gūtu ieskatu par pretendenta profesionalitāti.

Vienlaikus nevar izslēgt, ka dažos gadījumos var tikt ņemtas vērā arī pretendenta darbības privātajā profilā, ja darba devējs to var objektīvi pamatot. Piemēram, kad ieņemamais amats saistīts ar ievērojamu publicitāti un ir svarīga pretendenta reputācija. Par to gan pirms atlases darbinieks ir jāinformē.

Piemērojot darba devēja (pārziņa) leģitīmās intereses kā datu apstrādes tiesisko pamatu, ir jāveic līdzsvarošanas tests. Tā ietvaros, vērtējot sociālo tīklu izpētes pamatotību un nepieciešamību, jāvērtē arī konkrētā amata ietekme uz darba devēju. Sociālo tīklu izpēti var uzskatīt par samērīgu, ja cilvēks pretendē uz augsta līmeņa amatu uzņēmumā vai kādā ziņā veido uzņēmuma publisko tēlu. Savukārt, ja šādas ietekmes nav, tad izpēte nebūs atbilstoša.

Pārbaude reģistros

Bez pretendenta sniegtās informācijas par savu kompetenci un piemērotību amatam ir gadījumi, kad darba devējam nepieciešamas papildu ziņas no dažādām datu bāzēm. Piemēram, ja normatīvi nosaka, ka pretendents nedrīkst būt sodīts par noziedzīgu nodarījumu, darba devējam ir pienākums iegūt ziņas par sodāmību. Plašāk par sodāmības datu pārbaudes nosacījumiem stāstīsim kādā no nākamajiem skaidrojumiem.

Darba devējs var pieprasīt ziņas no reģistriem arī tad, ja ir jāpārliecinās par kādiem faktiem, kas saistīti ar konkrēto amatu. Piemēram, pat ja tas nav noteikts normatīvajos aktos, var veikt kredītvēstures pārbaudi, ja atlase tiek rīkota amatam, kas saistīts ar darba vietas vai klientu finanšu pārvaldīšanu. Par to, protams, ir jāinformē pretendents.

Jums arī varētu interesēt...

• Virsstundu aprēķināšana summētā darba laika organizācijas ietvaros
• Vai atvaļinājuma laikā jāapmaksā svētku dienas? Kāpēc?
• Kādas dienas jāapmaksā atvaļinājumā