Preču piegādes dokumenti – pavadzīmes ir gandrīz svarīgāki par attaisnojuma dokumentiem, jo pēdējie tiek iegrāmatoti tikai 20 dienu laikā pēc darījuma, bet “nodokļu administrācija tur rūpi par preces kustības brīdi. Ir svarīgi izsekot dokumentam un preces fiziskajai plūsmai, lai noteiktu īsto darījuma brīdi,” Valsts ieņēmumu dienesta (VID) seminārā pauž Madara Reinika, VID galvenā nodokļu inspektore.

Preču piegādes dokuments apliecina preču piegādes un saņemšanas faktu. Tas var tikt izmantots, lai noteiktu visu preču izcelsmi un piederību preču izsniegšanas un saņemšanas vietās. Ja pavaddokumentā ir visi rekvizīti, tad uzņēmums, pamatojoties uz šo dokumentu, var veikt preču uzskaiti, taču tas nav attaisnojuma dokuments.

Preču piegādes dokumenti gandrīz vienmēr obligāti ir jāparaksta, izņemot vienu gadījumu.

Proti, ja preču piegādes dokuments ir sagatavots elektroniski, tad darījuma puses var dokumentu neparakstīt, taču šādā gadījumā visi darījuma dalībnieki dokumentu elektroniski apliecina (autorizē). Jaunās izmaiņas nosaka, ka elektroniskā dokumenta apliecināšana (autorizācija) veicama, pamatojoties uz preču nosūtītāja vienošanos ar preču saņēmēju par preču piegādi. Ja iepriekš šādas vienošanās nianses strikti regulēja MK noteikumi, tad šobrīd tās ir atstātas darījumu partneru ziņā.

Jāņem vērā, ka apliecināšana (autorizācija) nevar izpausties kā vienošanās līgumā par preču piegādi (piemēram, ka dokuments tiks nosūtīts uz konkrēto epasta adresi). Tā nevar būt arī kā “piekrišana klusējot”, kas izpaužas kā samaksa par preci, samaksa ar pēcapmaksu, dokumenta pieejamība piegādātāja attiecīgās tīmekļa vietnes sadaļā, utml.

“Šādos gadījumos netiek izpildīti paraksta nosacījumi, kuros var apliecināt apliecinājuma devēju, kurš apliecinājis, ka viss ir korekti,” atzīmē M. Reinika.

Elektronisks apliecinājums var būt, piemēram, atzīme apstrādes sistēmā, kas sastāv no lietotāja vārda un paroles. Apstrādes sistēmā informāciju par darījuma apliecināšanu saņem abas (visas iesaistītās) puses.

Tāpat ir pieejamas arī noteiktas programmatūras, kurās var veikt elektronisko pavaddokumentu apmaiņu un kurā šos pavaddokumentus ar iekšējo apstiprinātu autorizācijas veidu arī digitāli apliecina (autorizē). Arī šajā gadījumā informāciju par darījuma apliecināšanu saņem abas (visas iesaistītās) puses.